Sistemas de control de presencia: la navaja suiza del cumplimiento

Inspección laboral: dos palabras que hacen temblar hasta al más firme de los jefes de recursos humanos, cuando no se ha hecho lo necesario por asegurar el control presencial en la empresa a lo largo del año.

Pero que no cunda el pánico: cuando la ley dispone, Appvizer propone. Te contamos qué sistemas de control horario tienes a tu alcance.

Dar cumplimiento a la obligatoriedad de registrar la jornada de tu personal y poner a disponibilidad de la autoridad y del trabajador la información, ¡nunca antes fue tan fácil!

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¿Qué es el control de presencia laboral y qué dice la ley?

El control de presencia consiste en la gestión, supervisión y registro del tiempo que los trabajadores pasan en la empresa, desde su hora de llegada, hasta su hora de salida.

Esta actividad, generalmente a cargo del departamento de RR. HH., incluye también:

• La gestión de las vacaciones,
• la administración de las ausencias,
• el seguimiento y control de la duración de las actividades profesionales de los trabajadores.

Según el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están en la obligación de llevar un control de las horas trabajadas por los trabajadores. Esto quiere decir que cada vez que la persona reciba su salario, se le debe entregar conjuntamente un recibo de las horas trabajadas.

Tipos de sistemas de control presencial y accesos

Si bien la ley obliga a que haya un registro de la jornada diaria, la misma no limita la forma en que las empresas cumplan con dicha disposición.

Existen distintos tipos de control que se pueden implementar, según el tipo de compañía. Dependiendo de las necesidades puntuales de cada empresa, esta podrá implementar un sistema u otro: desde un sencillo sistema para el control de acceso hasta un software de gestión que se encargue del registro, cómputo y análisis de las horas.

Veamos de qué se tratan algunos sistemas de control de presencia.

1. Control de presencia manual

A la vieja usanza, con papel y bolígrafo, así es como algunas empresas con pocos trabajadores optan por llevar el control de presencia. Y si bien este “sistema” es el más básico, también puede resultar práctico y en un ahorro de costes tecnológico.

Sin embargo, los riesgos que se corren con este método como la pérdida de la trazabilidad de la información o la falta de rigor en los registros, por nombrar solo algunos, pueden costarle muy caro a la empresa.

2. Control de presencia en Excel

Subiendo en la escala de la funcionalidad y la practicidad, encontramos a Excel. Una herramienta que bien usada puede ofrecer amplios beneficios, incluso a las pymes. Las ventajas de Excel incluyen la facilidad de personalizar los modelos para adaptarlos a las diferentes necesidades y la rapidez en los cálculos.

Dentro del marco del trabajo a distancia, es importante asegurar que cada usuario pueda acceder al modelo a través de la web y que la actualización de la información esté garantizada a partir de la utilización de una plataforma colaborativa como Google Drive.

Si estás buscando un método sencillo y fácil de implementar, te ofrecemos una plantilla para descargar gratuitamente:

3. Control de presencia online

Desde hace un tiempo, los sistemas de presencia online están siendo muy útiles para cumplir con la ley y adaptarse a nuevas modalidades de trabajo o situaciones como:

• Trabajadores realizando horas extras en casa,
• empresas implementando el trabajo híbrido y el teletrabajo,
• compañías con varias sedes y en distintos lugares.

Cada vez más utilizados, estos sistemas funcionan mediante una herramienta propia o un programa específico.

Una herramienta intuitiva y fácil de usar para la recolección de datos que conocemos y no dudamos en recomendarte es Kizeo Forms. Esta solución permite crear formularios digitales y personalizables para el control de horarios a partir de modelos predefinidos. Es posible introducir datos con o sin conexión a Internet. Además, también permite enviar la información desde cualquier lugar gracias al modo fuera de conexión (posibilidad de exportar a formatos: Excel, PDF, Word, etc.).

4. Control de presencia con huella dactilar

La huella dactilar es un tipo de sistema de control biométrico. Es de gran utilidad para distinguir a los trabajadores y tener su registro individual. Si bien hasta hace poco era uno de los sistemas más utilizado en las empresas, después de la orden SND/386/2020, el registro horario con máquinas de fichaje con huella dactilar, debió ser reemplazado por sistemas que garantizaran las nuevas medidas de higiene.

5. Control de presencia biométrico

Los sistemas de control biométrico se utilizan para tener mayor seguridad y precisión en el registro de horas de cada miembro del equipo. La huella dactilar está siendo reemplazada por nuevos sistemas biométricos como controles de voz, reconocimiento facial, de iris, etc.

También existen sistemas no corporales que consiguen identificar a cada trabajador como las máquinas de fichar, tarjetas o relojes de fichar. Presencia IGP ClickFINGER, por ejemplo, es una solución multiempresa y multicentro diseñada para gestionar la jornada laboral de los trabajadores de una empresa. Permite la gestión de vacaciones, horas libres y horas extras. Esta solución puede implantarse en la empresa a través de diferentes dispositivos como una terminal biométrica o un lector de tarjetas.

6. Control horario con tarjeta

El control de presencia por medio de tarjetas puede hacerse de manera tradicional, con un lector de tarjetas ubicado a la entrada de la empresa o por medio de las llamadas tarjetas contactless. Estas últimas son digitales para permanecer registradas en el móvil de cada trabajador y reducir la necesidad del contacto con superficies.

Las tarjetas pueden ser programadas para registrar las entradas, salidas, pausas y horas extra.

7. Control de presencia con un software o app

La transformación digital ha cambiado para siempre los procesos empresariales. Estos se están volviendo cada vez más automatizados y, por lo tanto, más eficaces. Esto, en parte, es gracias al software de control de presencia.

Estas poderosas herramientas:

• Aseguran el cumplimiento de la normativa,
• permiten controlar la presencia de los trabajadores,
• constituyen una garantía para los trabajadores del respeto de sus horarios de trabajo y su remuneración consecuente,
• se adaptan a las necesidades de cada empresa (diferentes turnos y tipos de contrato, por ejemplo),
• optimizan diferentes procesos como la solicitud de vacaciones y ausencias, el cálculo de la nómina etc.

Por si fuera poco, el software de control horario cuenta con la posibilidad de descargar una aplicación móvil, mucho más práctica y con la cual los nuevos modelos de trabajo no suponen un dolor de cabeza para los responsables.

Desde la app móvil de Personio, por ejemplo, puedes acceder a toda la información centralizada sobre las horas trabajadas. Las y los trabajadores registran fácilmente sus horas para la validación por parte de sus superiores, los cuales, a su vez, pueden generar todo tipo de informes al respecto.

Beneficios del control de presencia para la empresa

Además de ser una obligación legal, un sistema informático automatiza la gestión del tiempo de trabajo contabilizando y centralizando las horas trabajadas (o no) por los empleados (presencias, ausencias, vacaciones, etc.) dentro de una misma herramienta.

Estos sistemas ofrecen un número de ventajas:

• Reducen el absentismo laboral,
• optimizan el registro de la jornada laboral,
• mejoran la planificación de los proyectos y de los RR. HH.,
• ayudan a aumentar la productividad de los trabajadores.

Cómo establecer un control horario eficaz

Con unos pocos pasos, puedes establecer un control de horario efectivo para tu negocio:

1. Elige el tipo de solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. ¿Tu equipo es móvil? ¿Tus empleados hacen horas extraordinarias con frecuencia?, etc. Tienes que tomar en cuenta todas las variables de tu equipo.
2. Implementa y configura el sistema dedicado al registro de horarios según las especificidades de tus equipos: horas de llegada y salida, número de horas trabajadas en un período determinado, días libres o ausencias en general, etc.
3. Asegúrate de configurar también la interoperabilidad con otras herramientas, como el programa de nóminas por ejemplo, para facilitar el trabajo del departamento de recursos humanos.
4. Establece una guía para la correcta utilización del sistema y entrena a tu equipo para aprovechar al máximo las capacidades de la herramienta.

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En resumen...

El control horario en las empresas es un procedimiento que busca dejar registro de la cantidad de horas de trabajo de cada persona. En España, a partir de la ley de control horario, es obligatorio llevar a cabo este registro, por lo cual en necesario optar por algún tipo de sistema entre:

• Manual,
• en Excel,
• automatizado (biométrico, con tarjeta, con huella digital, a partir de un software o una aplicación).

☝  Elegir una herramienta intuitiva y fácil de usar es ¡fundamental! Si deseas aumentar la productividad de tu empresa, cumplir con lo establecido por ley y, además, optimizar el trabajo del área de recursos humanos, tienes que llevar un control de tiempo eficiente.

Los software de control de tiempo son perfectos para esto: ofrecen un sinnúmero de ventajas, además de ajustarse a las necesidades de tu empresa.