3 claves para implantar con éxito su ERP
El ERP (Enterprise Resource Planning) está en el corazón de su empresa. Transversal, reúne toda la información que necesita para su negocio. Sus diferentes departamentos lo comparten como herramienta de trabajo. Bien implantado, puede ahorrarle mucho tiempo y energía. Pero tienes miedo de desencadenar una fábrica de gas. Entonces, ¿cómo hacerlo? Descubra todos nuestros consejos, sugerencias y buenas prácticas sobre ERP.
1ª clave: los pasos a seguir
Designar a las personas de contacto
En el marco de un proyecto de implantación de un ERP, tienes un interlocutor dedicado en el editor de la solución. Su perfil es el de integrador. Su papel es implantar con éxito la nueva herramienta en su organización. El despliegue de una solución ERP implica a toda la empresa. Para responder a las necesidades y expectativas de cada departamento, el jefe de proyecto y su equipo deben adoptar una visión transversal. La solución ideal es designar un interlocutor comercial para cada departamento. Cada uno formula sus expectativas y necesidades. Y sobre la base de este feedback, se co-construye el ERP.
Definir bien el proyecto
La preparación al inicio del proyecto es esencial. Determina la calidad de la solución final. Se trata de realizar un diagnóstico riguroso y exhaustivo de las distintas funcionalidades que deberá ofrecer el ERP. El equipo encargado del proyecto se moviliza para recopilar y conciliar la información de los distintos departamentos. El ojo crítico es inestimable en esta fase, porque esta conciliación puede poner de manifiesto ciertas duplicidades o ineficiencias. Quien sabe identificarlas y cuestionarlas aporta un verdadero valor añadido al proyecto.
Optar por la solución técnica adecuada, segura, sencilla y rápida
¿SaaS u on-premise? SaaS (Software As A Service) es una solución en la nube. Mientras que on-premise significa instalar el software localmente en los servidores de la empresa. Durante mucho tiempo, la gente desconfiaba de la nube en términos de seguridad y confidencialidad de los datos. Esto ha quedado obsoleto. Un software 100% basado en la Web no tiene nada que envidiar a las versiones locales. Sus sistemas de control de acceso y certificados ofrecen todas las garantías. Sobre todo, la versión SaaS simplifica mucho la instalación. Más rápida, es mucho menos laboriosa de desplegar que una versión on-premise.
Configuración y pruebas finales de la solución
Antes de desplegar el ERP en toda la empresa, es necesario probar todas sus funcionalidades. Estas pruebas le ahorrarán tiempo en el resto del proceso. Es la oportunidad de desactivar cualquier fallo de funcionamiento y echar un vistazo general a toda la empresa que utiliza la herramienta. El papel del integrador es comprobar todos los obstáculos por usted, para que obtenga una solución llave en mano que funcione de inmediato.
2ª clave: integrar el factor humano
La resistencia al cambio: una variable a tener en cuenta
Ahora que ha superado las distintas etapas en el orden correcto, su ERP está completo y operativo. Sólo falta que sus servicios lo adopten. Pero eso significa cambiar por completo su forma de trabajar. Porque estás sustituyendo su herramienta diaria por otra. Estamos tocando un tema delicado: la aceptación del cambio. Puede que haya desplegado la mayor inteligencia técnica en términos de Sistemas de Información (SI) para construir su ERP, pero si el factor humano se interpone, será un fracaso.
Implique a las personas en las fases previas para fomentar la adopción colectiva
Conscientes de este aspecto decisivo, algunos editores de software integran la variable humana en el proyecto desde el principio. Es el caso de la solución informática IOvision, que crea desde el principio la adhesión al ERP. El conjunto de personas que utilizarán el software son todas partes interesadas desde el principio. El editor también ayuda a la empresa a comunicar internamente el proyecto. Luego están las sesiones de formación, que, si se llevan a cabo correctamente, garantizarán que todos los equipos adopten la herramienta.
3ª clave: adaptabilidad de la herramienta
SaaS: una ventaja para disponer de un ERP actualizado y evolutivo
Una vez instalado, su ERP se convierte en su mejor aliado. En el centro de todo lo que haces, evoluciona contigo... o no. Si está anclado en un lugar y debe actualizarse laboriosamente cada cierto tiempo, frena su desarrollo. Opte por una solución que ofrezca esta adaptabilidad fluida. En este sentido, las soluciones SaaS tienen una gran ventaja. Como la herramienta puede gestionarse a distancia, el proveedor de servicios puede actualizarla por usted sin tener que desplazarse. IOcéan, editor de la solución IOvision, ofrece gratuitamente este servicio de supervisión. Así puede estar seguro de disponer de una herramienta actualizada, con el soporte asociado si lo necesita.
Empresas de servicios informáticos: experiencia complementaria a su servicio
A la hora de elegir un proveedor en lugar de otro, merece la pena fijarse en sus respectivas áreas de especialización. Todos los proveedores de ERP ofrecen ERP. Pero no todos son igual de relevantes desde el punto de vista analítico. La capacidad analítica del integrador encargado de tu proyecto tendrá un papel importante en la fase previa. Al elegir una empresa de servicios informáticos, puede estar seguro de beneficiarse de su experiencia en la creación de sistemas de información. Este es el caso de IOvision, cuyo toque personal es reconocible en cada implantación de ERP.
Implantar un ERP no es una ciencia exacta. La clave está en :
- hacer las cosas en el orden correcto
- recordar que los futuros usuarios de la herramienta son los primeros afectados,
- optar por soluciones escalables ofrecidas por editores competentes.
Entonces, ¿estás tranquilo?
Artículo traducido del francés