Los distintos paquetes de software de gestión de proyectos y sus funcionalidades
El mejor software de gestión de proyectos se presenta en una variedad de formas para adaptarse a las diversas necesidades de las empresas. Ya sea por negocio o por funcionalidad, es importante elegir el software adecuado para su proyecto. Una vez que haya definido el marco contextual y el objetivo de su empresa, tendrá una idea más clara de las funcionalidades que espera del software de gestión de proyectos. Tómese su tiempo para consultar las diferentes ofertas para no comprometerse con un software que esté muy lejos de sus expectativas reales.
Los distintos tipos de software
Los programas informáticos de gestión responden a distintas necesidades y presentan una gran variedad de diseños y funciones.
- Herramientas de planificación: permiten controlar el avance de un proyecto. Proporcionan un calendario detallado de las distintas tareas que componen el proyecto, con vínculos entre las distintas actividades y seguimiento de los entregables.
- Software de gestión de contratos : para llevar a cabo su proyecto, puede que necesite recurrir a contratistas externos o incorporar nuevo personal. Este software de gestión de contratos proporciona plantillas que pueden actualizarse para reflejar los datos del nuevo contratista.
- Software de gestión de compras y existencias de equipos: para tener una visión precisa de sus existencias de equipos y hacer pedidos de los productos que faltan, este software establece un inventario periódico.
- Software de gestión de recursos y competencias: un proyecto también implica recursos, tanto materiales como humanos. Puede utilizar este tipo de software para saber quién está disponible, de qué competencias dispone o de qué equipos dispone. También correlacionará las necesidades de un miembro del equipo con el equipo disponible.
- Software de gestión de documentos (EDM): saber dónde se encuentra un documento y cómo acceder a él rápidamente es esencial para llevar a buen término su proyecto. Este software le ahorrará una cantidad de tiempo considerable, especialmente si la búsqueda de documentos puede hacerse mediante palabras clave.
- Facturación y gestión de pagos : Si cuenta con un gran equipo de colaboradores o trabaja con muchos proveedores, puede confiar en este software para facilitar el formato de sus documentos de facturación y pago.
- Software de inventario y contabilidad: le muestra exactamente en qué situación se encuentra su presupuesto, qué ha comprado y cuánto necesita presupuestar. La gestión del presupuesto es una parte esencial del éxito de un proyecto. Sin un presupuesto bien pensado, no podrá alcanzar sus objetivos.
Funcionalidad
Con una amplia gama de funciones que se adaptan a todas las necesidades, el software de gestión es un verdadero aliado si sabes aprovechar su potencial.
Gestión de tareas
Gestione sus tareas con sólo unos clics. Una vez dividido su proyecto en secciones, las tareas aparecen resaltadas. Todo lo que tiene que hacer es introducir los datos en su software y aplicar un plazo de finalización. A continuación, tiene la opción de crear su propio calendario de tareas a realizar, o dejarlo en manos del software, que vinculará automáticamente las tareas entre sí. El calendario se creará directamente y le proporcionará una fecha de inicio y fin para cada tarea y para todo el proyecto.
Calendario
Gestionar el calendario puede ser una buena forma de perder la paciencia. Por eso los paquetes de software ofrecen un calendario detallado que tiene en cuenta los plazos de entrega, las personas implicadas y la disponibilidad de los materiales o máquinas necesarios para completar el trabajo.
Gestión de la obra
De un vistazo, puede tener una visión precisa de los locales o lugares de trabajo disponibles para realizar el trabajo. ¿Quién ocupa la oficina o sala donde se desarrollarán las actividades? ¿A qué hora puede estar en la obra? No hay necesidad de pasar largos minutos calculando. Todo está a su disposición en el software de gestión de proyectos.
Gestión de equipos
Es vital saber si el equipo del que dispones para tu proyecto está disponible el día que quieres utilizarlo. De nada sirve enviar a buscar a un trabajador o a un empleado si no dispone del equipo adecuado.
Diagrama de Gantt
Es una herramienta esencial para llevar a buen término un proyecto. Lo utilizan la mayoría de los programas informáticos actuales. Consiste en barras horizontales que se muestran en un eje temporal y representan todos los datos prioritarios. El software utiliza la jerarquía EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) para dividir el proyecto en subconjuntos según los entregables. Esto hace que cada sección sea más fácil de entender para todo el equipo de colaboradores que trabajan en el proyecto. El diagrama de Gantt muestra las tareas que deben realizarse según las fechas definidas, su estado crítico o no crítico, las dependencias entre las distintas tareas y los recursos asignados. También puede mostrar los días no trabajados, que se tendrán en cuenta a la hora de calcular las fechas de entrega de las tareas completadas.
Gestión del presupuesto
Es imposible embarcarse en un proyecto sin vigilar constantemente el presupuesto. Encontrarás funciones que te permitirán mantener el presupuesto al día, así como asignar fondos en función de las tareas y los recursos necesarios.
Accesibilidad y comunicación en línea
El software ofrece fácil acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto significa que sus distintos colaboradores tienen acceso a toda la información relativa al proyecto siempre que lo necesiten. Puedes comunicarte rápida y directamente mediante una aplicación de mensajería instantánea. Se envía una notificación a cada miembro cuando se produce un cambio o hay que tener en cuenta un elemento urgente.
Para no duplicar el apoyo, el software de gestión de proyectos se concentra en las funciones esenciales para ayudar a los empresarios a ser más eficientes, captar rápidamente la información relativa a su proyecto y comunicarse con rapidez para evitar pérdidas de tiempo.
Artículo traducido del francés