Abre de par en par la puerta al éxito de tus proyectos utilizando el método Stage-Gate

Stage-Gate, un proceso de gestión de proyectos y desarrollo de nuevos productos, ha demostrado su eficacia durante muchos años.

Sin embargo, algunos jefes de proyecto lo consideran anticuado, criticando su enfoque secuencial, que recuerda a los métodos clásicos. A pesar de esto, Stage-Gate no es incompatible con la Agilidad y puede ser muy útil para garantizar el éxito de tu proyecto.

¿Cómo? Te explicamos cómo una simple cuestión de "puertas" puede ayudar a crear valor y minimizar los riesgos en la realización de tus proyectos.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

¿Qué es Stage-Gate?

La metodología Stage-Gate, o Stage and Gate, fue introducida en 1988 por Robert G. Cooper.

Se centra principalmente en el proceso de desarrollo de nuevos productos. Su objetivo es estructurar eficazmente las diferentes operaciones y generar el máximo valor. Aunque sigue siendo ampliamente utilizada en el sector industrial, hoy en día también es adoptada por muchas empresas para la gestión de carteras de proyectos.

Para entender mejor su funcionamiento, basta con analizar su nombre:

• Stage: etapa,
• Gate: puerta.

Stage-Gate se organiza en torno a varias etapas sucesivas, que se corresponden con entregables. Estas etapas están separadas por "puertas" (Gates), que representan reuniones de toma de decisiones para determinar si se avanza a la siguiente fase.

¿Cómo funciona la metodología Stage-Gate?

Las 5 etapas del Stage-Gate...

En la mayoría de los casos, el proceso Stage-Gate consta de 5 etapas. A continuación, te explicamos en detalle en qué consisten.

Ejemplo de proceso Stage-Gate:

Etapa 1: la ideación

Al inicio, surgen ideas de tus colaboradores. Es crucial evaluar su viabilidad y relevancia utilizando diferentes criterios (mercado, valor para el consumidor, competencia, etc.).

En esta etapa, decides si seguir adelante con un proyecto o no, y priorizas los distintos proyectos.

Etapa 2: el concepto

Ahora es momento de profundizar un poco más, definiendo cómo llevarás a cabo el proyecto seleccionado y validado.

Es una fase de planificación en la que:

• defines más claramente el producto a crear,
• analizas su rentabilidad,
• planificas el proyecto.

Etapa 3: el desarrollo

Aquí, los equipos comienzan a trabajar en la operativa: desarrollo del nuevo producto, fases de prueba, etc.

En esta etapa también se desarrollan:

• el plan de producción: para garantizar una producción fluida y anticipar cualquier imprevisto (como la disponibilidad de recursos),
• el plan de lanzamiento: para preparar la introducción del producto al mercado.

Etapa 4: las pruebas

Se llevan a cabo pruebas y validaciones para garantizar la calidad del producto final.

Te recomendamos que consultes a tus posibles clientes para obtener sus opiniones.

Etapa 5: el lanzamiento

El proceso finaliza con el lanzamiento del nuevo producto al mercado.

Esto generalmente va acompañado de:

• una estrategia y un proceso de producción (como determinar el volumen de producción),
• una estrategia de marketing para asegurarse de que el producto llegue a su público objetivo.

…y las 4 puertas

Entre las 5 etapas descritas, encontramos las famosas "puertas". En términos prácticos, son reuniones (a veces llamadas Gate Reviews) donde se evalúa lo que se ha hecho y se da luz verde a la siguiente fase, considerando:

• la calidad de los entregables,
• factores como costos, plazos, recursos y riesgos: ¿sigue siendo prioritario el proyecto?

En resumen, las Gates pueden considerarse hitos decisionales cuyo objetivo es evaluar y tomar decisiones sobre los diferentes proyectos que forman parte del portafolio de la organización.

Para ello, en estas reuniones se toman 4 tipos de decisiones:

• Go: el proyecto sigue adelante, se pasa a la siguiente etapa y se movilizan los recursos necesarios.
• Hold: la fase no ha sido validada, es necesario realizar más trabajo antes de avanzar.
• Recycle: para continuar, es necesario volver a una etapa anterior.
• Kill: el proyecto o el lanzamiento del producto se cancelan por varias razones (el objetivo inicial ha cambiado, otros proyectos se han vuelto más prioritarios, etc.).

💡 A tener en cuenta: Es posible adaptar el modelo descrito anteriormente y reducir el ciclo de vida de los proyectos (y por tanto los hitos decisionales) combinando varias fases. Un ejemplo es el proceso Stage and Gate Express, que solo tiene 3 etapas (la etapa 1 se combina con la 2, y la 3 con la 4), ideal para proyectos de bajo riesgo.

Las herramientas del Stage and Gate

Para hacer un seguimiento del desarrollo de proyectos y productos, los jefes de proyecto, product managers o responsables de proyectos (PMO) utilizan herramientas como software de gestión de proyectos o herramientas de gestión de cartera de proyectos (PPM).

Con estas herramientas, pueden:

• Obtener una visión en tiempo real del avance de las etapas.
• Estructurar y validar las operaciones más fácilmente.
• Comunicar de manera fluida con las diferentes partes involucradas.

Ventajas de la metodología Stage-Gate

Estructuras mejor tus proyectos

Gracias a sus 5 fases, Stage-Gate facilita una mejor estructuración de los proyectos. Esta metodología actúa como una hoja de ruta para los equipos, permitiendo saber en qué punto del proceso se encuentran y cuáles son los próximos pasos.

Además, con las Gates en momentos clave, puedes definir la siguiente etapa basándote en criterios objetivos y medibles:

• Tareas a realizar.
• Planificación y plazos.
• Asignación de recursos.
• Responsabilidades y roles.

Gestionas mejor los riesgos

Stage-Gate permite una mejor gestión de riesgos, lo que es uno de sus principales puntos fuertes.

Las Gates actúan como un mecanismo de validación que ayuda a minimizar riesgos: no avanzas a la siguiente etapa si lo anterior no está bien hecho, lo que te permite estructurar y ajustar las operaciones a futuro.

Además, Stage-Gate implica un enfoque de progresión: comienzas con ideas poco definidas, pero a medida que avanzas, los objetivos y tareas se vuelven más claros.

Disfrutas de un modelo flexible

Aunque el modelo Stage-Gate es ideal para la industria, también se adapta a otros tipos de productos o servicios, como el desarrollo de software, y a empresas de distintos tamaños.

Hemos visto que Stage-Gate es modulable. Según tus necesidades, puedes reducir el número de fases y puertas.

Además, aunque el producto se define al principio, aspectos como plazos o presupuestos se pueden ajustar a medida que avanza el proceso.

Generas más valor

Con Stage-Gate, te enfocas en productos que realmente aportan valor. El proyecto puede detenerse si el objetivo cambia o deja de ser prioritario, lo que asegura que solo los productos con valor real sigan adelante.

Cada paso requiere una evaluación para garantizar la innovación y la creación de valor.

Fomentas la comunicación y la colaboración

Stage-Gate facilita la comunicación: ¿dónde estamos?, ¿qué hemos logrado?, ¿hacia dónde vamos y cómo? Esta visibilidad mejora la colaboración interna entre equipos, así como la colaboración externa con proveedores y socios.

Todo mediante un proceso sencillo de entender e implementar.

¿Diferencias y compatibilidad con la Agilidad?

Diferencias entre Stage-Gate y la metodología Ágil

La sucesión de etapas… ¿te resulta familiar? Por supuesto, piensas en los métodos tradicionales de gestión de proyectos, como el ciclo en V o el modelo en cascada.

¿No parece Stage-Gate un poco anticuado comparado con la metodología Ágil? En efecto, las metodologías ágiles, con su enfoque iterativo e incremental, se adaptan mejor a los cambios que pueden surgir durante el desarrollo del producto (por ejemplo, cambios en las expectativas del cliente).

Diferencias entre Stage-Gate y Agile según el sitio Lx Sim:

¿Hacia una compatibilidad? El enfoque Next Gen Stage-Gate

¡Buenas noticias! Es totalmente posible combinar ambas metodologías implementando agilidad en cada una de las 5 grandes etapas. En otras palabras, los entregables de cada fase se realizan mediante sprints, lo que permite la retroalimentación constante.

Este es el enfoque que promueve el proceso Next Gen Stage-Gate, o Next Generation Stage-Gate.

Por lo tanto, ambas metodologías no son incompatibles, y es posible aprovechar lo mejor de ambos mundos: la visibilidad con Stage-Gate y la flexibilidad con la Agilidad.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

En resumen, ¿deberías elegir Stage-Gate?

Como habrás comprendido, cada método de gestión de proyectos tiene sus ventajas. La elección depende de tus necesidades y de la estructura de tu organización.

Gracias a su estructura en etapas y a las validaciones necesarias entre ellas, Stage-Gate es adecuado para cualquier tipo de proyecto, especialmente en el lanzamiento de nuevos productos. ¿Sus beneficios? Una mejor gestión de riesgos y un enfoque en la creación de valor.

Si buscas más flexibilidad, integra las mejores prácticas ágiles en cada etapa. Así, disfrutarás de la agilidad mientras mantienes la visibilidad y un proceso sólido para priorizar proyectos clave.