Deje de ahogarse en datos de productos. Sáquele el máximo partido con la gestión de la información de productos
En la era digital, los datos se multiplican sin cesar, hasta el punto de que a los profesionales que los manejan les resulta difícil mantener la cabeza por encima de la marea.
Esto es aún más cierto en el caso de la información sobre los productos, cada vez más abundante, pero tan valiosa para satisfacer a un consumidor cada vez más exigente. ¿Quién no se ha quejado alguna vez de la falta de información sobre los productos en su mercado favorito?
Afortunadamente, existen programas informáticos de gestión de la información sobre los productos ( PIM) que tratan y mejoran esta información... y ahorran un tiempo precioso a los responsables de comercio electrónico y a los equipos de marketing.
Interesante, ¿verdad?
¿Cuáles son las características y las promesas de este PIM mágico? Se lo contamos todo.
¿Qué es exactamente la gestión de la información sobre los productos?
Breve definición de PIM
Cuando hablamos de Gestión de Información de Producto, o PIM, nos referimos a un software dedicado a gestionar los datos del producto en su totalidad.
🇫🇷 En Francia también se utilizan las siglas GIP (Gestion de l'Information Produit).
En resumen, una solución PIM se encarga de :
- recopilar automáticamente la información sobre sus productos, a partir de su ERP, por ejemplo;
- centralizarla en una única interfaz
- permitirle modificarla y completarla
- enviar esta información a todo tipo de empresas, para su distribución en :
- sus sitios de comercio electrónico
- sus mercados
- sus canales de marketing (catálogos impresos, por ejemplo).
¿Qué tipos de datos se gestionan?
Hemos hablado de información sobre productos. Vale... ¿pero qué tipo de información exactamente?
Un PIM gestiona todos los datos que permiten caracterizar un artículo. Por ejemplo
- los códigos (EAN, GTIN, SKU, etc.),
- el nombre
- la marca
- descripciones
- fotografías
- información técnica
- consejos de utilización,
- precios
- opiniones y/o comentarios de los clientes, etc.
PIM vs DAM
Hay que tener cuidado de no confundir PIM y DAM (Gestión de Activos Digitales), aunque estén necesariamente relacionados. De hecho, algunos paquetes de software incorporan ambas funciones.
👉 Mientras que el PIM se refiere a la información sobre los productos, el DAM concierne a la gestión de los soportes digitales de la empresa:
- fotos
- vídeos
- archivos de audio, etc.
¿Por qué utilizar un PIM? Numerosos retos y ventajas
Los retos de la gestión de la información sobre productos
En un entorno empresarial en el que los datos aumentan constantemente y proceden de fuentes muy diversas, disponer de una herramienta que centralice y normalice la información se convierte rápidamente en algo esencial.
Al mismo tiempo, los canales a través de los que se distribuyen los productos se multiplican, cada uno con sus características específicas. Por ejemplo, cada mercado establece sus propias normas para la descripción de los productos (campos que deben rellenarse, número de caracteres, etc.).
A estos retos se añaden las limitaciones de la comunicación y la colaboración
- con los proveedores
- entre equipos de una misma organización, a veces repartidos en distintas sedes.
En este contexto, la gestión de la información sobre productos ofrece una serie de ventajas.
Ventaja nº 1: mejorar y armonizar la información sobre los productos
A pesar del gran número de referencias, algunos equipos (marketing, compras, catálogo, etc.) siguen procesando la información a la "antigua usanza", utilizando sobre todo archivos Excel.
Pero esto puede convertirse rápidamente en una fábrica de gas, por no hablar del riesgo de errores (erratas, supresión de líneas, etc.) y de duplicaciones.
Gracias a Product Information Management :
- Usted se beneficia de una solución fiable. Todos los datos se agrupan y unifican en una misma plataforma para automatizar y facilitar el tratamiento.
- Podrá gestionar todos los escenarios posibles sin tener que preocuparse y podrá garantizar a los consumidores una mejor experiencia del producto . Por ejemplo, un mismo producto puede presentarse en diferentes colores o tamaños, cada uno con su propio código EAN, mientras que las descripciones principales siguen siendo las mismas. PIM gestiona estas particularidades.
💡 Es bueno saberlo: cuanto más rica y precisa sea la información sobre el producto, menos artículos le devolverán los clientes porque no se ajustan a sus expectativas.
Ventaja nº 2: ahorrar MUCHO tiempo
Todos los profesionales son implacables en su búsqueda de tiempo... pero la buena noticia es que con la Gestión de la Información de Producto, ¡usted ahorra ancho de banda!
¿Necesita actualizar sus referencias? ¿Quiere añadir una nueva gama a su catálogo? ¿Tiene previsto introducirse en un nuevo mercado?
Actualizar la información, crear nuevas fichas de producto... todo es mucho más rápido con un PIM. Por ejemplo, los datos pueden importarse directamente de diversas fuentes (su ERP, un archivo de proveedor, etc.) y distribuirse en unos pocos clics a todos sus canales de distribución y comunicación.
Ventaja nº 3: haga más atractivos sus productos
Tanto si vende en una tienda física como en línea, la competencia es dura. Los datos de producto son una buena forma de destacar entre la multitud.
Dado que la gestión de la información de producto simplifica la cualificación de los datos, puede generar fichas de producto atractivas añadiendo campos y elementos que respondan a las nuevas exigencias de los consumidores:
- origen de los artículos e ingredientes
- opiniones de clientes
- etiquetas y certificaciones (ecológico, vegano, comercio justo, etc.).
🖼️ "Una imagen vale más que mil palabras".
Este conocido adagio es tanto más cierto en el mundo del comercio. Pero como la mayoría de los PIM también incorporan funciones DAM, añada fotografías o vídeos inspiradores a la información de sus productos.
Ventaja nº 4: ¡conquistar el mundo!
Como Cortex, ¿quiere conquistar el mundo... o al menos vender sus productos fuera de Francia?
Cada mercado tiene sus particularidades, y el software de gestión de información de productos facilita tenerlas en cuenta.
He aquí algunos ejemplos:
- Elegir abrir o cerrar una categoría de productos a un país determinado;
- Ajustar los campos y la información requerida en las descripciones de los productos para cumplir la normativa vigente (composición de los productos, trazabilidad, etc.);
- Seleccionar los canales de distribución más adecuados.
🌍 Las ventas internacionales implican traducción. Y no hace falta decir que puede simplificar el trabajo de sus traductores si todos los datos están centralizados en un solo lugar.
Ventaja nº 5: desarrollar estrategias de venta
"Ofrecer el producto adecuado a la persona adecuada en el momento adecuado". Esa es la estrategia que todo buen minorista o vendedor debe seguir.
El PIM permite realizar ventas cruzadas y ventas adicionales, asociando de forma inteligente los artículos en función de reglas predefinidas. De este modo, puede fomentar las ventas adicionales, subir de gama y, por tanto, aumentar su volumen de negocio.
Ventaja nº 5: mayor visibilidad en Internet...
En el comercio electrónico
Las herramientas de gestión de la información sobre los productos están diseñadas para que sus productos aparezcan más arriba en los resultados de búsqueda de Google.
Se proporcionan varios campos y elementos para optimizar su SEO: H1, H2, metaetiquetas, fotografías, etc.
Mercados
¿Desea vender en mercados como Amazon o CDiscount?
Una vez centralizados los datos en su PIM, puede asignar reglas para que el formato de las fichas de producto se adapte al mercado en el que se mostrarán.
Ventaja nº 6: ... y aumente su visibilidad en el mundo físico
La gestión de la información sobre productos no es sólo para Internet.
Con este tipo de software, puede generar fácilmente catálogos impresos o folletos de ventas a partir de una plantilla predefinida.
☝️ Los datos de producto también ayudan a mejorar la experiencia del cliente en el punto de venta. ¿Por qué no, por ejemplo, proporcionar a los visitantes tabletas táctiles para informarles sobre sus productos?
Ventaja nº 7: facilitar la colaboración
El PIM facilita la implementación de flujos de trabajo.
Por ejemplo:
- El equipo de catálogo introduce los datos principales
- a continuación, el departamento de marketing los enriquece para hacerlos más atractivos
- antes de que los expertos en SEO añadan su piedra al edificio para garantizar el posicionamiento de las páginas de productos en los resultados de búsqueda.
Todo ello mediante procesos trazables y un historial de todos los cambios realizados.
Gestión de la información sobre productos... ¿para quién?
El software de gestión de la información sobre los productos se dirige principalmente a los minoristas y los vendedores electrónicos, para ayudarles a gestionar sus catálogos de productos, que a veces contienen varios miles de artículos.
Dentro de las propias empresas, varios departamentos o entidades se ven afectados por el uso de un PIM:
- Los responsables de comercio electrónico y sus equipos, encargados de trabajar con los datos de los productos y contextualizarlos en función del canal de distribución, con el fin de optimizar las ventas en línea;
- Los departamentos de marketing y comunicación, que necesitan datos actualizados para llevar a cabo sus distintas campañas y operaciones;
- los responsables de sistemas de información, que desean estructurar la información que circula internamente
- los responsables de compras, que quieren facilitar las relaciones comerciales con los proveedores.
¿Cómo funciona un PIM?
Funcionamiento general
El funcionamiento general de una solución de gestión de la información sobre productos se basa en 3 actividades principales.
Recopilación de información sobre los productos
El PIM se encarga de recopilar datos de diversas fuentes, como tu ERP, pero también archivos Excel enviados por tus proveedores.
💡 Es posible proceder "desde cero" y generar una ficha de producto de la A a la Z rellenando a mano los distintos campos.
A continuación, toda esta información se reúne en la herramienta, dentro de un único repositorio de productos.
Actualización de la información sobre los productos
A continuación, los departamentos competentes reelaboran los datos.
Los campos deben completarse para garantizar que :
- la página del producto cumpla los requisitos de calidad,
- se introduzca toda la información necesaria
- la ficha de producto esté perfectamente adaptada a un canal de distribución determinado,
- se realicen las traducciones necesarias para el comercio internacional.
También se clasifican los productos y se vinculan a los catálogos correspondientes.
☝️ Como hemos visto, los equipos de marketing y SEO pueden intervenir en este punto para optimizar los datos con fines de marketing.
Difusión de la información sobre los productos
Por último, una vez que la información está totalmente cualificada, el PIM se encarga de automatizar su distribución a través de los distintos :
- canales digitales:
- plataformas de comercio electrónico
- marketplaces
- aplicaciones móviles, etc,
- canales físicos:
- puntos de venta
- documentos impresos, etc,
- departamentos implicados:
- marketing
- comunicación,
- ventas, etc.
Funciones clave
Para dar soporte a los usos descritos anteriormente, un PIM incluye un gran número de funciones. Aunque varían de una solución a otra, éstas son las principales:
- Importación de datos de distintas fuentes,
- Exportación de datos a distintos canales,
- Gestión de variaciones de productos,
- Segmentación de datos,
- Gestión de traducciones,
- Flujos de trabajo y validaciones,
- Cuadros de mando de seguimiento del rendimiento,
- Integración en el sistema de información.
💡 Conviene saberlo: como recordatorio, el software de Gestión de Información de Producto puede incluir funcionalidades DAM, una herramienta esencial en un contexto en el que los recursos digitales añaden mucho valor a la presentación de sus artículos.
Por lo demás, un buen PIM debería disponer al menos de conectores para interactuar con una solución de Gestión de Activos Digitales.
¿Cómo elegir e implantar su futuro PIM?
Defina con precisión sus objetivos
Ante todo, pregúntese por qué siente la necesidad de dotarse de una herramienta de gestión de la información sobre productos.
- ¿Para ahorrar tiempo en la gestión de la información de sus productos?
- ¿Mejorar la calidad de los datos para impulsar sus ventas?
- ¿Racionalizar los procesos entre distintos departamentos?
- ¿Internacionalizarse? etc.
De este modo, podrá identificar la dirección que debe tomar para poner en marcha su proyecto PIM.
Especifique sus necesidades planteándose las preguntas adecuadas
¿Qué funcionalidades?
La cobertura funcional de los PIM varía de un paquete de software a otro.
Le recomendamos que enumere las funcionalidades que necesita imperativamente. Previa consulta, por supuesto, con los equipos de la empresa afectados, que son los que mejor pueden identificar los problemas y usos cotidianos.
¿La naturaleza y la cantidad de los datos que hay que tratar?
Las herramientas de gestión de la información sobre los productos también difieren en este aspecto.
Por tanto, es imperativo elegir una solución que se adapte a :
- la cantidad media de información sobre productos procesada en su empresa,
- la complejidad de su repositorio de productos.
¿Escalabilidad?
Sin duda, sus necesidades futuras no serán las mismas que las actuales.
Pregúntese por la escalabilidad de los PIM que ha seleccionado y elija el que se adapte perfectamente a sus ambiciones de crecimiento:
- añadir fácilmente nuevas funcionalidades
- soportar un volumen creciente de datos, etc.
¿Conexión con otras herramientas?
Si conecta su PIM con otras herramientas, podrá automatizar muchos de sus procesos y ahorrar un tiempo precioso.
Así que asegúrese de que su futuro software interactúa con :
- su ERP
- su plataforma de comercio electrónico
- sus mercados, etc.
¿SaaS u On Premise?
¿Qué tipo de alojamiento elegir? ¿SaaS u On Premise?
Usted decide, en función de sus necesidades y de sus competencias técnicas internas.
☝️ Tenga en cuenta, sin embargo, que SaaS es especialmente adecuado para empresas que buscan una solución llave en mano que pueda implantarse rápidamente. La nube también tiene la ventaja de ofrecer un mejor soporte para las actividades a distancia (todo lo que necesitas es una conexión a Internet). Práctico si tiene empleados que trabajan desde casa o que están dispersos por diferentes sitios.
¿Qué nivel de soporte y asistencia?
¿El servicio de atención al cliente del editor está disponible y responde? Esto puede marcar una gran diferencia en caso de problema con el software.
Además, considere el nivel de asistencia ofrecido para configurar el PIM dentro de la empresa, especialmente si no dispone de equipos técnicos internos.
Por último, está la cuestión de la transferencia de competencias. Aunque la herramienta de gestión de la información sobre los productos resulte bastante intuitiva, no es algo que los equipos puedan aprender sin más. Por eso, lo mejor es optar por un editor que ofrezca un sólido programa de formación adaptado al nivel de conocimientos de los usuarios.
Seleccionar y probar soluciones
Una vez definidas sus necesidades, puede ponerse manos a la obra para encontrar el PIM ideal. Para empezar, preseleccione varias plataformas (tres, por ejemplo) que se ajusten a sus criterios.
A continuación, demuestre y pruebe los productos para que los miembros de la empresa implicados en el proyecto puedan hacerse una idea del potencial de cada uno, tanto en términos de funciones ofrecidas como de facilidad de uso de la interfaz.
Ejemplo de PIP
Con todos estos consejos, seguro que te preguntas qué solución elegir.
Hay muchos programas de gestión de la información sobre los productos en el mercado. Por ejemplo, Pimalion. PIM, DAM y ETL (Extract Transform Load) todo en uno, la plataforma también está equipada con numerosos conectores de publicación multicanal. Como resultado, usted se beneficia de una herramienta verdaderamente "todo en uno", con una amplia cobertura funcional para gestionar toda la información de sus productos (incluso volúmenes muy grandes): desde la adquisición y el enriquecimiento cualitativo de los datos ("sourcing") hasta la publicación dinámica multicanal web, impresa y digital ("publishing").
¿Qué podemos aprender de la gestión de la información sobre productos?
Los programas informáticos de gestión de la información sobre los productos son más que bienvenidos en un contexto en el que los datos sobre los productos no dejan de aumentar, sobre todo a raíz del desarrollo de las ventas en línea.
Disponer de un PIM significa :
- importar estos datos
- procesarlos para cualificarlos
- exportarlos a todos sus canales de venta y marketing.
Esto aporta numerosas ventajas a las organizaciones y departamentos (responsables de comercio electrónico, responsables de compras, equipos de marketing, etc.):
- mejor gestión, colaboración más fluida y ahorro de tiempo en todas las actividades relacionadas con la información sobre productos,
- mejor calidad de los datos , en todos los soportes... ¡e incluso a escala internacional!
Lo único que le queda por hacer es elegir el software PIM adecuado, que no sólo responda a sus retos actuales, sino que también le ayude a crecer.
Artículo traducido del francés