Rumbo al éxito de tu proyecto gracias al pliego de condiciones

El pliego de condiciones es una herramienta valiosa para planificar tu proyecto.

Si estás pensando en lanzar tu página web, una aplicación móvil, hacer una revisión, o cualquier otro proyecto digital, establecer un pliego de condiciones es el primer paso esencial para asegurar el éxito de tu proyecto.

Para ayudarte a dominar su redacción, en este artículo te explicamos qué es un pliego de condiciones, cuál es su utilidad y qué tipos existen (pliego de condiciones funcional y pliego de condiciones técnico).

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¿Qué es un pliego de condiciones?

Pliego de condiciones: definición

El pliego de condiciones, también llamado PC, es un documento creado durante la planificación de un proyecto. Sirve para formalizar los requisitos, los objetivos, las limitaciones, el alcance, las funcionalidades esperadas, los plazos y el presupuesto estimado.

Normalmente, es el jefe de proyecto quien se encarga de la redacción del pliego de condiciones, aunque también puede ser elaborado externamente por un proveedor.

¿Cuál es la utilidad de un pliego de condiciones?

El pliego de condiciones permite:

• Reflexionar sobre los objetivos y definirlos, para luego determinar los elementos necesarios para alcanzarlos;
• Definir las prioridades del proyecto;
• Ayudar a los involucrados a asesorarte mejor;
• Estimar el presupuesto y los plazos necesarios para llevar a cabo el proyecto;
• Establecer un plan de trabajo para gestionar los recursos del proyecto.

En definitiva, el pliego de condiciones sirve como base para la planificación y la gestión del proyecto.

¿Cuándo redactar un pliego de condiciones?

El pliego de condiciones debe elaborarse antes de comenzar el proyecto.

Como habrás notado, este documento es fundamental para definir claramente las especificaciones y objetivos de proyectos complejos, ya sea para:

• Lanzamiento de nuevos productos,
• Colaboración con proveedores,
• Aprobación de presupuestos.

Su función principal es garantizar una comprensión común entre todas las partes involucradas, reduciendo así los riesgos de malentendidos y optimizando la gestión del proyecto.

Este documento es clave antes de lanzar cualquier iniciativa que requiera una estrecha coordinación y una definición clara de expectativas.

2 tipos de pliego de condiciones: funcional y técnico

Existen dos tipos de pliegos de condiciones:

• El pliego de condiciones funcional: define los requisitos que el producto debe cumplir en términos de funcionalidades. Sirve como base para el pliego de condiciones técnico, que transforma los requisitos funcionales en especificaciones técnicas.
• El pliego de condiciones técnico: se enfoca en la parte técnica del desarrollo del proyecto. Traduce los requisitos funcionales en exigencias técnicas y resalta las limitaciones. Este documento es esencial para los desarrolladores, ya que les permite responder con precisión a las necesidades.

💡 En muchos casos, el pliego de condiciones funcional y el técnico se encuentran en un único documento global, aunque también pueden redactarse por separado.

¿Prefieres una explicación visual? Este vídeo te explica todo lo que necesitas saber sobre el pliego de condiciones. 🎬

¿Cómo elaborar correctamente el pliego de condiciones de tu proyecto? Contenido y buenas prácticas

Paso 1: Presenta la empresa

Esta primera tarea consiste en describir brevemente la empresa para la que se realiza el proyecto. Es especialmente útil cuando se involucran proveedores externos, para que puedan entender bien la identidad del cliente.

No es necesario ser exhaustivo. Basta con listar las informaciones esenciales para comprender la razón de ser de la empresa (su "why").

👉 Algunos ejemplos:

• su sector y mercado,
• su actividad principal,
• sus productos o servicios más importantes,
• su visión a corto, medio y largo plazo,
• sus interlocutores clave.

Paso 2: Presenta el proyecto

El contexto

• ¿Qué necesidades debe cubrir?
• ¿Por qué han surgido estas necesidades y cómo?
• ¿A quién beneficiará la realización del proyecto?

Se trata de explicar el trasfondo del proyecto para que todos los involucrados entiendan sus desafíos y trabajen para abordarlos de la mejor manera.

👉 Ejemplo:

Proyecto de renovación de un software de gestión documental para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios.

Los objetivos

Un mismo tipo de proyecto puede tener distintas intenciones y objetivos. Por eso es fundamental conocerlos y especificar los resultados esperados, con el fin de:

• avanzar en la dirección correcta,
• tomar decisiones bien fundamentadas.

💡 La metodología SMART es la mejor manera de proceder. Consiste en evaluar si un objetivo es adecuado asegurándose de que sea:

• Específico (claramente definido),
• Medible (cuantificable),
• Alcanzable (teniendo en cuenta los recursos disponibles),
• Realista (relevante),
• Temporal (con una fecha límite establecida).

👉 Algunos ejemplos:

• lograr que la respuesta de la plataforma sea el doble de rápida,
• aumentar la productividad de los usuarios en un 50 %,
• digitalizar el proceso de validación de documentos.

El alcance

Definir el alcance de un proyecto consiste en establecer sus límites, con el fin de determinar claramente el marco en el que se desarrollará:

• ¿El proyecto afecta a una empresa o a un grupo?
• ¿Su impacto es regional, nacional o internacional?
• ¿Requiere el uso de varios idiomas? Etc.

👉 Ejemplo:

La plataforma es utilizada por las diferentes agencias del grupo, distribuidas por todo el territorio español, lo que supone unos 250 usuarios.

Elementos existentes

Es importante incluir todos los elementos existentes que faciliten tanto la comprensión como la ejecución del proyecto.

👉 Algunos ejemplos:

• versiones anteriores,
• maquetas,
• documentos de presentación,
• el nombre de dominio, etc.

Paso 3: Describe el público objetivo del proyecto

Si ya has especificado a quién va dirigido el proyecto en el paso anterior, en algunos casos es necesario profundizar más. Cuanto más detalle des sobre tu público objetivo (o tus públicos), más aumentarás las posibilidades de alcanzarlo. Aunque no sea una tarea sencilla, te ayudará a ser más preciso en el trabajo realizado.

💡 ¿Tu proyecto está dirigido a tus clientes? Entonces define tu buyer persona, es decir, el perfil tipo de tu cliente ideal, con el máximo de información:

• nombre,
• edad,
• situación personal,
• profesión,
• salario,
• intereses,
• preguntas, problemas que enfrenta, limitaciones,
• frases típicas que utiliza, tipo de vocabulario empleado.

Para obtener esta información, puedes:

• preguntar a tus clientes,
• analizar los datos de tus prospectos,
• leer foros donde discutan sus problemas,
• recoger información más detallada en formularios de contacto o de descarga.

Paso 4: Evalúa a tu competencia

Esta etapa es opcional según el tipo de proyecto, pero en algunos casos se vuelve imprescindible, como en el desarrollo de una página web. Para posicionarte con éxito, necesitas conocer a tus principales competidores, tanto directos como indirectos, y anotar en el pliego de condiciones las informaciones más relevantes sobre ellos.

Después, puedes decidir si ofrecer algo completamente nuevo o algo similar, pero que responda mejor a las necesidades de tu público.

👉 Algunos ejemplos:

• ¿Quiénes son tus competidores directos e indirectos?
• ¿Cuáles son sus fortalezas?
• ¿Cuáles son sus debilidades?
• ¿Cuál es su posicionamiento y su imagen de marca?
• ¿Qué te diferencia de ellos?

Paso 5: Define tu identidad gráfica y de usabilidad

En proyectos web, esta parte es útil si:

• ya tienes una identidad gráfica y quieres detallar sus componentes,
• deseas crear una nueva, pero que mantenga coherencia con la anterior.

👉 Ejemplos de elementos a especificar:

• el logotipo,
• la tipografía,
• los colores,
• las ilustraciones, etc.

Paso 6: Determina el presupuesto

Proporcionar una estimación del presupuesto global ayuda a los posibles proveedores a elaborar sus presupuestos.

☝️ ¡No lo subestimes! Debe ser coherente con tus solicitudes y también cubrir todos los elementos que puedan afectar al proyecto a largo plazo, como la evolución de un software o una página web, por ejemplo.

Paso 7: Especifica los plazos de entrega

En el pliego de condiciones, determina la fecha límite para la entrega del producto final. Al igual que con el presupuesto, no subestimes el tiempo necesario para completar cada elemento. Sé realista, de lo contrario podrías:

• no cumplir con las fechas límite,
• acabar con un proyecto mal hecho.

💡 Es importante saber: la fecha de entrega del pliego de condiciones puede incluirse en un presupuesto o factura y volverse contractual.

Para proyectos complejos, no dudes en establecer diferentes hitos (con entregables intermedios) y en proponer un plan de trabajo en forma de diagrama de Gantt.

Paso 8: Lista las especificaciones funcionales

Las especificaciones funcionales describen los objetivos del proyecto y lo que hará el producto. 💭

También ayudan a definir las especificaciones técnicas, pero de eso hablaremos más adelante.

Las funcionalidades

La parte funcional del pliego de condiciones tiene como objetivo traducir los requisitos en funcionalidades.

Cuanto más detalles esta parte:

• menos ambiguas serán las funcionalidades,
• y más alineados estarán los entregables con tus objetivos.

👉 Ejemplo:

• título,
• objetivo,
• descripción,
• público objetivo,
• subfuncionalidades,
• restricciones y reglas de gestión,
• nivel de prioridad.

💡 ¿Cómo asegurarte de listar todas las funcionalidades a desarrollar sin olvidar ninguna? Algunas equipos optan por usar impact mapping. Esta metodología consiste en crear un mapa haciéndose las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo principal del sitio?
• ¿Quiénes son los usuarios objetivo?
• ¿Cuáles son sus necesidades?
• ¿Qué funcionalidades pueden satisfacer esas necesidades?

Ejemplo de un impact mapping:

La estructura

Si tu proyecto está relacionado con una página web o una aplicación móvil, incluye en el pliego de condiciones tu visión de la estructura.

👉 Ejemplo:

• categorías,
• subcategorías,
• navegación,
• organización.

💡 Para que sea más claro para el lector, preséntalo en forma de esquema.

El contenido

Por último, incluye en esta parte los diferentes tipos de contenido que aparecerán en tu sitio web.

👉 Algunos ejemplos:

• artículos de blog,
• vídeos,
• imágenes,
• documentos descargables.

No dudes en especificar cómo te gustaría que se presenten y gestionen.

Paso 9: Lista las especificaciones técnicas

Si las especificaciones funcionales describen lo que hará el producto, las especificaciones técnicas detallan cómo lo hará. ⚙️

Estas destacan los requisitos y restricciones técnicas del proyecto para cubrir las necesidades, y también mencionan las preferencias en cuanto a métodos y procesos de desarrollo.

👉 Algunos ejemplos:

• medios de pago en línea,
• solución de alojamiento,
• arquitectura de servidores,
• elección de la plataforma o CMS,
• herramientas de administración,
• restricciones de integración,
• lenguaje de programación,
• gestión de la seguridad de los datos,
• mantenimiento,
• migración,
• compatibilidad con navegadores, etc.

Paso 10: Añade los anexos

Finalmente, incluye en el anexo todos los documentos útiles para la planificación o la realización del proyecto.

👉 Ejemplo:

• Wireframes,
• maquetas,
• bocetos.

💡 El uso de un software adecuado facilita en gran medida la elaboración de tu pliego de condiciones.

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Un pliego de condiciones ágil para anticipar los cambios

El pliego de condiciones es esencial para dar forma a tu proyecto y ayudarte a pensar y formalizar tus necesidades y objetivos. Permite comunicarlo a todas las partes involucradas, para que cada uno pueda tomar decisiones informadas y ofrecer las mejores soluciones.

Sin embargo, hay que aceptar que el proyecto puede evolucionar, ya sea por factores externos que alteren los planes o porque es difícil ser completamente exhaustivo y preciso al expresar tus necesidades.

Es aquí donde trabajar con una metodología ágil es útil, ya que permite presentar una versión funcional del producto lo antes posible, y realizar ajustes en el pliego de condiciones a lo largo del proyecto.