¿Cómo puede supervisar eficazmente la normativa de salud, seguridad y medio ambiente y garantizar su cumplimiento?
Ante la multitud de textos reglamentarios y requisitos aplicables en todos los sectores de actividad, el proceso de seguimiento reglamentario en materia de salud, seguridad y medio ambiente no puede tomarse a la ligera: se requiere rigor, método y experiencia.
Sin embargo, a pesar de su carácter esencial, no siempre se aplica sistemáticamente en las organizaciones, por falta de tiempo, recursos, herramientas o conocimientos.
Como director de obra, director de grupo industrial o responsable de la función de HSE en su empresa (responsable de salud y seguridad, responsable de medio ambiente, coordinador de HSE, etc.), usted comprende la importancia de este enfoque.
¿Cómo establecer una vigilancia reglamentaria en HSE y definir planes de acción eficaces para gestionar su cumplimiento? Aquí tiene una guía completa sobre el tema.
¿Cuál es el objetivo de la vigilancia reglamentaria?
La vigilancia reglamentaria en HSE consiste en un enfoque organizado y formalizado dentro de una empresa, con el objetivo de :
- detectar
- analizar
- detectar, analizar y utilizar la información relativa a la normativa aplicable a sus operaciones.
Por tanto, permite a cualquier organización conocer sus obligaciones, con el fin de organizar y controlar el cumplimiento de :
- sus actividades
- sus equipos
- sus infraestructuras
- sus procesos.
En particular, sirve para limitar los riesgos de incumplimiento, con repercusiones positivas como :
- la reducción de determinados costes (multas o impago de indemnizaciones en caso de accidente o siniestro, por ejemplo)
- una buena gestión de las relaciones laborales,
- control de la siniestralidad laboral,
- mantenimiento de la productividad, etc.
☝️ Esta actividad de seguimiento se está convirtiendo incluso en una necesidad para todas las empresas con sistemas de gestión certificados ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001 o ISO 45001. Es imprescindible que se mantengan al corriente de la evolución de la normativa.
6 pasos para una supervisión reglamentaria eficaz
Paso 1: Defina su metodología de supervisión
Puede organizar su actividad de supervisión adoptando el modo de proyecto. Asignando tiempo, objetivos, recursos y responsables del proceso, puede garantizar su eficacia.
Empiece por enmarcar su proyecto:
- identifique sus objetivos: ¿qué espera del procedimiento de supervisión? Identificar resultados operativos precisos optimizará el tiempo que le dedique;
- Reserve tiempo para ponerlo en marcha: para desplegar su actividad de seguimiento y asegurarse de que existe como tal, asígnele tiempo formalmente en los calendarios;
- Designe un responsable del proyecto: defina el papel del responsable de la vigilancia reglamentaria y de los demás actores implicados en el proyecto, tanto internos como externos (dirección, representantes del personal, autoridades locales, accionistas, etc.);
- Defina el alcance de su vigilancia:
- ¿Qué información busca?
- ¿En qué forma o formato se producirá?
- ¿Según qué criterios? (¿Con qué frecuencia se actualizará la base de datos, cómo se utilizará para evaluar el cumplimiento, etc.);
- determinar los recursos que se pondrán en marcha: además de los recursos humanos y financieros, ¿qué recursos se necesitan: herramientas, formación, presupuesto, etc.?
💡 Tanto si decides llevar a cabo tu proyecto de supervisión internamente como si lo subcontratas, puedes detallar todas las expectativas asociadas al proyecto en un pliego de condiciones claro y preciso. De este modo, el proceso responderá a las necesidades de la organización y todos los implicados podrán referirse a él.
Paso 2: Identificar fuentes fiables y pertinentes
En función de su sector o ámbito de actividad, clasifique todas las fuentes de información existentes para seleccionar sólo las más pertinentes.
Para ello, enumere todos los reglamentos y textos aplicables a las actividades de su centro o grupo industrial en materia de cumplimiento de las normas de salud, seguridad y medio ambiente.
A la hora de hacer la selección, dé prioridad a las fuentes normativas (textos legales, decretos ministeriales, etc.) frente a los contenidos de divulgación, más accesibles pero a menudo simplificados. Este tipo de fuente puede facilitar la comprensión y el resumen de los requisitos, pero el texto oficial debe tener prioridad.
Por último, centre su seguimiento en los requisitos reglamentarios aplicables a la actividad de su empresa.
Etapa 3: Elaborar su marco de referencia reglamentario
Una vez identificadas las fuentes, puede elaborar su referencial reglamentario, con el fin de estructurar su recopilación de información. Se trata de un registro o base documental que contiene todas las obligaciones reglamentarias aplicables a su organización y sus características específicas:
- sector de actividad
- número de empleados
- estatuto jurídico
- clasificación ICPE, etc.
Para orientar su trabajo de investigación y clasificar la información, puede crear una estructura lógica de árbol, utilizando temas específicos de su organización, y luego subdividirla en subdirectorios.
Enumera todos los textos aplicables y asegúrate de asociarlos a información clave como :
- su tipo
- título
- fecha de creación/actualización
- la fuente de la que proceden, etc.
💡 También será importante identificar qué soporte utilizar (tabla, software de gestión de proyectos/tareas, etc.) para disponer de un repositorio práctico, útil para todos y fácil de actualizar.
Paso 4: Procesar y analizar la información sobre salud, seguridad y medio ambiente
Una vez recopilada, centralizada y clasificada toda la información, el objetivo es procesarla para que pueda utilizarse para las necesidades de la empresa.
Para ello es necesario analizar en profundidad los textos normativos, lo que a veces requiere competencias jurídicas o técnicas de las que no siempre dispone la función de HSE de la empresa.
A continuación, tendrá que identificar a expertos capaces de analizar escrupulosamente cada documento, cruzar información y hacerlo comprensible para todas las personas pertinentes de la empresa.
💡 También puedes considerar el uso de una herramienta dedicada para esta etapa tediosa y compleja, especialmente si no tienes todas las habilidades específicas en un área técnica, ni suficiente formación jurídica. Volveremos sobre esta cuestión del software especializado más adelante en el artículo.
Paso 5: Comparta su contenido de inteligencia
Los resultados y productos de su vigilancia reglamentaria deben difundirse a todas las personas pertinentes de la empresa cuyas actividades se vean directamente afectadas:
- establezca una estrategia y medios de comunicación para esta difusión (correo electrónico, feed temático en la intranet, software de gestión de proyectos o plataforma colaborativa, etc.);
- divulgar toda la información pertinente: textos de referencia, pero también su interpretación por expertos, recomendaciones, así como el plazo previsto;
- proporcionar referencias o documentación adicional para apoyar la aplicación de la nueva normativa.
Paso 6: Preparar la evaluación del cumplimiento de la normativa HSE
El seguimiento de la normativa HSE es también una etapa preparatoria de la evaluación de conformidad. La observación continua y rigurosa del panorama normativo técnico y jurídico permite comparar los requisitos teóricos con la forma en que se aplican en la práctica en su organización.
La actividad de supervisión debe hacer que la información recopilada sea utilizable para
- anticiparse a los cambios normativos con el fin de prepararse para su cumplimiento, en caso necesario ;
- medir el índice de conformidad de la empresa comprobando que los procesos, infraestructuras, equipos, etc. se ajustan al marco normativo;
- Demostrar las operaciones de conformidad en curso, en caso de inspección, y elaborar un plan de acción para cada incumplimiento detectado.
¿Qué herramientas puede utilizar para simplificar el seguimiento de la normativa de salud, seguridad y medio ambiente?
Como habrá comprendido, la gestión del seguimiento reglamentario en materia de salud, seguridad y medio ambiente es crucial para cualquier empresa que desee cumplir la ley y proteger a sus empleados. Sin embargo, este trabajo se convierte rápidamente en una tarea ardua y lenta, que requiere una organización rigurosa.
En este contexto, las tecnologías digitales, en particular los programas informáticos especializados, ofrecen múltiples ventajas.
Los editores de estas soluciones ya incorporan esta labor de vigilancia, para mantenerse al día de la evolución de la normativa. Además, estas herramientas permiten centralizar la información (sus sistemas de referencia, su documento único, etc.), haciéndola más accesible y manejable. Por último, un buen software de QHSE incluye cuadros de mando dinámicos que proporcionan datos actualizados sobre la situación de la organización y las acciones emprendidas para ponerla en conformidad.
De este modo, podrá ahorrar tiempo y mejorar la precisión de su labor de supervisión de la salud, la seguridad y el medio ambiente.
⚒️ Ejemplos de herramientas:
- Previsoft es un potente paquete de software colaborativo en línea dedicado a la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo. Los consultores de Previsoft supervisan constantemente el entorno normativo para ofrecerle el mejor apoyo posible a su política de salud, seguridad y medio ambiente y garantizar que la solución siga cumpliendo la normativa. En términos de funcionalidades, la plataforma le ayuda a evaluar los riesgos, editar su DUERP y, a continuación, desplegar las acciones necesarias para reducirlos, de acuerdo con la normativa de su sector.
- Red-on-line es una solución completa y flexible que incluye contenidos a medida y servicios personalizados para facilitar su seguimiento reglamentario en materia de salud, seguridad y medio ambiente. En particular, puede beneficiarse de exhaustivos repositorios normativos adaptados a cada uno de sus centros operativos, del apoyo de expertos legales en HSE con sede en todo el mundo y de herramientas para gestionar mejor sus procesos de cumplimiento.
Consejos finales para garantizar el cumplimiento de la normativa de salud, seguridad y medio ambiente
Para concluir, he aquí algunas buenas prácticas que puede aplicar para sacar el máximo partido de su vigilancia reglamentaria:
- mantenga actualizada la base de datos: establezca un seguimiento y alertas para los textos de su fondo documental, de modo que pueda mantenerse al día y reevaluar periódicamente su nivel de cumplimiento;
- defina indicadores para medir tanto el estado de su vigilancia como el progreso de su plan de acción, evaluando el impacto de sus medidas correctoras y ajustándolas si es necesario;
- Establezca prioridades entre los requisitos y los riesgos asociados a cualquier incumplimiento, de modo que pueda priorizar sus acciones con mayor eficacia;
- sacar partido del trabajo en colaboración: recabar opiniones sobre la aplicación del enfoque para que siempre pueda poner en perspectiva su eficacia y valor añadido. Usted forma parte de un proceso de mejora continua, optimizando el proceso global para que todos salgan ganando.
Artículo traducido del francés