Optimice la gestión de sus equipos para mejorar el rendimiento

La gestión de los equipos es esencial en cualquier sector empresarial, y está estrechamente vinculada a la gestión de la calidad. Su objetivo es garantizar la fiabilidad, disponibilidad y conformidad de la maquinaria y los equipos de una empresa, aplicando al mismo tiempo un enfoque de rentabilidad.

Los equipos y sistemas de la empresa deben funcionar de forma óptima para alcanzar sus objetivos comerciales. Sin embargo, esto está sujeto a imperativos y limitaciones, como la competencia, la evolución de la normativa, los plazos de comercialización y la necesidad de innovar. Una gestión eficaz de los equipos repercute positivamente no sólo en la producción, sino también en otros ámbitos como el marketing, las compras y el servicio al cliente.

Mantener, actualizar, comprobar, mejorar y simplificar: la gestión de equipos puede dividirse en varias actividades. Incluye no sólo llevar a cabo el mantenimiento, sino también planificarlo. ¿Cuáles son los objetivos y las tareas de la gestión de equipos en una empresa? ¿Cómo gestionar eficazmente los equipos? Como veremos más adelante, existen herramientas que le ayudarán a tomar las decisiones correctas, y ahí es donde el software de GMAO resulta muy útil.

Objetivos y retos de la gestión de equipos

¿A qué empresas afecta?

Todo tipo de empresas con una flota de equipos que mantener. Por ejemplo

• empresas del sector servicios con equipos informáticos (ordenadores, impresoras, etc.) ;
• empresas de construcción y obras públicas (herramientas, etc.)
• centros de producción (maquinaria industrial, etc.).

Los equipos, en el sentido más amplio del término, pueden incluir cualquier herramienta de producción, así como vehículos de emergencia y equipos de protección individual (EPI), por ejemplo.

El objetivo: mejorar la productividad y la competitividad de la empresa

La gestión de los equipos de una empresa tiene diferentes objetivos, cada uno de los cuales contribuye de una forma u otra a la rentabilidad de su uso. Se trata de lograr una mejor asignación de los recursos en la gestión de las tareas, con el fin de concentrar los esfuerzos en las actividades con un impacto más directo en la productividad de la empresa.

Una buena gestión de los equipos y de las operaciones de mantenimiento asociadas tiene como objetivo lograr una mayor rentabilidad, produciendo la cantidad esperada sin aumentar los costes y obteniendo una visión global del parque de equipos, al tiempo que se reducen los riesgos para el personal. De este modo, al garantizar una mayor fiabilidad de su propuesta de valor, la empresa construye una mejor imagen ante sus clientes y puede ser más competitiva.

Más concretamente, ¿cuáles son los beneficios esperados?

Las ventajas de una buena gestión de los equipos

He aquí lo que una buena gestión de los equipos puede hacer por su empresa:

• ahorro de tiempo;
• optimización de costes
• mayor supervisión y mejor control de los riesgos
• un entorno de trabajo más seguro para los operarios y menos accidentes
• el cumplimiento de los plazos de producción;
• garantizar la calidad del producto fabricado, gracias a los ajustes periódicos
• garantizar la conformidad del producto, mediante el seguimiento de la evolución de la normativa
• proteger el medio ambiente, etc.

Así las cosas, la gestión de los equipos tiene una importancia estratégica para toda la empresa. Incluye, en particular, la revisión y el mantenimiento, que deben tratarse con el máximo cuidado.

El papel estratégico de la revisión y el mantenimiento

Parte integrante de la gestión de los equipos, el mantenimiento se encuentra en la encrucijada de diferentes expectativas:

• Garantiza el funcionamiento de los equipos a corto plazo para responder eficazmente a las necesidades de producción;
• responde a otras exigencias a medio y largo plazo de los equipos de mantenimiento, encargados de velar por el buen mantenimiento de los medios técnicos de producción: con el fin de reducir los costes, hay que evolucionar hacia un mantenimiento más preventivo y menos correctivo.

Mantenimiento significa mejor producción. Si un equipo o material esencial para la misión de la empresa no está disponible, se generan costes de explotación adicionales. La actividad comercial directa puede sufrir las consecuencias, con la consiguiente pérdida de ventas.

La aplicación de un auténtico programa de mantenimiento puede ayudarle a gestionar eficazmente los equipos, con el fin de aumentar la disponibilidad de la maquinaria de producción sin comprometer la calidad del producto acabado.

Invertir en mantenimiento preventivo es sinónimo de retorno de la inversión, y se traduce en :

• Mayor productividad,
• menos paradas de producción
• reducción del tiempo de reparación
• menos piezas desperdiciadas, menos existencias,
• mejor consumo y gestión eficaz de la energía.

Por último, dependiendo del tipo de equipo de que se trate, los organismos de salud y seguridad en el trabajo pueden exigir un programa de mantenimiento preventivo, como parte de los requisitos de mantenimiento establecidos en las normas ISO 9000.

¿Cómo planificar y aplicar la gestión de equipos en la práctica? Dependiendo del tamaño de la maquinaria de la empresa, la gestión de activos puede resultar compleja rápidamente. Echemos un vistazo a las diferentes acciones que hay que poner en marcha para proceder paso a paso.

¿Cómo optimizar la gestión de los equipos?

Usted desea optimizar el seguimiento y la gestión de sus equipos de forma sencilla y eficaz, al menor coste posible. Quiere gestionar su rendimiento y aumentar el potencial de sus equipos. El mantenimiento es una función de apoyo clave, a menudo subestimada, pero cuya importancia aumenta a medida que las máquinas se vuelven más complejas.

Además de establecer presupuestos para las revisiones, el mantenimiento desempeña un papel vital. No sólo el mantenimiento correctivo o curativo, sino también y sobre todo el mantenimiento preventivo, que requiere el desarrollo de un programa específico.

¿Cómo establecer un sistema de revisión y mantenimiento preventivo? ¿Cómo racionalizar su gestión? He aquí las opciones que tiene a su disposición:

Utilizar una nomenclatura clara y eficaz

Puedes empezar por hacer un inventario preciso y detallado de los equipos que posee tu empresa y, en particular, codificar las máquinas y los activos de producción.

👉 Un ejemplo de regla de nomenclatura:

"Nombre del equipo - Marca - Modelo - Ubicación - Número de máquina".

Sea cual sea el sistema de árbol que elija, lo importante es que sea legible y fácilmente explotable por sus usuarios, para que puedan identificar rápidamente un artículo y localizarlo geográficamente.

La identificación permite centralizar las marcas y modelos de cada equipo y conocer su ubicación exacta. Esta información puede integrarse en el software de gestión y/o registrarse en una placa de características.

Identificar los equipos con códigos o chips

Para ir un paso más allá, también puede utilizar códigos de barras, códigos QR o chips NFC, que pueden recuperarse fácilmente desde un ordenador o un teléfono móvil.

Esta identificación digital ahorra tiempo a la hora de gestionar las intervenciones, sobre todo para los proveedores de servicios o cualquier otro operario de mantenimiento que aún no esté familiarizado con sus equipos.

Siga de cerca el ciclo de vida de sus equipos

Una vez que sus equipos estén claramente catalogados, se beneficiará de mantener un registro de los movimientos y las acciones realizadas en su parque de equipos. Esto le permitirá garantizar un seguimiento constante y una trazabilidad completa del uso y el estado de cada equipo.

En definitiva, es todo el ciclo de vida del equipo lo que hay que seguir: su ubicación, el estado de su uso por parte de los operadores (en funcionamiento, en stock, etc.), su historial de mantenimiento, su asignación a un proyecto determinado, su documentación, sus accesorios y piezas de repuesto, etc.

Gracias a todos estos datos, cuidadosamente recopilados y registrados, podrá mejorar la seguridad y disponibilidad de sus equipos.

Facilite a los usuarios el acceso a la documentación y los procedimientos

En cuanto cree la documentación de los equipos, con números de serie, estado, fecha del último mantenimiento, etc., le interesará facilitar el acceso a esta información.

Puede utilizar herramientas específicas, como

• una ficha de seguimiento de los equipos;
• una ficha de mantenimiento o una ficha de seguimiento del mantenimiento de la máquina;
• informes de servicio, órdenes de servicio u órdenes de trabajo, etc.

El objetivo es recopilar todos los datos y características técnicas de los equipos necesarios para el mantenimiento, así como el historial de las operaciones realizadas, que serán utilizados tanto por los departamentos de la empresa como por terceros. Las fichas técnicas se ampliarán y revisarán periódicamente en el marco de un proceso de mejora continua.

Para que la gestión del trabajo sea eficaz, los procedimientos deben ser ágiles y conocidos por todos. Por ejemplo, para los pedidos de cambio de piezas, el proceso puede simplificarse reduciendo el número de personas implicadas. De hecho, a veces es el sistema de validación durante un proceso de compra el que puede resultar largo y costoso.

Crear un programa de mantenimiento preventivo

Las medidas a poner en marcha pueden formar parte de un programa de mantenimiento, que estructure y organice los trabajos de mantenimiento a realizar. Para minimizar los fallos de cada máquina, hay que definir los periodos y la frecuencia de las inspecciones: bien utilizando el manual suministrado por el fabricante, bien basándose en las averías y reparaciones que ya se hayan producido, bien basándose en las observaciones realizadas por el personal de mantenimiento.

También puede establecerse un orden de prioridad en función de la "criticidad" del mantenimiento:

• riesgos para la salud
• interrupción de la producción
• deterioro de la calidad
• riesgos medioambientales, etc.

Además de la frecuencia del mantenimiento, hay que tener en cuenta otros factores, como el tipo de mantenimiento, la asignación de personal para el mantenimiento de los equipos, la programación de los trabajos, etc.los recursos responsables de supervisar y aplicar el programa de mantenimiento.

Errores a evitar en la gestión de los equipos de su empresa

A la hora de gestionar sus equipos, puede cometer muchos errores que pueden salirle caros. A continuación le indicamos algunos de los errores más comunes que debe evitar cometer.

1. No ignore el mantenimiento preventivo: le ayudará a evitar averías inesperadas y costosas. Y a reducir los costes de mantenimiento.
2. Forme a sus usuarios con regularidad: Los operarios cualificados son la garantía de unas herramientas de trabajo en buen estado.
3. Elija el software de gestión de equipos adecuado: Una herramienta ergonómica que recopile los datos adecuados le ahorrará tiempo y dinero.
4. Haga de los datos su amigo : con la herramienta adecuada, puede utilizar la información recopilada para planificar con antelación los periodos de mantenimiento más importantes, lo que resulta muy útil para planificar con antelación las paradas de las máquinas.
5. Actualice su inventario con regularidad : evitará compras redundantes y optimizará sus recursos.
6. Disponga de un sistema claro de asignación de equipos : mejorará la cohesión del equipo y el mantenimiento nunca se pospondrá.
7. No descuides los equipos de protección individual (EPI ): también en este caso, asegúrate de gestionar el inventario, la formación, el mantenimiento y la inspección .
   1. Mantente al día de las últimas normativas sobre seguridad personal.
   2. Se recomienda disponer de procedimientos claros en caso de avería del equipo.

GMAO para facilitar la gestión

¿Cuáles son las ventajas esperadas de un software de gestión del mantenimiento asistido por ordenador ? Una solución de software específica ofrece muchas ventajas a la hora de gestionar los equipos y sistemas de su empresa.

Ventajas de un software de GMAO

Dotar a su empresa de un sistema de información adaptado a estas problemáticas le permitirá..:

• Reducir costes y ahorrar tiempo: toda la información esencial está centralizada en la solución y puede seguirse mediante un calendario;
• Aumentar la productividad: el tiempo dedicado a tareas administrativas se libera para concentrarse en otras tareas;
• Planificación proactiva de las visitas de mantenimiento preventivo: se reducen las paradas de producción y se maximiza el tiempo de actividad de los equipos;
• Conocimiento y organización de los equipos: la identificación y el seguimiento del estado de los equipos en su conjunto permiten una mejor supervisión, para controlar y gestionar los riesgos;
• Mejora de la gestión: intervenciones más rápidas y pertinentes, con tiempos de respuesta más rápidos;
• supervisión del ciclo de vida y control de la conformidad de todo el parque de máquinas: trazabilidad de todos los cambios, historial de intervenciones, etc.

Ahora se trata de equiparse para trabajar con las herramientas adecuadas. ¿Qué software puede utilizar para gestionar eficazmente sus actividades de mantenimiento? He aquí algunos ejemplos.

Nuestra selección de software

Esta tabla comparativa muestra todos los programas informáticos analizados en este artículo. Todos los precios se actualizaron en abril de 2024.

Altair Enterprise

Altair Enterprise es una solución de GMAO basada en tecnología web, accesible desde cualquier navegador y con casi 250 funciones. Flexible y escalable, puede adaptarse a las necesidades de su organización, permitiéndole gestionar todos sus equipos y datos de mantenimiento, incluyendo horarios y solicitudes de servicio.

inoteam.es

Los puntos fuertes de Altair Enterprise :

• gestión de derechos de usuario y personalización de pantallas,
• un software diseñado por expertos en la materia,
• una interfaz ergonómica y fácil de usar.

Dimo Mantenimiento

Dimo Maint es un programa informático completo de gestión del mantenimiento asistido por ordenador. En términos de gestión de equipos, ofrece una visión global de sus activos: toda la información relativa a sus equipos es accesible, desde la descripción técnica hasta los trabajos realizados, pasando por los datos contables.

Dimo Maint

Los puntos fuertes de Dimo Maint :

• número ilimitado de niveles en la estructura de árbol
• historial de movimientos y asignación de equipos,
• gestión del mantenimiento preventivo, con sistema de alertas.

Ermeo

Cuando se trata de supervisar sus equipos, considere la solución web y móvil Ermeo, que le permite digitalizar todos sus procesos operativos en el sector industrial para mejorar la productividad y la seguridad.

Cree formularios de inspección y hojas de control o auditoría sin necesidad de conocimientos informáticos, y luego póngalos a disposición de los operarios de campo para sus rutinas de mantenimiento.Gestione y referencie sus activos en una base de datos completa y centralizada que le ofrece una visión de 360° del estado de la flota.

Los puntos fuertes de Ermeo :

• ofrece un estudio de edición ergonómico y sin código para crear formularios dinámicos, interactivos y pre-rellenables que pueden utilizarse sin conexión;
• interfaces con una amplia gama de programas (GMAO, GED, BI, etc.) para que pueda sacar el máximo partido en cualquier lugar;
• ofrece un amplio soporte personalizado para ayudarle a sacar el máximo partido de todas sus funciones.

Precios a petición.

Hector

Hector es un paquete de software de gestión de inventario y equipos modular, escalable y fácil de usar que le ayuda en todas las etapas de su negocio, desde el préstamo de sus equipos a su personal, hasta el mantenimiento periódico, la supervisión de sus niveles de existencias y la renovación de su flota.

Tanto si se trata de su parque informático como de herramientas, vehículos o equipos audiovisuales, Hector le ofrece una gestión completa de los equipos, en tiempo real y totalmente centralizada. Por último, gracias a una aplicación móvil y una API abierta, puede gestionar sus equipos desde cualquier dispositivo e integrar Hector con las demás soluciones que ya utiliza.

Los puntos fuertes de Hector :

• un sistema de gestión de préstamos que permite seguir con todo detalle las distintas etapas de un préstamo de material: registro, preparación, cesión, recepción, devolución, reintegro, rotura, manipulación, etc;
• un seguimiento en tiempo real del estado de depreciación de los activos: se puede seguir la vida útil de cada equipo en función del número de veces que se ha prestado, por ejemplo;
• un sistema intuitivo y rápido para solicitar préstamos de equipos: los empleados realizan una solicitud a través de la plataforma, y usted sólo tiene que definir el sistema de validación: ya sea por parte de un miembro del personal, o mediante gestión automatizada gratuita.

Disponible a partir de 237,49 euros al año, o 19,95 euros al mes sobre una base anual, para 100 activos rastreados, con una prueba de 15 días.

Twimm.me

Twimm.me es una solución dedicada a los propietarios y administradores de fincas. Les permite obtener una visión general de todos los sitios que gestionan y visualizar todos los equipos instalados en su propiedad, con sus datos técnicos y su estado de funcionamiento accesibles directamente desde la aplicación. Como administrador de fincas, puede supervisar la actividad de los contratistas de mantenimiento y el estado en tiempo real de los trabajos previstos en su propiedad.

Twimm

Los puntos fuertes de Twimm.me :

• facilitar la comunicación y los intercambios entre todos los actores implicados: gestores, proveedores de servicios, técnicos, etc., en un espacio compartido,
• una plataforma que se interconecta con otras soluciones como ERP o software de contabilidad,
• generación automática de informes de actividad de servicio.

Equiparse con las herramientas adecuadas no se improvisa.

Ya sea director de empresa en el sector de servicios, jefe de planta, operario de producción, gestor o proveedor de servicios en la industria del mantenimiento, sus preocupaciones centrales siguen siendo similares: desea maximizar el potencial y el tiempo de funcionamiento de los equipos bajo su responsabilidad, de forma sencilla y eficaz.

Con máquinas cada vez más complejas, su enfoque de la revisión y el mantenimiento debe ser estructurado y formalizado. El objetivo es ser más proactivo y menos reactivo, en otras palabras, más proactivo que reactivo. El mantenimiento está adquiriendo una importancia clave que no debe pasarse por alto.

Por tanto, la elección de la herramienta será decisiva: deberá ser flexible y adaptable a la realidad de su empresa, en función del tipo de equipos, la complejidad y la envergadura de su parque de activos a gestionar. Del mismo modo, querrá un software fácil de usar, escalable y respaldado por servicios de asistencia de alta calidad, para garantizar que se integra a la perfección con sus procesos y sus equipos.

No dude en solicitar una demostración gratuita o una versión de prueba de la herramienta que elija para probarla.