¿Cómo manejar estratégicamente tus proyectos con portfolio management?
Las empresas están cada vez más familiarizadas con la gestión de proyectos, pero el concepto de gestión de portafolios de proyectos (o portfolio management) les resulta menos conocido.
Aun así, esta última está en crecimiento, especialmente en un entorno donde el trabajo en modo proyecto se vuelve más común, y las organizaciones se hacen más complejas, extensas y a veces multinacionales.
Entonces, ¿cómo priorizar todos los proyectos que surgen en una empresa? ¿Qué herramientas tiene la dirección para identificar cuál generará más valor y contribuirá al objetivo principal: aumentar los ingresos? ¿Cómo asegurar una gestión eficaz y una coordinación perfecta de los equipos involucrados?
La respuesta es a través de la gestión de portafolios de proyectos.
Descubre la definición completa de la gestión de portafolios de proyectos, sus desafíos y las herramientas esenciales para implementarla.
Portfolio management: definición
¿Qué es el project portfolio management?
El portfolio management, también conocido como project portfolio management o gestión de portafolios de proyectos en español, consiste en gestionar el conjunto de proyectos de una empresa (es decir, un portafolio) de la siguiente manera:
- Priorizando proyectos,
- Centralizando toda la información relacionada con los diversos proyectos y recursos,
- Asegurando la alineación con la estrategia global.
En un contexto donde la mayoría de las organizaciones llevan a cabo múltiples proyectos simultáneamente, este enfoque holístico garantiza mejor el cumplimiento de sus objetivos, respetando los plazos y presupuestos establecidos. Por el contrario, una gestión de proyectos compartimentada reduce la eficiencia y la visibilidad.
¿Qué actividades implica?
Todas las actividades relacionadas con el portfolio management están dirigidas por el PMO, acrónimo que se refiere a:
- Un departamento: la oficina de gestión de proyectos (project management office),
- y una función: el responsable de gestión de proyectos (project management officer).
¿Qué actividades específicas incluye?
- El seguimiento de proyectos. El portfolio management debe alinearse con la visión y estrategia de la empresa. Por eso, el seguimiento de proyectos implica, en conjunto con la dirección, priorizar y planificar los diferentes proyectos: ¿qué debe ejecutarse primero y por qué?
- El control del portafolio de proyectos. Se trata de verificar:
- El rendimiento de los diferentes proyectos,
- Su situación en cuanto a control de plazos, recursos y costos.
☝️ Toda esta información debe ser comunicada a la dirección mediante reportes regulares.
- Soporte a la gestión de proyectos. El PMO apoya a los jefes de proyecto y a los equipos en la correcta ejecución de sus tareas. Para ello, establece procesos y referenciales comunes con el objetivo de:
- Estandarizar al máximo las prácticas,
- Fomentar una sólida cultura de proyectos dentro de la organización.
☝️ Las funciones de soporte también incluyen implementar software específico y garantizar que los empleados lo adopten.
- Gestión de proyectos. Finalmente, el responsable de portfolio management contribuye a la gestión operativa del proyecto. A veces, asume el rol de jefe de proyecto en un proyecto específico.