Equipo de proyecto: cómo crear tu project team ideal en 5 pasos
El lema del equipo de proyecto ideal podría ser «¡Todos para uno y uno para todos!».
En efecto, construir un equipo de proyecto no se limita a reunir a un grupo de personas con la combinación adecuada de habilidades profesionales.
El verdadero secreto es crear un equipo eficaz y productivo, capaz de comunicarse, cooperar e innovar en un ambiente de confianza y respeto mutuos.
Pero, ¿cómo gestionar el equipo de proyecto para que sea altamente efectivo y se convierta en un dream team? ¡La respuesta en este artículo!
¿Qué es un equipo de proyecto?
Definición de equipo de proyecto
Un equipo de proyecto suele ser:
- un equipo transversal y temporal,
- dedicado a la gestión de un proyecto específico.
Está validado por el comité de dirección, compuesto por los responsables operativos de la empresa, quienes también designan al jefe de proyecto.
Presentación del equipo de proyecto
El equipo de proyecto es una de las partes interesadas del proyecto, que incluyen:
- al cliente o responsable del proyecto,
- a los usuarios o destinatarios finales.
Está compuesto por:
- el jefe de proyecto o Project Manager, quien es el responsable principal;
- el Project Management Officer o PMO, en el caso de la gestión de una cartera de proyectos, para definir los procesos de gestión del proyecto;
- un responsable de producto o funcional, para redactar la parte funcional de los requisitos del proyecto;
- un responsable técnico o CTO, para gestionar la parte técnica del proyecto;
- el sponsor del proyecto, si corresponde, quien guía al cliente y/o al equipo de proyecto para orientar las acciones según las necesidades expresadas.
En metodología ágil y desarrollo web, se habla de equipo Scrum, compuesto por:
- el Product Owner, jefe de producto que representa al cliente,
- el Scrum Master, quien coordina el equipo de proyecto.
¿Por qué crear un equipo de proyecto?
En un entorno de trabajo por proyectos, el reto principal es estructurar un grupo de trabajo compuesto por expertos en distintas áreas, provenientes de diferentes departamentos y unidos por un objetivo común.
El objetivo de crear un equipo de proyecto es:
- combinar una diversidad de competencias, valores e ideas;
- definir una organización clara y establecer interlocutores clave;
- asignar roles y responsabilidades.
¿Cómo se forma un equipo de proyecto?
Primero, los objetivos del proyecto deben estar claramente definidos, con etapas bien establecidas.
Solo de esta manera se puede crear una hoja de ruta precisa, donde cada miembro del equipo entienda sus responsabilidades, las tareas a realizar, las habilidades necesarias y los plazos a cumplir para llevar a cabo todo el proyecto.
A partir de ahí, el comité de dirección elige a los miembros del equipo más adecuados para el proyecto que se va a ejecutar. Los criterios a considerar son:
- las aptitudes, habilidades y experiencias de cada persona,
- las competencias necesarias, técnicas entre otras,
- y la capacidad productiva del equipo.
El jefe de proyecto es un elemento clave, que debe ser elegido por su carisma y sus impecables habilidades de organización, cualidades que le permitirán guiar al equipo hacia el éxito del proyecto.
Una vez seleccionados los miembros del equipo, se puede avanzar a las siguientes fases de la gestión de proyectos.
Las 5 fases de desarrollo de un equipo de proyecto
1— La fase de formación (forming)
La fase de formación es un período de orientación.
Durante esta etapa, las personas buscan el liderazgo y la autoridad. La mayoría de las interacciones son sociales, ya que los miembros comienzan a conocerse.
2 — La fase de turbulencias (storming)
Es la fase más difícil y crítica, marcada por los conflictos y la competencia, a medida que empiezan a surgir personalidades individuales.
Los miembros pueden estar en desacuerdo sobre los objetivos del equipo y formarse subgrupos dominados por personalidades fuertes.
Para superar esta etapa, los miembros deben trabajar para:
- superar los obstáculos,
- aceptar las diferencias individuales,
- y trabajar en las ideas contradictorias sobre las tareas y objetivos del equipo.
No enfrentar los conflictos puede generar problemas a largo plazo. Es crucial abordarlos para reducir los riesgos asociados al proyecto.
3 — La fase de normalización (norming)
Si el equipo supera la fase de turbulencias, el conflicto se resuelve y surge un cierto grado de unidad.
En la fase de normalización, las diferencias interpersonales comienzan a resolverse y se instala un sentimiento de cohesión.
El rendimiento del equipo aumenta a medida que los miembros aprenden a cooperar y comienzan a concentrarse en los objetivos del equipo.
Sin embargo, la armonía es frágil y si reaparecen desacuerdos, el equipo puede volver a la fase de turbulencias.
4 — La fase de desempeño (performing)
En la fase de desempeño, se alcanza el consenso y la cooperación, y el equipo está maduro y organizado.
Aunque surjan problemas y conflictos, se abordan de manera constructiva. El equipo se enfoca en la resolución de problemas y en alcanzar los objetivos.
5 — La fase de disolución (adjourning)
En la fase final, la mayoría de los objetivos del equipo se han alcanzado.
El enfoque está en completar las tareas finales y documentar el esfuerzo y los resultados.
Los miembros del equipo pueden luego ser asignados a nuevos proyectos que requieran nuevas habilidades y comiencen un nuevo ciclo.
6 consejos para liderar un equipo de proyecto eficaz
- Creen un equipo cohesionado y complementario.
Los miembros deben ser lo suficientemente autónomos pero interdependientes para llevar a cabo sus tareas. - Definan y comuniquen una dirección clara.
La organización y la comunicación son clave: todos los miembros deben sentir que trabajan hacia un objetivo concreto, realista y común. - Establezcan una estructura funcional.
Es importante definir primero los roles, las actividades y las responsabilidades de cada miembro dentro del equipo. - Proporcionen un apoyo contextual al equipo.
Esto incluye asegurarse de que todos dispongan de la información necesaria para hacer bien su trabajo y contar con un sistema de recompensas acorde a los objetivos. - Tengan un coach de equipo experimentado que ayude al equipo a superar las distintas fases, desde la creación del equipo hasta la gestión colectiva del proyecto.
- Inviertan en la diversidad del equipo.
Para resolver problemas complejos, la diversidad en un equipo puede ser una ventaja decisiva.
Daniela Lorenzo Correa es una apasionada del marketing digital con un Máster en Marketing Digital y Estrategia Omnicanal de Montpellier Business School. Actualmente trabaja como Editorial and Social Media Manager en Appvizer, donde desarrolla estrategias creativas y optimiza contenidos para lograr el mejor rendimiento. Especialista en SEO, combina su experiencia técnica con un enfoque práctico que garantiza resultados efectivos.
Amante del café colombiano y la lectura, Daniela disfruta tanto de los retos profesionales como de aprender continuamente. Su enfoque combina innovación, curiosidad y estrategia, siempre buscando formas de hacer las cosas mejor. 🌟☕📖