Su guía para establecer y optimizar la gestión de compras
Durante demasiado tiempo, la gestión de compras y suministros ha estado relegada a un segundo plano, pero es una parte importantísima de la rentabilidad y estabilidad de cualquier empresa, y tan estratégica como la gestión de ventas.
Las compras pueden representar hasta el 60% de las ventas, ¡lo que no es poco!
Si quiere ofrecer precios competitivos frente a sus competidores, optimizar su gestión de compras puede suponer una diferencia real en sus márgenes y, por tanto, en sus beneficios.
No desaproveche esta palanca de crecimiento y descubra algunas maneras de gestionar eficazmente sus compras.
Gestión de compras: definición
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de compras se refiere a todo el proceso por el que una empresa adquiere los productos o servicios que necesita para funcionar sin problemas, ya sea en forma de :
- compras directas, como las materias primas, esenciales para la producción,
- compras indirectas, como el material de oficina.
¿Cuáles son las diferentes etapas del proceso de compra?
El proceso de gestión de compras consta de varias etapas clave:
- identificar las necesidades
- búsqueda de proveedores
- solicitar presupuestos o convocar licitaciones,
- análisis de las ofertas en función de una serie de criterios:
- calidad del producto
- costes de adquisición
- plazos de entrega,
- negociación con los proveedores,
- contractualización,
- facturación.
¿Cuáles son las tareas y los objetivos del departamento de compras?
¿Cuál es el papel del departamento de compras?
Considerada durante mucho tiempo como un departamento de apoyo dentro de una empresa, la función de compras es cada vez más estratégica para la competitividad y el desarrollo de una empresa.
El departamento de compras define y garantiza el cumplimiento de los procedimientos de gestión de compras. Más concretamente, se trata de elaborar un plan de acción estructurado e identificar a los actores y la documentación asociada a cada acción.
Se basa en la política de compras de la empresa, es decir, en su estrategia de compras y aprovisionamiento.
¿Y sus objetivos?
Los principales objetivos del departamento de compras son
- controlar el presupuesto y optimizar los costes de la cadena de suministro a través de una serie de palancas :
- controlar la cartera de compras de la empresa
- (re)negociar las compras con los proveedores
- reevaluar los objetivos de margen, si es necesario, en colaboración con el departamento de ventas;
- la gestión de las existencias y la gestión de los riesgos en caso de ruptura de existencias;
- participación en el desarrollo de productos, control de calidad y costes de compras de producción, etc.
¿Cómo gestionar eficazmente las compras? Nuestros 6 consejos
Consejo 1: Defina una política de compras
La gestión de las compras va de la mano de la política de compras.
Más concretamente, esta última se define como la estrategia desplegada :
- para alcanzar los objetivos de la empresa (reducción de costes, reducción de la huella de carbono, etc.) ;
- en función de las características específicas de su estructura, de su mercado y de las tendencias de compra.
La definición de esta política implica
- elaborar un plan de acción y revisar los procedimientos para alcanzar los objetivos predefinidos ;
- Asignar funciones y responsabilidades a cada uno en este nuevo ecosistema;
- analizar la estrategia desplegada mediante el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (duración del ciclo de compras, coste medio de los pedidos, tasa de incumplimiento de los proveedores, etc.).
☝️ Aunque debe prestarse especial atención a las compras estratégicas, no debe descuidarse el seguimiento de las llamadas compras "blandas".Aunque debe prestarse especial atención a las compras estratégicas, es importante no descuidar el seguimiento de las llamadas "comodines", compras secundarias pero realizadas con prisas y que, en conjunto, representan una partida de gasto muy importante.
Consejo 2: Establecer un procedimiento claro para facilitar la gestión
Comprender el papel clave que desempeña el departamento de gestión de compras implica definir y luego poner a prueba procesos orientados al rendimiento.
Derivados de la política antes mencionada, deben ser sencillos e implicar al menor número de personas posible para no convertirse en una fábrica de gas.
💡 La buena noticia es que no es necesario empezar de cero, sino que hay que basarse en los procedimientos ya probados en la organización, así como en los distintos datos de que se dispone.
Y, por supuesto, es una buena idea comunicar estos procesos a todo el personal implicado, para mejorar la eficiencia general.
☝️ El procedimiento de compra debe estar :
- integrado en el sistema de información de compras de la empresa, al igual que los datos relativos a proveedores, precios y existencias ;
- integrado en las condiciones generales y explicado a los proveedores de servicios para garantizar la satisfacción de la empresa, la transparencia y la mejor relación posible con los proveedores;
- posiblemente se mencione en la política de RSE, para fomentar internamente las compras responsables y el desarrollo sostenible.
Consejo 3: Gestionar eficazmente las compras, desde el pedido hasta el almacenamiento
Es posible optimizar cada etapa de la gestión de compras.
Por ejemplo, no hay que olvidar la gestión de existencias.
Una buena gestión de suministros no consiste sólo en comprar bienes y servicios. También implica el almacenamiento de productos, que es costoso, sobre todo en términos de espacio de almacenamiento.
También implica controlar los riesgos de obsolescencia y desperdicio, una pérdida financiera real para la empresa.
👉 Descubre cómo mejorar la gestión de tus existencias en nuestro artículo dedicado.
Consejo 4: Agrupa los pedidos
Agrupar tus compras te da un mayor margen de negociación con los mayoristas y te permite ahorrar dinero, sobre todo en gastos de envío.
También puede reducir el número de pedidos que le llevan mucho tiempo y aprovechar ese tiempo para comparar precios con los proveedores.
Consejo 5: clasifique las compras para hacer un seguimiento de ellas
Por supuesto, también hay que identificar los distintos tipos de compraspara poder :
- clasificarlas
- segmentar las cuentas de proveedores
- controlar y analizar los datos de las compras.
El primer paso es clasificar las compras por orden de importancia y recurrencia, según 3 clases:
- Clase A, para las compras estratégicas de producción,
- clase B, para las compras no de producción recurrentes y estratégicas,
- clase C, compras no recurrentes y no estratégicas.
A continuación, la nomenclatura se afina por familias y subfamilias de compras (productos o servicios con funcionalidades similares y que satisfacen necesidades parecidas), a las que se asocian compradores y proveedores clave.
Consejo 6: Elegir un software de gestión de compras y suministros
Hay una serie de herramientas que pueden mejorar considerablemente el rendimiento del departamento de compras:
- gestión de pedidos
- procesamiento de facturas
- seguimiento en tiempo real de los gastos
- categorización automática de las compras
- identificación de proveedores
- creación de licitaciones.
Estos incluyen :
- un software de compras, como un sistema de e-procurement (aprovisionamiento, compras en línea) para la prestación de servicios, productos negociados y el listado de proveedores asociados para el comercio electrónico ;
- una solución que integre procure-to-pay para centralizar y validar sus solicitudes de compra, consultar los catálogos de proveedores y gestionar el ciclo de aprovisionamiento, desde los pedidos hasta el tratamiento de las facturas de los proveedores;
- un software de gestión de existencias, para racionalizar los aprovisionamientos, reducir las existencias y las referencias y automatizar los procesos de compra;
- ERP, que incluye módulos de gestión de compras e inventarios, para gestionar las ventas y ofrecer una visión global del equilibrio entre ventas y compras.
🛠️ Ejemplo de software:
Quadient Accounts Payable es una plataforma diseñada para el procesamiento global de sus facturas de proveedores y pedidos de compra. Cree sus solicitudes de compra directamente en el software. A continuación, el software agilizará el proceso de aprobación para reducir los retrasos, los errores y, por tanto, los riesgos asociados a las cuentas por cobrar. Quadient Accounts Payable también incorpora funciones de reconocimiento automático de datos para minimizar la necesidad de gestionar las facturas manualmente. Todo ello supone un importante ahorro en sus costes administrativos.
Gestión de compras de un vistazo
Ante la presión de la competencia, la gestión de compras se está convirtiendo en una función empresarial cada vez más estratégica. Ya no es posible operar de forma desordenada: es necesario definir una estrategia y unos procesos claros y sólidos. Por eso, muchas organizaciones recurren ahora a la externalización de todas las actividades asociadas.
Pero con el software adecuado, no hay necesidad de depender de un proveedor de servicios externo. Pero con el software adecuado, no hay necesidad de recurrir a un proveedor de servicios externo.
Artículo traducido del francés