Contratación electrónica: ¿cómo y por qué comprar en línea?
La contratación en línea, también denominada a menudo contratación electrónica, es uno de los principales retos a los que se enfrenta Internet. A diferencia de las formas más tradicionales de contratación, que obviamente han sido "electrónicas" durante muchos años, la contratación electrónica se refiere específicamente a la contratación que se basa, en todo o en parte, en el uso de la tecnología de Internet o intranet. En última instancia, la dirección final implicará a todos los actores (usuarios, probadores, proveedores) que trabajan de forma conectada, pero no todos los proveedores han renunciado a los productos que requieren un software de escritorio especializado.
Contratación electrónica: definición
La contratación electrónica, también conocida como e-procurement, es un método de compra de materias primas, mercancías y productos acabados basado en un sistema de información conectado a Internet. La contratación electrónica pone en contacto a compradores y vendedores a través de Internet y simplifica las transacciones entre ellos.
¿Por qué es importante la contratación electrónica?
Las razones de la contratación electrónica son obvias. Las organizaciones recurren a la contratación electrónica para reducir costes administrativos, mejorar la producción y controlar sus existencias y gastos. Los sistemas de contratación electrónica también proporcionan nuevos canales de suministro y pueden ayudar a obtener precios más bajos en los bienes adquiridos. No es de extrañar que, según una encuesta realizada por la revista Purchasing, el 95% de los profesionales de compras hagan de la contratación electrónica un canal esencial. Se prevé que el mercado de herramientas de e-procurement crezca de menos de 200 millones de dólares en 1998 a 20.000 millones en 2020.
¿Cómo abastecerse en Internet?
En el otro extremo del espectro, las fuentes de aprovisionamiento electrónico no son tan obvias, porque el aprovisionamiento electrónico tiene que enfocarse de forma muy diferente a la mayoría de las demás aplicaciones. En la mayoría de las aplicaciones, aunque puede haber interacciones entre el exterior y el interior de la empresa (recepción de entradas y envío de datos), el corazón de la aplicación -en el sentido de su ubicación- se encuentra dentro de la propia empresa. Con la contratación electrónica, todo se centra en la transacción que vincula a dos organizaciones diferentes.
Si la contratación electrónica se organizara en torno a dos actores distintos -un comprador y un vendedor- no sería tan interesante ni tan difícil. Pero cada actor es en realidad el centro de una estrella: el comprador trata con muchos vendedores y, a la inversa, el vendedor trata con muchos compradores (véase la imagen 1). En consecuencia, la cuestión de dónde tiene lugar la contratación electrónica no es trivial ni evidente:
Sistemas de gestión de la contratación electrónica
Un sistema de aprovisionamiento electrónico puede estar situado en el extremo del vendedor, en el extremo del comprador o a medio camino entre ambos. La imagen 2 muestra el primer caso. En este modelo del lado del vendedor, el comprador es como un comprador que pasea por Main Street, la mayor avenida comercial de Nueva York, visitando diferentes tiendas de su interés para averiguar qué se ofrece y a qué precio. El vendedor instala un software que permite a cada comprador navegar y comprar. Se trata claramente de un modelo orientado a la venta.
El caso contrario se ilustra en la imagen 3. En esta situación, los vendedores tienen que llevar sus productos a los compradores, como hacían los vendedores ambulantes a principios del siglo XX. Se trata de un modelo de compra.
En el último escenario (imagen 4), terceros crean grandes tiendas para poner en contacto a compradores y vendedores. Es lo que se conoce como modelo marketplace, modelo portal o, en el caso concreto de un mercado vertical, modelo vortal.
Ventajas e inconvenientes de los distintos modelos de contratación
Cada modelo tiene ventajas e inconvenientes para el comprador (y, por supuesto, para el vendedor). Las cuestiones importantes giran en torno a quién crea y mantiene los catálogos que muestran la disponibilidad de los productos, lo bien que se integran las funciones de aprovisionamiento con los procesos empresariales y los sistemas back-end, y lo útil que resulta el resultado para los empleados del comprador.
El modelo Main Street
En el modelo Main Street, cada proveedor crea su propio catálogo, posiblemente en una extranet. Una empresa asociada a un proveedor de este tipo puede pedir a sus empleados que visiten el sitio del proveedor utilizando sus navegadores de Internet para realizar sus compras. La empresa compradora no tiene que mantener el catálogo, por lo que la adopción de un sistema de este tipo es fácil y barata. Sin embargo, la integración con los sistemas financieros no será fácil. Se están desarrollando normas, principalmente nuevas generaciones de EDI basadas en XML, que, en teoría, facilitarán la eliminación de todos los documentos resultantes de una compra por los sistemas existentes o ERP. El éxito de este enfoque está por ver, ya que todavía se están estudiando las distintas normas propuestas para ver cuáles se adoptarán. Algunos de los principales proveedores, como Ariba y Commerce One, tienen sus propias normas, al igual que Microsoft. El modelo Main Street también adolece de problemas relacionados con la comparación de tiendas y el control. Para comparar tiendas, un agente de compras tiene que navegar por varios sitios web de proveedores, cada uno con su propia interfaz, disposiciones de embalaje y envío y descuentos. Controlar las compras fuera de contrato es casi imposible. El enfoque Main Street funcionará mejor en organizaciones de compra más pequeñas y en casos en los que el producto del proveedor sea bastante especializado. Un ejemplo de este modelo es una nueva iniciativa de Eastman Chemical. Eastman proporciona ordenadores Dell de bajo coste y acceso a Internet a través de UUNET para que sus clientes puedan comprar en el sitio de Eastman.
El modelo del vendedor ambulante
En el otro extremo del espectro está el modelo del vendedor ambulante. En este escenario, los proveedores llegan al comprador a través de los datos que proporcionan, con los que la empresa compradora crea y mantiene su propio catálogo. Y son muchas las ventajas para la empresa que realiza estas compras. Como controla el catálogo, puede seleccionar rigurosamente los productos que entran en él, e incluso ofrecer a determinados empleados una selección de productos en cantidades limitadas. De este modo, la capacidad de compra puede estar presente en el escritorio de cada uno, y los empleados disponen de una única interfaz. Por otro lado, la creación y actualización de catálogos puede suponer un importante esfuerzo de edición. Uno de los proveedores de este mercado, PurchasePro, instala su software en los sitios de los compradores. Gracias al software de PurchasePro, los clientes pueden realizar compras en los sitios de los vendedores y en los marketplaces. Uno de los clientes de PurchasePro es la cadena hotelera Meristar.
El modelo de mercado
En el centro están los marketplaces, sitios de terceros que reúnen a compradores y vendedores en su mercado. Los marketplaces ofrecen un catálogo único, pero están menos integrados con los sistemas back-end y las políticas específicas de la empresa compradora. Naturalmente, muchos proveedores de este espacio hacen todo lo posible para que sus soluciones sean, en la medida de lo posible, soluciones de compra.
En realidad, hay dos tipos de mercado. Uno es el vortal, el mercado vertical. Un ejemplo es ChemConnect, que reúne a compradores y vendedores de la industria química. Una estimación prevé que el 15% de esta industria de 1.600 millones de dólares se pondrá en línea en los próximos tres a cinco años.
El otro tipo de mercado abarca una amplia variedad de tipos de productos. El líder en este sector es el de suministros de mantenimiento, reparación y explotación (MRO), que puede representar hasta el 35% del gasto total de una empresa. Es más, las compras de MRO son causa frecuente de "wildcatting", es decir, compras que no se realizan con los proveedores habituales. Se calcula que hasta el 40% de las compras de MRO son impulsivas, lo que puede suponer una pérdida de ingresos de hasta 10 millones de dólares al año para la típica empresa multimillonaria. Hay varios actores en este mundo. Los líderes son Ariba y Commerce One, que solicitan activamente proveedores y venden sus soluciones a las organizaciones compradoras. Otros son Concur Technologies, Intelsys y muchos más pequeños. También hay competencia en este ámbito entre grandes proveedores de ERP como SAP y Baan, Oracle, IBM, HP y otros.
Una forma de implantar un modelo de mercado es basarse totalmente en Internet, sobre todo del lado del comprador. Esto significa que no se instala ningún software en los ordenadores de los compradores y que todas las transacciones se realizan a través de navegadores. Un segundo enfoque consiste en instalar software especializado en los ordenadores de sobremesa de los empleados de la empresa compradora, pero alojar la red de proveedores de forma centralizada en Internet.
Comparación de los modelos de contratación
La siguiente imagen ofrece una comparación clara de estos tres enfoques. Muestra gráficamente cómo se comportan los distintos modelos según determinados criterios importantes. Pero, como siempre, el problema radica en los detalles, que cambian a diario en este espacio de productos. Por ejemplo, la integración en sistemas back-end debería ser teóricamente más difícil con el modelo de mercado que con la solución Main Street, porque esta última se instala y personaliza en el sitio del comprador. Pero no hay ninguna razón por la que un proveedor concreto no pueda hacer una inversión suficiente para garantizar que su modelo de mercado se integre fácilmente con sus sistemas back-end. De hecho, todos los principales proveedores de mercados prometen esta capacidad.
Conclusión
A la vista de los importantes ahorros potenciales, la contratación electrónica es el área de aplicación más crítica para las organizaciones a corto plazo. Utilizar la contratación electrónica para pedir productos MRO puede generar ahorros de entre el 5% y el 20%. Según el mismo estudio, el coste de tramitación de los pedidos podría reducirse en un 70%.
Creemos que, debido al coste de mantenimiento de los catálogos, las soluciones puramente de compra, en las que la organización compradora crea sus propios catálogos, serán raras a corto plazo, representando no más del 15% del mercado total de compras y sólo un pequeño porcentaje de las compras de MRO. No tendrá sentido para la mayoría de las empresas. Sin embargo, una vez que haya una mayor normalización en el formulario XML utilizado para los catálogos de proveedores, podría volver a ser una opción viable, quizás dentro de tres a cinco años. Creemos que la mayoría de las organizaciones de compras gravitarán hacia un modelo de mercado, al menos en el sentido de que utilizarán redes de proveedores centralizadas con catálogos centralizados. Los proveedores de estos productos se centran en construir tanto sus redes de proveedores como su tecnología para que sea una opción atractiva. Esperamos que más de la mitad de los usuarios compren a través de Internet, pero que las instalaciones de software especializado en compras estén presentes en al menos el 30% de los ordenadores. Los usuarios potenciales deben analizar detenidamente la funcionalidad y, en particular, el grado de integración que necesitan con sus sistemas back-end.