7 problemas de fabricación resueltos gracias al ERP

Cuanto más desarrollan sus actividades los fabricantes, más complejos se vuelven. Estas empresas se enfrentan a una serie de problemas de fabricación que no existían cuando se pusieron en marcha. Este artículo analiza siete grandes problemas de fabricación a los que se enfrentan tanto los grandes como los pequeños fabricantes y que amenazan con paralizar sus operaciones. También analiza cómo el software de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ayudar a resolverlos e impulsar el crecimiento de la empresa.

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Los 7 problemas de fabricación y sus soluciones

1. Utilización de sistemas de gestión históricos
2. Cumplimiento de las leyes y normativas internacionales
3. (Re)ingeniería de los procesos empresariales
4. El impacto de las fusiones y adquisiciones
5. Iniciativas de deslocalización y repatriación
6. Limitaciones de la infraestructura informática
7. Prácticas de colaboración inadecuadas

Problema nº 1: El uso de sistemas de gestión heredados

Ni que decir tiene que un gran número de medianas y grandes empresas ya existían antes de la creación de soluciones informáticas completas. Estas organizaciones funcionaban con múltiples soluciones informáticas que no estaban integradas, no eran rentables ni intuitivas, y que generaban grandes volúmenes de datos no estructurados. En la actualidad, los medianos y grandes fabricantes suelen considerar que estos ERP heredados no bastan para satisfacer sus complejas necesidades y los consideran obsoletos.

Aunque muchos usuarios están satisfechos con estos sistemas heredados, a las empresas les resulta cada vez más difícil mantenerlos. Sin embargo, quieren seguir utilizándolos y ampliarlos, ya que estas herramientas son especialmente estables, pero anticuadas y relativamente inflexibles. Además, hay relativamente pocos especialistas en software en el mercado, ya que las generaciones más jóvenes no parecen inclinadas a familiarizarse con las viejas tecnologías.

Para resolver esta situación se proponen dos estrategias. La primera consiste en revitalizar el software existente actualizándolo con nuevas interfaces, funciones y herramientas, e incorporando tecnologías más modernas. La segunda consiste en sustituir todos los sistemas heredados por software nuevo. Sin embargo, en las grandes empresas, incluso el cambio más pequeño puede tener consecuencias desastrosas para las operaciones.

Además, sustituir un sistema puede llevar tiempo. Durante este tiempo, las operaciones de una empresa pueden sufrir cambios significativos que afecten a las estrategias y enfoques generales de tecnología de la información (TI) de la empresa. Esto puede alargar considerablemente el plazo del proyecto y poner en entredicho la viabilidad del nuevo entorno empresarial. Todos los proyectos deben completarse lo antes posible, independientemente del tamaño de la empresa. Para las grandes organizaciones, esta tarea se hace aún más intensa y costosa.

Problema nº 2: Cumplimiento de las leyes y normativas internacionales

A medida que los fabricantes siguen desarrollando nuevos productos y ampliando sus actividades más allá de las fronteras, resulta cada vez más complicado cumplir las leyes y normativas locales e internacionales. Estas normas pueden afectar a todas las actividades principales de fabricación, desde las compras y la producción hasta la distribución y las ventas, la gestión de activos y los recursos humanos (RRHH).

Dado que las medianas y grandes empresas suelen estar presentes en varias regiones o países, tienen que cumplir las normas de la legislación aplicable, así como las diversas normas relativas a seguridad, finanzas, derechos de los empleados, etc. a nivel local, nacional y multinacional. Estas normativas están diseñadas con el objetivo general de proporcionar un entorno empresarial estimulante, exigiendo a veces la producción de bienes y servicios de calidad que no supongan ningún riesgo para los consumidores, la sociedad o el medio ambiente. Por supuesto, los distintos países aplican sus propias normativas. Incluso en países con normas de cumplimiento similares, existen diferencias entre normativas específicas, por ejemplo en cuanto a la presentación de documentos de seguridad o la información que debe incluirse en los informes contables.

Las normas de cumplimiento añaden una nueva capa de complejidad para las grandes multinacionales, que fabrican una amplia gama de productos o prestan múltiples servicios a sus clientes. Hay que almacenar y mantener la miríada de documentos de cumplimiento exigidos. Estos requisitos deben aplicarse y cumplirse, y las transacciones correspondientes deben ser verificables.

Para las organizaciones más grandes, también es importante que se elaboren normas, políticas y procedimientos internos, en consonancia con las normas de cumplimiento establecidas en la legislación pertinente. Aunque las normas internas suelen crearse teniendo en cuenta los requisitos reglamentarios, pueden ampliarse y modificarse en función de las especificidades, estrategias y normas, buenas prácticas y tradiciones de la empresa. Cabe esperar que las sucursales y subdivisiones de la organización cumplan estas normas.

Los fabricantes deben cumplir las normas y reglamentos gubernamentales que rigen la fabricación, el seguimiento y el almacenamiento de sus productos. Por tanto, los procesos empresariales deben diseñarse de acuerdo con la legislación y las normas aplicables. Es muy recomendable disponer de un repositorio central de documentos y normas de cumplimiento. Además, un sistema ERP puede ser una buena herramienta para integrar los procesos empresariales y los documentos correspondientes. Por otra parte, como las normas de cumplimiento suelen dividirse por sectores verticales de la industria y, en algunos casos, por nichos de mercado, tiene sentido que las medianas y grandes empresas consideren la posibilidad de cambiar a un nuevo sistema ERP, diseñado específicamente para su sector. Por lo general, este tipo de software vertical gestiona mejor y con más facilidad las cuestiones de cumplimiento que el software de uso general.

Problema nº 3: (Re)diseñar los procesos empresariales

Las medianas y grandes empresas manufactureras deben adaptarse continuamente al entorno cambiante en el que operan, definiendo nuevos flujos de trabajo y procedimientos y reestructurando los existentes. Cuanto más se desarrollen las organizaciones, más personas, activos y socios se verán implicados en los cambios impuestos por el mercado. No sólo se ven afectados los recursos y las finanzas de la empresa, sino que también se agrava la complejidad logística asociada a la definición, prueba y aplicación de nuevos procesos empresariales en distintas unidades.

En los últimos años, la facilidad de cambio en el entorno empresarial se ha convertido en una de las capacidades más importantes del software ERP para las empresas manufactureras, sea cual sea su tamaño o sector de actividad. Esta tendencia obedece a varias razones:

• En primer lugar, las empresas manufactureras generalmente necesitan ser capaces de ejecutar operaciones o transacciones a gran escala de diferentes maneras dependiendo de la geografía, las prácticas comerciales generalmente aceptadas en ciertos lugares, las regulaciones regionales, etc. Por tanto, el software debe ser técnicamente capaz de adaptarse a una amplia gama de procedimientos.
• En segundo lugar, las empresas manufactureras se enfrentan a menudo a cambios importantes en sus procesos. Para seguir siendo competitiva, una empresa debe ser capaz de adaptar rápidamente sus procesos a un entorno en constante cambio. Para las grandes empresas, esta tarea es especialmente difícil debido a la escala de la organización, el número de centros, procesos y usuarios. Por ello, la flexibilidad y la versatilidad son atributos esenciales del software que utilizan estas organizaciones. Otras características importantes son la facilidad de uso y una interfaz de usuario intuitiva, así como la lógica y la capacidad de modificar pantallas, documentos existentes y flujos de materiales.

Sin duda, cuanto más pueda adaptarse el sistema para reflejar la nueva realidad empresarial, más eficiente será. Además, las organizaciones que implantan un sistema ERP, dentro de una estructura empresarial planificada con precisión, facilitan el intercambio de ideas e información entre las distintas unidades y subdivisiones empresariales, lo que mejora las transiciones.

Problema nº 4: El impacto de las fusiones y adquisiciones

Las fusiones y adquisiciones son una forma de que las empresas crezcan y amplíen sus actividades empresariales. En el proceso, sin embargo, los dos grupos fabricantes tienen que integrar las operaciones de sus distintos departamentos, plantas o centros, que a menudo operan en idiomas y regiones diferentes y no utilizan los mismos procesos empresariales ni las mismas soluciones informáticas. Este proceso se complica aún más a medida que aumenta el tamaño de la empresa con la fusión. Las cuestiones que quedan sin resolver tras la fusión o adquisición pueden interponerse en el camino de todas las entidades.

Las fusiones y adquisiciones dan lugar a un gran número de decisiones muy importantes, y las relacionadas con el ERP generalmente tienen que ver con el software que se utilizará después de la transacción. La empresa de nueva creación puede optar por aceptar el sistema ERP existente y eliminar los anteriores, implantar un nuevo software ERP o integrar las aplicaciones existentes en ese momento. Aunque todas estas estrategias son viables, requieren un esfuerzo considerable por parte del departamento informático y otros expertos en la materia, y su implantación puede llevar varios meses o años.

El objetivo de las fusiones y adquisiciones es conseguir mejores resultados financieros, obtener sinergias de las actividades empresariales, desarrollar productos más eficaces y gestionar mejor los costes globales de la empresa (economías de alcance y economías de escala). Sin embargo, estos objetivos no son fáciles de alcanzar desde el punto de vista de la ERP. También en este caso, el gran tamaño de la empresa supone un reto. Para optimizar la eficacia de los procesos y desarrollar todo el potencial del sistema ERP, es necesario estudiar detenidamente los procesos empresariales y seleccionar sólo los más eficaces. Dado el gran número de procesos que hay que analizar, reconfigurar el modelo de negocio puede llevar meses o incluso años. Además, la organización tardará años en resolver los problemas técnicos, de implantación y de integración que inevitablemente surgirán cuando el sistema esté listo para su uso.

Para satisfacer los requisitos de fusión y adquisición de grandes grupos, un sistema ERP debe ser lo suficientemente flexible como para integrarse con otras aplicaciones, incluidos otros sistemas ERP. También debe poder modificarse fácilmente para adaptarse a la estructura y los procesos empresariales que reflejen la realidad de la empresa.

Problema 5: Iniciativas de deslocalización y repatriación

En un esfuerzo por reducir los costes de producción, las empresas siguen trasladando algunos de sus centros de producción a países con costes laborales más bajos. Los fabricantes cuyas sedes y filiales o fábricas están situadas en distintos continentes pueden tener dificultades para gestionar determinadas actividades, sobre todo en lo que respecta al control de calidad y los plazos de entrega.

Para reducir los costes de producción y triunfar en un entorno global altamente competitivo, las empresas necesitan construir sólidas redes de transporte y logística que apoyen el abastecimiento, la fabricación y la distribución de sus productos. Todo el sector de la logística se ha reconfigurado para satisfacer las necesidades de transporte y entrega de los agentes internacionales.

La externalización global ha permitido a los fabricantes liberarse de la "ansiedad y preocupación" de fabricar productos, lo que requiere competencias en planificación de la fabricación, supervisión de talleres y gestión del personal de ventas.

La tecnología de la información ha desempeñado un papel importante. El desarrollo explosivo y la disponibilidad de la tecnología de la información, en general, y específicamente del software ERP, la gestión de la cadena de suministro (SCM) y las herramientas de comunicación por Internet, han hecho realidad la externalización global.

Sin embargo, la externalización global ha planteado considerables problemas macroeconómicos, tanto para los países desarrollados, en términos de desequilibrios en los presupuestos comerciales y pérdida de capacidades e instalaciones de producción, como para los países en desarrollo, con ciudadanos destinados a integrarse en plantillas de bajo coste. Las organizaciones que externalizan su fabricación se enfrentan a numerosos retos:

• aumentos inesperados de los costes logísticos, de calidad y de gestión general
• una reducción significativa de la calidad de los bienes y productos externalizados
• respuesta inadecuada a cambios en la demanda y problemas de calidad debido a cadenas de suministro lentas y engorrosas
• dificultades inherentes a la gestión de centros de fabricación en terceros países

Por ello, un gran número de empresas internacionales y regionales ya han empezado a modificar sus estrategias de fabricación y subcontratación. La respuesta obvia a estos retos es acortar las cadenas de suministro y acercar la fabricación de determinados productos a los clientes, aplicando al mismo tiempo modernas tecnologías de la información y la gestión. El nuevo entorno moderno, ágil y orientado al valor para las medianas y grandes empresas implicaría, por tanto

• reforzar las relaciones entre las empresas de una misma cadena de suministro
• acortar considerablemente los plazos de producción y entrega
• atraer recursos humanos mejor formados y orientados a los resultados
• reducir considerablemente los stocks
• aplicar nuevos métodos y tecnologías de fabricación (fabricación inteligente o fabricación 4.0).

Para lograrlo, los fabricantes tendrán que implantar procesos que antes se externalizaban o gestionaban en el extranjero. Por lo tanto, los sistemas ERP y de control de taller tendrán que ser potentes y capaces de soportar estos procesos y los grandes volúmenes de datos de fabricación asociados, y ser capaces de integrarse con soluciones ERP de proveedores y socios dentro de las cadenas de suministro.

Cuando las cadenas de suministro de fabricación son más sencillas, más cortas y, en general, más transparentes, se pueden eliminar la mayoría de los elementos superfluos y simplificar el software. Muchos sistemas de gestión de la cadena de suministro pueden sustituirse por un único sistema ERP que sea lo suficientemente potente, ágil y escalable como para gestionar el gran volumen de datos y eventos asociados a las cadenas de suministro y los procesos de distribución. Una empresa obtendrá mejores resultados si es capaz de reaccionar inmediatamente a los cambios en la demanda, modificando los materiales, ajustando los procesos de fabricación y entregando los productos acabados en cuestión de horas en lugar de semanas o meses.

Problema nº 6. Los límites de las infraestructuras informáticas

Aunque las soluciones de software que se ejecutan en la nube pueden ofrecer ventajas sobre los sistemas locales, las grandes empresas suelen enfrentarse a limitaciones debido a su tamaño, la escala de su negocio y las importantes inversiones realizadas en soluciones implantadas anteriormente.

Las empresas manufactureras requieren infraestructuras físicas, independientemente del tipo de software, modelo de entrega, especificaciones técnicas, etc. que utilicen. Las medianas y grandes empresas no están dispuestas a abandonar sus infraestructuras informáticas, ya que han invertido muchos recursos financieros y tiempo en instalarlas. Por ello, su estrategia suele consistir en conservar determinados componentes técnicos y sustituir progresivamente los equipos obsoletos o que no funcionan.

No obstante, estos fabricantes disponen de infraestructuras muy sofisticadas. Estas empresas utilizan con frecuencia una miríada de soluciones informáticas para satisfacer sus necesidades en materia de contabilidad, gestión de las relaciones con los clientes (CRM), recursos humanos, inteligencia empresarial, diseño y gestión del ciclo de vida de los productos, y otros ámbitos. También utilizan protocolos de red, sistemas operativos, bases de datos, servidores de mensajería y web, etc.

Los servicios informáticos utilizados en la fabricación se componen generalmente de varias operaciones realizadas por personal interno y por proveedores externos. Aunque las empresas medianas y grandes cuentan con expertos en TI, la mayoría ha optado por externalizar algunas de sus funciones de apoyo y operaciones de mantenimiento.

Problema 7. Prácticas de colaboración inadecuadas

Dado que las operaciones de los fabricantes medianos y grandes suelen ser complejas e implican a un gran número de empleados y socios externos, la colaboración desempeña un papel clave en la simplificación de sus actividades. Las prácticas de colaboración internas y externas tienen un impacto directo en las actividades de las empresas manufactureras. También existen herramientas para obtener feedback (tanto interno como externo) con el fin de mejorar el servicio al cliente, el desarrollo de productos u otras áreas de negocio.

Aunque la mejora de la comunicación interna, basada en las redes sociales, y el aumento de la colaboración con los socios comerciales pueden impulsar la eficiencia operativa, pueden plantearse problemas de confidencialidad y seguridad.

Sin embargo, las medianas y grandes empresas manufactureras rara vez tienen estrategias y políticas de colaboración bien definidas. Los proveedores de software ERP responden cada vez mejor a estas necesidades, pero no siempre ofrecen herramientas sociales y de colaboración.

Las redes sociales no sólo son una herramienta popular y ampliamente utilizada, sino también una fuente de información rastreable, verificable y potencialmente valiosa para las empresas de fabricación, y un canal de comunicación directa con los clientes. Desde las comunidades de usuarios finales hasta los datos no estructurados disponibles en Twitter y Facebook, las organizaciones pueden recabar opiniones de los consumidores sobre sus productos y servicios. Estas opiniones pueden utilizarse con diversos fines:

• Mejorar la calidad de los productos
• Diseñar nuevos productos
• Mejorar la experiencia del cliente
• Mantenerse al día de los cambios en el comportamiento de compra de los clientes

La colaboración puede ser el factor diferenciador entre una empresa de éxito y sus competidores. Establecer amplias redes de colaboración puede permitir a un grupo fabricar productos más innovadores, operar con mejores procesos y contar con empleados más eficaces. Una cultura de intercambio de ideas e información, con las herramientas y procesos adecuados, puede impulsar la productividad de los empleados, con el consiguiente impacto en el crecimiento de la empresa.

La colaboración puede implicar a socios, o incluso a comunidades de usuarios, clientes potenciales y clientes.

Las medianas y grandes empresas manufactureras deben aprovechar las herramientas de colaboración y las redes sociales para mejorar el rendimiento general de la empresa. Primero deben abordar los siguientes retos:

1. Una cultura de colaboración no es algo que las empresas puedan construir rápidamente y sin esfuerzo. Puede requerir que las actividades empresariales queden en suspenso y puede incomodar a los empleados menos inclinados a adoptar herramientas de colaboración. Sin embargo, los enfoques recientes de la colaboración interna, incluidas las herramientas de colaboración social, son capaces de sustituir por completo las prácticas convencionales de interacción empresarial del correo electrónico y las llamadas telefónicas, sobre todo si estas herramientas se integran con el ERP y otros sistemas utilizados por la empresa.
2. La mayoría de los proveedores ofrecen servicios que pueden ayudar a los clientes a entender cómo utilizar las redes sociales y las herramientas de colaboración. Cuando se trata de diseñar e implantar infraestructuras y procesos empresariales de redes sociales y colaboración, los proveedores de ERP tienen dificultades para definir una forma coherente de ayudar a sus clientes con las redes sociales. A menudo es necesaria la intervención de consultores externos.
3. Cada proveedor tiene su propio enfoque de las redes sociales y la colaboración. Mientras que la colaboración siempre ha existido en el mundo empresarial -generalmente de manera informal-, las redes sociales son relativamente nuevas y los profesionales las siguen considerando una herramienta de entretenimiento.
4. Integrar las redes sociales en el software que utilizan las empresas puede ayudar a los fabricantes a resolver sus problemas. La integración directa de las redes sociales y las herramientas de colaboración en las soluciones de software de ventas y CRM permite a las empresas obtener información directa de sus clientes, que puede mejorar u orientar el desarrollo de productos, y mantenerlas en contacto con ellos durante todo el ciclo de vida del producto. Además, los canales de comunicación directa con el cliente afectan a las cadenas de suministro existentes y pueden transformarlas en cadenas más ágiles y centradas en el cliente.

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Conclusión

La implantación de un sistema ERP moderno en empresas de fabricación a gran escala puede ayudar a las medianas y grandes empresas de fabricación a afrontar muchos retos, desde el cumplimiento de las normativas hasta las herramientas de comunicación interna. Debido a la creciente competencia, los fabricantes no pueden permitirse el lujo de utilizar sistemas rígidos y engorrosos que resultan extremadamente difíciles y lentos de instalar, configurar y modificar. Existe una demanda real de software que pueda soportar operaciones de fabricación diversas y geográficamente dispersas, sin dejar de ser relativamente sencillo, ágil y fácil de instalar y transformar. Estos sistemas también deben demostrar una lógica intuitiva, ser fáciles de aprender y adaptarse a usuarios de países, entornos informáticos y culturas muy diferentes. El uso de estos sistemas ERP también permitirá a los grandes y medianos fabricantes seguir desarrollando y produciendo bienes y servicios de calidad y garantizar su crecimiento, al tiempo que hacen frente a los cambios en sus infraestructuras empresariales y de TI y se adaptan a los requisitos cambiantes y complejos del entorno empresarial dinámico y colaborativo actual.