Sistemas de control de presencia: la navaja suiza del cumplimiento

¿Sabes qué tienen en común un jefe de RRHH y un prestidigitador? Ambos deben mantener el control del tiempo... aunque en las empresas no basta con trucos de magia.

El control de presencia laboral no es solo un requisito legal, sino una herramienta clave para la gestión del tiempo y la seguridad. Desde métodos tradicionales hasta tecnologías biométricas, hoy existen múltiples formas de registrar la jornada sin complicaciones.

Si alguna vez te has preguntado cuál es el mejor sistema para tu empresa, aquí tienes la respuesta. Exploramos las opciones, sus ventajas y cómo asegurarte de que todo esté en orden. ¡Manos a la obra!

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¿Qué es el control de presencia?

Definición del control de presencia

El control de presencia laboral es el sistema que permite registrar la jornada de cada empleado. Su objetivo principal es asegurar el cumplimiento de los horarios de trabajo, optimizar la gestión del tiempo y evitar incumplimientos legales.

Desde una simple hoja de asistencia hasta sistemas avanzados con tarjetas RFID, huella dactilar o reconocimiento biométrico, existen múltiples maneras de registrar entradas y salidas.

Esta actividad, generalmente a cargo del departamento de RR. HH., incluye también:

• La gestión de las vacaciones,
• la administración de las ausencias,
• el seguimiento y control de la duración de las actividades profesionales de los trabajadores.

Más allá de cumplir con la normativa, este sistema ayuda a mejorar la seguridad, optimizar la planificación y reducir fraudes. Porque, seamos sinceros, ese "me quedé hasta tarde" sin un registro fiable es tan creíble como el clásico "el perro se comió mi informe".

Aspectos legales del control de presencia

¿Cuándo es obligatorio el control horario?

El control de presencia laboral no es opcional, es una obligación legal. En muchos países, las empresas deben registrar la jornada de sus empleados, asegurando que cumplan con sus horarios de trabajo y respetando los descansos establecidos.

En España, el Real Decreto-ley 8/2019 establece que todas las empresas deben llevar un registro de horas trabajadas. Además, cada vez que el trabajador reciba su salario, debe recibir un recibo detallando las horas laborales realizadas.

La normativa exige que el registro de entrada y salida sea fiable y accesible tanto para la empresa como para el trabajador. Además, estos datos deben guardarse durante un periodo determinado, por si una inspección laboral decide hacer una visita sorpresa.

Eso sí, el sistema debe garantizar la protección de datos. Si usas métodos biométricos como la huella dactilar, asegúrate de cumplir con las leyes de privacidad. Un mal uso de la información puede salir más caro que un retraso en la nómina.

¿Para qué sirve el control de presencia?

El control de presencia no es solo una exigencia legal, sino una herramienta clave para la gestión del tiempo y la productividad en la empresa.

• Evita fraudes y errores: Adiós a las hojas de asistencia manipuladas o a las "horas fantasma". Un buen registro garantiza datos precisos sobre las entradas y salidas.
• Cumple con la normativa: Como exige el Real Decreto-ley 8/2019, cada empleado debe recibir un comprobante de sus horas trabajadas junto a su salario.
• Mejora la planificación: Controlar los horarios permite gestionar mejor los turnos, optimizar la distribución de tareas y reducir costes laborales.
• Mayor seguridad: Algunos sistemas incluyen lectores biométricos, tarjetas RFID o incluso reconocimiento facial, evitando accesos no autorizados.
• Más transparencia: Los trabajadores pueden consultar su jornada laboral, facilitando la comunicación con RRHH y reduciendo conflictos.

¿Cuáles son los tipos de control de asistencia?

Si bien la ley obliga a que haya un registro de la jornada diaria, la misma no limita la forma en que las empresas cumplan con dicha disposición.

Existen distintos tipos de control que se pueden implementar, según el tipo de compañía. Dependiendo de las necesidades puntuales de cada empresa, esta podrá implementar un sistema u otro: desde un sencillo sistema para el control de acceso hasta un software de gestión que se encargue del registro, cómputo y análisis de las horas.

Veamos de qué se tratan algunos sistemas de control de presencia.

1. Control de presencia manual

A la vieja usanza, con papel y bolígrafo, así es como algunas empresas con pocos trabajadores optan por llevar el control de presencia. Y si bien este “sistema” es el más básico, también puede resultar práctico y en un ahorro de costes tecnológico.

Sin embargo, los riesgos que se corren con este método como la pérdida de la trazabilidad de la información o la falta de rigor en los registros, por nombrar solo algunos, pueden costarle muy caro a la empresa.

2. Control de presencia en Excel

Subiendo en la escala de la funcionalidad y la practicidad, encontramos a Excel. Una herramienta que bien usada puede ofrecer amplios beneficios, incluso a las pymes. Las ventajas de Excel incluyen la facilidad de personalizar los modelos para adaptarlos a las diferentes necesidades y la rapidez en los cálculos.

Dentro del marco del trabajo a distancia, es importante asegurar que cada usuario pueda acceder al modelo a través de la web y que la actualización de la información esté garantizada a partir de la utilización de una plataforma colaborativa como Google Drive.

Si estás buscando un método sencillo y fácil de implementar, te ofrecemos una plantilla para descargar gratuitamente:

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3. Control de presencia online

Desde hace un tiempo, los sistemas de presencia online están siendo muy útiles para cumplir con la ley y adaptarse a nuevas modalidades de trabajo o situaciones como:

• Trabajadores realizando horas extras en casa,
• empresas implementando el trabajo híbrido y el teletrabajo,
• compañías con varias sedes y en distintos lugares.

Cada vez más utilizados, estos sistemas funcionan mediante una herramienta propia o un programa específico.

Una herramienta intuitiva y fácil de usar para la recolección de datos que conocemos y no dudamos en recomendarte es Kizeo Forms. Esta solución permite crear formularios digitales y personalizables para el control de horarios a partir de modelos predefinidos. Es posible introducir datos con o sin conexión a Internet. Además, también permite enviar la información desde cualquier lugar gracias al modo fuera de conexión (posibilidad de exportar a formatos: Excel, PDF, Word, etc.).

4. Control de presencia con huella dactilar

La huella dactilar es un tipo de sistema de control biométrico. Es de gran utilidad para distinguir a los trabajadores y tener su registro individual. Si bien hasta hace poco era uno de los sistemas más utilizado en las empresas, después de la orden SND/386/2020, el registro horario con máquinas de fichaje con huella dactilar, debió ser reemplazado por sistemas que garantizaran las nuevas medidas de higiene.

5. Control de presencia biométrico

Los sistemas de control biométrico se utilizan para tener mayor seguridad y precisión en el registro de horas de cada miembro del equipo. La huella dactilar está siendo reemplazada por nuevos sistemas biométricos como controles de voz, reconocimiento facial, de iris, etc.

También existen sistemas no corporales que consiguen identificar a cada trabajador como las máquinas de fichar, tarjetas o relojes de fichar. Presencia IGP ClickFINGER, por ejemplo, es una solución multiempresa y multicentro diseñada para gestionar la jornada laboral de los trabajadores de una empresa. Permite la gestión de vacaciones, horas libres y horas extras. Esta solución puede implantarse en la empresa a través de diferentes dispositivos como una terminal biométrica o un lector de tarjetas.

6. Control horario con tarjeta

El control de presencia por medio de tarjetas puede hacerse de manera tradicional, con un lector de tarjetas ubicado a la entrada de la empresa o por medio de las llamadas tarjetas contactless. Estas últimas son digitales para permanecer registradas en el móvil de cada trabajador y reducir la necesidad del contacto con superficies.

Las tarjetas pueden ser programadas para registrar las entradas, salidas, pausas y horas extra.

7. Control de presencia con un software o app

La transformación digital ha cambiado para siempre los procesos empresariales. Estos se están volviendo cada vez más automatizados y, por lo tanto, más eficaces. Esto, en parte, es gracias al software de control de presencia.

Estas poderosas herramientas:

• Aseguran el cumplimiento de la normativa,
• permiten controlar la presencia de los trabajadores,
• constituyen una garantía para los trabajadores del respeto de sus horarios de trabajo y su remuneración consecuente,
• se adaptan a las necesidades de cada empresa (diferentes turnos y tipos de contrato, por ejemplo),
• optimizan diferentes procesos como la solicitud de vacaciones y ausencias, el cálculo de la nómina etc.

Por si fuera poco, el software de control horario cuenta con la posibilidad de descargar una aplicación móvil, mucho más práctica y con la cual los nuevos modelos de trabajo no suponen un dolor de cabeza para los responsables.

Desde la app móvil de Personio, por ejemplo, puedes acceder a toda la información centralizada sobre las horas trabajadas. Las y los trabajadores registran fácilmente sus horas para la validación por parte de sus superiores, los cuales, a su vez, pueden generar todo tipo de informes al respecto.

5 beneficios del control de presencia para la empresa

1. Ahorro de tiempo y reducción de errores
   Automatizar el registro de jornada evita cálculos manuales y discrepancias en las horas trabajadas. Olvídate de revisar hojas de Excel llenas de correcciones.
2. Mayor productividad
   Controlar los horarios permite una mejor planificación de turnos y una distribución más eficiente de las tareas. Así, cada empleado sabe qué debe hacer y cuándo.
3. Cumplimiento normativo sin estrés
   Un sistema fiable asegura que la empresa cumple con la legislación vigente. Si llega una inspección laboral, los datos estarán listos sin necesidad de revolver papeles.
4. Más seguridad en el acceso
   Los sistemas con tarjeta RFID, huella dactilar o reconocimiento biométrico garantizan que solo el personal autorizado pueda entrar a las instalaciones. Menos riesgos, más control.
5. Transparencia con los trabajadores
   Cada persona puede consultar su registro de jornada, reduciendo dudas y conflictos con RRHH. Un ambiente laboral más claro y sin malentendidos.

¿Cómo establecer un control horario eficaz en 4 pasos?

Un buen control de presencia no se trata solo de fichar entradas y salidas. Para que sea realmente útil, debe ser fácil de usar, fiable y adaptado a las necesidades de la empresa. Aquí tienes los 4 pasos clave para implementarlo con éxito:

1️⃣ Define las necesidades de la empresa

Antes de elegir un sistema, pregúntate: ¿tus empleados trabajan en oficina, en remoto o con turnos rotativos? ¿Necesitas un lector biométrico, una tarjeta RFID o una simple app de registro de jornada? Elegir la solución correcta evita dolores de cabeza futuros.

2️⃣ Elige la tecnología adecuada

Existen múltiples opciones, desde terminales biométricos hasta softwares con acceso desde móvil o PC. Un control horario online puede ser ideal para equipos híbridos, mientras que un sistema con tarjeta de proximidad o huella dactilar es perfecto para oficinas y fábricas.

3️⃣ Informa y capacita al personal

El mejor sistema es inútil si los trabajadores no saben usarlo. Explica cómo funciona el registro de jornada, resuelve dudas y asegúrate de que todos puedan acceder a su información sin complicaciones.

4️⃣ Supervisa y ajusta el sistema

Revisa periódicamente los datos para detectar errores, ausencias injustificadas o posibles mejoras en la planificación. Si algo no funciona bien, ajusta el sistema antes de que se convierta en un problema.

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El control horario: más que una obligación, una ventaja para tu empresa

El control horario en las empresas es un procedimiento que busca dejar registro de la cantidad de horas de trabajo de cada persona. En España, a partir de la ley de control horario, es obligatorio llevar a cabo este registro, por lo cual en necesario optar por algún tipo de sistema entre:

• Manual,
• en Excel,
• automatizado (biométrico, con tarjeta, con huella digital, a partir de un software o una aplicación).

☝ Elegir una herramienta intuitiva y fácil de usar es ¡fundamental! Si deseas aumentar la productividad de tu empresa, cumplir con lo establecido por ley y, además, optimizar el trabajo del área de recursos humanos, tienes que llevar un control de tiempo eficiente.

Los software de control de tiempo son perfectos para esto: ofrecen un sinnúmero de ventajas, además de ajustarse a las necesidades de tu empresa.