¿Cómo realizar una revisión de cartera para maximizar el valor de tus proyectos?

Muchas empresas, especialmente las de gran envergadura, se ven obligadas a gestionar numerosos proyectos distintos a diario. Esta realidad exige implementar un sólido proceso de gestión de cartera de proyectos, o project portfolio management (PPM).

El PPM implica múltiples tareas para los colaboradores implicados, comenzando por la priorización de los proyectos y el seguimiento de los proyectos en curso, siempre con el objetivo de que se alineen con la estrategia global de la empresa.

Para lograrlo, no pueden prescindir del ritual que vamos a desgranar en este artículo: la revisión de cartera.

Descubre en qué consiste, cuáles son las etapas que la componen y en qué herramientas apoyarte para realizar este ejercicio con éxito.

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¿Qué es la revisión de cartera de proyectos?

Revisión de cartera: definición

La revisión de cartera es una práctica esencial en el gestión de cartera de proyectos, destinada a evaluar los diferentes proyectos implementados en la organización, considerando varios aspectos:

• su coherencia con los objetivos estratégicos de la empresa;
• su rendimiento (en términos de costes, plazos, calidad, satisfacción del cliente, etc.);
• la identificación de los riesgos potenciales;
• la priorización de los proyectos para detectar aquellos que generarán más valor;
• la reasignación de recursos;
• la coherencia entre los proyectos.

La revisión de cartera generalmente toma la forma de una reunión que reúne a diferentes partes interesadas, como:

• el PMO (Project Management Officer) si la empresa cuenta con uno;
• el Comité de Dirección,
• los jefes de proyecto,
• externos, como inversores, etc.

Juntos, durante esta reunión, revisan varios criterios de evaluación con el fin de tomar las mejores decisiones, alineadas con la visión de la empresa.

🤝 La revisión de cartera favorece una comunicación transparente entre todos los actores involucrados, condición sine qua non para ir en la misma dirección.

¿Qué diferencias hay con la revisión de proyectos?

La revisión de cartera difiere de la revisión de proyectos. Mientras que la primera tiene un enfoque más amplio, la segunda se centra en un único proyecto.

En consecuencia, hay diferencias claras en cuanto a:

• 📆 la frecuencia: las revisiones de proyectos suelen ser más frecuentes que las revisiones de cartera;
• 🙋 los participantes: en las primeras participan actores vinculados a un proyecto específico, mientras que en las segundas se involucran otros interesados, comenzando por los miembros de la Dirección.

¿Cómo hacer una revisión de cartera de proyectos? Las 4 etapas principales

¿Te encargas de gestionar y liderar las revisiones de cartera de tu empresa? Seas PMO u otro perfil, aquí tienes los pasos imprescindibles 👉.

Etapa 1: Prepara la revisión de cartera

Define los objetivos

Antes de la revisión, es fundamental realizar algunos preparativos.

Para empezar, aclara con antelación los objetivos de la reunión para evitar que todo el mundo se disperse el día D.

¿Se trata de:

• evaluar el rendimiento de un grupo de proyectos?
• decidir sobre los proyectos en curso y las nuevas ideas para redefinir prioridades?
• ver cómo ahorrar ante dificultades financieras? Etc.

Selecciona los proyectos a revisar

Dependiendo del tamaño de la organización, puede haber muchos proyectos a revisar durante la reunión. ¡Es complicado analizarlos todos!

Por ello, selecciona cuáles se analizarán, basándote en los objetivos previamente definidos.

Recoge los datos

Finalmente, antes de la revisión, recopila toda la documentación necesaria para que cada participante pueda trabajar con datos fiables.

📚 Los responsables de los proyectos tienen deberes que cumplir para esta ocasión. Deben recolectar todas las métricas necesarias para la toma de decisiones (costes, recursos, rendimiento, etc.) y presentarlas, si es necesario, de forma visual a través de tableros de control y otros informes personalizados.

Etapa 2: Evalúa los proyectos seleccionados

En esta fase de la revisión de cartera, se evalúan los proyectos junto con los actores clave, basándose en los datos proporcionados, a través de varios aspectos, comenzando por su alineación con la estrategia.

También se revisan bajo las siguientes ópticas:

• Riesgos: hay muchos riesgos potenciales que pueden afectar a un proyecto (financieros, de recursos, calidad, etc.). La revisión de cartera ayuda a detectarlos lo antes posible y a implementar rápidamente las acciones correctoras necesarias.
  
  
• ROI: en el ámbito profesional, las decisiones a menudo se basan en el retorno de la inversión. En la revisión de cartera, se trata de priorizar los proyectos más rentables, siempre que permitan alcanzar los objetivos previamente establecidos.
  
  
• Conformidad: esto incluye el cumplimiento de requisitos legales (seguridad, confidencialidad, etc.), normas de calidad o procedimientos internos.
  
  
• Avance: es importante asegurar que los proyectos progresen adecuadamente y evitar retrasos. Al igual que con la evaluación de riesgos, este trabajo sirve para tomar las medidas necesarias para superar dificultades, como reasignar recursos o presupuestos, reorganizar procesos, etc.

Etapa 3: Prioriza los proyectos

Una vez evaluados los proyectos uno a uno, es el momento de clasificarlos según su relevancia.

💡 Se recomienda usar la técnica de scoring, que consiste en asignar una puntuación a los proyectos según criterios predefinidos.

Tras esta priorización, el objetivo es asegurar que los proyectos clave se realicen en las mejores condiciones y, por supuesto, dentro de los plazos establecidos. A menudo se necesitan ajustes en la asignación de recursos o presupuesto, por ejemplo.

Etapa 4: Implementa un plan de acción

Entre los riesgos identificados y las prioridades revisadas, la revisión de cartera concluye inevitablemente con tomas de decisiones y acciones correctoras para asegurar el rendimiento de la cartera.

Por supuesto, todo debe planificarse, con plazos y responsabilidades, para garantizar que las mejoras previstas se lleven a cabo en tiempo y forma.

☝️ A veces, la reunión puede resultar en la pausa o incluso la cancelación de algunos proyectos si no se consideran suficientemente estratégicos para la organización.

Finalmente, es importante seguir de cerca la implementación de todas las acciones programadas, ya que, en caso de bloqueos, siempre es posible hacer reajustes.

Las mejores prácticas para la revisión de cartera

Ahora que conoces las etapas esenciales para llevar a cabo una revisión de cartera, aquí tienes algunas mejores prácticas que te convertirán en un experto en el tema 🚀.

• Realiza tus revisiones de cartera regularmente, tan a menudo como sea necesario según la complejidad de tu organización. Aunque algunos expertos recomiendan una vez al trimestre, no dudes en ser más frecuente.
  
  
• Fomenta la comunicación transparente durante las reuniones. Es esencial que los jefes de proyecto se sientan libres para señalar problemas, incluso si eso tiene consecuencias importantes.
  
  
• Prepárate para ajustar la cartera en función de nueva información, oportunidades o desafíos, incluso si eso significa tomar decisiones difíciles, como detener proyectos.
  
  
• Identifica patrones o problemas recurrentes con el tiempo. Esto te proporcionará valiosos aprendizajes para mejorar la gestión de la cartera a largo plazo.
  
  
• Documenta las decisiones y el contexto de cada revisión de cartera. Esta documentación hará mucho más fácil el seguimiento.
  
  
• Evalúa regularmente el proceso de revisión de cartera. Al igual que con tus proyectos, siempre es posible encontrar áreas de mejora.

Herramientas para la revisión de cartera

Herramientas más comúnmente utilizadas

Como responsable de la revisión de cartera, es importante rodearte de las herramientas adecuadas, aquellas que faciliten los análisis y la toma de decisiones.

Se recomienda especialmente:

• El tablero de control, perfecto para visualizar fácilmente, de un vistazo, los distintos indicadores clave (recursos, presupuesto, avance, etc.);
• El capacity planning, imprescindible para asignar los recursos adecuados (con las habilidades correctas) a los proyectos correctos, evitando tanto el sobrecarga de personal costosa como la falta de personal que afecta a los equipos involucrados;
• La matriz de priorización, una sencilla tabla que ayuda a los PMO a clasificar y priorizar los proyectos según su urgencia y su impacto en el negocio;
• El diagrama de Gantt, que ofrece visibilidad sobre la planificación de cada proyecto en la cartera, ayudando a respetar los plazos y asegurar un buen desarrollo de las operaciones.

Software especializado

¿Sabías que existen software capaces de reunir en una sola interfaz todas las herramientas mencionadas anteriormente, y muchas más?

Se trata de soluciones PPM o software de gestión de cartera de proyectos. Con ellas:

• Tienes una visión centralizada y consolidada de los datos de todos tus proyectos, lo que facilita la toma de decisiones en las revisiones;
• Comparas proyectos con unos pocos clics utilizando criterios predefinidos;
• Disfrutas de funciones avanzadas de gestión de recursos;
• Modelas diferentes escenarios para evaluar el impacto de posibles cambios en la cartera;
• Gestionas las dependencias entre proyectos para evitar conflictos de recursos y retrasos;
• Reúnes toda la documentación relacionada con los proyectos y con las revisiones.

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¿Qué debemos destacar de la revisión de cartera?

Si tu empresa gestiona múltiples proyectos simultáneamente, es imposible evitar la revisión de cartera, cuyo propósito es evaluar los distintos proyectos para redefinir prioridades. Tomar decisiones acertadas permite concentrar recursos y esfuerzos en aquellos que ofrecen el mejor ROI y, lo más importante, un perfecto alineamiento con los objetivos de la empresa.

No obstante, en la práctica, la tarea puede ser complicada, ya que es fundamental contar con una buena visibilidad sobre toda la cartera y trabajar con datos correctos y actualizados en tiempo real. De lo contrario, ¿cómo asegurarse de tomar las mejores decisiones?

Es aquí donde entra en juego el PPM, en el que el PMO puede apoyarse para tomar decisiones acertadas durante la revisión y garantizar el rendimiento de la cartera.