7 ventajas de implementar un sistema ERP en la empresa

Implementar un ERP se está haciendo cada vez más popular, no solo dentro de las grandes empresas, sino también entre las pymes.

Las ventajas de un ERP son numerosas: a partir de la perfecta integración de los distintos departamentos de la organización, se logra la automatización de tareas y dar respuesta a necesidades puntuales, a medida que esta va creciendo.

Frente a este panorama, ¿presentan algún tipo de inconveniente los sistemas ERP? En este artículo, analizamos las ventajas y desventajas de los sistemas de planificación de recursos empresariales. En definitiva, por qué y para qué un ERP.

Ver todos los software ERP (Enterprise Resource Planning)

¿Qué es y para qué sirve un ERP?

Recordemos rápidamente que ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning o sistema de gestión de recursos empresariales. Este sistema tiene como objetivo la optimización del flujo de trabajo dentro de una organización, a partir de diferentes funcionalidades que permiten automatizar y centralizar los procesos.

Entre otros, sirve para mejorar la gestión empresarial de las organizaciones y para acompañarlas en su proceso de adaptación a las necesidades del negocio con respecto a las dinámicas del mercado.

¿Cuáles son las ventajas de un ERP?

Teniendo en cuenta los costes que conlleva la implementación de un programa ERP, es normal que desde la gestión financiera se deba evaluar detalladamente qué aporta un ERP a la empresa. Veamos entonces para qué sirve un ERP; es decir cuál es la ventaja competitiva que puede desarrollarse con su implementación.

1. Centralización y unificación

Un ERP permite la centralización de los datos de la empresa en una misma base de datos. Este es su principal activo. La información se gestiona dentro de una plataforma a la que tienen acceso todos los miembros de la organización o estructura.

2. Optimización de la gestión documental

Con esta herramienta se evita la redundancia de información entre los diferentes polos de la empresa, así como la restitución de información divergente entre los diferentes departamentos, lo cual constituye una fuente de errores a diario.

Al compartir la información, las unidades de negocio se benefician de una mejor coordinación, haciendo que sus acciones sean más eficientes y lógicas.

3. Integralidad en la gestión

El software ERP está en la capacidad de cubrir diferentes funciones clave de la empresa y ofrecer soporte a sus diferentes departamentos, a saber:

• ventas,
• inventario y existencias,
• marketing digital y ventas,
• contabilidad,
• compras,
• CRM, etc.

Esto se hace posible gracias a una serie de módulos que se pueden implementar por separado y los cuales permite una mejor coordinación entre los diferentes departamentos, sobre todo porque la herramienta aporta un importante valor añadido a la estructura: una gestión optimizada de los procesos (flujos económicos y financieros).

4. Mayor control y trazabilidad

Tener un seguimiento juicioso de la documentación de la empresa, conlleva una comunicación interna mucho más fluida, que contribuye a una mejor y más rápida toma de decisiones. 

La productividad de la empresa se ve impactada positivamente, puesto que la solución ERP centraliza y automatiza todos los procesos y comunicaciones, cubriendo así todas las funciones clave de la estructura.

5. Aceleramiento del crecimiento y la expansión

Gracias a su característica intrínseca de escalabilidad, el ERP otorga a las empresas la flexibilidad necesaria para considerar eventuales reestructuraciones. Ya sea a nivel de gestión, de organización o de comunicación, el software de planificación de recursos empresariales, acompaña a las empresas que buscan darle un nuevo impulso al negocio para que evolucionen en la dirección que necesitan. 

6. Mayor competitividad

Una gestión optimizada de procesos y la centralización de información conllevan mejoras en procesos como el procesamiento de pedidos y la gestión de las existencias (entradas/salidas).

Al estar mejor controladas las existencias, acciones como el envío de facturas pueden llevarse a cabo a tiempo, evitando retrasos en los pagos. En resumen: la organización de la empresa y los flujos de entrada y salida, se reorganizan para ser controlados y permitir que la estructura no sufra errores de organización que repercutan ni en las finanzas de la empresa, ni en su competitividad.

7. Internacionalización

Un tipo de organización que puede verse altamente beneficiado con la implementación de software ERP es una multinacional. Gracias a ser un instrumento de gestión multilingüe y multidivisa, este se adapta de forma automática a diversos contextos internacionales.

Asimismo, empresas que requieren gestionar filiales en diferentes países y zonas geográficas, pueden beneficiarse de la estandarización de la gestión de los recursos humanos que permite este tipo de sistemas.

Desventajas de las herramientas ERP

Teniendo en cuenta todas las ventajas que obtienen las empresas que usan un ERP, ¿existe alguna desventaja que deba considerarse? Más que propiamente desventajas, las empresas que optan por un ERP, sí enfrentan a algunos desafíos:

• Tiempo de puesta en marcha. Por un lado, la migración de la información puede tomar un buen tiempo y, por el otro, la capacitación de las personas para su correcta utilización, puede conllevar demoras.
• Coste. Esto puede ser cierto en un primer momento y según el tipo de empresa que esté considerando su implementación. Sin embargo, hoy en día existen soluciones que se adaptan a las necesidades de todo tipo de empresa como myGESTIÓN el cual, además de ser un software de facturación en la nube, ofrece a las pymes toda la potencia de un ERP online. Sus distintas opciones de configuración y personalización lo hacen adaptable a la mayoría de los sectores.

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El ERP en la era de la transformación digital

La implementación de un ERP permite considerar una reestructuración organizativa basada en la optimización y digitalización de procesos. Con dicha reestructuración, no solo se beneficia internamente la estructura de la empresa, sino también sus relaciones externas con clientes y proveedores.

Anticipar problemas, controlar costes y hacer ahorros significativos, son otros de los muchos beneficios que los ERP permiten.