Cómo gestionar exitosamente un proyecto ERP en 4 fases

Quieres desarrollar un proyecto ERP en tu empresa pero ¿no sabes por dónde empezar? Para que tu proyecto tenga éxito, existen varios pasos que debes seguir antes de implantar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

En este artículo, Appvizer revisa cuáles son las diferentes fases que debe seguir un proyecto ERP para contribuir a la mejora de la gestión empresarial. Asimismo, hace un recuento de cuáles son los errores que hay que evitar al momento de la implantación y cómo elegir el mejor ERP entre todas las ofertas del mercado.

Gestión ERP, ¡aquí vamos! 🚀

Ver todos los software ERP (Enterprise Resource Planning)

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

El ERP (del inglés Enterprise Resource Planning) es una herramienta de gestión, conformada por un paquete de módulos, cuyo objetivo principal es gestionar todos los sistemas operativos y de información de una empresa para aumentar su productividad.

Aunque en otras oportunidades ya hemos abordado qué es un ERP y para qué sirve, en esta ocasión nos concentraremos específicamente en las etapas para abordar la implementación de este software de gestión.

¿Qué es un proyecto de ERP?

Un proyecto ERP es un proceso inscrito dentro de la gestión de proyectos que consiste en varias etapas: comienza con la definición de los requisitos, pasa por la implantación del software ERP y va hasta el post-proyecto.

El reto que constituye el desarrollo de un proyecto ERP radica en la capacidad de que las funcionalidades disponibles del sistema de gestión se adecúen a las necesidades y expectativas de la empresa.

Para lograr esto, es necesario hacer un análisis de los módulos específicos a implementar, según los procesos empresariales existentes, como:

• Gestión contable,
• gestión financiera (presupuestos y facturación),
• gestión de recursos humanos,
• gestión documental,
• gestión comercial y la relación con los clientes,
• cadena de suministro,
• gestión de la distribución,
• gestión de las existencias,
• gestión del comercio electrónico, etc.

¿Qué se necesita para implementar un ERP?

Fase 1: el anteproyecto

📚 Realizar un estudio preliminar

Como en cualquier proyecto, primero pregúntate por qué quieres implantar o renovar la solución de gestión que utilizas actualmente. ¿Qué cuestiones abordará su aplicación?

Para definir tus objetivos en detalle, analiza para cada departamento de la empresa:

• Los procesos y tareas,
• los flujos de información,
• la colaboración entre departamentos,
• las herramientas que ya se utilizan, etc.

Esta fase de auditoría del proyecto facilita la identificación de necesidades y es la mejor manera de satisfacerlas; es decir, lo que se espera exactamente de la implantación del software ERP en tu empresa.

En cuanto a los objetivos del proyecto ERP, este debe poder integrarse en tu estrategia empresarial, contemplando todo tipo de aspectos: humanos, técnicos y financieros.

En efecto, un proyecto de ERP representa una inversión a largo plazo y una serie de costes para cualquier tipo de empresa. La auditoría permite garantizar la utilidad y la consecución de los objetivos de este proyecto para evitar que el mismo se desvíe.

👷‍♀️  Anticipar la gestión de riesgos

Cuando se quiere gestionar un proyecto de ERP es esencial poner en marcha la gestión de riesgos. ¿Cuál es el objetivo de esto? 👉  Identificar todos los acontecimientos que podrían tener un impacto negativo en el proyecto a lo largo de su vida o, incluso, amenazar su éxito. Identificarlos permite:

• Evitarlos mediante la vigilancia de los diversas causas que podrían conducir a su aparición.
• Prever un plan de acción para responder a ellos y así limitar las repercusiones en el proyecto.

💡  Para cada riesgo, analiza la probabilidad de que se produzca, las posibles consecuencias en el proyecto, el plan de acción para remediarlo y el referente encargado de aplicarlo en las mejores condiciones.

👫   Conformar un equipo

Una vez que se ha tomado la decisión de llevar a cabo un proyecto ERP, hay que formar un equipo de proyecto para estudiarlo e implantarlo. Estas dos o tres personas, encabezadas por un Director de Proyecto, serán los actores clave del proyecto.

Algunos consejos:

➡ Definir con precisión las funciones de cada persona.

➡ Componer un equipo pluridisciplinar: una persona del Departamento Técnico, con los conocimientos tecnológivos y una o dos personas de otros departamentos para garantizar el cumplimiento de las necesidades empresariales.

Este equipo de proyecto garantiza una gobernanza óptima del proyecto ERP.

✍   Elaboración de un pliego de condiciones

Las especificaciones técnicas y funcionales se utilizan para definir el alcance funcional de los sistemas integrados. Es el documento de referencia durante todo el proyecto.

Las especificaciones del ERP deben ser detalladas y lo más precisas posible. No se limita a expresar las necesidades, sino que:

• Proporciona toda la información clave sobre la empresa y sus problemas.
• Repite el análisis realizado en la fase anterior para presentar:
  • Los flujos,
  • los procesos,
  • las interacciones entre los servicios existentes,
  • los posibles bloqueos que puedan surgir.
• Enumera una por una las funcionalidades previstas y los beneficios que pueden aportar.

💡 Este documento es útil para el proveedor de servicios con el que va a trabajar y para garantizar una comunicación fluida y evitar sorpresas desagradables durante la implantación de la herramienta.

Fase 2: selección del software ERP

Ya sabes lo que buscas y las funcionalidades que necesitas: ahora es tiempo de elegir la herramienta.

Por ejemplo, analiza las opciones que tienes: ¿quieres basar tu software ERP en la nube o en un servidor local? 🤔 La realización de un estudio de mercado puede proporcionarte la respuesta a esta pregunta. Ten en cuenta que no solo estás eligiendo una herramienta, sino también expertos con los cuales trabajar.

Presta atención al soporte que se ofrece, si está únicamente disponible en la web y lo que el mismo incluye. He aquí una selección de software ERP en la nube para guiarte en tu elección 👉 7 mejores ERP en la nube.

Fase 3: el despliegue del sistema

🖥 Implantación de la solución ERP elegida

Por último, tiene lugar la instalación y despliegue de la herramienta ERP. Esto puede requerir la actualización de la infraestructura: la instalación de un servidor especializado para alojar todos los datos, por ejemplo, si se opta por un ERP de código abierto o propietario que se instale localmente.

Optar por un ERP SaaS, por ejemplo, te facilita la vida: tus datos están alojados en la nube y no tienes que preocuparte por el alojamiento. Tu proveedor de servicios se encarga de ello.

🔧   Probar la herramienta

Es necesario realizar una prueba de aceptación global de la herramienta para comprobar que realmente satisface todas las necesidades que se plantearon al inicio del proyecto.

Centralizar los comentarios de los usuarios para ajustar ciertos elementos y, si es necesario, resolver los problemas que puedan haber surgido.

La integración de un sistema ERP puede conllevar una serie de retos. No descuides la fase de prueba bajo ninguna circunstancia. Esto es lo que determina si la solución funcionará correctamente en la empresa.

Fase 4: el post proyecto

El éxito de tu proyecto también radica en la atención que le concedas a la fase posterior a la instalación y prueba, y sobre todo en el soporte que prestes a los empleados durante la transición.

Esto comienza con la capacitación de los usuarios. Esta etapa es más o menos larga en función de la complejidad de la herramienta, los conocimientos y la facilidad de uso de los usuarios.

A continuación, debes llevar a cabo un control sobre la puesta en marcha de los nuevos procesos y la nueva organización del trabajo. De forma previa, es importante haber compartido la información necesaria para el uso óptimo del sistema ERP.

Trabaja conjuntamente con tu proveedor de servicios y su equipo de soporte técnico para realizar los ajustes finales en las semanas o meses siguientes a la implantación. De este modo, podrás desarrollar la herramienta a medida que surjan nuevas necesidades o que la empresa crezca.

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Sistema ERP: 3 errores que hay que evitar y 3 factores clave de su éxito

Para empezar, he aquí algunos errores que debes evitar para garantizar el éxito de tu proyecto ERP:

• Las prisas por terminar el proyecto: es la mejor manera de tomar malas decisiones.
• Olvidar involucrar a todas las partes interesadas en el proyecto y comunicar su progreso.
• Descuidar la fase de adaptación: facilitar la adhesión de todos sus usuarios, recoger su retroalimentación, identificar sus puntos de bloqueo y darles los medios para adaptar sus usos a la nueva herramienta.

Para finalizar, nuestros últimos consejos:

1. Conforma un equipo de proyecto implicado que incluya a los usuarios clave desde el principio del proyecto; es decir, a los que conocen perfectamente la realidad operativa.
2. Asegúrate de negociar con la Dirección de la empresa la ejecución del proyecto antes de iniciarlo, si es que la voluntad no proviene de ella.
3. Aprovecha toda la experiencia de tu proveedor o integrador.