¿Por qué recurrir a un integrador PPM?
El integrador PPM (Project Portfolio Management) es la entidad de consultoría y peritaje encargada de integrar herramientas publicadas por terceros en el sistema de información de una empresa cliente. Actúa como facilitador entre el editor y el cliente, los usuarios.
La integración se basa en una relación de confianza entre el integrador y la empresa a la que apoya. El apoyo se presta a lo largo de todo el ciclo de vida del producto: desde la auditoría hasta la implantación de herramientas y procesos, pasando por la configuración y el mantenimiento de la aplicación.
Planisware Orchestra, Cesar, Planview... ¿Cómo elegir su software PPM? Para ayudarle a comprender mejor qué es la gestión de carteras de proyectos (PPM) y el valor añadido de un integrador PPM, appvizer comparte sus 10 ventajas para llevar a buen término su proyecto PPM.
RESUMEN
Ventaja nº 1: un diagnóstico completo
La misión del integrador es guiar al cliente en todas las etapas del proyecto de integración de PPM, empezando por un diagnóstico del sistema existente.
El integrador se infiltra en las actividades de la empresa para comprender plenamente su actividad, sus procesos, su funcionamiento, sus cuellos de botella, etc. Sus expertos realizan una auditoría completa y plantean preguntas como las siguientes
- ¿Cuáles son sus expectativas?
- ¿Qué cree que necesita?
- ¿Cómo funciona su sistema de información?
- ¿Qué dificultades ha encontrado?
El objetivo es obtener una visión global de su gestión de proyectos y de su cartera de proyectos para que pueda optimizarlos de la forma más rápida, sencilla y pertinente para su empresa.
Un buen integrador no dudará en decir "no" cuando crea que no vas en la dirección correcta.
Su misión es garantizar la fiabilidad del proyecto de integración para todas las partes interesadas.
Esto también implica anticiparse a los riesgos, teniendo en cuenta los puntos débiles de su empresa. Evaluar la criticidad de los riesgos es un paso esencial para garantizar que su proyecto PPM se desarrolle sin contratiempos.
Ventaja nº 2: expresar las necesidades y definir las especificaciones
La capacidad del integrador para escuchar las necesidades del cliente le ayuda a formularlas con precisión. Combinado con su conocimiento de las mejores prácticas y su experiencia en productos, esto ayuda a evitar muchos errores que, de otro modo, le costarían un tiempo precioso.
Gracias a su experiencia empresarial, los integradores pueden identificar rápidamente qué es lo mejor para cada empresa. A continuación, pueden elaborar un pliego de condiciones que identifique las necesidades y defina los objetivos que deben alcanzarse, antes de proponer un plan de acción adecuado.
Ventaja nº 3: elegir la mejor herramienta
Con un integrador, puede estar seguro de que la elección final de su software PPM será la correcta. ¿Por qué?
- El integrador conoce perfectamente las herramientas.
- Su valor añadido reside en adaptar su oferta a las necesidades específicas del cliente.
- Son capaces de ofrecer una configuración personalizada.
- También tienen una visión global del mercado y de los productos: poseen una objetividad que no tendrá un editor.
- Su experiencia en proyectos anteriores ahorra mucho tiempo a los clientes.
- Desempeñan una valiosa función de asesoramiento.
Ventaja nº 4: formación a cargo de consultores expertos
El integrador también forma a los usuarios en la herramienta que se ha definido para satisfacer las necesidades de la empresa. Como expertos en la herramienta, los consultores del integrador transmiten su dominio de la herramienta, el uso de sus funciones, la navegación y las mejores prácticas.
Pongamos un ejemplo. El integrador CoPrime es también un organismo de formación para las cinco herramientas que puede integrar. Ofrece un diseño pedagógico adaptado, tanto en términos de formato (módulos personalizados, talleres, seminarios, planes de profesionalización, etc.) como de métodos (presencial o e-learning).
De este modo, el dominio de la herramienta se transmite de forma personalizada del integrador al usuario.
Ventaja nº 5: gestión optimizada de los recursos
Esta optimización es posible gracias a una mejor gestión de los sistemas de información, y afecta tanto a los recursos financieros como a los humanos.
Recursos financieros
La experiencia y el conocimiento de las herramientas PPM por parte del integrador evitan al cliente perder mucho tiempo. El riesgo de error en la elección de la herramienta adecuada se reduce al mínimo. Sus equipos se ponen en marcha rápidamente gracias a la formación que reciben.
La automatización y el propio uso de la solución agilizan sus procesos y mejoran su rendimiento.
Recursos humanos
¿Le cuesta ver la conexión entre un integrador PPM y su gestión de recursos humanos? Pero la hay.
El proyecto llevado a cabo por el integrador in-company optimiza los procesos de RRHH de una empresa y une a los empleados en torno a un proyecto común. Puede tratarse, por ejemplo, de
- asesoramiento sobre la implantación del feedback 360
- ayudar a revisar los sistemas de evaluación de los equipos de proyecto,
- participar en el diseño de un sistema de gestión del empleo y las competencias con visión de futuro (GPEC).
Ventaja nº 6: máxima aceptación por parte de los usuarios
Los procesos no pueden integrarse en la herramienta sin consultar, escuchar y tener en cuenta las demandas de los equipos de proyecto. Al fin y al cabo, son los usuarios finales quienes mejor saben lo que la herramienta debe o no debe hacer.
La co-construcción del proyecto de integración de PPM da a los empleados un sentido de consideración y refuerza su apoyo a la solución.
Ventaja nº 7: integración satisfactoria en su entorno
El éxito de la integración no sólo implica a los empleados, sino que también comienza con la integración técnica.
El integrador trabaja codo con codo con su departamento informático. El objetivo es simplificar los procesos y trabajar juntos sobre la base de lo que ya existe. Para lograrlo, el software PPM debe estar integrado y conectado con sus herramientas existentes. De lo contrario, no tendría sentido y los beneficios serían mucho menores a la hora de llevar los proyectos a buen puerto.
Tener en cuenta, escuchar y transformar nuestros procesos, integrados en la herramienta, fueron factores clave en nuestra elección.
Michèle Tlouzeau, Directora de Recursos, recurrió a CoPrime para integrar CA PPM en Right Management.
Beneficio nº 8: gestión de datos regulada
Como sabes, desde el 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) regula la explotación y el uso de los datos personales por parte de las empresas que alojan sus datos en Europa.
Todas las empresas recopilan, almacenan y utilizan los datos personales de sus clientes. También en este caso, el integrador puede asesorarle sobre las mejores prácticas e integrar el software PPM en su sistema operativo, ayudándole a cumplir o seguir cumpliendo con el RGPD.
Véase también: RGPD Essentials
Ventaja nº 9: buena gobernanza de los proyectos PPM
Siempre una buena práctica. La gobernanza garantiza la estructuración y organización a largo plazo de sus proyectos. Al ayudarle a encontrar la herramienta que mejor se adapte al funcionamiento de sus proyectos, el integrador también le transmite métodos para facilitar una gobernanza adecuada de los proyectos.
Ventaja nº 10: Poner a las personas en el centro de PPM
Por último, recurrir a un integrador compensa una carencia muy cacareada y devuelve a las personas al centro de la empresa. El apoyo que ofrecemos va más allá de la consultoría electrónica, implicando a los actores locales. Usted se encuentra con expertos con los que puede hablar y que están disponibles para su proyecto.
Concéntrese en sus proyectos, su integrador se ocupa del resto
Un integrador PPM es ante todo un facilitador: aligera la carga del departamento informático, al tiempo que responde a las necesidades específicas de una empresa y le ayuda a mejorar sus procesos internos.
Confíe su proyecto PPM a un integrador PPM, y estará plenamente comprometido con sus proyectos y sus clientes.
Artículo traducido del francés