[ITW] Erick Athier, cofundador de IQar, editor de la solución SuiteProG PPM

Cuando elegir una herramienta PPM se convierte en un verdadero quebradero de cabeza... ¿Se siente perdido ante la plétora de soluciones PPM (Gestión de Cartera de Proyectos) disponibles en el mercado? ¿No sabe si debe o no dotarse de una herramienta de este tipo? ¿O cuál elegir?

Que no cunda el pánico, Erick Athier, codirector de IQar y reconocido experto en gobernanza de carteras de proyectos, revela su "hoja de ruta" para guiarle en el proceso.

Erick Athier:

En los últimos años, dotarse de una herramienta de gestión de proyectos se ha convertido en una respuesta refleja a la falta de madurez de las empresas en materia de gestión de proyectos.

Las razones que se aducen para ello son : Demasiados o demasiados proyectos, dificultades en la elaboración de informes, falta de un lenguaje común, búsqueda de una movilización interfuncional en torno a las transformaciones, profesionalización del encuadre y de la planificación... En resumen, son muchas las razones por las que las empresas de éxito de hoy en día se equipan indiscutiblemente con herramientas de gestión de proyectos.

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¿Cuándo comprar una herramienta PPM? ¿Son todas las herramientas adecuadas para las distintas organizaciones?

Erick Athier:

Una herramienta PPM es una ayuda inestimable para apoyar el ciclo de gobernanza de los proyectos: estamos hablando de planificar, supervisar y dirigir los proyectos en términos de costes, calidad y plazos dentro de la perspectiva global de la estrategia de la organización.

La necesidad de un PPM corresponde generalmente a dos perfiles organizativos bien establecidos:

▶︎ La de la empresa denominada madura, que ya dispone de un conjunto de herramientas de gestión (compuesto por varias herramientas más o menos internas, pero heterogéneas) y que desea pasar a un paquete de software de destino para gestionar sus proyectos y su cartera.

Esta empresa suele ser bastante grande, gestiona transformaciones de gran impacto, cuenta con procesos de proyecto ya bastante consolidados y, en la mayoría de los casos, lleva a cabo sus operaciones cotidianas "por proyectos" (I+D, servicios informáticos, ESN, ingeniería civil, etc.). De hecho, estas empresas buscan tanto instalar un "software empresarial" como reforzar o incluso profesionalizar procesos ya bien establecidos. Más que un PPM, quería dotarse de un EPM (Enterprise Portfolio Management).

▶︎ La de la empresa que necesita ante todo alinear su organización en un proceso de transformación, crear un lenguaje y una dinámica comunes en torno a sus proyectos (a menudo internos) y que entiende que el volumen de solicitudes y proyectos y los esfuerzos relativos tanto a la gestión de proyectos como de carteras requieren una profesionalización y una herramienta colaborativa.

Esta empresa busca un PPM que no pretenda ser un software empresarial, sino una herramienta que facilite el encuadre, la planificación, la gestión de proyectos y la toma de decisiones multiproyecto. La empresa quiere que la herramienta sea "portadora" del método, que en esta fase ya tiene más o menos formalizado.

Para ayudarle en esta reflexión, IQar, Pure Project Player, ha creado y puesto a disposición de todas las organizaciones un e-quizz en el siguiente formato
IQar, Pure Project Player, ha creado y puesto a disposición de todas las organizaciones un e-quiz diseñado para permitir a todos los interesados en los proyectos dar un paso atrás e identificar el nivel de madurez de su organización.

¿Cuáles son los criterios clave que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta?

Erick Athier:

Una regla de oro: recuerde que el objetivo principal de su herramienta de gestión de proyectos es permitirle supervisar y gestionar los proyectos de la organización.

Mis 25 años de experiencia en la implantación de métodos y herramientas PPM para organizaciones de todos los tamaños y sectores me llevan a aconsejarle que no descuide, pero sobre todo que preste mucha atención a los siguientes puntos:

▶︎ Para la primera categoría de empresa denominada Mature (nivel 3), los criterios suelen ser precisos y pueden resumirse en tres puntos destacados:

• Ergonomía y experiencia del usuario.
• Amplia cobertura funcional de proyectos y carteras (simulación, gestión avanzada de presupuestos, control de hojas de ruta, planificación elaborada de la carga de trabajo, gestión del tiempo, etc.).
• Interoperabilidad con otras aplicaciones clave de SI de la empresa (CRM, compromiso presupuestario, ERP, EDM, etc.).

▶︎ Para la segunda categoría (niveles 1 y 2), que busca un PPM, los criterios son un poco más flexibles, pero siguen siendo precisos. También pueden resumirse en tres puntos:

• Una interfaz moderna, colaborativa y pragmática.
• Una gestión de proyectos intuitiva basada en un método sencillo y un lenguaje común.
• Herramientas de elaboración de informes accesibles que le permitan desarrollar sus competencias en materia de gestión de la carga de trabajo y del presupuesto.

Como puede ver, el objetivo aquí es traducir las necesidades identificadas en relación con los objetivos deseados en criterios de selección que le permitan realizar una primera selección de soluciones PPM que se ajusten al nivel de madurez de su organización.

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Una vez definidos claramente los criterios, ¿cuáles son los escollos que hay que evitar? ¿Qué factores de éxito hay que establecer?

Erick Athier:

En los dos casos mencionados, el despliegue de un PPM es ante todo un proyecto. Debe considerarse absolutamente como tal, es decir, con el marco, la planificación y la gestión adecuados.

Así como los PPM disponibles para el primer tipo de empresa son similares, también existe diversidad para el segundo. Las cerca de 500 herramientas PPM disponibles para esta última categoría pueden agruparse en tres familias:

Challengers

Se trata de herramientas PPM relativamente maduras que son retadoras para la primera categoría de empresa, pero que todavía están intentando expandirse hacia la segunda categoría.

Estas herramientas suelen ser muy buenas, pero complejas de implantar , ¡aunque los editores minimizarán este riesgo!

Herramientas colaborativas

Se trata de herramientas que abordan el proyecto desde el punto de vista de la "tarea" y su "disponibilidad social" dentro de la empresa. Anclan las tareas en el calendario individual, hacen visibles las acciones tanto dentro como fuera de los proyectos, y promueven un enfoque de rebote o de tareas compartidas.

Se basan en enfoques ágiles, pero en general carecen de profundidad en los procesos de encuadre y planificación y en las herramientas multiproyecto. Estas herramientas son modernas y atractivas, y pueden hacerle creer que su organización puede convertirse de repente en "social, ágil y colaborativa".

Híbridos

Se trata de herramientas que se acercan más a los aspirantes en cuanto a cobertura funcional, pero que intentan proponer un enfoque pedagógico para hacer de la herramienta un soporte para la implantación de un "método de proyecto".

No son tan "ricas" funcionalmente como las aspirantes. No son tan avanzadas en cuanto a características sociales y de colaboración como las colaborativas. Se centran en el proyecto y su lugar en el sistema de gestión y toma de decisiones de la empresa.

En resumen, he aquí los factores de éxito que deben establecerse para el despliegue de un PPM:

En conclusión, la mejor herramienta PPM es...
La que responda a sus necesidades y objetivos y la que mejor se adapte a las limitaciones de su organización. Sin embargo, no descuide el impacto de la solución PPM en los procesos de su organización y, antes de embarcarse en la adquisición de una solución, atrévase a hacer balance de la madurez de su organización.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.