¿Qué elegir entre ERP y aplicaciones especializadas?
¿Su empresa crece año tras año y acumula software que no se comunica entre sí? ¿Quizá tiene una necesidad repentina y combinada en relaciones con los clientes, gestión de proyectos, recursos humanos y otras áreas? Entonces se plantea la cuestión de poner en común sus soluciones de software para aumentar la productividad. Lea todos nuestros consejos sobre el uso de ERP.
Es un nodo crítico en la evolución de su empresa, que le hará más eficaz o, por el contrario, frenará su desarrollo. Hace sólo 5 años, no había duda: la solución ideal era el ERP. Ahora la elección es menos obvia con la proliferación de soluciones SaaS (Software as a Service) que cubren todas tus necesidades y se comunican entre sí de forma nativa... Casi como una aplicación ERP, por así decirlo.
Seguimos hablando de ERP en 2016?
Sí... Pero las cosas han cambiado mucho. Para entenderlo, tenemos que volver a los fundamentos del ERP. Un ERP es un conjunto de módulos especializados (RRHH, finanzas, gestión comercial, etc.). Funcionan sobre una base de datos única que garantiza el intercambio, la actualización y la trazabilidad de los datos entre todos los módulos del sistema. La aplicación ERP cubre la mayor parte de las necesidades de la empresa y constituye la totalidad de su sistema de información. La ventaja fundamental de un ERP es que puede realizar un seguimiento de todas las operaciones, desde los presupuestos hasta los informes financieros.
Los ERP de los que hablamos son los publicados por Oracle, SAP y otros actores históricos. Ahora se cuestionan por su elevado coste (varios cientos de miles de euros sin contar los costes de mantenimiento), su falta de colaboración y su incapacidad para tener en cuenta las necesidades de movilidad.
En 2016, el ERP adopta una forma más ligera. De hecho, a veces se denomina software de gestión empresarial. Aunque los fundamentos siguen siendo los mismos, las nuevas soluciones como IOvision y Fitnet Manager se benefician de las ventajas del SaaS: licencias mensuales de bajo coste, costes de instalación reducidos, posibilidad de compartir conocimientos más allá de los procesos empresariales y acceso muy seguro desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
¿Por qué software especializado?
Las aplicaciones en línea o software en modo SaaS han alcanzado ya un nivel de madurez que les permite ser utilizadas por PYME y grandes grupos. Estas soluciones, accesibles a través de un navegador web, son abiertas. Casi todas ofrecen API (Interfaces de Programación de Aplicaciones) que les permiten comunicarse entre sí. Así que puede elegir su CRM, su software de presupuestos y facturación, su software de gestión de proyectos, y hacer que todos ellos se comuniquen entre sí. Hará estimaciones basadas en los clientes de su CRM y luego ejecutará los proyectos en cuanto se hayan facturado.
Ese es el principio.
En realidad, todavía no es fácil encontrar un conjunto de aplicaciones en línea que se adapte a sus necesidades y, además, se integre de forma nativa y perfecta entre sí. Sin embargo, el futuro del SaaS especializado va en esta dirección, y a menudo es posible negociar el desarrollo de una pasarela con los editores o hacerlo internamente.
Lo mejor de dos mundos
Tomado de forma independiente, el software especializado suele tener a su favor la sencillez de uso y la agilidad. Muchas soluciones SaaS se "conectan" a aplicaciones multifuncionales como suites de productividad (o suites ofimáticas). El ejemplo más probado es Salesforce, Zoho CRM, Sellsy y otros CRM en línea se conectan a Google Apps para integrar las conversaciones y citas por correo electrónico con la gestión de cuentas en el CRM. Estas son algunas de las ventajas de esta elección:
- Experiencia empresarial : los CRM, al igual que los programas de facturación, presupuestos, contabilidad, gestión documental, etc., son diseñados y mejorados por editores especializados que recogen a diario las opiniones de sus clientes. Además, se enfrentan a una dura competencia que sube constantemente el listón. Son los clientes quienes se benefician.
- Apertura: para hacer frente a la competencia, los proveedores de SaaS tienen que demostrar que pueden adaptarse a los cambios en las necesidades de sus clientes. Por eso, casi todos ellos disponen de API que pueden conectarse a cualquier otro SaaS. Algunas aplicaciones en línea ofrecen conectores nativos a otras aplicaciones con nombre propio.
- Colaboración y movilidad: las aplicaciones SaaS especializadas integran cada vez más chat, documentos compartidos y notificaciones. Los editores también se esfuerzan por ofrecer una aplicación para iPhone o Android, o al menos una interfaz dinámica/responsiva (acceso a través del navegador web a una interfaz adaptada al móvil).
- Primeros pasos: familiarizarse con una aplicación especializada suele ser menos impresionante que con un ERP. El alcance del servicio es muy limitado y los usos son racionalizados.
Por las razones expuestas a continuación, el ERP presenta ventajas innegables que harán que su futuro siga siendo tan brillante como siempre:
- 1 proveedor, 1 lógica: al optar por una solución "todo en uno", sólo tendrá que integrar una única lógica para automatizar todos sus procesos.
- Las soluciones ERP se adaptan a las pymes e incluso a las empresas muy pequeñas: Microsft Dynamics NAV y Sage Gamme 30-100, por ejemplo, están diseñados para pequeñas y medianas empresas.
- Los sistemas ERP son cada vez más especializados : es una tendencia importante. Para hacer frente a la competencia internacional, muchos ERP se especializan en un tema o sector concreto. Así que hoy en día hay mucho donde elegir:
- IOvision, el ERP desarrollado por IOcean, ofrece un ERP completo y modular adaptado a las empresas de servicios. Como el editor es también una empresa de servicios informáticos, sus clientes se benefician de toda la experiencia que ha adquirido a lo largo de sus proyectos.
- Fitnet Manager es otro ERP destinado a las empresas que trabajan por proyectos con sus clientes. Este software de gestión empresarial incluye incluso un módulo de formación para sus formadores.
- Integridad de los datos: como ya se ha mencionado, todavía no existen suficientes conexiones "nativas" entre las aplicaciones SaaS. Por lo tanto, la aplicación ERP tiene la ventaja de poder alimentar todo el sistema de información con los mismos datos, de modo que se puedan rastrear a través de los procesos empresariales. Así, nunca habrá importación/exportación, o peor aún, reintroducción de datos entre dos áreas de negocio.
- Cobertura funcional: estar en un entorno unificado en términos de modelo de datos abre mayores posibilidades en cuanto a usos. Por ello, los sistemas ERP suelen ofrecer funcionalidades más avanzadas. Además, están pensados para pymes y grandes grupos, por lo que responden a necesidades avanzadas. Las soluciones SaaS especializadas, en cambio, se dirigen al gran público, por lo que hay que elegir funcionalidades.
En general, las empresas que deseen hacer especial hincapié en el rendimiento de uno o varios equipos optarán por una gama de SaaS especializados, que a menudo giran en torno a la suite ofimática: Google Apps y Office 365 han alcanzado tal nivel de popularidad y apertura que los editores de software en línea incluyen espontáneamente la opción de recuperar datos de estos servicios centrales. El ERP, por su parte, es ideal para las empresas que necesitan industrializar sus procesos de negocio. Esta opción les permitirá conseguir enormes economías de escala. El ERP también proporciona un excelente seguimiento de la información y una perfecta integridad de los datos. Por último, es más probable que opte por alojar la solución en sus propios locales o en la Nube que con los operadores SaaS puros, que en la mayoría de los casos operan con sistemas multi-tenant para todos sus usuarios.
Artículo traducido del francés