¿Cómo se construye un plan maestro de SI que esté perfectamente alineado con los objetivos de la empresa?
Al igual que cualquier otro departamento de una empresa, el departamento de TI no debe navegar a ciegas: necesita conocer el rumbo que debe seguir para navegar en la dirección correcta, en línea con la estrategia global.
Esta estructuración es aún más necesaria en un momento en el que los retos a los que se enfrenta el departamento de TI se multiplican: la transformación digital de las organizaciones, la ciberseguridad, el cumplimiento de la normativa, etc. Hoy en día, ya no se trata de una simple función de apoyo, sino de un verdadero motor de valor.
En este contexto, un plan director de SI es inevitable.
¿Qué implica este documento? ¿Cuál es el objetivo principal de un plan director de SI? Y, sobre todo, ¿cómo elaborarlo y desplegarlo en la empresa?
Estas son sólo algunas de las preguntas a las que daremos respuesta en este artículo 😉.
Definición del plan director de SI
El plan director de SI es un documento que sirve para establecer a largo plazo (generalmente de 3 a 5 años)
- la visión y dirección del departamento de TI de una empresa u organización pública ;
- los recursos implementados para alcanzar sus objetivos.
¿El objetivo? Aportar coherencia y rendimiento a los procesos informáticos, en consonancia con las ambiciones de la empresa. Todo ello mediante una hoja de ruta que oriente las inversiones y los proyectos.
Para elaborar un plan director completo, hay que tener en cuenta todos los componentes del Departamento de TI:
- la gobernanza, llevada a cabo de forma que garantice la alineación estratégica con las decisiones de la dirección;
- la arquitectura técnica y funcional en la que se basa el plan director;
- el pilar operativo, con la cartera de proyectos a desplegar.
Existen varios tipos de planes directores de SI y no hay un formalismo estricto a este nivel. No obstante, están orientados al negocio, a la tecnología o a ambos.
🔍 ¿Buscas un ejemplo de plan director que te ayude a entender lo anterior? Echa un vistazo al elaborado por la CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l'Autonomie) para el periodo 2022-2026.
¿Por qué es tan importante el plan director de la SI?
Como acabamos de ver, el plan director de SI garantiza que las iniciativas de TI estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa, maximizando así el impacto de las inversiones tecnológicas en la eficiencia global.
Por lo tanto, debe ocupar un lugar central en la organización... y, por desgracia, tenemos que admitir que no siempre es así 😬.
Y, sin embargo, la consulta del plan director por parte de las demás líneas de negocio hace que la división de TI ya no se considere una mera función de apoyo, sino un potente vector de valor al servicio del rendimiento empresarial:
- apoyo a las operaciones ;
- innovación y competitividad ;
- mejora de la experiencia del cliente ;
- gestión de riesgos y cumplimiento, etc.
👍 En este contexto de puesta en valor del Departamento de TI, el plan director ofrece numerosas ventajas a todas las partes interesadas:
- La alta dirección: el documento apoya su toma de decisiones y les da la oportunidad de reflexionar sobre la mejor manera de explotar el departamento de TI para garantizar el crecimiento y la diferenciación en el mercado;
- Departamentos de TI: al elaborar una hoja de ruta, pueden anticiparse a las operaciones que les esperan en los próximos años;
- Los usuarios: tienen la oportunidad de expresar sus necesidades para mejorar su rendimiento y experiencia.
¿Cómo elaborar un plan director informático? Los 6 pasos a seguir
☝️ Ante todo, hay que saber que la frecuencia de elaboración de un plan director informático varía en función de las características específicas de cada organización:
- o bien se elabora de forma periódica, en paralelo al desarrollo de los planes más generales de la empresa ;
- o bien se elabora en un contexto específico, como un cambio organizativo importante.
Una vez dicho esto, pasemos a las etapas de la elaboración del plan director de SI, etapas que no difieren mucho de la gestión de un proyecto en toda regla.
Etapa 1: Hacer balance de lo que ya existe
Para saber adónde se va, hay que saber dónde se ha estado.
Por eso, la elaboración de un plan director de SI comienza con un análisis de lo que ya existe, teniendo en cuenta todos los pilares que componen el Departamento de TI:
- infraestructura informática
- aplicaciones
- los procesos; y
- las competencias y los recursos humanos disponibles.
De este modo, se identifican los puntos fuertes, que se pueden aprovechar para futuros proyectos, pero también los puntos débiles, que pueden comprometer el buen funcionamiento de las operaciones.
Esta etapa también es una oportunidad para auditar directamente a los distintos miembros de la empresa, ya sea a nivel directivo o empresarial, para averiguar cuáles son las necesidades reales de los usuarios. También hay que analizar las tendencias del mercado y la evolución tecnológica. Quién sabe, puede que encuentres oportunidades que aprovechar 😉.
💡 Si ya has elaborado planes directores, te aconsejamos que los revises con vistas a identificar lo que funciona... y lo que no. En resumen, ¡aprenda del pasado!
Paso 2: Fijar los objetivos
El siguiente paso consiste en formular la visión estratégica a largo plazo y los objetivos específicos que deben alcanzarse.
Para ello, es importante tener en cuenta una serie de factores:
- la estrategia global de la empresa (expansión a un nuevo mercado, por ejemplo), también con vistas a la alineación ;
- los retos a los que se enfrentan las distintas líneas de negocio
- las tendencias tecnológicas y las mejores prácticas del sector
- análisis de las lagunas existentes y de las limitaciones de disponibilidad de recursos.
💡 Los proyectos percibidos como claros y viables por las partes interesadas se dirigen preferiblemente utilizando objetivos SMART, es decir, objetivos que sean a la vez:
- Específicos ;
- Mensurables
- Alcanzables
- Alcanzables;
- Definidos en el tiempo.
Etapa 3: Definir la estrategia del Departamento de TI
Esta etapa consiste en identificar los ejes estratégicos que deben seguirse para alcanzar los objetivos fijados anteriormente.
Más concretamente, hay que definir las diferentes áreas de intervención en las que se centrará el plan director de TI y la dirección que tomará. Éstas abarcarán todas las áreas del Departamento de TI, incluyendo :
- las operaciones y los procesos;
- el entorno técnico, en términos de aplicaciones, hardware y redes
- la gestión de datos, etc.
Ejemplo
Si uno de los objetivos del plan director de SI es seguir desarrollando la transformación digital de los procedimientos empresariales, podrían desplegarse los siguientes ejes estratégicos
- automatizar las actividades en la medida de lo posible ;
- garantizar la integración de los distintos sistemas
- profundizar en el análisis de los datos para apoyar la visión data-centric de la empresa, etc.
Nuestro consejo
Le recomendamos que elabore varios escenarios para explorar las distintas opciones que se le presentan, cada una con sus ventajas e inconvenientes.
De este modo, la dirección también toma conciencia de que el método del plan director implica un sesgo, con su parte de riesgos.
Paso 4: Organizar la gestión de la cartera de proyectos
Ahora es el momento de elaborar la hoja de ruta del Departamento de TI, es decir, la aplicación operativa de la estrategia.
Se trata de identificar las iniciativas y proyectos que formarán parte de la cartera, teniendo en cuenta su interdependencia y prioridad. Aunque no dudemos ni un segundo de que eres muy fuerte... ¡no podrás hacerlo todo a la vez!
También es en esta fase cuando determinas :
- el calendario con los distintos plazos que hay que cumplir ;
- los recursos humanos y materiales que hay que movilizar
- el presupuesto asignado;
- los distintos factores de riesgo.
Etapa 5: Desplegar los aspectos operativos
3 fases principales a seguir
Ya está, su hoja de ruta está lista... ¡ahora sus equipos pueden ensuciarse las manos!
En otras palabras, ha llegado el momento de la implantación operativa de su plan director de SI. Se trata de
- Desplegar los proyectos de acuerdo con la hoja de ruta, velando al mismo tiempo por que se respeten los presupuestos;
- un seguimiento regular de la buena marcha de las operaciones, con evaluación del rendimiento y ajustes en caso necesario
- comunicación transparente de los avances y resultados, para mantener el compromiso de todas las partes interesadas.
Una herramienta de ayuda
Llegados a este punto, resulta muy complicado prescindir de un programa informático. En concreto, me vienen a la cabeza las herramientas de gestión de la cartera de proyectos (PPM ), que resultan muy útiles para planificar, supervisar y coordinar los numerosos proyectos incluidos en el plan director.
Triskell Software, por ejemplo, es una herramienta PPM que se integra directamente en la gestión estratégica de las organizaciones. Con una gran cantidad de funciones, permite gestionar eficazmente todos los proyectos del Departamento de TI, ya sea en términos de planificación, asignación de recursos o gestión presupuestaria. Y Triskell va aún más lejos, ya que contiene una serie de herramientas diseñadas para alinear las carteras con la estrategia global, supervisar el rendimiento en tiempo real y facilitar la comunicación entre la dirección y el departamento de TI.
Paso 6: Reevaluar el plan maestro de TI: ¿qué pasa con la agilidad?
Una vez que su plan maestro de TI esté en marcha, no se duerma en los laureles.
Porque aunque todo el proceso descrito anteriormente pueda parecer algo fijo, no olvide la necesidad de adaptarse rápidamente a un mundo cada vez más fluido en términos de mercado, tecnologías, necesidades empresariales, etc. En otras palabras, integre la agilidad en su estrategia de TI.
En otras palabras, integre la agilidad en su proceso. Ya desde la fase de diseño, utilizando por ejemplo la planificación iterativa.
Además, prepárese para revisar periódicamente los distintos puntos que componen el plan director, aunque formalice una visión a 3 o 5 años. En función de circunstancias imprevistas, prioridades o simplemente de una frecuencia predefinida, reevalúe su estrategia y realice los cambios necesarios.
Plan director de TI: nuestros 5 mejores consejos
- ✅ Téngalo en cuenta: es el planteamiento global de la empresa el que impulsa el plan director de TI, y no al revés. De este modo, los sistemas de información se convierten en auténticas palancas para añadir valor al negocio.
- ✅ Piense en "colaboración". Como hemos visto, es importante implicar a las líneas de negocio y a la dirección en la elaboración del plan director de SI. Pero esta mentalidad también debe adoptarla el propio equipo de TI, porque, al fin y al cabo, se trata de su hoja de ruta para los próximos meses.
- ✅ Comunicar suficiente y adecuadamente. Es la mejor manera de eliminar los distintos obstáculos al cambio, explicando claramente el "por qué y el cómo" a las personas afectadas.
- ✅ Cuidado con el plan director de la SI, tanto en el fondo como en la forma. Y por una buena razón: es una herramienta de comunicación a la que muchas personas harán referencia. Una presentación visualmente atractiva y bien estructurada facilita la comprensión y la implicación de los equipos. Por qué no pides al departamento de marketing que te eche una mano en este punto?
- ✅ Si es necesario, recurra a un proveedor de servicios externo. Su experiencia será inestimable para ayudarle a aplicar las mejores prácticas. Además, obtendrá una perspectiva externa que podría sacudir sus certezas, cuestionar su visión y enriquecer su experiencia.
Artículo traducido del francés