Descompone tu proyecto en tareas para completarlo mejor con el método WBS
¿Conoces el método WBS (Work Breakdown Structure)?
Esta metodología de proyectos descompone el trabajo en tareas más pequeñas, facilitando la planificación y organización del proyecto. Representado como un diagrama de flujo, el WBS ayuda a gestionar recursos y a estimar el presupuesto con mayor precisión.
En este artículo te explicamos cómo estructurar tu proyecto con WBS y te damos consejos y herramientas para implementarlo de manera efectiva.
Work Breakdown Structure (WBS): significado y características
¿Qué es WBS?
La Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT), conocida en inglés como Work Breakdown Structure (WBS), es una herramienta de gestión de proyectos que permite dividir y organizar las tareas de un proyecto en una estructura jerárquica.
Su propósito principal es descomponer el trabajo total del proyecto en partes más pequeñas y manejables, conocidas como "paquetes de trabajo", para facilitar su planificación, ejecución y control.
Cada nivel de la EDT refleja una mayor descomposición de las actividades del proyecto, lo que ayuda a los gestores a visualizar todos los entregables y tareas necesarias, asegurando que nada se omita. En la base de la estructura se encuentran las tareas más pequeñas y específicas, que no requieren descomposición adicional.
El WBS facilita la comprensión del proyecto al proporcionar una vista global de los entregables y dependencias, optimizando así la distribución de las tareas y la utilización de los recursos disponibles.
Características de WBS
Para que un WBS cumpla su propósito, debe seguir las siguientes características:
- El WBS actúa como hoja de ruta del proyecto, la guía principal del proyecto y se elabora una vez que se ha definido el alcance y la temporalidad del mismo.
- Cada unidad de trabajo debe especificar los profesionales involucrados y las responsabilidades asignadas a cada miembro del equipo.
- Se deben incluir las horas de trabajo estimadas para cada tarea o subentregable, permitiendo un control más preciso del tiempo necesario para cumplir los objetivos.
- Cada entregable debe tener claros los criterios de aceptación, definiendo qué constituye un trabajo completado y aprobado para asegurar la calidad y conformidad del proyecto.
La estructura debe descomponer el proyecto en diferentes niveles jerárquicos que muestren cómo se organiza y se estructura cada parte del proyecto.
3 niveles para crear un Work Breakdown Structure
Los niveles de WBS organizan las tareas de un proyecto según sus dependencias, facilitando la visualización del trabajo y su progresión. Aquí te presentamos un resumen de los tres niveles principales que suelen incluirse:
Nivel 1: Objetivo principal del proyecto
El primer nivel de WBS se centra en el objetivo general del proyecto, conocido como la “tarea madre”. Este nivel simplifica el alcance global y establece el punto de partida de la planificación. Se define de manera clara y concisa para reflejar la meta principal del proyecto.
Por ejemplo, si se busca rediseñar un sitio web, la tarea principal en este nivel sería simplemente "Lanzar el nuevo diseño del sitio web".
Nivel 2: Dependencias de la tarea principal
En el segundo nivel de WBS, la tarea madre se descompone en grandes bloques de trabajo conocidos como dependencias. Estas subtareas permiten organizar las áreas más importantes del proyecto, proporcionando una visión general de los componentes necesarios para alcanzar el objetivo del Nivel 1.
Siguiendo con el ejemplo del rediseño web, las dependencias podrían ser: "Renovar pautas de marca", "Crear el nuevo logo" o "Incorporar nuevas fotografías", ofreciendo así un mayor detalle sobre el trabajo requerido.
Nivel 3: Subdependencias y paquetes de trabajo
El tercer nivel desglosa aún más las dependencias del Nivel 2 en subdependencias más detalladas, conocidas como “paquetes de trabajo”. En este nivel se especifican las acciones puntuales, recursos necesarios y responsables, estableciendo las bases para la ejecución concreta de cada tarea.
Por ejemplo, dentro de “Renovar pautas de marca” se podrían incluir subtareas como “Definir colores de la marca” o “Crear el tablero de inspiración”, facilitando una mayor precisión y control sobre el desarrollo del proyecto.
2 tipos de Work Breakdown Structure
WBS basada en entregables
Este enfoque organiza el proyecto en función de los resultados específicos a entregar, como productos, servicios o hitos concretos.
Es ideal para proyectos que requieren un control preciso de los entregables y su relación con el trabajo a realizar.
Por ejemplo, al construir una casa, los entregables pueden ser:
- "cimentación",
- "estructura"
- y "acabados".
WBS basada en fases
Divide el proyecto en fases o etapas secuenciales (como diseño, adquisición de materiales, construcción e inspección). Cada fase contiene sus propios entregables, permitiendo una visión global de cómo progresa el proyecto en cada etapa. Es útil cuando se gestionan proyectos con un cronograma definido y se requiere control de avance por fases.
¿Cómo crear la WBS? Principios para la planificación de proyectos
- Recorre tu proyecto de arriba a abajo.
- Sigue estos principios:
1. Aplica la regla del 100%
Esta considera que un proyecto madre forma un todo, el cual está compuesto por todos sus "hijos". Por ende, la suma de las unidades no debe representar más del 100%. De ahí que el método WBS excluya cualquier actividad que no esté relacionada con el proyecto.
2. Define elementos exclusivos
Asegúrate de que cada unidad sea exclusiva y no esté en diferentes ramas varias veces. Así evitas posibles confusiones en cuanto a las responsabilidades de los equipos en la ejecución de las tareas.
3. Separa los componentes
Cada unidad debe estar asociada con la estimación de la carga de trabajo, el costo y los recursos necesarios para lograrlo.
💡 Si un producto entregable es cuantificable con un alto grado de precisión, no requiere, a priori, ramificaciones adicionales.
4. Acepta la asimetría
Cada rama del WBS no necesariamente tiene que tener el mismo número de niveles porque, como hemos visto, la profundidad del corte se detiene tan pronto como la unidad más baja es suficientemente calculable. Por lo tanto, la forma final del WBS puede ser asimétrica.
5. Planifica los entregables
La mejor manera de entender el proyecto es concibiéndolo en forma de componentes organizativos o funcionales. Por esto, define las diferentes unidades en forma de entregables y no según las acciones a llevar a cabo. De esta forma, ganas flexibilidad en el proceso de ejecución.
Buenas prácticas y errores a evitar
6 claves para crear un Work Breakdown Structure efectivo
Para diseñar un Work Breakdown Structure (WBS) eficiente, es fundamental tener en cuenta una serie de puntos clave que aseguren una correcta descomposición del proyecto y una mejor gestión de tareas. A continuación, te compartimos las mejores prácticas:
1- Descomponer el 100% del proyecto
El WBS debe abarcar la totalidad del proyecto. Todas las tareas deben ser desglosadas y organizadas, asegurando que cada una se priorice adecuadamente y ninguna parte del trabajo quede fuera de la estructura.
2- Evitar duplicidades
Cada tarea y unidad de trabajo debe ser independiente y autónoma. Es crucial evitar solapamientos o duplicidades para que ninguna unidad realice el mismo trabajo que otra, manteniendo una estructura clara y funcional.
3- Establecer prioridades
Asigna prioridades a cada unidad de trabajo según su importancia y relevancia en el proyecto. Esto garantiza una gestión eficiente del tiempo y recursos, enfocando los esfuerzos en las tareas de mayor impacto.
4- Enfocarse en los resultados, no en los procedimientos
Define cada unidad y fase del proyecto en función del objetivo a alcanzar, no de la acción a realizar. Esto permite que la estructura de desglose se oriente hacia resultados concretos y medibles.
5- Crear un mínimo de tres niveles
Aunque no hay un número exacto de niveles para cada proyecto, se recomienda establecer un mínimo de tres niveles de detalle para asegurar que cada rama del proyecto esté claramente definida y estructurada.
6- Aplicar la regla 8/80
Se sugiere que el tamaño de cada unidad del WBS no sea inferior a 8 horas de trabajo ni superior a 80 horas. Esto facilita una gestión eficiente del tiempo y evita tareas demasiado pequeñas o grandes que dificulten el seguimiento.
5 errores más comunes a evitar
1- Desconexión entre el WBS y el organigrama de la empresa
No integrar el WBS con la estructura organizativa puede generar problemas de asignación de recursos y responsabilidades. Es crucial que la descomposición de tareas se alinee con la disponibilidad y funciones del equipo.
2- Exceso de detalle en la descomposición de tareas
Descomponer el trabajo en niveles demasiado específicos puede llevar a una sobrecarga de detalles innecesarios. Esto dificulta la gestión y seguimiento del proyecto, creando confusión en lugar de claridad.
3- Convertir el WBS en un simple listado de tareas
Un WBS no debe ser un simple listado. Si no se establecen correctamente las conexiones y dependencias entre las unidades de trabajo, se pierde la estructura jerárquica, reduciendo su efectividad a la de un simple inventario de tareas.
4- Exclusión de Tareas de Soporte
No incluir tareas de soporte, como administración o mantenimiento, en el WBS es un error común que puede afectar el seguimiento completo del proyecto. Asegúrate de que todas las actividades necesarias para el éxito del proyecto estén incluidas.
5- Modificar Criterios del Proyecto sin Actualizar el WBS
Hacer cambios en el proyecto sin reflejarlos en el WBS afecta la precisión y control del progreso. Cada modificación debe ser registrada para evaluar el impacto en el cronograma y en los resultados esperados.
¿Qué herramientas utilizar para construir tu WBS?
Antes de elegir tu software WBS
Comienza a recopilar tus ideas en una hoja simple, una pizarra o algunos post-it. Las partes interesadas podrán visualizar la lista de tareas durante las sesiones de brainstorming.
Luego, para proyectos a gran escala o con equipos móviles, apóyate en un software para construir y fortalecer la calidad visual del WBS.
Ejemplos de herramientas para WBS online
Lucidchart
El software simple y ágil Lucidchart te permite crear tu organigrama, a partir de una interfaz fácil de usar e intuitiva.
Arrastra las formas seleccionadas al área de trabajo y complétalas con tus datos (puedes importar los datos desde un archivo CSV).
Apuéstale al trabajo colaborativo: trabaja con otros en tiempo real en un mismo WBS o simplemente comparte tus logros, gracias a la posible integración con herramientas como Slack.
Lucidchart
monday.com
Gracias a un sistema de tablas personalizables, monday.com te ayuda a gestionar tus tareas y subtareas. Una vez identificados los entregables, asigna los recursos y presupuesto correspondientes.
Esta poderosa herramienta de gestión de proyectos integra el concepto de temporalidad (plazos de tus entregables). Al proponer diferentes puntos de vista para tus tablas, como un diagrama de Gantt, monday.com te acompaña hasta el final del proyecto.
monday.com
Ejemplo de estructura de descomposición del trabajo (WBS)
A continuación, te presentamos un ejemplo de WBS para un proyecto de desarrollo de un sitio web. La estructura se organiza en tres niveles:
Nivel 1: Objetivo Principal del Proyecto
- Desarrollo de un nuevo sitio web corporativo
Nivel 2: Entregables Principales
1.1. Planificación del Proyecto 1.2. Diseño del Sitio Web 1.3. Desarrollo y Programación 1.4. Pruebas y Validación 1.5. Lanzamiento y Entrega
Nivel 3: Tareas Específicas por Entregable
1.1. Planificación del Proyecto
- 1.1.1. Definir alcance y objetivos del proyecto
- 1.1.2. Identificar requerimientos técnicos y funcionales
- 1.1.3. Asignar roles y responsabilidades del equipo
- 1.1.4. Crear el cronograma del proyecto
1.2. Diseño del Sitio Web
- 1.2.1. Crear wireframes y prototipos
- 1.2.2. Definir paleta de colores y tipografías
- 1.2.3. Diseñar las páginas principales (home, servicios, contacto)
- 1.2.4. Validar el diseño con el cliente
1.3. Desarrollo y Programación
- 1.3.1. Configurar entorno de desarrollo
- 1.3.2. Programar la estructura básica del sitio (HTML, CSS, JavaScript)
- 1.3.3. Integrar funcionalidades (formularios, bases de datos, APIs)
- 1.3.4. Realizar pruebas internas de código
1.4. Pruebas y Validación
- 1.4.1. Pruebas de funcionalidad
- 1.4.2. Pruebas de usabilidad y accesibilidad
- 1.4.3. Validación de compatibilidad en navegadores y dispositivos
- 1.4.4. Corrección de errores y ajustes finales
1.5. Lanzamiento y Entrega
- 1.5.1. Migración del sitio a un entorno de producción
- 1.5.2. Capacitación del equipo sobre el uso y mantenimiento
- 1.5.3. Revisión final y aprobación del cliente
- 1.5.4. Entrega formal del proyecto y documentación final
Este WBS desglosa el proyecto en niveles jerárquicos, facilitando la gestión y asignación de tareas a los responsables del proyecto, y permitiendo un control detallado de cada actividad hasta su finalización.
Optimiza tus proyectos con un Work Breakdown Structure (WBS)
El Work Breakdown Structure (WBS) es una herramienta clave para organizar y gestionar proyectos de manera eficiente. Al descomponer el trabajo en niveles jerárquicos, permite planificar, asignar tareas y realizar un seguimiento detallado del progreso del proyecto.
Independientemente de si eliges una WBS basada en entregables o basada en fases, esta estructura ayuda a evitar duplicidades, mejorar la asignación de recursos y facilitar la comprensión del trabajo a realizar. Además, utilizar herramientas especializadas para su creación asegura una colaboración más efectiva y un mejor control del proyecto, optimizando así la consecución de los objetivos.
Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).