Controle la reposición de existencias y diga adiós a las roturas de stock y al exceso de existencias

El éxito de un negocio, ya sea online u offline, depende de multitud de factores. Pero hay dos que marcan claramente la diferencia: la satisfacción del cliente y el equilibrio financiero.

Hay un proceso que influye notablemente en ambos: la reposición de existencias. Controlar esta operación significa tener la cantidad adecuada de productos en sus almacenes, en el momento oportuno, para evitar las roturas de stock que molestan a los consumidores. Pero también para evitar el exceso de existencias , que es sinónimo de pérdida de dinero.

Para lograr este feliz equilibrio, puede recurrir a diferentes métodos de reposición, pero también a herramientas que marcan claramente la diferencia.

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¿Qué es la reposición de existencias?

Para empezar, un vistazo rápido a la definición de reposición de existencias. 🔎

La reposición de existencias hace referencia a todas las acciones que intervienen en la renovación de los bienes necesarios para que un negocio funcione correctamente.

Producción, gestión de tus almacenes, fondo de comercio en tus tiendas físicas... el éxito de tu negocio depende en gran medida de una gestión controlada del reaprovisionamiento. ¿Su objetivo? Mantener un nivel óptimo de productos disponibles para satisfacer la demanda de los clientes, sin generar un exceso de existencias.

Por supuesto, cada empresa adapta su estrategia en función de su actividad, sus proveedores y sus limitaciones logísticas. ¡Un e-tailer no tiene los mismos imperativos que un supermercado!

💡 Vale la pena saberlo: reposición de existencias difiere de la reposición en estantería. Mientras que la primera se refiere a los almacenes y las reservas, la segunda define la transferencia de productos de estas reservas a las estanterías accesibles a los clientes.

¿Qué importancia tiene una reposición óptima de las existencias? Las 2 ventajas clave

La importancia de una buena reposición de existencias se manifiesta en los dos ámbitos siguientes

• la satisfacción del cliente, al garantizarle el acceso a los productos que desea en un plazo que se considera razonable dadas las circunstancias;
• el equilibrio financiero, al reducir el exceso de existencias, entre otras cosas.

Veamos esto con más detalle. 👉

Garantizar la satisfacción del cliente

Ser capaz de entregar o suministrar, en un plazo razonable, el producto deseado por el cliente es, en cierta medida, la base de cualquier empresa eficiente. ¡Sobre todo en una época en la que los consumidores son cada vez más volátiles!

Si el artículo que buscan aparece como "agotado", no dudarán en ir a ver si la competencia lo hace mejor. Por no hablar de que su insatisfacción puede dañar la imagen de su marca.

☝️ Por lo tanto, debe desplegar una estrategia de reposición de existencias que evite las situaciones de falta de stock para cerrar más ventas, pero también (¡y sobre todo!) para ganarse la fidelidad de los clientes que saben que pueden contar con usted.

Garantizar un equilibrio financiero sólido

Para evitar las situaciones de falta de existencias antes mencionadas, algunas empresas se ven tentadas a pedir grandes cantidades de productos. El problema es que esto provoca un costoso exceso de existencias.

Y por una buena razón, el exceso de existencias

• inmoviliza el capital circulante, ya que el dinero invertido en existencias ya no puede utilizarse para otras necesidades estratégicas como la innovación, el marketing o el desarrollo empresarial ;
• pone en peligro la "frescura" de los productos, con el riesgo de hacerlos invendibles si son perecederos, o artículos sujetos a obsolescencia, tendencias, etc.

Además, una mala gestión de la reposición de existencias compromete la eficacia operativa de los almacenes y contribuye a aumentar los gastos de envío debido a la fraccionamiento de las expediciones (se ve obligado a multiplicar las entregas parciales).

¿Cuáles son las diferentes estrategias de reposición de existencias?

¿Cuándo hay que reponer existencias?

Esta es la pregunta que se hacen todos los minoristas, y la respuesta depende de la metodología que elijan. Y hay muchas.

Por regla general, estas estrategias se dividen en dos grandes categorías:

• métodos push (suministro anticipado ): las existencias se piden con antelación, basándose en previsiones;
• métodos pull (suministro bajo demanda): las existencias se reponen sólo cuando la demanda es real.

El método de reposición continua de existencias

Es probablemente el método pull más conocido. ¿Cómo funciona? Se lanza un pedido en cuanto un producto alcanza un umbral crítico (punto de pedido).

Este proceso consiste en basarse en las necesidades reales más inmediatas. Por tanto, se recomienda si su demanda es estable y si tiene la posibilidad de constituir un stock de seguridad.

Sin embargo, esta estrategia requiere un seguimiento preciso y a veces genera costes logísticos elevados debido a la frecuencia de los pedidos.

El método del calendario

Este método de reposición, muy sencillo, consiste en pedir la misma cantidad de productos en una fecha fija, independientemente del nivel de existencias.

Como habrá comprobado, se trata de un enfoque push (es decir, proactivo), basado en previsiones extraídas de su experiencia y de sus distintas herramientas.

La estrategia del calendario le resultará muy práctica si la demanda se mantiene estable.

Sin embargo, hay que tener cuidado con los riesgos de interrupción cuando el número de pedidos se dispara de repente debido a factores imprevistos. Recuerda la escasez de papel higiénico 🧻 o de gel hidroalcohólico al principio de la crisis de Covid.

El método de reposición

Es similar a la estrategia anterior (pedidos a fecha fija), con la diferencia de que la cantidad de existencias se ajusta en función de los "huecos". No se pide un número fijo de productos.

Aquí está el problema: este método se basa en las ventas pasadas, no en la previsión. Por tanto, será difícil hacer frente a un aumento imprevisto de la demanda.

El método justo a tiempo (JIT)

Esta técnica pull consiste en reaprovisionar sólo cuando la demanda es real. En este caso, es importante sincronizar perfectamente los pedidos de los clientes, los proveedores, la producción y la distribución.

Aunque el JIT es apreciado por su capacidad para reducir los costes de almacenamiento y los residuos, depende de una cadena de suministro ultrafiable. Un retraso del proveedor = un desabastecimiento inmediato.

El método de reposición predictiva

El reaprovisionamiento predictivo se basa en el estudio de diversos análisis con el fin de constituir por adelantado las existencias necesarias. En lugar de esperar a que un producto esté casi agotado para emitir una orden de compra, la empresa :

• examina las tendencias de consumo (historial de ventas, comportamiento del mercado, etc.) ;
• tiene en cuenta los acontecimientos externos (campañas de marketing, periodos de rebajas, cambios económicos, etc.) ;

para ajustar sus pedidos en consecuencia.

Este método requiere el uso de potentes herramientas, que incorporan tecnologías de Big Data e inteligencia artificial. Pero cuidado: ¡a veces estas previsiones no son fiables debido a cambios imprevistos!

El método top-off, basado en el plazo de entrega

Por último, el método top-off es un enfoque pull basado en el plazo de entrega. Su objetivo es reponer las existencias antes de que alcancen un nivel crítico, evitando al mismo tiempo un exceso de mercancías innecesarias.

¿Cuál es la diferencia con la estrategia de punto de pedido? A diferencia de los métodos que activan un pedido a partir de un umbral fijo, el enfoque por puntos de pedido ajusta la reposición en función de dos factores

• el tiempo que se tarda en recibir una nueva entrega;
• el consumo medio del producto durante ese tiempo.

Esta estrategia es especialmente popular en las empresas en las que el reaprovisionamiento lleva tiempo y en las que las roturas de existencias son costosas. Por otro lado, requiere un control perfecto de los plazos de entrega de los proveedores.

👉 Los diferentes métodos de reaprovisionamiento en vídeo:

Establezca un proceso y unas responsabilidades claras

Para garantizar que las existencias se reponen correctamente, primero hay que saber quién hace qué y cuándo.

• ¿Quién aprueba los pedidos?
• ¿Quién controla las existencias?
• ¿Quién gestiona las relaciones con los proveedores?

Esto es aún más cierto cuando se opera con diferentes entidades, varias tiendas físicas, por ejemplo. En este caso, ¿debe optar por una gestión centralizada de la cadena de suministro? ¿O dejar más autonomía y poder de decisión a cada punto de venta?

En realidad, todo depende de la estructura de la empresa y de su volumen de negocio. Pero debes saber que la primera opción estandariza los procesos, optimizando así los costes, mientras que la segunda promete una mayor capacidad de respuesta.

☝️ Sea cual sea el modelo elegido, elabore siempre procedimientos claros, accesibles y conocidos por todos.

Actúe en función del producto

Si vende diversos productos, lo más probable es que tenga que actuar de forma diferente para cada uno de ellos.

Esto se aplica en particular a

• los productos perecederos, que requieren un procedimiento especial si no quiere acabar tirando kilos de productos ;
• los artículos de rápida rotación, que se reponen con más frecuencia.

También le recomendamos que priorice sus mercancías, con vistas a prestar especial atención a las que generan más valor, en términos de beneficios por ejemplo.

Optimizar las relaciones con los proveedores

El buen funcionamiento de la reposición de existencias depende de que los proveedores sean fiables, reactivos y entreguen las mercancías correctas a tiempo.

Por ello, le aconsejamos que :

• Mantenga una relación óptima y beneficiosa para todos con sus mejores socios;
• supervisar regularmente su rendimiento (plazos de entrega, cumplimiento de los pedidos, etc.) para actuar con rapidez si la calidad del servicio se deteriora.

💡Tip : diversifica tus fuentes de suministro. Una empresa nunca debe depender de un solo proveedor, de lo contrario podría encontrarse en dificultades si se interrumpe la producción o se producen retrasos logísticos.

Apóyate en datos fiables y actualizados

En realidad, la gestión de existencias es una cuestión de datos.

Dado que la operación requiere precisión, capacidad de anticipación, pero también de lectura del presente, hay que basarse en datos fiables y actualizados en tiempo real. Porque trabajar con datos desactualizados conduce inevitablemente a errores de pedido, roturas de stock o exceso de existencias.

💡Tip : establece un cuadro de mandos dinámico, estructurado en torno a indicadores clave que te permitan ser a la vez más reactivo y más rentable.

Qué herramientas utilizar para reponer existencias?

En definitiva, el seguimiento de las buenas prácticas expuestas anteriormente va muy a menudo de la mano de la utilización de herramientas dedicadas a la gestión de las existencias y a la reposición.

Más aún en el caso de las grandes organizaciones o de las que tienen una estructura compleja (varias entidades que gestionar, por ejemplo). En estos casos, ¡es difícil trabajar con un simple archivo Excel!

Una solución de gestión de suministros y existencias le ayudará a :

• controlar las existencias en tiempo real
• activar el reaprovisionamiento automático de los proveedores;
• analizar las tendencias de consumo.

Pensemos en 🛠️ Software como Expansio, un SGA diseñado para gestionar los almacenes y las existencias de las empresas, incluso las que tienen varias sedes. En cuanto a sus funcionalidades, garantiza un seguimiento preciso de las mercancías y una visibilidad en tiempo real del estado de sus existencias, lo que evita las carencias y los excesos de stock. Gracias a su integración con los sistemas ERP, Expansio garantiza una sincronización fluida de los flujos de aprovisionamiento. Además, esta solución está dotada de una verdadera potencia analítica : realice análisis predictivos de sus necesidades logísticas... ¡y anticipe aún más!

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Preguntas frecuentes sobre la reposición de existencias

¿Cuál es la diferencia entre aprovisionamiento y reposición?

Por aprovisionamiento se entiende todo el proceso de adquisición de los bienes necesarios para el funcionamiento de una empresa. Incluye la elección de proveedores, la gestión de pedidos y la organización de los flujos de entrada.

El reaprovisionamiento, por su parte, tiene lugar después de una colocación inicial de existencias. Consiste en reponer los productos en función de las ventas y las previsiones.

¿Cómo elegir el mejor método de reposición?

Todo depende de su empresa y de la naturaleza de los productos que gestiona.

Una empresa con una demanda estable preferirá la reposición periódica o prevista, basada en estimaciones de ventas.

Si la demanda fluctúa bruscamente, es mejor optar por una estrategia just-in-time o un método top-off.

En algunos casos, puede utilizarse una combinación de métodos para optimizar el proceso y evitar costes innecesarios.

¿Cuáles son los principales indicadores que hay que controlar para una buena reposición?

Varios indicadores clave de rendimiento logístico le ayudarán a controlar la gestión de sus existencias.

Por ejemplo, el

• el índice de rotación indica el ritmo al que se vende y se renueva un producto;
• la tasa de cobertura mide el tiempo durante el cual las existencias actuales pueden satisfacer la demanda;
• el índice de ruptura de existencias mide el impacto de la falta de existencias en las ventas;
• el coste de almacenamiento ayuda a ajustar las cantidades pedidas para evitar pérdidas financieras.

🤩 Con todos estos consejos, lo único que te queda por hacer es elegir el método de reposición de existencias que más te convenga, para mantener tus costes bajo control al tiempo que haces de tu marca una apuesta segura para los consumidores más exigentes.