¿Cómo planificar un proyecto web? fases y consejos para un proyecto exitoso

¿Te preguntas cómo planificar un proyecto web, pero no sabes por dónde empezar? Has llegado al lugar indicado.

Para tener éxito con la creación de un sitio web, es importante conocer los aspectos clave para atraer al mayor número posible de visitantes y/o compradores. Descubre Gestión de Proyectos en línea, en seis etapas.

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¿Qué es un proyecto web?

El término “proyecto web” puede designar diferentes tipos de desarrollo, lo cual contempla la creación técnica, la gestión del contenido, los datos, el diseño gráfico y todas las dimensiones de comercialización. Dichos desarrollos pueden consistir en:

• el diseño de un sitio web,
• la creación de un e-commerce,
• el lanzamiento de una aplicación, etc.

6 Fases para la planificación de un proyecto web exitoso

1. Expresión de la necesidad

Un proyecto web comienza con la expresión de necesidades, materializada en lo que se conoce como las especificaciones. Este documento, útil para evaluar la viabilidad del proyecto y para calcular sus costes, describe punto por punto:

• las funcionalidades,
• el marco del desarrollo (sector de actividad),
• los prerrequisitos técnicos esperados.

Preparar una maqueta del proyecto, resulta útil para una mejor comprensión del resultado esperado.

2. Constitución del equipo

Una vez definido el alcance del proyecto, es necesario recurrir a un proveedor de servicios informáticos, una agencia web y/o un equipo interno para llevarlo a cabo. Este equipo podrá evaluar previamente el esfuerzo necesario para completar el proyecto, en términos de tiempo y presupuesto.

Un equipo típico para un proyecto web está conformado por:

• los desarrolladores,
• un Diseñador UX,
• un Product Owner o Director(a) de Proyecto.

3. Cálculo de costes y planificación

El proyecto debe ser evaluado por partes, para calcular los costes de cada una de ellas. Posteriormente, se podrá calcular el coste total. En el caso de un proyecto de web, es necesario determinar el coste de:

• los desarrollos informáticos (Back Office y Front Office),
• las tareas técnicas (alojamiento, copias de seguridad, etc.),
• el diseño gráfico y de la interfaz,
• el contenido (textos, artículos, contenido de la marca, libro blanco),
• los elementos de marketing (páginas de aterrizaje, seguimiento de visitas).

En IT, el método ágil propone trabajar en sprints (series de 2 semanas de producción separadas por la planificación). La planificación se materializa generalmente en una hoja de ruta en forma de un Gráfico de Gantt, una lista o un Kanban.

4. Concepción del diseño

El diseño (o producción) es la fase en la que los miembros del equipo se coordinan para asegurar la creación del sitio, de la aplicación o de la tienda en línea. En esta fase, tienen lugar las siguientes acciones:

• elección del nombre de dominio y el alojamiento web,
• desarrollo del sitio (HTML, CSS, PHP, etc.) o configuración del CMS,
• redacción e integración de contenidos y medios de comunicación,
• realización de las imágenes e integración de la interfaz de usuario,
• integración de scripts de webmarketing (Google Analytics por ejemplo),
• integración de herramientas de marketing en la web (suscripción a una newsletter, por ejemplo).

5. Preparación de la fase de prueba

La fase de prueba permite al PO o Director(a) del Proyecto probar todo el sitio o plataforma para validar su conformidad con el resultado esperado. Los pasos 4 y 5 se repiten en un proceso iterativo hasta que el producto final es satisfactorio.

6. Producción y lanzamiento

Al finalizar la fase iterativa, el sitio, la plataforma o la aplicación web se pone en línea. Sin embargo, el proyecto alcanzará su objetivo solo cuando la audiencia entre en contacto con él. Para garantizar el éxito del lanzamiento y dar a conocer el proyecto, tienes diferentes opciones por medio de las cuales hacerlo:

• un plan de e-marketing,
• una comunicación por redes sociales (Twitter, Facebook, LinkedIn),
• una campaña en medios de comunicación y marketing offline (carteles, ferias, etc.),
• una publicación en sitios relevantes,
• una campaña de correo electrónico,
• una campaña CPC (AdWords).

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¿Qué es lo que determina el éxito de un proyecto web?

Sin duda, se trata de aplicar las fases que acabamos de ver y de poner en práctica toda la experiencia con la que cuentas. Veamos cuáles son los puntos necesarios que debes cuidar y los errores que debes evitar para asegurar el éxito de tu proyecto web.

1. Alinea tu estrategia web con tu estrategia comercial

Define los objetivos de tu proyecto a partir de los objetivos de la empresa. Aquí hay algunas preguntas para enmarcar tu estrategia de marketing:

• ¿Cuáles son los objetivos del sitio?
• ¿Quién es la competencia?
• ¿Cuál es su autoridad? (Trust Flow, Domain Authority, etc.)
• ¿Cuáles son las oportunidades y amenazas?
• ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades (habilidades para escribir un buen contenido, por ejemplo)?

2. Desarrolla las competencias necesarias

Estas son las diferentes habilidades y profesiones requeridas para el diseño de un sitio web:

Competencias	Puesto
Dirección de proyectos	Director(a) de proyecto, Product Owner, Asistente Jefe de Proyecto, Director(a) de Proyecto informático.
Conformidad legal, RGPD, menciones legales, confidencialidad	Abogado(a), jurista, DPO (Data Protection Officer).
Grafismo, infografías, Logos	Diseñador(a) gráfico(a).
UX, UI, Ergonomía	UX Designer.
Plan de comunicación web, e-reputación	Responsable comunicación, Community Manager.
Redacción Web, Videos	Redactores(as), Bloggeros(a), Influenceadores(as).
Desarrollo Web	Desarrollador(a) Web, Programador(a) PHP, CTO.
Marketing Digital/webmarketing	Traffic Manager, Responsable Webmarketing, Expertos SEO.

3. Trabaja menos, pero mejor

Para esto, considera el desarrollo de un MVP (Minimum Viable Product) y sigue nuestra guía cómo evitar algunos errores comunes:

Errores a evitar	Consejo
Desarrollar funcionalidades importantes, pero inútiles	Realizar un MVP, probarlo y hacerlo evolucionar poco a poco hacia el producto deseado.
Redactar mucho contenido, pero poco original	Redactar contenido inspirador y relacionarlo con otros enlaces internos, según la categoría.
Duplicar y adaptar las Condiciones Generales de Venta y de Utilización de otros sitios	Recibir asesoría de un experto y adaptar las condiciones al sector de actividad.
Poner Call To Action en todas partes	Pensar en la experiencia utilizador y poner los botones únicamente en los lugares correctos.

4. Elige un método eficaz de gestión de proyectos

Dependiendo del tipo de proyecto, existen varios métodos interesantes de gestión de proyectos:

• Métodos tradicionales: cascada, camino crítico.
• Metodología PMI / PMBOK.
• Metodologías ágiles (Scrum, Kanban, Programación extrema).
• Metodologías adaptativas: cadena de eventos, gestión de proyectos extremos.

5. Constata los hechos en lugar de asumirlos

Está al alcance de todos recopilar datos sobre el uso de un sitio, una plataforma o una aplicación web. Hacerlos hablar en un tablero no es mucho más difícil y ofrece una ventaja importante: los datos relacionan los hechos mientras que los seres humanos solo pueden hacer suposiciones.

Prevé dos días de trabajo para el desarrollo de un informe en Google Analytics que ofrezca una visión global de la actividad en el sitio.

6. Trabaja creativamente

La creatividad es inseparable de cualquier proyecto de diseño porque es el principal vector de la innovación y de la ventaja competitiva.

Para estimular la creatividad de un equipo, es importante crear sesiones de brainstorming o lluvia de ideas aisladas de cualquier presión o estrés relacionado con el proyecto. El enfoque de Design Thinking también es muy interesante para lograr este objetivo al combinar el pensamiento analítico con el pensamiento intuitivo de un equipo.

7. Prueba muchas cosas, toma pocos riesgos

En general, los desarrollos IT obedecen a una lógica muy pragmática. Prácticamente todos los proyectos web que toman riesgos en cosas que nunca han sido probadas, terminan fracasando. Solo las empresas con grandes capacidades financieras pueden recuperarse de este tipo de error sin daños.

Sin embargo, esto no debería ralentizar las pruebas de marketing, funcionales y gráficas que conllevan poco riesgo (tiempo y dinero).

8. Concéntrate en la comunicación

Ya sea interna (dentro del equipo del proyecto y la empresa) o externa (clientes, usuarios, seguidores, lectores, etc.), la comunicación es vital porque fijará la percepción del proyecto a largo plazo. Estos son los puntos críticos de comunicación para tratar en la gestión de proyectos web:

• Internos:
  • Principales hitos del proyecto.
  • Retrasos y anticipos de entregables.
  • Progreso del proyecto.
  • Cambios importantes y sus razones.
• Externos:
  • Fecha de lanzamiento (sólo cuando es seguro).
  • Propuesta de valor del sitio o producto y línea de base.
  • Invitación a seminarios web.