Sprint retrospective: ganar perspectiva ¡con retrospectiva!
“Retroceder nunca, rendirse jamás” no pareciera ser una filosofía con la que comulgue el entorno Scrum.
Una de las reuniones más útiles para los equipos que trabajan dentro del marco de agile es el sprint retrospective.
Esta reunión, donde se evalúa el trabajo realizado y se comprueba el progreso hacia los objetivos, aporta su grano de arena a la mejora continua y calidad del proyecto.
🚶♂️ Porque en Scrum se vale echar para atrás cuando se trata de tomar impulso, prepárate para conocer las características de esta reunión, sus participantes y los aspectos clave de su organización
¿Qué es un sprint retrospective?
El sprint retrospective es una reunión que tiene lugar al final de cada sprint o ciclo de la metodología Scrum. Esta se realiza:
- Después del sprint review,
- y antes de la reunión de planificación del siguiente sprint.
Los miembros del equipo Scrum (o Scrum team) se reúnen para reflexionar juntos sobre el sprint que acaba de terminar. Este tiempo de intercambio de ideas es una oportunidad para analizar el trabajo y hacer sugerencias.
¿Cuál es la utilidad de la retrospectiva en Scrum (scrum retrospective)?
Son diferentes los objetivos que se persiguen con este enfoque durante el sprint retrospective. Principalmente, se trata de revisar:
- Lo que ha funcionado bien durante el sprint que acaba de terminar,
- lo que se podría mejorar,
- lo que el equipo se compromete a hacer en el próximo sprint.
💬 Este proceso permite optimizar el funcionamiento de la metodología Scrum y trasladar todos los aprendizajes al siguiente sprint. De hecho, el marco de esta reunión de Scrum retrospective fomenta:
- El intercambio de ideas, de puntos de vista y de consejos acerca de las mejoras que deben aplicarse;
- los debates,
- la crítica constructiva, etc.
💫 Esto hace que el scrum retrospective sea una herramienta de feedback constante para todo el equipo del proyecto. Esta reunión también ayuda a desarrollar un plan de acción para aplicar los cambios identificados y preparar el siguiente sprint backlog.
¿Quiénes son los participantes de esta reunión?
Para que esta reunión sea útil, cada miembro del equipo Scrum debe participar; es decir:
- El o la product owner,
- el equipo de desarrollo (team members en empresas emergentes y espacios familiarizados con los nombres venidos del inglés),
- el o la scrum master.
Todos los participantes deben conocer el método utilizado para la reunión y su finalidad. El procedimiento debe ser comprensible y claro para todos.
💡 El scrum master durante el sprint retrospective, suele ser la persona que facilita la reunión. Con su papel de moderador, se encarga de que la reunión se desarrolle de forma ordenada, pero manteniendo su dinamismo.
También mediador, el scrum master debe ser capaz de gestionar las diferencias de opinión, o incluso los posibles conflictos.
¿Cuánto tiempo dura la reunión?
Según la Guía de Scrum, es aconsejable aplicar un time box, es decir, un límite a la duración de la reunión.
Para un sprint de 4 semanas, la duración de la reunión no debería superar las 3 horas. Sin embargo, para los sprints más cortos, la duración de la reunión debe reducirse proporcionalmente. De modo que esta reunión suele durar entre 1,5 y 2 horas.
¿Cómo organizar el sprint retrospective de manera eficaz?
1. Prever una apertura
La reunión puede comenzar con un taller o dinámica de apertura de unos 15 minutos, cuyo objetivo es tomar la temperatura del equipo, al tiempo que se inician los intercambios. La idea es romper el hielo antes de entrar en el meollo del asunto y establecer un clima de confianza que facilite la conversación.
Por ejemplo, pregúntale a todos:
- Cómo se sienten, cómo están de ánimo;
- sus expectativas para la retrospectiva;
- una intención particular para la reunión, etc.
También es el momento de anunciar los objetivos del sprint retrospective.
2. Recoger la información
Este paso tiene como objetivo identificar los eventos clave que ocurrieron durante el último sprint. Este momento de recogida de opiniones de los miembros del equipo es clave para la reunión.
Los participantes expresan sus opiniones sobre los diferentes aspectos del sprint que acaba de terminar. Esta información debe registrarse en algún tipo de soporte, como por ejemplo:
- Algunos post-its,
- una pizarra,
- una hoja de ruta del sprint,
- un software de gestión ágil de proyectos, que ayude al equipo a convertir fácilmente los datos recogidos en acciones.
☝ El scrum master debe asegurarse de que todos los participantes expresen sus opiniones sin recelo. Puede agrupar los problemas encontrados por temas, para facilitar el desarrollo del plan de acción para el siguiente sprint.
¿No sabes cómo hacer para asegurar que todos participen? Te dejamos algunos ejemplos de técnicas utilizadas para hacer que todos los miembros del grupo expresen sus opiniones
Sprint retrospective: ejemplos de dinámicas de participación
- El mad sad glad retrospective. Muy popular, este método permite hacer un resumen de los acontecimientos que hicieron a los miembros del equipo sentirse enfadados, tristes o felices. Esto ayuda a identificar las razones y a responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué se debe dejar de hacer?
- ¿Qué podemos mejorar?
- ¿Qué debemos seguir haciendo?
- El speed boat. El objetivo de esta técnica es analizar los elementos que frenaron (el ancla) y los que impulsaron el sprint (el motor).
- El speed car. Este método permite centrarse en el siguiente sprint, recogiendo ideas de todo el equipo sobre:
- El paracaídas: los obstáculos encontrados, que ralentizaron el sprint;
- el motor: las fuerzas que ayudaron a acelerar el sprint;
- el precipicio: los riesgos;
- el puente: las acciones a realizar para sortear los obstáculos y mejorar el sprint.
☝ Claro está, aunque estos métodos se consideren eficaces, no es obligatorio seguirlos. De hecho, la retrospectiva del sprint puede tener lugar en un orden personalizado, decidido conjuntamente por los miembros del equipo o el scrum master.
He aquí algunos ejemplos de preguntas típicas que pueden guiar la realización de este paso:
- ¿Cómo te sientes con respecto a este sprint?
- ¿Qué te resultó fácil y qué te resultó difícil?
- ¿Qué preguntas surgieron durante el proceso de trabajo?
- ¿Qué podemos mejorar?
3. Realizar una lluvia de ideas (brainstorming)
Este es un momento crucial para debatir las posibles mejoras a implementar, en forma de lluvia de ideas, y así generar el mayor número posible.
Sea cual sea el método elegido para fomentar la interacción, es esencial garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar. En un grupo de trabajo, de hecho, suele haber personalidades más tímidas e introvertidas, menos dispuestas a expresarse.
☝ Aquí es donde el scrum master debe intervenir para fomentar la participación incluso de los miembros más reacios. Como moderador de la reunión, su función es también:
- Guiar el momento del intercambio de opiniones,
- reorientar el debate sobre los temas esenciales.
4. Generar un plan de acción
Todas las ideas intercambiadas deben traducirse en acciones concretas para ponerlas en práctica.
Para ello, es conveniente seleccionar un número limitado de tareas (4 o 5 como máximo) para que puedan aplicarse durante el siguiente sprint. Una vez definidas y validadas por los participantes, estas acciones se distribuirán entre los miembros del equipo y se integrarán en la planificación.
5. Cerrar la reunión
Para cerrar la reunión, el scrum master puede recoger el feedback referente a la reunión para así mejorar las siguientes retrospectivas.
Para ello, el animador puede sondear las opiniones de los participantes e invitarles a compartir sus comentarios y sugerencias de mejora.
Beneficios del sprint retrospective
Como hemos visto a lo largo de este artículo, son muchos los beneficios de celebrar esta ceremonia. Entre los más destacados, podemos mencionar:
- Fomentar la transparencia y la confianza.
- Generar un ambiente de trabajo colaborativo y comunicativo.
- Permitir identificar a tiempo los potenciales problemas y/o áreas de conflicto.
- Identificar los puntos que pueden ser mejorados.
- Constatar las mejoras introducidas en un corto plazo.
- Generar en los miembros del equipo un sentido de pertenencia del proyecto.
- Ayudar a priorizar las acciones a tomar.
En retrospectiva: la búsqueda de la mejora continua
El intercambio de ideas que surgen durante una retrospectiva puede ayudarte en muchos aspectos del desarrollo del proyecto, así como a entender el porqué detrás de cada de las acciones que se llevan a cabo en el sprint.
Para sacar el mayor provecho del sprint retrospective, debes saber con antelación qué esperas de tu equipo y cuál deseas que sea el resultado de la reunión.
El conocimiento de tu equipo es el mayor activo que puedes tener a la mano, aprovéchalo y logra resultados cada vez mejores.
En resumen...
- El sprint retrospective es una reunión que tiene lugar al final de cada sprint o ciclo Scrum.
- Se lleva a cabo con el objetivo último de asegurar la mejora continua.
- Es la oportunidad de reunir a los miembros del equipo Scrum, con participación estelar del scrum master, el cual modera y guía la reunión.
- Se desarrolla en cinco fases:
- Apertura,
- recolección de información,
- lluvia de ideas,
- plan de acción,
- cierre.
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