Los 5 principales retos de la implantación de un sistema ERP
Los programas informáticos de planificación de recursos empresariales (ERP) y similares se utilizan en empresas de todos los tamaños y tipos desde hace varios años. Incluso las pequeñas empresas y las empresas familiares se han sumado a la tendencia general y han implantado software ERP, aprovechando las soluciones especialmente diseñadas para pequeñas empresas por los proveedores de ERP.
La tendencia ERP se ha hecho tan fuerte que la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYME) han implantado una solución ERP (algunas de ellas dos o más). Pero aunque el uso de ERP es normal y está muy extendido en la mayoría de las empresas hoy en día, cualquier nueva implantación supone un reto, ya que cada organización es diferente y tiene sus propias necesidades, expectativas y procesos.
TEC trata con muchas empresas que optan por implantar soluciones ERP. En este artículo, analizaremos los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones que se embarcan en la implantación de un ERP.
Aunque los problemas de implantación varían en función de una serie de factores, los principales retos encontrados son los mismos en todos los países y para empresas de distintos tamaños. He clasificado los problemas en orden ascendente según el grado de "enredo".
1. El problema de la selección
Supongamos que una empresa ha decidido, por diversas razones, lanzar un proyecto para implantar un sistema de información de gestión. Las primeras cuestiones a las que se enfrentan los directivos son el tipo, el tamaño y el alcance del sistema que necesitan, y la elección de la solución más adecuada entre los cientos de opciones de software empresarial disponibles en el mercado.
No existe una respuesta única para encontrar lo que se necesita y hay muchos factores a tener en cuenta, además del tamaño, el alcance y el tipo, como el precio y la funcionalidad específica (a menudo hay cientos o incluso miles de características y funciones para cada paquete de software que deben considerarse en términos de prioridad y utilidad).
Muchas empresas pueden considerarse inmunes a este reto, pues ya han reflexionado sobre sus necesidades y lo que esperan de un nuevo sistema. Tenga cuidado de no sacar conclusiones precipitadas sin una buena preparación, porque la elección de un nuevo sistema de software, especialmente uno que abarque toda la empresa como un sistema ERP, es una de las decisiones más complejas e importantes que tomará su empresa. La selección de soluciones ERP debe tomarse muy en serio, ya que define la estrategia de una empresa durante al menos 6 a 10 años y, sin duda, tiene un gran impacto en su éxito futuro. Existe un amplio sector de investigación y consultoría de software empresarial para satisfacer las necesidades de las empresas que se enfrentan al problema de seleccionar su software por primera (¡o segunda o tercera!) vez. Por ejemplo, TEC, Technology Evaluation Centers, dispone de una serie de programas de selección de software a disposición de las empresas que inician su proceso de selección de soluciones ERP.
2. Cuestiones técnicas
La elección de un paquete de software es importante, pero no es el último obstáculo en el espinoso camino para conseguir que todo el sistema (software y hardware, servidor y usuarios) funcione y aporte valor a la empresa. Otra parte del problema de la implantación está relacionada con el aspecto técnico del proyecto.
Es más que probable que haya que revisar los servidores y estaciones de trabajo para adaptarlos al nuevo sistema, y pedir, comprar y sustituir otros más modernos. También habrá que analizar la red interna y actualizarla si es necesario, y tener en cuenta la velocidad y el ancho de banda del acceso a Internet existente, así como cualquier problema con los dispositivos móviles en uso.
Si se subestiman estas necesidades, pueden influir significativamente en el resultado global del proyecto (y retrasar la alegría de ver el nuevo sistema finalmente en marcha y funcionando como se pretendía), o plagar las primeras semanas (o incluso meses) de uso del nuevo sistema con un rendimiento reducido, provocando una ralentización del ritmo de negocio.
Sin embargo, el cambio en los modelos de entrega en los últimos años ha provocado un cambio en la forma en que los ERP y otros tipos de software organizativo se ponen a disposición de los usuarios.
Se ha puesto a disposición un gran número de opciones "como servicio" y en la nube, que ofrecen infraestructura alojada, almacenamiento de datos y servicios de software, minimizando el coste y los quebraderos de cabeza de las aplicaciones, el hardware, la red y los problemas de almacenamiento. Estas opciones incluyen el software como servicio (SaaS), la plataforma como servicio (PaaS) y la infraestructura como servicio (IaaS).
Con un entorno técnico in situ, todo se aloja en las instalaciones de la empresa: aplicaciones, servidores, redes y soluciones de software. Con la opción "como servicio" o en la nube, los datos, el middleware, las redes, el hardware y las aplicaciones pueden alojarse dentro o fuera de las instalaciones, según el modelo de servicio elegido.
Por ejemplo, SaaS permite a las empresas ejecutar una aplicación de software alojada fuera del sitio, normalmente a través de una interfaz de red como un navegador web, pero pueden o no optar por asociar sus datos a la aplicación de software fuera del sitio. Para más información sobre las opciones "como servicio" o en la nube, le invito a leer Back to basics: Cloud Computing 101.
En resumen, los modelos de entrega en la nube o alojados pueden hacer que la implantación sea mucho más fácil y barata que con una solución in situ, pero el uso de software "como servicio" requiere una vigilancia extrema en lo que respecta a la seguridad de los datos y la personalización del software, entre otras cosas. Los riesgos deben considerarse cuidadosamente antes de tomar una decisión sobre qué modelo de entrega seguir.
En la actualidad hay muchas más opciones que en el pasado, y las organizaciones inteligentes considerarán todas las opciones y determinarán los requisitos técnicos por adelantado, para que no haya sorpresas desagradables por el camino. Encuentre una visión general del panorama actual del mercado de opciones de ERP en la nube en la Guía del comprador de ERP en la nube para la industria manufacturera 2016 de TEC.
3. Problemas con la calidad de los datos
Este problema es particularmente sintomático de las empresas que implementan una solución ERP por primera vez y transfieren sus datos tradicionales al nuevo sistema desde hojas de cálculo Excel, registros manuales o aplicaciones heredadas dispares. Básicamente, el problema es que los datos antiguos que se han utilizado y almacenado durante años pueden, por muchas razones, parecer aproximados o incluso incorrectos en la nueva realidad ERP. De hecho, según nuestros estudios, sustituir un sistema heredado y consolidar soluciones dispares son los dos mayores retos a los que se enfrentan las empresas.
Por ejemplo, tomemos esta situación de mi experiencia laboral anterior (durante un proyecto de implantación de ERP para una empresa mediana de fabricación de metales): en mitad del proyecto, convertimos las listas de materiales (BOM), las rutas y las tarifas horarias aplicadas existentes al nuevo sistema y descubrimos que los nuevos plazos de entrega de los productos superaban los reales en un factor de dos o más.
Con el tiempo suficiente asignado a la fase de conversión durante la planificación del proyecto, tuvimos tiempo de corregir los datos poniendo a ingenieros y analistas a trabajar a tiempo completo durante unos meses y modificando el plan de implantación. Pero incluso así, el proyecto se retrasó dos meses. Así que ten cuidado con la información antigua, ya que puede no reflejar la realidad actual, y haz siempre pruebas "piloto" de las salidas del nuevo sistema utilizando los datos existentes antes de convertirlos o transferirlos al nuevo sistema.
4. Cambios en la filosofía de la empresa
La implantación de un ERP conlleva cambios significativos en el modelo de negocio convencional de una empresa y en las prácticas cotidianas que ha utilizado durante años o incluso décadas. Eche un vistazo a estos ejemplos de cambios probables en los procesos empresariales con un nuevo ERP:
- El nivel de responsabilidad de algunos empleados aumenta drásticamente, ya que el nuevo sistema hace más difícil (a veces imposible) corregir datos erróneos o erratas;
- Es necesario establecer nuevos enfoques para la elaboración de informes y la extracción de datos y, por tanto, nuevos principios y prácticas de gestión;
- Los modelos de negocio y los procesos operativos pueden requerir cambios masivos debido a las nuevas capacidades en tiempo real y a la disponibilidad de los datos.
Estos son sólo algunos ejemplos de cómo las empresas pueden transformarse de forma seria y significativa tras implantar un ERP. Siguiendo ideas y diseños sólidos y con visión de futuro a la hora de implantar un ERP, sin duda es posible obtener un rendimiento mucho más apreciable que simplemente cambiando el formato de los datos o actualizando la interfaz de usuario. Es un verdadero reto, pero al mismo tiempo, es una excelente oportunidad para renovar el negocio y aportar nuevas ideas dibujando los contornos estratégicos para el futuro de su organización.
5. Cuestiones culturales y de gestión del cambio
Este es el problema más difícil de resolver. Es fácil olvidar que el éxito de un sistema informático depende fundamentalmente de sus usuarios. El sistema en sí es una entidad no viva y lógica que sigue los pasos y procesos programados, pero los usuarios del sistema son seres humanos acostumbrados a procedimientos anteriores, con un software que funcionaba de una manera determinada, y a los que les resultará más difícil cambiar a una nueva forma de hacer las cosas, sobre todo si el beneficio de los nuevos métodos no es inmediatamente obvio o inminente. Esta es la peor pesadilla del gestor de proyectos ERP, derivada de los hábitos de los usuarios y de su forma de entender lo que es bueno para la empresa en general y para el usuario en particular. "Siempre ha sido así, incluso mucho antes de que usted llegara", "No creo que funcione", "No funcionará en mi PC", "Hablaré con el director general sobre este sistema" o "Usted no entiende cómo debería funcionar esto": estos comentarios deberían resultar familiares a cualquiera que haya intentado alguna vez implantar un nuevo sistema o cambiar los requisitos de los usuarios. I Es realmente difícil describir o categorizar los posibles problemas que pueden surgir cuando se implanta un nuevo sistema de software empresarial. De hecho, puede surgir casi cualquier problema. Por desgracia, es difícil aceptar los cambios sin ver sus ventajas y, si no toma medidas para ayudar a sus empleados a conocerlas antes de implantar el software, probablemente se arrepentirá más tarde. Yo recomendaría intentar anticiparse a estos problemas en la fase de planificación para reducir el posible impacto negativo de los usuarios reacios. Además, implicar a los distintos grupos y categorías de usuarios del sistema con suficiente antelación a la fecha de inicio del proyecto y hacerles partícipes de la implantación ayudará a fomentar el "cambio de mentalidad" necesario entre sus empleados para que la implantación sea un éxito. Considere la posibilidad de seguir estos pasos para informar e implicar a los empleados antes, durante y después de un proyecto importante de implantación de software:
- Informe a todos los empleados de los hitos del proyecto a medida que éste avanza.
- Establezca canales de comunicación exclusivos para las opiniones de los empleados
- Anime a los empleados a generar nuevas ideas y sugerencias
- Organice sesiones de formación interesantes y prometedoras
- Destaque los mejores logros del usuario en la formación con el nuevo sistema informático
Los empleados de todos los niveles deben convertirse en aliados del equipo del proyecto ERP para cada nueva implantación, ya que ignorar la experiencia y las preocupaciones de los usuarios pone en peligro el éxito de todo el proyecto y puede acabar con cualquier participación significativa.
Planificar con éxito la integración del ERP... Difícil, pero merece la pena
Como todos los proyectos empresariales, la implantación de software requiere planificación y seguimiento para garantizar el éxito y minimizar los problemas. Resolver los cinco retos anteriores puede ayudar a planificar los pasos y garantizar que se abordan todos los posibles problemas antes de implantar el software. Si aborda los retos y se asegura de haber actuado con la diligencia debida, se sentirá seguro a la hora de implantar el software empresarial y mantendrá los costes y los plazos lo más bajos posible.
Si es la primera vez que su empresa implanta un ERP, consultar a una empresa especializada hará que el proceso sea mucho más sencillo y fácil. TEC ofrece sistemas de seguimiento de la implantación y un programa de acreditación (informes basados en comprobaciones de referencias de clientes) para ayudar a las empresas a elegir un socio de implantación de software o un proveedor de servicios en función de sus necesidades. TEC también puede proporcionar plantillas y mejores prácticas basadas en un enfoque probado para garantizar que la gestión del cambio no interrumpa las operaciones empresariales cotidianas.
Artículo traducido del francés