Ventajas de la gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos? Desarrollar una estrategia de gestión de proyectos adecuada puede parecer difícil si no estás acostumbrado. Sin embargo, en vista de los beneficios que puede aportarle, tiene sentido elegir esta opción en lugar de llevar a cabo su proyecto sin preparación y esperar que se desarrolle sin problemas por sí solo. He aquí algunas de las ventajas de aplicar una buena estrategia de gestión de proyectos en su empresa.

Poder evaluar si el proyecto es viable

Parece obvio, ¡pero no lo es! ¿Cuántos empresarios lanzan su negocio sin haber evaluado el grado de posible éxito y viabilidad de su proyecto? Si no dispone del presupuesto, los recursos humanos adecuados o el tiempo suficiente, su proyecto fracasará a menudo.

Mejor anticipación de los acontecimientos

La gestión de proyectos le permite adoptar una visión global, así como a más largo plazo. En lugar de esperar a que surjan los problemas, sabrá cuáles son de antemano y, por tanto, podrá gestionarlos mejor. Con una mejor planificación, el trabajo de los equipos está mejor organizado y se pueden estimar las necesidades materiales y humanas. Los fallos se corrigen más rápidamente. Si consigue gestionar el 80% de su proyecto, es casi seguro que llevará su empresa a buen puerto. Y para gestionar correctamente su proyecto, necesita estar al tanto de cualquier problema que pueda surgir, como la indisponibilidad de ciertas máquinas o la ausencia de cierto personal. Un software de gestión de productos, gratuito o de pago, puede darle una visibilidad real.

Reducir esfuerzos y costes

Al gestionar su proyecto, puede esperar reducir el tiempo que dedica a una tarea. Al preparar un trabajo, suele dedicarle menos tiempo del previsto. Además, también es bueno para su presupuesto, ya que ciertas tareas pueden realizarse en paralelo. Preparar bien un proyecto es garantía de éxito.

Proponga un calendario realista

No tiene sentido embarcarse en plazos insostenibles y decirle a tu cliente o a tu equipo que terminarás el proyecto antes de haberlo empezado.

Con una herramienta de planificación, dispondrá de una estimación realista de los plazos de entrega y podrá llegar a un acuerdo entre los miembros de su equipo y el cliente potencial. Todos participarán en la propuesta de plazos y se esforzarán por cumplir las fechas. Además, con una herramienta de seguimiento de proyectos, cada participante podrá consultar el diagrama de Gantt en el que se indican las fechas de entrega y el umbral crítico que no debe superarse.

Resolver problemas más rápidamente

Si sabes cuáles son los problemas, a menudo podrás resolverlos más fácil y rápidamente. Intenta hacer una lista de los obstáculos al principio del proyecto para saber qué puede salir mal. Siempre es más fácil enfrentarse a un problema cuando sabes que podría ocurrir. Gestiona los riesgos antes de que surjan, como la escasez de material, un presupuesto demasiado reducido o un miembro del personal de vacaciones.

Gestione mejor su presupuesto

A medida que desarrolle su proyecto, tendrá que presupuestar e imaginar las necesidades financieras si quiere conseguir llevarlo hasta el final. Con la gestión de proyectos, puedes comprobar periódicamente los cambios en el presupuesto y ajustarlo en función de los ingresos y gastos futuros. Las estimaciones serán más precisas y el control más fácil.

Evitar productos o servicios de mala calidad

Con una herramienta de gestión de proyectos, puedes utilizar un sistema de seguimiento de problemas. Los problemas se registran y se indican en el software. Todas las partes implicadas reciben una notificación y puede entablarse un debate para encontrar una solución antes de la entrega. Hacer cambios en un producto después de haberlo entregado al cliente cuesta más que hacerlos antes de la entrega. Perfeccione su producto o servicio antes de aprobar la entrega y ofrezca a su cliente un mayor nivel de calidad.

Comunique con rapidez

Al favorecer una comprensión clara de la información, la gestión de proyectos aporta un verdadero plus a los intercambios entre empleados. Disponen del mismo nivel de información y además pueden aprovechar la mensajería colaborativa disponible en el software de gestión de proyectos para discutir los asuntos en directo. Los intercambios son más rápidos y claros, y los problemas se resuelven más rápidamente. Siempre es mejor favorecer una comunicación proactiva que esperar a que te expliquen los problemas. Haz preguntas, interésate por el trabajo de tus compañeros y por cómo se sienten al respecto.

No pierda la motivación

Durante un proyecto tedioso o que se prolonga durante mucho tiempo, puedes sentirte desanimado. La gestión de proyectos te permite trabajar en colaboración, pero también ser consciente del progreso de tu proyecto. No se perderá en el laberinto de la información y todos los datos estarán centralizados para que pueda encontrarlos con mayor eficacia. Y lo que es más, la metodología utilizada para su primer proyecto de gestión de proyectos puede reutilizarse para un proyecto futuro. Perderá menos tiempo porque ya conoce las herramientas.