¿Quién debe participar en la selección de software en su empresa?
Elegir un software empresarial es una decisión importante. También es una decisión costosa, que le compromete de cara al futuro y puede ser decisiva para el éxito de su empresa. Ninguna organización toma una decisión así a la ligera. Esta lista de comprobación le indica quién debe participar en este proyecto crítico y quién debe evitarlo.
Contenido
- Tomarse el tiempo necesario y ser objetivo en cualquier circunstancia
- ¿A quién debe invitar al proceso de selección de software?
- Designe un jefe de proyecto y una persona de contacto para supervisar el proyecto.
- Busque un patrocinador entre sus directivos para dirigir el cambio.
- Identifique e invite a representantes de los futuros usuarios
- Implique a otras personas en determinadas fases
- Conclusión: empezar bien y terminar bien
Tómese su tiempo y sea objetivo en cualquier circunstancia
Dado que el software es una compra esencial que afecta a muchos aspectos de su negocio, elegir el software adecuado para su empresa debe ser una decisión objetiva, basada en hechos. No se trata simplemente de optar por la marca más popular, que para usted es sinónimo de seguridad, o la solución más barata de su categoría, o aquella de la que su informático oyó hablar la semana pasada.
Con un software de gestión, está invirtiendo gran parte de su capital en un sistema que estará intrínsecamente ligado a un gran número de procesos empresariales y que será utilizado a diario por los empleados de los distintos departamentos de su organización. Es esencial considerar cómo afectará el software no sólo a los usuarios internos de su empresa, sino también a las partes externas (clientes, socios, proveedores), que pueden sufrir consecuencias indirectas.
Tómese su tiempo y haga las cosas bien.
¿A quién debe dejar fuera del proceso de selección de software?
Puede ser útil identificar a las personas que no deben participar en el proceso. Se trata de personas interesadas en influir en el resultado de la evaluación:
- Proveedores de software. Si está en conversaciones o negociaciones con un proveedor de software al inicio de su proceso de selección, o si un proveedor le ofrece asistencia gratuita durante su proyecto, ¿cree realmente que este proveedor le recomendará una solución de la competencia que se adapte mejor a las necesidades de su empresa? Si ha respondido que no, está en lo cierto.
- Integradores. Estas consultoras son expertas en la instalación de software empresarial recién adquirido. La mayoría de ellas han establecido estrechas relaciones con un determinado editor de software o con un pequeño grupo de editores. En la medida en que ese editor, una vez seleccionado, les designe como especialistas en instalación, tienen un gran interés en recomendar a ese editor como "la mejor opción para su empresa". Además, esta relación bien establecida puede ser difícil de gestionar desde el principio. Su experiencia se centra en la instalación de software, no en su selección.
- Recomendaciones personales. Un antiguo colega o un conocido ejecutivo de otra empresa puede ofrecer consejos u opiniones en una conferencia o en el campo de golf, pero no conoce su negocio tan bien como usted. Puede que compartan similitudes en cuanto a tamaño, espacio competitivo y otras características, pero las necesidades de su empresa y las de la suya pueden seguir siendo diferentes. Por ejemplo, ellos pueden estar intentando expandirse a otros mercados, mientras que usted se concentra en su propia zona geográfica. Puede que emplees a un gran número de personal de campo y vendedores tradicionales, mientras que su empresa ofrece servicios posventa y utiliza el comercio electrónico para casi todas sus ventas. En resumen, puede haber un gran número de diferencias significativas, lo que significa que el sistema perfecto para una organización puede ser una mala elección para otra.
Designar un jefe de proyecto y una persona de contacto para supervisar el proyecto
Si se hace correctamente, un proyecto de selección de software sigue una serie de etapas, empezando por una evaluación exhaustiva de las necesidades de su empresa, basada en la información y las opiniones de cada una de las diferentes partes interesadas. Es importante designar a alguien que supervise todo el proceso, de principio a fin.
El papel del gestor del proyecto es esencial. En particular, debe poseer las aptitudes organizativas y la experiencia en gestión de proyectos necesarias, así como la capacidad de relacionarse con personas de distintos departamentos para recabar las opiniones de todas las partes interesadas. Un miembro del departamento de TI que entienda lo que el nuevo software debe permitir será un buen candidato, siempre que también tenga las habilidades descritas anteriormente.
Encuentre un patrocinador entre sus directivos para dirigir el cambio
El cambio puede resultar difícil para muchas personas, incluso para profesionales cualificados. Adoptar un sistema completamente distinto suele conllevar resistencia. Un patrocinador puede cambiar esta situación, por lo que es aconsejable identificar a alguien que pueda proporcionar el apoyo necesario y actuar como "paladín" de la selección e instalación del nuevo software.
La persona designada debe ser una figura respetada en su organización y controlar varios departamentos. Su padrino debe estar suficientemente cualificado para encontrar una solución a cualquier problema que pueda surgir.
Identifique e invite a representantes de los futuros usuarios
Los programas informáticos de gestión afectan a varios aspectos de su empresa, por lo que tiene sentido implicar en el proceso a alguien de cada una de las divisiones afectadas. Las implantaciones de software más complicadas suelen explicarse por el hecho de que no se consulta a los futuros usuarios cuando se hace la elección.
Puede parecer obvio incluir al jefe de cada departamento que vaya a utilizar el software, pero tenga cuidado antes de adoptar ese enfoque. A veces, el jefe del departamento puede no ser la opción más adecuada para representar a las partes interesadas. Aunque la participación de un ejecutivo puede ser una opción valiosa, es más sensato recurrir a alguien del departamento para representar a las demás partes interesadas, alguien que vaya a utilizar el sistema como parte de sus actividades cotidianas. No olvide que la interfaz de usuario, la facilidad de uso y las cuestiones de formación son la clave para que sus empleados adopten o no un nuevo software y para que aprendan a utilizarlo con rapidez y facilidad.
Por último, dependiendo del tipo de software, puede ser útil involucrar a una parte interesada externa. Por ejemplo, si su empresa está pensando en adquirir un software de gestión de la cadena de suministro, debe asegurarse de que sus proveedores o socios puedan interactuar con la solución que está considerando.
Tenga siempre en cuenta que debe satisfacer a varios grupos de personas implicadas. La solución debe funcionar para todos los que vayan a utilizar el nuevo software.
Otras personas a las que hay que implicar en determinadas fases
- Expertos informáticos o embajadores técnicos. Alguien tiene que ser capaz de levantar el capó de la solución propuesta. Esto es especialmente importante en caso de implantación local o híbrida. ¿Dispone su organización de las herramientas y los recursos humanos necesarios para dar soporte al software? Si no es así, hay que determinar los costes adicionales que supondrá la instalación y posterior actualización del software.
- Representante legal. Aunque no es necesario contar con un representante legal desde el principio del proyecto de selección de software, puede ser útil pedirle que esté presente en las fases más avanzadas, sobre todo en las negociaciones del contrato. Durante las negociaciones con el proveedor seleccionado, es necesario que alguien deje constancia de los aspectos del contrato para que se ejecute correctamente.
- Formador. ¿Qué formación necesitarán los usuarios finales para familiarizarse con el software? ¿Ofrece el proveedor material de formación? ¿Puede organizar a tiempo la formación de los usuarios? Un formador puede ayudarle a responder a estas preguntas. Sus necesidades de formación pueden ser importantes si elige un sistema muy diferente del que ha estado utilizando hasta ahora.
- Un experto externo imparcial, como TEC
Dependiendo de la cultura de su empresa, de sus propios conocimientos, de su capacidad para seleccionar el software y de otros muchos factores, la ayuda externa puede ser extremadamente beneficiosa. Si está pensando en recurrir a un consultor externo, debe tener en cuenta no sólo su experiencia, sino también su imparcialidad. Desconfíe de los consultores que le ofrecen soluciones muy limitadas, ya que pueden tener interés en que elija las herramientas de un proveedor concreto.
Como consultoría imparcial, TEC no está vinculada a ningún proveedor o tipo de software en particular. El equipo de selección de servicios de TEC cuenta con una amplia experiencia y ha ayudado a cientos de empresas en más de veinte años. Además, el equipo de selección de servicios de TEC puede actuar como defensor de su organización en las negociaciones con el proveedor de su elección. En términos de retorno de la inversión, este servicio puede ser muy beneficioso.
Si cree que necesita ayuda externa, pero su organización no dispone de los recursos necesarios para contratar a un consultor, puede dirigirse a TEC. Ofrecemos una serie de soluciones y opciones de autoservicio, incluida una aplicación de evaluación de software en línea (TEC Advisor), y recursos -plantillas de RFP e informes comparativos- que pueden ayudarle.
Conclusión: empezar bien y terminar bien
Como ocurre con la mayoría de los proyectos complejos, tomarse el tiempo necesario para prepararlos puede marcar la diferencia entre la facilidad y la dificultad, e incluso puede salvarle de un fracaso épico.
Por último, no olvides que la implantación del software que finalmente elijas es una etapa aparte. Cuando la instalación no va bien, puedes encontrarte en una situación de pesadilla y muy costosa. El factor de éxito más importante en la instalación es si el software que elige es el adecuado para su organización.
Si se toma el tiempo necesario para evaluar los requisitos de su empresa y compararlos con lo que ofrecen los distintos proveedores, y si está abierto a los consejos de todas las partes implicadas que vayan a utilizar su software, entonces ya habrá iniciado el camino hacia el éxito.
Artículo traducido del francés