Herramientas y matriz para mapear a los stakeholders de tu proyecto

Realizar el mapeo de los stakeholders significa evaluar correctamente a los actores involucrados en tu proyecto en términos de interés e influencia.

Las grandes empresas, por ejemplo, deben conocer de antemano su impacto social y anticipar los riesgos para mejorar su política de desarrollo sostenible.

Descubramos cómo la matriz poder-interés y los softwares pueden ayudarte a afinar tu análisis de stakeholders y colaborar con ellos adoptando una gestión de proyectos más ágil. 💯

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Definición de los stakeholders involucrados en un proyecto

¿Qué es un stakeholder?

Un stakeholder es cualquier actor o entidad que se ve afectada por el proyecto de una organización, y en términos más generales, por las actividades de una empresa.

Un stakeholder es, por tanto, una parte interesada en tu proyecto, ya sea de manera directa o indirecta, ya que este tiene una influencia potencialmente positiva o negativa sobre él, y viceversa.

¿Quiénes son los stakeholders de un proyecto?

Tu proyecto genera impactos de diferentes tipos en la actividad de los diversos stakeholders involucrados. ¿Quiénes son?

• Stakeholders internos:
  
  • El promotor o patrocinador: persona u organización para la cual se crea el proyecto y que define sus objetivos. Cabe destacar que también puede ser un stakeholder externo, como un cliente, por ejemplo.
  • El director de proyecto: encargado de liderar el proyecto y responsable ante el patrocinador de los resultados.
  • El equipo del proyecto: dedicado a la realización operativa, bajo la responsabilidad del director de proyecto.
  • La dirección: los órganos de decisión de la empresa (CEO, PMO, CTO, etc.) apoyan al director de proyecto, facilitándole recursos, por ejemplo. Además, tienen el poder de decisión final.
  • Otros departamentos de la empresa: como contabilidad, logística, I+D… Otros colaboradores, además del equipo del proyecto, a veces son requeridos para apoyar diversas fases del proyecto.
• Stakeholders externos:
  
  • Clientes o usuarios: se consideran stakeholders externos en la medida en que utilizarán el entregable producido, como un nuevo servicio, por ejemplo.
  • Proveedores: encargados de suministrar materias primas, mano de obra, tecnologías, etc., necesarias para el buen funcionamiento del proyecto.
  • Y los organismos públicos: se tienen en cuenta cuando el proyecto está sujeto a una normativa específica o requiere autorizaciones.

Ejemplo de modelo de mapeo de stakeholders

Las 3 etapas y herramientas para analizar a tus stakeholders

Etapa n.º 1: identificar a tus stakeholders

Es fundamental no dejar a nadie fuera. Para una buena identificación de los stakeholders, puedes clasificar a los actores en 3 esferas:

1. La esfera que contribuye a tu proyecto. Haz una lista de todas las personas sin las cuales tu proyecto no puede llevarse a cabo: los colaboradores internos de la empresa como el jefe de proyecto y su equipo, los distintos departamentos y expertos involucrados, así como las organizaciones externas como proveedores, clientes, organismos públicos para autorizaciones, e incluso aseguradoras.
2. La esfera implicada. El patrocinador o cliente puede estar en la parte superior de esta lista. Esta esfera incluye a personas, grupos o entidades que tienen una gran importancia en el ciclo de vida del proyecto: juegan un papel decisivo, ya sea mediático, técnico u organizacional, porque están directamente afectados.
3. La esfera que observa. Algunas organizaciones prefieren observar el desarrollo de un proyecto antes de tomar una posición, involucrarse o participar en él. Esto ocurre con algunos medios de comunicación o comunidades que no están directamente involucrados en el proyecto, pero que pueden mostrar mayor interés con el tiempo, comprometiéndose a favor del proyecto. Consejo: identificar a los "opositores" con antelación también puede ser útil; la prudencia es la madre de la seguridad.

Etapa n.º 2: analizar a los stakeholders utilizando una matriz

Para analizar mejor a los stakeholders, debes definir su grado de implicación en tu proyecto. Es útil apoyarse en un ejemplo de matriz de análisis de stakeholders.

Sigamos el enfoque metodológico recomendado por el PMP: la matriz poder-interés de los stakeholders.

Esta matriz es un verdadero apoyo para el éxito de tu proyecto, ya que te obliga a hacerte las preguntas correctas, como:

• ¿Qué interés tiene este stakeholder en mi proyecto?
• ¿Qué puede aportar para apoyarlo?
• ¿Cuál será el impacto de mi proyecto en este stakeholder?
• ¿Qué beneficios puede obtener de ello?
• ¿Cómo puede contribuir?
• ¿Qué puede motivarle?

Ubica a tus stakeholders en esta matriz según:

• La influencia, o el poder que ejercen,
• El interés que tienen en tu proyecto.

Etapa n.º 3: determinar acciones adecuadas

Las acciones e interacciones con tus stakeholders dependen de sus posiciones respectivas en la matriz.

Para determinar tus acciones, la tabla de stakeholders que te presentamos a continuación te servirá de guía: puedes enriquecer tu estrategia de comunicación teniendo en cuenta, por ejemplo, la legitimidad de un stakeholder, sus recursos, su red de contactos y su esfera de influencia.

Organizar el seguimiento de un proyecto con un software

Los softwares de gestión de proyectos te ayudan a cumplir con tus compromisos hacia los stakeholders y a alcanzar los objetivos de tu proyecto. Con herramientas colaborativas más avanzadas que las de Trello y herramientas de planificación sofisticadas, te permiten ahorrar tiempo y son compatibles con las metodologías ágiles recomendadas para trabajar en proyectos colaborativos.

🎯 ¿Por qué usar un software de gestión de proyectos? 7 aspectos clave:

El gestor de un proyecto debe elaborar un mapeo de stakeholders para identificar todos los elementos que condicionan el éxito de su proyecto, como:

• identificar a los diferentes stakeholders que deben estar involucrados en su proyecto,
• definir sus expectativas y las acciones adecuadas para influir positivamente en ellos,
• determinar los riesgos que pueden afectar el avance del proyecto,
• identificar y aprovechar nuevas oportunidades,
• planificar una estrategia de comunicación adecuada,
• finalizar la planificación del proyecto (gestión de tareas, gestión del tiempo y liderazgo de equipo),
• lograr satisfacer a los stakeholders para fomentar su compromiso.

Respondemos a las 6 preguntas más frecuentes

¿Cómo se pueden integrar los stakeholders en la planificación estratégica de un proyecto?

Integrar a los stakeholders en la planificación estratégica implica incluirlos desde las primeras fases del proyecto. Es esencial consultarlos para entender:

• sus expectativas,
• sus preocupaciones,
• y sus posibles contribuciones.

Para recoger sus opiniones, se pueden utilizar:

• talleres colaborativos,
• reuniones regulares,
• y encuestas.

Esto asegura que la estrategia desarrollada esté alineada con las necesidades y expectativas de los stakeholders, aumentando así las posibilidades de éxito del proyecto. 🏆

¿Cuáles son los desafíos comunes al mapear stakeholders y cómo superarlos?

Los desafíos comunes incluyen:

• la identificación exhaustiva de los stakeholders,
• la evaluación correcta de su poder e interés,
• y la gestión de conflictos de intereses entre los diferentes stakeholders.

Para superar estos desafíos, se recomienda seguir una metodología estructurada, como la matriz poder-interés que hemos visto, e involucrar a expertos en el campo para una evaluación objetiva.

El uso de herramientas colaborativas para facilitar la comunicación y la transparencia también puede ayudar a gestionar los conflictos. 💥

¿Cómo facilita la tecnología el mapeo y la gestión de stakeholders?

La tecnología juega un papel crucial al proporcionar herramientas que automatizan y simplifican el mapeo de stakeholders.

Los softwares especializados permiten crear mapas interactivos y visuales, facilitando la identificación y el análisis de los stakeholders.

Además, las plataformas de gestión de proyectos integran funcionalidades de colaboración en tiempo real, lo que permite seguir las contribuciones de los stakeholders e incluirlos de manera efectiva en el proceso de toma de decisiones.

¿Qué importancia tiene la comunicación en la gestión de stakeholders?

La comunicación es vital para mantener una relación positiva con los stakeholders.

Permite:

• gestionar las expectativas,
• resolver conflictos,
• y garantizar que todos los stakeholders estén informados sobre el progreso y los cambios del proyecto.

Una comunicación regular y transparente refuerza la confianza y el compromiso de los stakeholders, lo cual es esencial para el éxito del proyecto.

Usar una matriz de comunicación para planificar y organizar las interacciones puede ser muy beneficioso para todos los colaboradores. 🤝

¿Cuáles son las herramientas más efectivas para el seguimiento de las interacciones con los stakeholders?

Como mencionamos anteriormente, las herramientas efectivas para el seguimiento de interacciones incluyen:

• los softwares de gestión de proyectos con tableros de control personalizables y funcionalidades de seguimiento en tiempo real,
• las herramientas de mapeo que permiten visualizar las relaciones y las influencias de los stakeholders,
• y finalmente las plataformas de comunicación, que facilitan los intercambios continuos y la colaboración entre los diferentes stakeholders.

¿Cómo evaluar el impacto de las acciones tomadas con respecto a los stakeholders?

Para evaluar el impacto de las acciones tomadas con respecto a los stakeholders, es importante definir indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos desde el inicio del proyecto.

Estos indicadores pueden incluir medidas de satisfacción de los stakeholders, niveles de compromiso y retroalimentación. Encuestas regulares y sesiones de feedback también pueden proporcionar datos cualitativos sobre el impacto de las acciones.

Finalmente, analizar estos datos permite ajustar las estrategias en tiempo real para responder mejor a las necesidades de los stakeholders.

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El mapeo de stakeholders para una mejor gestión de tu proyecto

Olvidar mapear a los stakeholders puede llevar tu proyecto por un camino crítico. La verdadera gestión de proyectos exige identificar y colaborar con las personas involucradas.

Un software de gestión de proyectos te permite implementar acciones adecuadas, gestionar un equipo, seguir el progreso y analizar los resultados obtenidos, todo dentro de la misma herramienta.

Te ayuda a planificar y coordinar mejor la gestión de tu proyecto con tu equipo de manera organizada y colaborativa, y te ofrece la posibilidad de gestionar la relación con tus stakeholders de la forma más constructiva posible.

Ahora que puedes gestionar el mapeo de los stakeholders de tu proyecto, ¡es tu turno de actuar! 😉