Product Breakdown Structure: ¡la gestión de proyectos ya no tiene secretos!

Cuando asignas un nuevo objetivo a tus jefes de proyecto IT, suelen hablar de mapeo, historias o épicas. Estas técnicas son muy útiles, pero hay algo aún mejor: la metodología PBS (Product Breakdown Structure). Es una herramienta menos conocida que debería ocupar un lugar destacado en su caja de herramientas.

Utilizada para la planificación del proyecto, ofrece una flexibilidad impresionante. Su principio es simple: descomponer el proyecto en módulos para presentar el producto final en un único esquema director.

Descubre cómo integrar el PBS en tu gestión de proyectos.

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Product Breakdown Structure: ¿qué es?

Quizás hayas oído hablar del concepto de Product Breakdown Structure. Sabes que puede ayudarte a optimizar la gestión de tus proyectos IT, pero en la práctica, puede que no lo tengas del todo claro. Por eso, es mejor empezar por lo básico y definir qué es el Product Breakdown Structure.

Product Breakdown Structure en español

El Product Breakdown Structure es un término inglés que se traduce al español como:

• Estructura de Desglose del Producto (EDP); o
• Organigrama Técnico del Producto (OTP).

🌳 Se basa en un principio simple: presentar, en forma de un árbol esquemático, los objetivos de un proyecto. Permite gestionar un proyecto definiendo cada una de las tareas necesarias para su realización. En resumen, se trata de desglosar el proyecto en productos y subproductos.

Gracias a esta herramienta, un proyecto se puede representar en una matriz única. El organigrama tiene varios niveles que permiten descomponer las tareas complejas en:

• Módulos (o productos);
• Requisitos (o subproductos);
• Casos de uso;
• Historias de usuario.

Diferencias con el WBS (Work Breakdown Structure)

El Work Breakdown Structure es otra técnica de descomposición de proyectos. Permite jerarquizar los componentes elementales en un organigrama.

La construcción del esquema se realiza por niveles de detalle, comenzando por el resultado a obtener y llegando a las especificaciones más concretas.

El interés de esta técnica es que permite reunir en una sola imagen:

• el alcance del proyecto,
• los plazos de referencia,
• el coste de cada tarea y el coste total.

La descomposición también se puede hacer por entregable o por fase.

El PBS y el WBS son muy similares. La mayor diferencia radica en su elemento central:

• El PBS se centra en el producto a obtener,
• El WBS se centra en el trabajo a realizar.

¿Cuál es el interés de utilizar el PBS?

1. El primer beneficio del método PBS es que permite una planificación detallada del proyecto. La descomposición en tareas asegura que no se olvide nada y facilita su gestión.
2. El segundo beneficio de la matriz es que es adecuada para todo tipo de proyectos. Es ideal para proyectos IT, pero también para la construcción, por ejemplo.
3. El tercer beneficio del PBS es que permite reducir un proyecto complejo en elementos manejables. Gracias al esquema único, el gestor tiene una visión global de las tareas de todo su equipo y cada miembro sabe lo que debe hacer.

¿Cómo crear tu PBS?

Construir un Product Breakdown Structure es una tarea colectiva. Debe involucrar a todas las personas relacionadas con el objetivo final. Para lograrlo, es necesario realizar un análisis profundo del producto.

No dudes en usar pizarras y notas adhesivas. Aquí tienes los pasos necesarios para obtener tu organigrama de proyecto.

Paso 1: definir el proyecto y establecer objetivos

Este primer paso es esencial. Debes ser capaz de describir tu proyecto con precisión. Sin esto, no podrás fijar objetivos tangibles. Esto puede requerir una intensa sesión de lluvia de ideas. Puedes ayudarte con la metodología SMART. Tu proyecto debe ser:

• Específico,
• Medible,
• Alcanzable,
• Realista,
• Definido en el tiempo.

Los objetivos del proyecto son las metas que buscas alcanzar. Te ayudarán a comunicar lo que quieres lograr. Se recomienda usar indicadores de rendimiento o cifras para definirlos. Los objetivos te permitirán pasar a la etapa de planificación.

Paso 2: planificar y subdividir el proyecto

¿Ya tienes definidos tus objetivos? Ahora debes establecer una estrategia de descomposición. Puedes, por ejemplo, dividir tu proyecto en:

• Entregables,
• Fases,
• Departamentos,
• Paquetes de trabajo,
• Organizaciones responsables.

La planificación también requiere definir el plazo para completar cada bloque. También debes fijar una fecha para la finalización del proyecto.

Paso 3: construir el PBS del proyecto

No existe un formato obligatorio. Cada gestor de proyecto puede elegir la estructura que considere más adecuada. ✅

Sin embargo, el PBS debe seguir ciertas reglas para ser lo más preciso posible:

• El nivel más alto del diagrama siempre representa el objetivo final.
• La suma de los subproductos debe representar la totalidad del producto.
• Cada módulo debe tener una sola "rama"; de lo contrario, debe dividirse en dos módulos.

Es totalmente posible complementar el esquema del PBS con información adicional. Esto te permitirá mantener el proyecto en marcha. Aquí tienes algunos datos que puedes añadir:

• Responsable de la tarea,
• Estado de avance,
• Orden de ejecución,
• Problemas detectados,
• Tecnología a utilizar.

Ejemplo de Product Breakdown Structure

No existe un formato específico para crear una matriz de PBS. Puedes utilizar herramientas de software para construir el esquema, como MindView.

Aquí tienes un ejemplo de Product Breakdown Structure:

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Resumen del Product Breakdown Structure

• El Product Breakdown Structure se conoce en español como Estructura de Desglose de Producto.
• Esta técnica permite descomponer un proyecto en productos y subproductos (también llamados módulos).
• El objetivo de este método es crear un esquema único que represente todos los elementos necesarios para alcanzar el resultado final.
• La matriz obtenida se centra en el producto a obtener.
• Existen otros métodos de gestión de proyectos, como el Work Breakdown Structure, que se enfoca en asignar todas las tareas relacionadas con la realización de un proyecto.