Elegir su ERP: ¿un quebradero de cabeza? No tanto si tiene en cuenta los fundamentos actuales.
¿Qué está en juego?
Para muchas PYME, elegir un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es una decisión muy estresante. Siempre hay mucho en juego, tanto a corto como a largo plazo. Una elección equivocada puede incluso meter a una empresa en serios problemas. La oferta actual de soluciones ERP es muy amplia y diversa.
¿Debe optar por un ERP generalista o especializado? ¿Instalado localmente o en la nube? ¿Debe optar por un proveedor "grande" y consolidado o por uno nuevo y más ágil? ¿Debe dirigirse directamente al proveedor de la solución o recurrir a un integrador? ¿Debe elegir un ERP monolítico completo o una solución más modular? ¿Cuál es el presupuesto adecuado?
Todas estas preguntas son legítimas. Para intentar responderlas, he aquí algunos aspectos fundamentales que conviene tener en cuenta durante la fase de selección.
¿Qué presupuesto debe asignarse al proyecto?
No hay reglas a este respecto, según se trate de una inversión a corto o largo plazo. Una solución escalable y sostenible en el tiempo suele ser más cara que una solución más fija.
Elegir una solución basándose en un presupuesto absoluto suele ser un error, porque es una visión cortoplacista. Hay que pensar en términos de retorno de la inversión , en términos de aumento de la productividad y en términos de capacidad de la solución para apoyar a la empresa a medida que se adentra en otras áreas de negocio y crece. Esto puede resumirse bajo el término "AGILIDAD ", que se ha convertido en un fundamental esencial ante los cambios cada vez más rápidos del modelo empresarial.
También conviene recordar que equivocarse al elegir al licitador más barato (25% de los casos) supone una triple penalización:
Comprar la 1ª solución, comprar la 2ª solución, triplicar el tiempo dedicado al proyecto (¡se dedica el doble de tiempo a la primera solución para intentar mantenerla y evitar una declaración de fracaso!).
Con la llegada del modelo de negocio y de tecnología Saas (alquiler de software), hay que tener en cuenta dos presupuestos distintos: el presupuesto para poner en marcha la solución y el presupuesto anual para utilizar el software y actualizarlo. Muy a menudo, el cliente se fija mucho en el alquiler recurrente y elige la oferta más baja. En la conservadora cultura francesa, la informática sigue considerándose una inversión amortizable (capex) y no un gasto (opex)... Esto podía ser comprensible hace 10 años, pero ya no con el desarrollo constante y muy rápido de las nuevas tecnologías. El presupuesto recurrente es y debe ser utilizado para cubrir estos desarrollos continuos.
SaaS o solución local: ¿sigue siendo un dilema para algunos?
En 2020, más del 80% de los nuevos proyectos ERP estarán abiertos al modelo SaaS, mientras que hace 10 años, ¡este modelo se solicitaba en menos del 20% de los casos!
Hoy en día, con unos mercados que cambian cada vez más rápido como consecuencia de la globalización, la aparición de nuevos modelos de negocio y, más recientemente, el auge del SaaS, está claro que el modelo SaaS es el camino a seguir.Con la globalización, la aparición de nuevos modelos de negocio y, más recientemente, el auge del teletrabajo a raíz de la crisis de los Covid-19, el modelo on-premise ha recibido una paliza: Estático, poco ágil, con muchas funcionalidades específicas difíciles de mantener en el tiempo y que envejece mal porque las actualizaciones son demasiado escasas. No es raro ver soluciones on-premise que llevan 10 o incluso 15 años sin actualizarse. Las consecuencias son claras: la productividad de la empresa cae en picado y deja de estar adaptada a las exigencias actuales. Los empleados dedican mucho tiempo a tareas que podrían automatizarse fácilmente con las nuevas soluciones (entradas múltiples, búsqueda de información, tediosa consolidación de cifras, etc.).
En general, este problema de actualización se resuelve mucho mejor en un modelo SaaS, por las siguientes razones:
- El núcleo del software está centralizado en un servidor,
- Las actualizaciones en los puestos de trabajo de los usuarios son procesadas automáticamente por los editores de los navegadores (Chrome, IE, etc.) en el caso de una solución desarrollada de forma nativa utilizando tecnologías web.
SaaS es bueno, ¡pero multi-tenant es aún mejor!
Privilegie las soluciones/aplicaciones multi-tenant siempre que sea posible.
Se dice que una aplicación es multiusuario cuando todos los clientes de la solución utilizan la misma versión : la última actualización... Por ejemplo, las aplicaciones que utiliza en su smartphone son verdaderas aplicaciones multiusuario: se actualizan regularmente y las funcionalidades evolucionan constantemente para todos los usuarios al mismo tiempo. La comunidad de usuarios participa en estos desarrollos.
Las soluciones ERP multitenant siguen siendo poco frecuentes en el mercado, porque obligan a los editores que adoptan este modelo en el marco de su estrategia de investigación y desarrollo a adoptar una disciplina extremadamente rigurosa para responder a las peticiones específicas de las empresas clientes. Como cada empresa es única, no es raro tener que atender peticiones específicas. Hay dos maneras de abordarlas: o bien se desarrollan estas nuevas funcionalidades fuera del software de base (y esto es menos costoso a corto plazo), o bien estas especificidades se tratan en modo "universal" en el software de base y esto es menos costoso a largo plazo.modo "universal" en el software de base, y las especificidades en cuestión se convierten entonces en parámetros específicos para este cliente, alimentando así la nueva norma que se está ampliando. Este último caso es el de la filosofía multitenant: más costosa a corto plazo, pero mucho menos a largo plazo...
Intrínsecamente, estas soluciones multi-tenant sólo pueden ser implantadas por editores de software que integran ellos mismos la solución para sus clientes (o por un número muy limitado de socios integradores).
Por regla general, los integradores puros no tienen acceso al código fuente del editor.
Estas soluciones multiusuario presentan verdaderas ventajas estratégicas para quienes las utilizan:
- La I+D del editor beneficia sistemática y regularmente a todos los clientes
- Los desarrollos solicitados por un cliente existente o por un cliente nuevo benefician a toda la comunidad de clientes: es un modelo mutualista.
- Todos los desarrollos (nuevas funciones) se capitalizan en beneficio de todos los clientes. En este caso, ¡podemos hablar de sostenibilidad programada!
- Las actualizaciones son frecuentes (al menos 6 veces al año) y compatibles entre todos los clientes.
- Las actualizaciones son gratuitas (incluidas en la suscripción).
- La solución es resistente a los cambios continuos, por lo que ya no es necesario renovar el ERP (cada 7-10 años) y dedicar muchos recursos internos a gestionar estas transiciones/migraciones.
¿Sigo necesitando estar cerca de mi proveedor?
Para responder a esta pregunta, tenemos que poner el nuevo modelo SaaS en perspectiva.
Lo que podía ser relevante en la era on-premise ya no lo es realmente en la era SaaS, porque toda la infraestructura está externalizada.
Por otra parte, en cuanto ya no existe esta proximidad geográfica, hay que validar la muy buena disponibilidad del soporte o de la Hot-Line antes de elegir un proveedor. Puede comprobarlo fácilmente llamando a los clientes de la solución.
¿Debo optar por un desarrollo específico o estándar?
Es una cuestión bastante clara, si está de acuerdo con los argumentos anteriores y, en particular, con las virtudes del modelo multiinquilino. Por supuesto, hay que optar por la solución más estándar posible. Hay muchas razones para ello:
- Minimización de los costes de implantación
- Menos errores de puesta en marcha
- Ahorro de tiempo de implantación
- Estabilidad de la solución estándar
- Mayor facilidad de actualización
En resumen y como conclusión
El presupuesto del sistema de información de una empresa ya no debe considerarse como una inversión puntual, sino como una carga recurrente para financiar la evolución tecnológica permanente y poner fin a los ciclos traumáticos y largos de revisión del sistema informático (5-7 años). En orden descendente de resistencia y durabilidad de las soluciones frente a cambios tecnológicos muy rápidos, no dudo en situar el modelo Saas multiinquilino en el primer puesto, el modelo Saas en el último y el modelo on-premise en el último.
Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.
Artículo traducido del francés