Selección de software: 5 consejos para elegir bien
Por regla general, más opciones es mejor que menos. Esto es especialmente cierto en el mundo empresarial cuando se trata de licitaciones o comparaciones previas a la compra. El software empresarial es una compra costosa a lo largo de varios años, y contar con la solución adecuada para las necesidades de su empresa es de vital importancia. Limitar las opciones desde el principio no tiene sentido desde el punto de vista empresarial.
Contenido
- Exija más opciones de soluciones
- Desconfíe de las recomendaciones de software
- Piense detenidamente a quién elige para supervisar el proyecto de selección
- No se centre en la imagen de marca del editor
- Si le parece demasiado complicado, no lo haga solo
1. Exija más opciones de soluciones
Cuando se trata de seleccionar software, el objetivo en las primeras fases debe ser que la búsqueda sea lo más amplia posible, para no limitar las opciones de la empresa. Lo mejor es empezar con una idea clara de las necesidades de su empresa. Esto incluye todos los tipos de usuario final (piense más allá de su departamento). La mayoría de los tipos de software empresarial implican y son utilizados por personas en diferentes partes de una organización, a veces incluso fuera de ella (piense en los contratistas/proveedores que acceden a un sistema de gestión de la cadena de suministro, por ejemplo).
En lugar de dirigirse únicamente a uno o dos proveedores de software en las primeras fases de la búsqueda de un nuevo producto de software, debería empezar por pensar en el tipo de solución de software que necesita su organización. Por ejemplo, ¿necesita un programa de selección de personal o sería más adecuado un sistema integral de gestión del capital humano? Considere cómo utilizará el software cada grupo de interesados.
A veces, una gran elección puede resultar abrumadora. Si bien es cierto que tener más opciones puede causar cierta confusión, también significa que, si se realiza la evaluación adecuada, su empresa tendrá muchas más probabilidades de seleccionar una solución que funcione muy bien para todas las partes interesadas. No te preocupes: en cuanto empieces a recopilar información detallada sobre lo que realmente necesitas, la elección se reducirá inmediatamente.
2. Cuidado con las recomendaciones de software
Una situación habitual, que también es un escollo común, es la recomendación por parte de particulares. Alguien de su organización, o incluso un tercero de confianza, recomienda un producto concreto. En este caso, las posibles trampas están relacionadas con la persona que está detrás de la recomendación. He aquí algunas señales de advertencia a tener en cuenta:
- Un editor de software específico ha recomendado la solución. Es muy poco probable que recomienden el producto de otra persona y, obviamente, afirmarán que su solución es "perfecta" para las necesidades de su empresa. La verdadera sorpresa sería oírles decir lo contrario y recomendar los productos de uno de sus competidores. No se trata necesariamente de una falta de honestidad general por su parte. Es lógico que conozca su producto al dedillo, y esta perspectiva estará influida por su profundo conocimiento y experiencia de su producto. Sin embargo, su perspectiva es limitada. Tenga esto en cuenta.
- Su colega de confianza trabaja para otra empresa. Pregúntese si su empresa es exactamente igual a la suya, y no sólo en cuanto a sector de actividad y tamaño: ¿se enfrentan a los mismos retos, tienen los mismos competidores y cuentan con el mismo tipo de empleados? Cuantas más similitudes haya, más lógico será que tengas en cuenta la sugerencia de esta persona en tu selección, pero no te limites a esta única opción. No olvide que, con toda probabilidad, existen diferencias significativas entre esta empresa y la suya. Debe elegir el software para su organización en función de sus necesidades específicas.
- La recomendación se basa en información que puede estar desfasada, aunque sólo tenga uno o dos años. El software empresarial evoluciona rápidamente. Es posible que la solución única de ayer ya tenga varios competidores válidos y que uno de estos sistemas competidores se adapte mejor a su empresa o le ofrezca lo que necesita a un precio inferior. Mantenerse al día de los últimos avances en software empresarial no es mala idea, pero recuerde que las últimas noticias pueden no ser las más actuales durante mucho tiempo.
- Desconfíe del colega de su empresa que puede no tener todos los datos. Una vez más, es buena idea tomarse en serio su sugerencia, pero no la convierta en su única opción al inicio del proceso. Recuerde que esta persona puede representar sólo a una de las partes interesadas, mientras que usted necesita conocer las opiniones de todos los afectados por el nuevo software. Una palabra de precaución es necesaria cuando tu superior es el colega en cuestión. Este artículo ofrece algunos consejos útiles sobre el mejor enfoque.
En resumen, las recomendaciones pueden ser importantes, pero a menudo se basan en factores más emocionales, como el deseo de quedarse con lo conocido. Las decisiones de selección de software deben basarse en hechos, no en consideraciones emocionales o en el enfoque tradicional del pasado. Obviamente, incluya en su selección la recomendación de alguien en quien confíe, pero no limite sus opciones únicamente a esta sugerencia, incluso si está bastante convencido de que esta solución específica podría ser adecuada. Puede que encuentres una opción aún mejor, una solución diferente más barata o que simplifique la implantación y la formación de todos tus usuarios. La única forma de estar seguro es averiguarlo.
3. Piense detenidamente a quién elige para supervisar el proyecto de selección
Un proyecto de selección de software adecuado comienza con una evaluación exhaustiva de las necesidades de su empresa. Es importante que se designe a alguien para supervisar todo el proceso de principio a fin. La evaluación debe incluir las necesidades de todas las partes interesadas, no sólo del grupo principal. Una forma de evitar un enfoque excesivamente restrictivo hacia uno o dos proveedores es asegurarse de que se han tenido en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas.
Tenga cuidado con el "experto" que conoce muy bien su campo, pero que puede no ser consciente de las necesidades y preocupaciones de los usuarios de su empresa. Esta persona puede ser muy buena en la identificación de requisitos básicos, pero es vital obtener información de todas las áreas de la empresa que utilizarán o se verán directamente afectadas por el nuevo software.
A veces, este experto interno es un profesional de TI. Puede que esta persona conozca bien el mercado del software empresarial y sea competente en temas como el soporte técnico, la plataforma de implantación, los sistemas operativos compatibles, etc. Puede que no conozca tan bien el nuevo software como usted. Puede que no esté tan bien informado sobre las necesidades de los distintos grupos de interesados.
Tomemos el ejemplo del software HCM (gestión del capital humano). Lo más probable es que su departamento de recursos humanos sea el principal impulsor de la compra de este software. También es posible que desee ofrecer a los usuarios de la empresa más opciones de autoservicio gracias al nuevo sistema HCM. Por lo tanto, estas preguntas y requisitos deberían formar parte del proceso de selección, y no sólo los detalles técnicos en los que podría centrarse un empleado del departamento de TI. Esto no quiere decir que un informático no pueda ser un excelente coordinador: puede ser la mejor opción para gestionar el proceso de selección. Sólo hay que asegurarse de que no se limite a su propio punto de vista y tenga en cuenta a las demás partes interesadas.
¿Y los consultores externos? Puede que merezca la pena recurrir a un consultor externo para guiar el proyecto de selección de software, pero asegúrese de que sea imparcial. Recuerde que el objetivo es considerar todas las posibilidades válidas entre los distintos proveedores para no limitar sus opciones, ni siquiera en las primeras fases.
Si el consultor externo con el que trabaja representa a uno o varios proveedores, es poco probable que considere opciones fuera de la lista de proveedores con los que trabaja. Asegúrese de que la persona que elija para ayudarle sea imparcial y no preste atención a las marcas.
4. No se centre en la imagen de marca del editor
La editorial prometedora de hoy puede ser la potencia de mañana. Algunos factores son importantes, como el soporte técnico. En cambio, la reputación de un proveedor importa poco o nada.
La elección de un programa informático de empresa rara vez es una cuestión de prestigio: una dirección comercial prestigiosa, unas instalaciones de recepción y conferencias impresionantes o incluso una marca atractiva deberían tener poca influencia en la compra. Es, o al menos debería ser, una decisión práctica. ¿Proporciona el software todas las funciones que necesita su empresa? ¿Es fácil de adoptar por los usuarios? ¿Es fiable? ¿Aporta valor añadido en términos de retorno de la inversión (ROI)? Estos son los factores más importantes.
El ritmo de cambio del software empresarial es extremadamente rápido. También suele estar impulsado por las tecnologías emergentes y la evolución de las necesidades empresariales por parte del cliente, no por los desarrolladores de software. La solución que todo el mundo adoptaba hace 5 años, o incluso el año pasado, puede que ya no sea la adecuada para su empresa, suponiendo que alguna vez lo fuera. Recuerde que se trata fundamentalmente de encontrar la mejor respuesta a las necesidades de su organización.
5. Si te parece demasiado complicado, no lo hagas tú mismo
Dependiendo de la cultura de su empresa, su propio nivel de experiencia y familiaridad con la selección de software, por no mencionar muchos otros factores, algún tipo de ayuda externa puede ser extremadamente beneficiosa.
Como se mencionó anteriormente, si está considerando utilizar un consultor externo para guiar su proyecto de selección de software, asegúrese de que busca imparcialidad y experiencia. Asegúrese de recurrir a un consultor que no esté en deuda con unos pocos proveedores de software.
Es cierto que recurrir a un consultor tiene sus costes, pero el retorno de la inversión es enorme si esa persona puede marcar la diferencia entre elegir un sistema mal adaptado con una implantación problemática y comprar un sistema que simplemente funcione en cuanto se adopte. La típica solución de software empresarial cuesta entre varios cientos de miles y varios millones de euros. Se trata, sin duda, de una inversión de capital muy importante. También se espera que dure, apoyando muchos de sus procesos críticos de negocio, durante varios años. Comparado con el precio del sistema, el coste de un consultor experto es mínimo.
Tomando a TEC como ejemplo, cabe destacar que, como consultora imparcial, TEC no está involucrada con ningún proveedor o categoría de software específicos. El equipo de Servicios de Selección de TEC también se beneficia de una amplia y profunda experiencia, ya que ha trabajado con cientos de empresas durante más de 20 años.
Es más, un equipo de selección de software puede actuar como representante de su empresa durante las negociaciones con el proveedor que finalmente elija. Este servicio por sí solo suele resultar muy rentable en términos de retorno de la inversión.
Si su presupuesto es limitado y no le es posible recurrir a un asesoramiento externo, aún hay muchos niveles de servicio disponibles. Incluso algo tan simple como una breve consulta telefónica o el uso de TEC Advisor, la herramienta de selección de software en línea de TEC, puede marcar la diferencia. Además, TEC también ofrece plantillas completas de RFP que pueden ser muy útiles durante un proyecto de selección de software.
Artículo traducido del francés