Optimiza la planificación de turnos: los 6 mejores programas para hacer turnos rotativos

Tu negocio va viento en popa, ¡y eso es fantástico! Pero, a medida que crece, surge un desafío: mantener la calidad del servicio mientras se amplían los horarios de atención para seguir satisfaciendo a los clientes.

Para asegurarte de que todos tus empleados puedan disfrutar de sus descansos y compromisos personales, necesitas una solución eficaz para gestionar los turnos. De este modo, evitarás que el equipo tenga que hacer malabares para cumplir con sus horarios y garantizarás un ambiente de trabajo equilibrado.

Descubre nuestra comparativa de los mejores programas para gestionar turnos rotativos, tanto gratuitos como de pago, y facilita la organización de tu equipo con herramientas que realmente marcan la diferencia.

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¿Qué es la gestión de turnos rotativos?

¿Qué es el sistema de turnos rotativos?

En las empresas que trabajan bajo un modelo de turnos rotativos, es necesario llevar a cabo una organización de los horarios y los días de trabajo de cada trabajador·a, de manera que:

• se garanticen las buenas condiciones laborales para las personas,
• la empresa se beneficie de un ritmo constante en su producción que le permita ser cada vez más competitiva.

5 beneficios y 3 desventajas de los turnos rotativos

Un programa para crear turnos rotativos no solo optimiza el tiempo, sino que también aporta previsibilidad en la planificación y ayuda a cumplir con los requisitos legales, tales como:

• Cumplir con los tiempos de descanso: un software puede asegurarse de que se respeten periodos de descanso adecuados, como el mínimo de 12 horas entre el final y el inicio de la jornada laboral.
• Adecuación de descansos: asigna descansos obligatorios cuando la jornada laboral supera las 6 horas.
• Cumplimiento de las normativas laborales: asegura que los turnos nocturnos no se asignen durante más de dos semanas consecutivas, salvo que el trabajador lo solicite voluntariamente.
• Equilibrio de personal: garantiza que siempre haya el mismo número de empleados en cada turno, asegurando que todas las funciones estén cubiertas sin sobrecargar a los trabajadores.
• Publicación anticipada de horarios: permite publicar los horarios con antelación suficiente para que los empleados tengan conocimiento de sus turnos, lo que mejora la organización y evita conflictos.

Las desventajas de los turnos rotativos pueden incluir:

• Fatiga y salud: trabajar en turnos rotativos, especialmente en turnos nocturnos, puede alterar el ritmo circadiano del cuerpo, provocando fatiga, trastornos del sueño y, a largo plazo, problemas de salud como trastornos digestivos o cardiovasculares.
• Problemas de comunicación: la rotación de turnos puede generar dificultades de comunicación y coordinación entre los empleados de diferentes turnos, ya que no siempre hay una superposición entre los turnos de trabajo para garantizar una transmisión adecuada de información.
• Mayor rotación de personal: los turnos rotativos pueden ser más difíciles de gestionar para algunos empleados, lo que podría llevar a un aumento en la rotación de personal, ya que los trabajadores buscan empleos con horarios más estables.

¿Por qué es importante gestionar turnos rotativos?

1. Permite distribuir el personal de manera eficiente y optimizar los recursos, asegurando que siempre haya alguien disponible para las tareas necesarias, lo que maximiza el uso de los recursos humanos y materiales.
2. Un buen sistema de turnos evita tiempos muertos, lo que mejora la productividad al asegurar que cada trabajador pueda cumplir con sus responsabilidades de forma efectiva.
3. También ayuda a repartir de manera justa las horas de trabajo, evitando sobrecargas en ciertos turnos o subutilización en otros, lo que mejora tanto el rendimiento como la satisfacción del empleado.
4. Garantiza que se cumplan las leyes y normativas laborales relacionadas con las horas de trabajo, descansos y horas extras, lo que previene conflictos legales y sanciones.
5. Una gestión adecuada también contribuye a un equilibrio entre la vida personal y profesional, evitando el agotamiento y promoviendo el bienestar del trabajador.
6. En sectores como la atención al cliente o la salud, una buena gestión de turnos asegura que siempre haya personal disponible para atender las necesidades de los clientes o pacientes, lo que mejora la calidad del servicio.

¿Existe alguna app para hacer horarios de trabajo? 6 softwares de gestión de turnos rotativos gratis y de pago

Veamos cuál es la mejor aplicación para gestionar turnos. Las siguientes soluciones son presentadas en orden alfabético ☝️.

Aturnos

Aturnos es una herramienta para la planificación de horarios de trabajo que te ayuda a gestionar permisos y vacaciones de los miembros de tu planilla, al tiempo que cumples con lo dispuesto en materia legal respecto al registro diario de la jornada.

Las características de Aturnos son ideales para que tanto pymes como grandes empresas puedan organizar su ritmo laboral.

Funcionalidades

• Calculadora de patrones de turnos rotativos: permite definir restricciones y determinar la cantidad de personal necesario por turno y por día.
• Planificación conforme a la legislación laboral: organiza los turnos de acuerdo con las leyes vigentes y los convenios colectivos aplicables.
• Validación de cobertura por puesto: verifica que cada puesto esté cubierto adecuadamente según los equipos y su ubicación.
• Exportación de datos a la nómina: facilita la integración de la planificación de turnos con el sistema de nómina de la empresa.
• Gestión de ausencias y restricciones laborales: incluye información sobre vacaciones, ausentismo y otras restricciones laborales relevantes.

Lo que más nos gusta

• La herramienta ofrece módulos adicionales de operaciones, costes y gestión de tareas, entre otros, a partir de los cuales sus funcionalidades se amplían y proporcionan más servicios a las empresas para garantizar una gestión del talento completa.
• La aplicación móvil de la herramienta es agradable, intuitiva y facilita el trabajo de los equipos desde cualquier lugar.

Planes y tarifas

✅Puedes probar Aturnos de manera gratuita durante 30 días. Una vez terminados los 30 días, puedes usar la herramienta con funciones reducidas hasta para cinco usuarios. Un plan Premium de pago y módulos adicionales también están disponibles.

aTurnos

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Planificación de turnos automática y control horario fácil

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Gesturn

Gesturn es un programa de gestión de turnos de trabajo y cuadrantes horarios para empresas pequeñas y medianas de cualquier sector, que busquen asegurar una planificación efectiva del trabajo.

Con esta herramienta para la gestión de tiempos de trabajo, puedes llevar a cabo la planificación de los cuadrantes de servicio y visualizar los turnos de trabajo de diferentes maneras.

Asimismo, te aseguras del cumplimiento de las reglas del convenio colectivo y de poder disponer de todos tus cuadrantes para impresión.

Funcionalidades

• Generación de cuadrantes: permite crear cuadrantes de horarios diarios, semanales, mensuales y anuales, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa.
• Revisión conforme a normativas: facilita la revisión de los turnos y cuadrantes según las reglas establecidas en el convenio colectivo aplicable.
• Gestión de horas especiales: administra horas extraordinarias, festivas, nocturnas, sindicales, entre otras, asegurando un control detallado de las horas trabajadas.
• Impresión y visualización: ofrece opciones para la impresión y vista previa de informes y cuadrantes, facilitando su distribución y consulta.
• Herramientas adicionales: incluye una calculadora matemática y un conversor de unidades, ampliando las funcionalidades disponibles para el usuario.

Lo que más nos gusta

• Las características que ofrece el programa son altamente flexibles y configurables, lo que hace que puedan manejarse diferentes tipos de turnos rotativos, según el tipo de negocio y el personal.
• La compatibilidad de la herramienta con diferentes tipos de calendarios como Outlook y Google Calendar.

Planes y tarifas

✅Gesturn cuenta con licencia shareware que permite utilizarlo libremente, durante un período de prueba limitado. Posteriormente, se puede adquirir dos tipos de licencias diferentes, según las funcionalidades que se requieran.

Gesturn

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Organiza tus cuadrantes horarios y turnos

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LaborOfficeFree

LaborOfficeFree es un software de gestión de turnos y control de presencia que puede ser descargado gratuitamente. Este programa se adapta principalmente a las necesidades de pequeñas y medianas empresas que estén necesitando funcionalidades básicas.

Además de la gestión de turnos, la herramienta ofrece características para el control horario y la gestión de empleados, resultando una solución global de recursos humanos.

Funcionalidades

• Diseño de cuadrantes de turnos rotativos: permite crear y asignar cuadrantes de turnos rotativos a cada trabajador, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa.
• Gestión de empleados: organiza a los empleados según departamentos o grupos, facilitando la administración y asignación de tareas.
• Generación de informes de tiempos de trabajo: crea informes detallados sobre las horas trabajadas, exportables a Microsoft Excel para un análisis más profundo.
• Portal del Empleado: ofrece a los trabajadores acceso personalizado a sus cuadrantes de turnos, promoviendo la transparencia y la autonomía.
• Control de presencia con sistemas biométricos: integra sistemas de control de presencia mediante huella dactilar, mejorando la precisión en el registro de asistencia.

Lo que más nos gusta

• La facilidad para diseñar y actualizar los cuadrantes de turno, gracias a la utilización de colores para cada tipo de turno asignado, lo que facilita su lectura y visualización.
• Las y los trabajadores pueden acceder a los cuadrantes desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, facilitando así la consulta de los turnos desde cualquier lugar.

Planes y tarifas

LaborOfficeFree pone a disposición de los usuarios su versión básica para descarga gratuita. Adicionalmente, ofrece una licencia premium y un pack que incluye el servicio de terminal biométrica.

LaborOfficeFree

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Software gestión de turnos y control de presencia

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Papershift

Papershift es una herramienta online para la planificación de turnos y el registro de tiempos que ayuda a simplificar los procesos y a optimizar la gestión del personal en empresas de todo tipo.

A través de un acceso al plan de turnos desde cualquier dispositivo, la herramienta contribuye a reducir el tiempo de planificación y a centralizar toda la información en una misma plataforma.

Funcionalidades

• Planificación de turnos: permite crear y asignar turnos de trabajo de forma flexible, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.
• Control de asistencia: facilita el registro y seguimiento de la asistencia de los empleados, incluyendo llegadas, salidas y ausencias.
• Generación de informes: ofrece la posibilidad de generar informes detallados sobre horas trabajadas, ausencias y otros aspectos relevantes, facilitando la toma de decisiones.
• Integración con otros sistemas: se integra con diversas herramientas y sistemas, como software de nómina y aplicaciones de contabilidad, para una gestión más eficiente.
• Aplicación móvil: dispone de una aplicación móvil que permite a los empleados consultar sus horarios, registrar su asistencia y gestionar solicitudes desde cualquier lugar.

Lo que más nos gusta

• La aplicación para cuadrante de turnos de la herramienta permite involucrar fácilmente a las y los trabajadores en los procesos de asignación de turnos, de manera que permanezcan informados de los cambios en su jornada laboral.
• Su modelo de turnos rotativos que facilita la organización de la plantilla, a través de patrones definidos.

Planes y tarifas

✅Papershift ofrece una prueba gratis durante 14 días y tres planes de pago diferentes, disponibles bajo demanda.

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Gestión de planning y horarios

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Tempusbasic

Tempusbasic es un software para la gestión de turnos y cuadrantes que ofrece características para cualquier organización e, incluso, para trabajadores por cuenta propia.

Debido a las funcionalidades con las que cuenta la herramienta, resulta ideal para empresas con una distribución compleja de los horarios de trabajo como industrias, servicios de seguridad y atención al público, etc.

Funcionalidades

• Planificación de turnos: permite organizar turnos de trabajo, festivos y vacaciones, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa.
• Visualización de horas trabajadas: facilita el seguimiento y cómputo de las horas trabajadas por cada empleado.
• Gestión de cambios de cuadrante: administra las solicitudes de cambios de turno, asegurando una distribución equitativa y eficiente.
• Control de incidencias: registra y gestiona incidencias laborales para optimizar el cálculo de horas trabajadas.
• Planificación de franjas horarias y ciclos de trabajo: organiza franjas horarias y ciclos de trabajo para una distribución adecuada de las jornadas laborales.

Lo que más nos gusta

• La fácil creación de usuarios, la cual facilita a los mismos la consulta de sus cuadrantes mediante la aplicación y su impresión en diferentes tipos de formatos.
• La posibilidad que ofrece la aplicación de adjuntar documentos, notas o imágenes a cualquier elemento creado dentro de la misma.

Planes y tarifas

Tempusbasic ofrece una versión gratuita limitada a 25 usuarios y una versión de pago sin límites. Otras versiones personalizadas también se encuentran disponibles, así como una versión para gestionar el control de acceso y presencia.

Tempusbasic

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Gestión de turnos y cuadrante para tus miembros del equipo

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Workday

Workday es una plataforma integral de gestión empresarial que ofrece soluciones en recursos humanos, finanzas y planificación. Diseñada para empresas de diversos tamaños, proporciona herramientas para la gestión de talento, nóminas, planificación financiera y análisis de datos, todo en una única plataforma basada en la nube.

Funcionalidades

• Generación de horarios impulsada por IA: crea automáticamente horarios de trabajo basados en patrones de turnos establecidos, asignando turnos a los empleados según su disponibilidad, preferencias y habilidades.
• Pronóstico de demanda basado en aprendizaje automático: utiliza algoritmos de aprendizaje automático para prever las necesidades de mano de obra, optimizando la asignación de turnos y reduciendo costos laborales.
• Cumplimiento normativo: ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales vigentes, incluyendo regulaciones sobre horarios de comida, descansos y semanas laborales, adaptándose a diversas ubicaciones.
• Adaptación a cambios de planificación: permite realizar ajustes en los horarios de manera flexible ante imprevistos, confirmando la disponibilidad de los empleados y manteniendo la eficiencia operativa.
• Optimización de calendarios y mano de obra: ajusta dinámicamente los calendarios y la asignación de empleados en función de las demandas fluctuantes del negocio, mejorando la productividad y reduciendo costos.

Lo que más nos gusta

• Interfaz intuitiva y accesible: la plataforma ofrece una interfaz de usuario amigable y accesible desde dispositivos móviles, facilitando la gestión de horarios y la comunicación entre empleados y gerentes.

Planes y tarifas

Workday no ofrece una prueba gratuita directa de su plataforma. En lugar de eso, proporciona demostraciones personalizadas a través de su equipo de ventas para que las empresas interesadas puedan ver cómo se adapta la solución a sus necesidades específicas. Ofrece soluciones personalizadas según las necesidades de cada empresa. Los precios varían en función del tamaño de la empresa, el número de usuarios y las funcionalidades requeridas.

Workday

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Solución para la gestión de RRHH

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¿Cómo diseñar un sistema de turnos rotativos? + modelo

Los cuadrantes de turnos rotativos permiten a las empresas organizar mucho mejor sus procesos productivos, haciendo que las y los trabajadores se organicen para intervenir a distintas horas. De esta manera:

• El negocio asegura un servicio continuo las 24 h,
• las personas se benefician de horarios de trabajo más flexibles.

Para diseñar un sistema de turnos eficientes para tu empresa, descarga nuestra plantilla de cuadrante de turnos para rellenar. Personaliza el modelo con la información de tus trabajadores, de manera que puedas adaptarla a tus necesidades.

Más allá de gestionar la organización de turnos rotativos en Excel, tienes la posibilidad de recurrir a un software gestión de turnos rotativos. Lee nuestra comparativa, compara las mejores soluciones y elige la que mejor se adapte a lo que estás buscando.

¿Cómo escoger el mejor programa para hacer turnos rotativos?

Los programas para hacer turnos rotativos pueden consistir en herramientas específicas para tal fin o también en software todo-en-uno que ofrecen funcionalidades para la gestión de turnos.

Sea cual sea el caso, entre las características y funcionalidades que deben ofrecer se encuentran las siguientes:

• determinación de la jornada laboral diaria;
• preparación de cuadrante de turnos;
• planificación automática de turnos de trabajo;
• visualización del calendario de trabajo por equipos.

No dudes en hacer uso de la prueba gratuita que ofrecen los proveedores de software, antes de contratar la solución y comprobar que realmente se adapta a tus necesidades.

¿Qué dice la legislación española sobre el trabajo por turnos?

Normativas laborales que respetar

El trabajo a turnos está regulado por el Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 1561/1995.

• Rotación y descanso: según el Estatuto de los Trabajadores (artículos 36.3 y 36.4), en empresas con procesos continuos de 24 horas, los turnos deben rotar, y ningún trabajador puede estar en turno nocturno más de dos semanas consecutivas, a menos que lo haga de forma voluntaria. También se debe garantizar que los trabajadores nocturnos y de turno tengan las mismas condiciones de salud y seguridad que el resto.
• Trabajo en días festivos: las empresas que operan en turnos, incluidos domingos y festivos, pueden organizar los turnos de varias formas, como equipos que trabajen semanas completas o contratando personal adicional para cubrir los turnos necesarios.
• Descansos y compensación: según el Real Decreto 1561/1995 (artículo 19), si un trabajador cambia de turno y no puede disfrutar del descanso entre jornadas, este se puede reducir a un mínimo de siete horas en ese día, compensándose después en los turnos siguientes. Además, se pueden acumular descansos semanales durante hasta cuatro semanas.

Cambios legislativos en la gestión de turnos y control horario para 2025

• Reducción de la jornada laboral a 37,5 horas: el Gobierno ha decidido reducir la jornada laboral máxima de 40 a 37,5 horas semanales sin afectar el salario. Aunque esta modificación será gradual hasta 2025, las empresas que gestionan turnos rotativos deben empezar a ajustarse, reorganizando sus cuadrantes y optimizando la asignación de horas para evitar posibles conflictos laborales.
• Obligatoriedad del registro horario digital: desde 2023, todas las empresas deben implementar un sistema digital de registro horario para controlar de forma precisa las entradas y salidas de los empleados. Esto significa que métodos tradicionales como hojas de Excel o registros en papel ya no cumplen con la normativa. Un software automatizado facilita el cumplimiento de esta obligación y reduce errores en la planificación de turnos.
• Registro obligatorio de jornada para empleados del hogar: otra novedad importante es la obligación de registrar la jornada laboral de los empleados del hogar. Esta medida asegura que se respeten las horas de trabajo acordadas en los contratos, brindando a estos trabajadores una protección similar a la de otros sectores.

💡 Consejo: Si aún utilizas hojas de cálculo para gestionar los turnos, es recomendable considerar una herramienta automatizada. Esto te ayudará a cumplir con las nuevas normativas y aumentar la productividad de tu equipo.

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Elige el mejor programa para hacer turnos rotativos

Algunos modelos de negocio trabajan bajo un modelo de turnos con el objetivo de asegurar la continuidad del servicio.

Organizar a la plantilla es un proceso que puede ser tedioso si no se cuenta con herramientas adaptadas como:

• un cuadrante de turnos rotativos para rellenar,
• un software para la planificación de turnos y horarios.

Existen diferentes tipos de programas para hacer turnos rotativos, gratis y de pago.

La elección de la herramienta más adecuada para tu negocio depende de tus necesidades puntuales y de llevar a cabo un estudio de mercado a partir de las soluciones que tienes a tu disposición.