Los 3 objetivos de la gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos pretende alinear la estrategia, las operaciones y la ejecución de los proyectos. Empresas de todos los tamaños y sectores acumulan proyectos, y necesitan mantener la visibilidad sobre cada una de las tres áreas funcionales de un proyecto: desde los estudios de viabilidad hasta la planificación y el seguimiento, el software de gestión de proyectos es ahora esencial para dominar todos los aspectos de la gestión de proyectos. La productividad y la competitividad de su empresa dependen de ello.
Gestión estratégica de proyectos por lanzar
¿Qué quiere conseguir? ¿Qué posición puede ocupar su proyecto en el mercado? ¿Cuánto costará ponerlo en marcha? ¿Será rentable? ¿Qué recursos humanos y materiales necesita movilizar? ¿Cuánto durará? ¿Tiene capacidad para estructurar, dirigir y coordinar el proyecto? ¿Dispone de un repositorio o de la experiencia adquirida en su empresa?
Piensa antes de saltar: esa es la actitud que hay que adoptar a la hora de gestionar un proyecto. Necesitas una herramienta que pueda integrar todos tus datos para simular la viabilidad de tus posibles proyectos.
No puede hacerlo todo a mano, de hecho, ¡es impensable! Olvídese de la hoja de cálculo Excel estática: opte por una solución que le permita considerar todos los ángulos, visualizar todos los perímetros, con el fin de definir el proyecto o proyectos adecuados para lanzar, eliminando el riesgo de errores.
Como los contextos evolucionan con el tiempo, también es una buena idea poder capitalizar la experiencia adquirida en la gestión de la cartera de proyectos.
Una de las principales soluciones del mercado destaca por la visión macroscópica que ofrece al gestor de proyectos. Sciforma es un software de gestión de proyectos que calcula y recalcula automáticamente las métricas a partir de datos integrados: la solución ofrece una visión que permite seleccionar los proyectos más adecuados de la cartera de forma inteligente e inteligible.
Estos 6 elementos clave le ayudan a elaborar el pliego de condiciones de un proyecto viable:
- Identifique sus ideas estructurándolas;
- Personalice sus criterios de evaluación;
- Lance su estudio de viabilidad en consecuencia;
- Calcule la gestión de la capacidad necesaria;
- Analizar los aspectos de sus inversiones;
- Simule y compare su cartera de proyectos.
Planificación de proyectos o gestión operativa
¿Qué puede aplicar internamente? ¿Quién va a hacer qué? ¿Debe externalizar determinadas tareas? ¿Cómo debe distribuir y asignar su presupuesto? ¿Cómo gestionar el tiempo para cumplir los plazos? ¿Cómo calcularlo? ¿Cómo anticiparse a los imprevistos?
También en este caso, el software de gestión de proyectos es de gran ayuda para simular calendarios y ajustarlos en unos pocos clics, asignar tareas a cada miembro de su equipo, intercambiar y compartir documentos y centralizar la información. La gestión de sus tareas tiene que ir sobre ruedas cada día.
Para garantizar la gestión a todos los niveles, es necesario definir las responsabilidades de cada agente: un responsable gestiona el tiempo empleado, otro valida los hitos y las diferentes etapas, por ejemplo.
Como todo software de gestión de proyectos que se precie, Sciforma permite gestionar los derechos de acceso y trabajar en equipo en modo colaborativo. El gestor de proyectos también tiene la posibilidad de analizar los riesgos en fases anteriores: ¿dónde están? ¿qué tipo de riesgos?
El jefe de proyecto puede activar alertas para ser notificado por correo electrónico. A la menor desviación, el indicador "parpadea" en su cuadro de mandos para avisarle. Puede reaccionar en consecuencia y ajustar la gestión de su proyecto.
Estos 8 parámetros guían la gestión de su proyecto:
- Lanzamiento del proyecto ;
- Gestión de tareas;
- La gestión del presupuesto y los costes;
- Gestión de los recursos humanos;
- Gestión de los recursos materiales;
- Gestión de riesgos ;
- Gestión del cambio;
- Gestión de documentos.
Seguimiento del rendimiento y la productividad prevista
¿Qué está haciendo realmente? ¿Está todo el equipo "en marcha"? ¿Está todo bajo control? ¿Está realmente seguro? ¿Cómo puede estarlo? ¿Pasa todo el tiempo al teléfono con todo el equipo?
Obviamente, no. Utilizas un panel de control específico para supervisar el proyecto en su conjunto, que te proporciona indicadores precisos en tiempo real para que sepas si te estás pasando de tiempo o de presupuesto.
Por supuesto, cuentas con un software de gestión de proyectos que te permite controlar el tiempo empleado por proyecto, por tarea y por empleado. Y, por supuesto, recibe una alerta si se pasa del tiempo o del presupuesto.
En este punto, Sciforma le ofrece una mayor visibilidad al proporcionarle informes coherentes, para que pueda realizar un análisis más detallado e instantáneo.
Estos 5 criterios determinan el seguimiento de su proyecto:
- Gestión del calendario
- Gestión de los gastos ;
- Registro y gestión del tiempo;
- Gestión de la demanda;
- Gestión de incidencias.
A través de 3 aplicaciones específicas, la gestión de la cartera de proyectos abarca múltiples aspectos. Si desea controlar su volumen de negocio de encargos externalizados, o simplemente implantar una solución que le permita integrar sutilmente todos sus procesos y datos internos, Sciforma es la respuesta obvia.
Artículo traducido del francés