¿Cómo manejar estratégicamente tus proyectos con portfolio management?

Las empresas están cada vez más familiarizadas con la gestión de proyectos, pero el concepto de gestión de portafolios de proyectos (o portfolio management) les resulta menos conocido.

Aun así, esta última está en crecimiento, especialmente en un entorno donde el trabajo en modo proyecto se vuelve más común, y las organizaciones se hacen más complejas, extensas y a veces multinacionales.

Entonces, ¿cómo priorizar todos los proyectos que surgen en una empresa? ¿Qué herramientas tiene la dirección para identificar cuál generará más valor y contribuirá al objetivo principal: aumentar los ingresos? ¿Cómo asegurar una gestión eficaz y una coordinación perfecta de los equipos involucrados?

La respuesta es a través de la gestión de portafolios de proyectos.

Descubre la definición completa de la gestión de portafolios de proyectos, sus desafíos y las herramientas esenciales para implementarla.

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Portfolio management: definición

¿Qué es el project portfolio management?

El portfolio management, también conocido como project portfolio management o gestión de portafolios de proyectos en español, consiste en gestionar el conjunto de proyectos de una empresa (es decir, un portafolio) de la siguiente manera:

• Priorizando proyectos,
• Centralizando toda la información relacionada con los diversos proyectos y recursos,
• Asegurando la alineación con la estrategia global.

En un contexto donde la mayoría de las organizaciones llevan a cabo múltiples proyectos simultáneamente, este enfoque holístico garantiza mejor el cumplimiento de sus objetivos, respetando los plazos y presupuestos establecidos. Por el contrario, una gestión de proyectos compartimentada reduce la eficiencia y la visibilidad.

¿Qué actividades implica?

Todas las actividades relacionadas con el portfolio management están dirigidas por el PMO, acrónimo que se refiere a:

• Un departamento: la oficina de gestión de proyectos (project management office),
• y una función: el responsable de gestión de proyectos (project management officer).

¿Qué actividades específicas incluye?

• El seguimiento de proyectos. El portfolio management debe alinearse con la visión y estrategia de la empresa. Por eso, el seguimiento de proyectos implica, en conjunto con la dirección, priorizar y planificar los diferentes proyectos: ¿qué debe ejecutarse primero y por qué?
• El control del portafolio de proyectos. Se trata de verificar:
  • El rendimiento de los diferentes proyectos,
  • Su situación en cuanto a control de plazos, recursos y costos.

☝️ Toda esta información debe ser comunicada a la dirección mediante reportes regulares.

• Soporte a la gestión de proyectos. El PMO apoya a los jefes de proyecto y a los equipos en la correcta ejecución de sus tareas. Para ello, establece procesos y referenciales comunes con el objetivo de:
  • Estandarizar al máximo las prácticas,
  • Fomentar una sólida cultura de proyectos dentro de la organización.

☝️ Las funciones de soporte también incluyen implementar software específico y garantizar que los empleados lo adopten.

• Gestión de proyectos. Finalmente, el responsable de portfolio management contribuye a la gestión operativa del proyecto. A veces, asume el rol de jefe de proyecto en un proyecto específico.

Diferencia entre gestión de proyectos y gestión de portafolios de proyectos

Aunque ambos conceptos están estrechamente relacionados, es importante notar que la gestión de proyectos difiere de la gestión de portafolios de proyectos:

• La primera se centra en la ejecución operativa de un proyecto específico hasta su finalización: hacer bien el proyecto.
• La segunda requiere una visión más amplia, evaluando todos los proyectos de la empresa y su alineación con la estrategia global: hacer los proyectos correctos.

Desafíos y objetivos del project portfolio management

Centralizar los datos de los diferentes proyectos

Las empresas manejan un número creciente de proyectos, a menudo complejos y distribuidos en diferentes ubicaciones. Todos deben cumplir con normas y objetivos comunes.

El objetivo principal de establecer una unidad de proyectos es la centralización de todos los datos para optimizar la gestión a nivel estratégico y operativo.

Priorizar los proyectos

¿Cuáles son los proyectos prioritarios? ¿Algunos son redundantes? ¿Cuál es la utilidad real de cada uno? Estas son preguntas cruciales para cualquier empresa.

El portfolio management ayuda a identificar los rendimientos potenciales de cada proyecto, facilitando la toma de decisiones y permitiendo que las organizaciones asignen sus recursos de manera más inteligente.

Alinearlos con la estrategia global de la empresa

¡No tiene sentido iniciar un nuevo proyecto si no está alineado con los objetivos globales de la empresa!

El project portfolio management permite:

• Asegurar este alineamiento y mantenerlo, incluso si la empresa cambia su dirección estratégica.
• Difundir más fácilmente el mismo nivel de información entre los equipos, para que todos comprendan la importancia de sus acciones.

Garantizar la transparencia

Gracias al portfolio management, las diferentes partes interesadas tienen una visión general de los proyectos de la empresa. Como resultado, en caso de desacuerdos, las comunicaciones se simplifican y los conflictos se resuelven con mayor facilidad.

Además, el PPM garantiza transparencia para los directivos, quienes ganan en visibilidad sobre los diversos proyectos en marcha, pudiendo así verificar más fácilmente su pertinencia y desarrollo.

Establecer conexiones entre los proyectos

Aunque tengan naturalezas diferentes, los proyectos de una misma organización rara vez están aislados. En este contexto, el project portfolio management facilita la gestión de interdependencias y similitudes entre los proyectos:

• ¿Comparten recursos, como un centro de recursos y objetivos comunes?
• ¿Pueden algunos proyectos similares complementarse entre sí o servir de modelo para otros? Este análisis contribuye a:
  • Reducir los riesgos,
  • Aumentar la productividad aplicando procesos ya probados,
  • Identificar qué acciones garantizan un mejor retorno de la inversión.
• Por el contrario, ¿qué esquema no funciona y cómo evitar repetir los mismos errores?
• ¿Hay proyectos que bloquean la realización de otros?

Gestionar mejor los recursos

Una herramienta PPM centraliza y ofrece una mejor visibilidad de los datos relacionados con los recursos globales de la empresa, ya sean:

• Humanos,
• Financieros,
• Tecnológicos.

Así, es posible gestionarlos de manera más precisa, determinar si los recursos disponibles son suficientes para emprender un proyecto, y evaluar si vale la pena en función de los beneficios esperados.

Anticipar los riesgos

La toma de riesgos es parte de la vida de cualquier empresa. Sin embargo, el portfolio management fomenta la previsión de posibles contratiempos y obstáculos, permitiendo el despliegue de medidas para evitarlos.

¿Qué software usar para gestionar tu portafolio de proyectos? Herramientas del PMO

El project portfolio management va de la mano con el uso de soluciones específicas. Aunque existen muchas herramientas en el mercado, los PMO generalmente eligen una categoría específica de software: los software de gestión de portafolios de proyectos, o software PPM.

¿Cuáles son las ventajas y funcionalidades clave de los softwares de gestión de portafolios de proyectos?

• Cubren todas las necesidades transversales del portfolio management, como:
  • planificación,
  • gestión de recursos humanos y financieros,
  • gestión de tareas,
  • seguimiento de proyectos,
  • generación de reportes y tableros de control, etc.
• Centralizan los datos necesarios para gestionar eficientemente los portafolios,
• Permiten implementar flujos de trabajo para automatizar procesos y evitar el uso de múltiples herramientas;
• Facilitan el control estratégico de las actividades, permitiendo priorizar y coordinar mejor los proyectos y alcanzar los objetivos;
• Mejoran la colaboración y la comunicación entre los diferentes involucrados en la empresa.

La implementación de este tipo de software debe considerarse según el número de proyectos y el nivel de madurez de la empresa en estos temas.

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El portfolio management al servicio de todo tipo de empresas

Como puedes ver, después de la era de la gestión de proyectos, llega la del project portfolio management. Aunque sigue siendo principalmente utilizado por grandes empresas, las pequeñas organizaciones también pueden beneficiarse al adoptar estas nuevas prácticas.

De hecho,

• la centralización de la gestión de los proyectos en una sola instancia,
• la difusión de prácticas comunes,
• y la priorización inteligente de las acciones,

garantizan a cada organización un despliegue eficiente y racional de sus actividades, lo que impulsa su crecimiento.