Comprender la planificación de la capacidad: la guía completa para optimizar los recursos de sus proyectos
La planificación de la capacidad es la mejor forma de establecer una correlación entre las necesidades de recursos de una empresa y su capacidad (humana o material).
Esto es aún más importante en un entorno cada vez más fluido y exigente en términos de flexibilidad y rendimiento. ¿Qué está en juego? Una mayor eficacia, una mejor optimización de los costes y equipos cuyas cargas de trabajo están mejor distribuidas.
Por eso, la gestión de la capacidad se ha convertido en un reto importante para las organizaciones, sobre todo para las que tienen que hacer frente a un gran número de proyectos.
Pero, ¿cuál es la definición de planificación de la capacidad y cómo puede aplicarla en su empresa? ¿Cuáles son las ventajas reales?
Todas las respuestas a sus preguntas en esta guía.
Definición de planificación de la capacidad
¿Qué es la planificación de capacidades?
La planificación de capacidades es una herramienta que permite adecuar los recursos y la capacidad de producción de una empresa a sus necesidades.
¿A quién afecta?
Están implicados varios tipos de recursos
- Los recursos humanos, es decir, la mano de obra disponible para llevar a cabo un proyecto, por ejemplo,
- los recursos informáticos (capacidad de almacenamiento, memoria, CPU, etc.) disponibles para soportar la carga de trabajo generada por las distintas actividades, manteniendo al mismo tiempo los niveles de rendimiento técnico.
Utilizada sobre todo en las organizaciones orientadas a lo digital o por las que hacen malabarismos con un gran número de proyectos (cartera de proyectos o PPM), la gestión de la capacidad permite lograr un equilibrio entre :
- la estrategia y los objetivos globales de la empresa
- y los recursos disponibles y a desplegar para alcanzar esos mismos objetivos, incluso en las estructuras más ágiles.
👥 Por ello, la gestión de la capacidad es utilizada principalmente por :
- CIO(departamentos de sistemas de información)
- y las PMO (responsables de gestión de proyectos).
Planificación de la capacidad en TI
En TI, el concepto de planificación de la capacidad suele compararse con el de gestión de la capacidad, desarrollado por ITIL (un conjunto de procesos que estandarizan las mejores prácticas que deben aplicarse en la gestión de los sistemas de información).
💡 El objetivo de la gestión de la capacidad es garantizar la capacidad del servicio y la infraestructura de TI para cumplir los objetivos de nivel de servicio, de forma rentable y a tiempo.
Los 6 principales retos y ventajas de la gestión de la capacidad
Asignación inteligente de los recursos necesarios
Obviamente, la gestión de la capacidad obtiene su principal beneficio de una mejor asignación de los recursos disponibles en relación con las cargas de trabajo.
Este proceso permite, por ejemplo, garantizar la finalización de proyectos prioritarios en plazos ideales, o asegurar la continuidad óptima de un servicio o sistema informático, incluso en caso de pico de actividad.
Mejor gestión de las capacidades
Pero la gestión de la capacidad no sólo implica un enfoque cuantitativo: también incluye uno cualitativo.
Desde el punto de vista de los recursos humanos, la planificación de las capacidades se basa generalmente en las competencias de cada persona. De este modo
- se obtiene una mejor visión de la gama de competencias disponibles en la empresa,
- se valorizan estas competencias: se trata siempre de asignar el recurso adecuado, y por tanto la competencia adecuada, al proyecto adecuado.
Anticipar las cargas de trabajo
La gestión de la capacidad es una herramienta fantástica para anticipar los picos de carga de trabajo: facilita a las empresas su planificación y la puesta en marcha de las acciones necesarias para garantizar una continuidad óptima de la actividad.
Por ejemplo, si identifica una futura escasez de competencias en un área específica, puede planificar las contrataciones necesarias, los cambios internos de puestos o un programa de formación dentro de la empresa.
Optimización de costes
La gestión de capacidades es una herramienta excelente para determinar el presupuesto que debe asignarse a un determinado departamento o proyecto en un momento dado. Así podrá optimizar sus costes y conseguir ahorros sustanciales en el proceso:
- Identificar las subcargas y evitar la pérdida de ingresos inherente al despilfarro de recursos humanos e informáticos;
- garantizar una continuidad fluida en las asignaciones de un empleado, de modo que cuando finalice una, pueda poner inmediatamente sus competencias al servicio de otro proyecto;
- prever los principales costes futuros, como los asociados a la contratación o la compra de equipos.
Visión estratégica ampliada
Gracias al poder de la anticipación, este trabajo de gestión de la capacidad pone de relieve varios escenarios posibles. La empresa puede entonces orientarse hacia las opciones más rentables para su negocio.
En última instancia, la planificación de la capacidad sirve de cuadro de mando y herramienta de toma de decisiones para ayudar a la alta dirección de la empresa: la visión macro de las necesidades de recursos actuales y futuras apoya la toma de decisiones y la dirección estratégica.
Mejorar el bienestar de los empleados
Una mejor previsión de la asignación de recursos también significa organizar la carga de trabajo de todos con la mayor precisión posible. De este modo, puede evitar que sus empleados se encuentren "bajo el agua" o, por el contrario, rocen el aburrimiento.
Además, el desarrollo de competencias y una mejor visibilidad de las posibles trayectorias profesionales son ventajas que favorecen la retención de talentos en la empresa.
¿Cómo llevar a cabo la planificación de capacidades?
Paso 1: evaluar las necesidades de recursos de la empresa
El primer paso consiste en identificar las necesidades actuales y futuras de la organización en términos de :
- competencias humanas
- recursos informáticos
- materias primas, etc.
Esta etapa requiere una visión global de la estrategia de la empresa y su alineación operativa. Pero se encontrará con una dificultad: mientras que algunos proyectos ya están claramente planificados, ¡otros no son más que ideas!
Por eso le recomendamos :
- trabajar por tipo de proyecto (desarrollo empresarial, organización, etc.) para tener una visión más clara,
- centrarse en la comunicación interna de la empresa para identificar más fácilmente las necesidades futuras de los empleados.
Etapa 2: Identificar los recursos disponibles y futuros
La gestión de la capacidad implica tener una visión precisa de los recursos disponibles en la empresa, tanto en términos cuantitativos como cualitativos.
En cuanto a los recursos humanos, esto significa
- elaborar una lista de recursos por competencias. Este trabajo requiere un conocimiento preciso de las cualificaciones de cada persona, porque a menudo ocurre que no todas las competencias de un empleado se tienen en cuenta en las tareas que se le asignan;
- determinar el ancho de banda de cada individuo. Por ejemplo, algunos recursos pueden estar asignados a tareas operativas recurrentes y, por tanto, no disponer de todo el tiempo necesario para posicionarse en un proyecto determinado;
- identificar futuros recursos. ¿Está prevista la contratación de personal? ¿Tiene previsto la organización poner en marcha programas de formación?
Paso 3: Elaborar un plan de capacidad
El objetivo de la gestión de la capacidad es asignar el recurso adecuado al proyecto adecuado en el momento más oportuno. 🎯
Algunos consejos:
- considere varios escenarios, para poder anticipar mejor el comportamiento a adoptar en una situación determinada ;
- establecer prioridades de forma inteligente, por ejemplo, situando los recursos más importantes al inicio de un proyecto urgente;
- utilizar ayudas visuales. Aunque es posible trabajar con una hoja de cálculo tipo Excel, veremos a continuación cómo el soporte informático puede ser muy útil para facilitar la elaboración de su planificación de capacidades.
Ejemplo de planificación de la capacidad en Excel :
Paso 4: reajuste su planificación de capacidades
Una declaración de horas de trabajo a veces difícil de obtener, un nuevo proyecto no incluido en la hoja de ruta, la dimisión de un empleado... ¡la planificación de la capacidad no puede permanecer estática!
Hay que mantenerla en evolución y asegurarse de que refleja lo mejor posible la situación real de la empresa. ¿Cómo hacerlo?
- Analice las desviaciones para comparar el plan inicial con la realidad. Por ejemplo, si un proyecto previsto para tres meses se retrasa dos semanas debido a la ausencia imprevista de un miembro del personal, hay que identificar las tareas afectadas y redistribuir el trabajo.
- Reevalúe las prioridades para clasificar los proyectos según su importancia actual. Si entretanto ha surgido un proyecto estratégico, realice una compensación para reasignar recursos, aunque ello suponga retrasar otras tareas menos prioritarias.
- Y no olvide comunicarse con sus equipos. Tómese el tiempo necesario para discutir los ajustes necesarios con los jefes de equipo. Por ejemplo, si un proyecto necesita competencias adicionales, consulta con cada departamento su capacidad para liberar personal sin alterar sus propios objetivos.
💡 Y la mejor forma de hacer todo esto es utilizar las herramientas adecuadas. ¡Pero volveremos sobre ello más adelante en este artículo!
Gestión de la capacidad: 3 puntos a tener en cuenta
Elegir la herramienta de planificación de la capacidad adecuada
Muchas empresas siguen planificando su capacidad con hojas de cálculo tipo Excel. Desgraciadamente, este proceso se convierte rápidamente en un proceso largo, tedioso y fuente de errores.
Por eso, para controlar todas las actividades de la empresa y asignar los recursos de forma inteligente, suele ser necesario utilizar programas informáticos.
Cuando se habla de gestión de la capacidad, suelen mencionarse varios tipos de software:
🛠️ Software ITSM (gestión de servicios de TI)
Un ejemplo es BMC Helix, una solución basada en la nube. La herramienta ofrece funcionalidades (visualización y optimización de recursos, predicción de necesidades, etc.) que permiten a los departamentos de TI alinear las demandas de los diferentes servicios con los recursos de TI reales, independientemente del entorno utilizado.
💼 Software de gestión empresarial
Teamleader es un software de gestión empresarial diseñado para agencias, VSE y pymes de los sectores de la publicidad, digital y medios de comunicación, para gestionar sus ventas, facturación y proyectos. Te ayuda a determinar y optimizar la gestión de la capacidad global de tu empresa o de un proyecto. Estima los plazos, así como los hitos y las tareas, con mayor precisión, de modo que puedas anticiparte a las decisiones que debes tomar para gestionar adecuadamente la carga de trabajo (contratación interna o externa, adaptación de procesos, etc.).
📊 Software de gestión de proyectos o PPM (gestión de la cartera de proyectos)
- Abraxio es la plataforma especializada en los 4 pilares de la gestión y dirección del departamento de TI: presupuesto, proveedores, equipos, proyectos. Incluye funciones de planificación de la capacidad adaptadas a las necesidades específicas de los departamentos de TI. El software le permite analizar sus necesidades y disponibilidades en tiempo real, garantizar la viabilidad de sus proyectos en términos de recursos y, por tanto, anticipar sus necesidades de refuerzo a medio/largo plazo. El impacto de todas sus decisiones sobre su carga de trabajo se concilia entonces en tiempo real con su presupuesto.
- CESAR.TEAM está disponible en varios idiomas, lo que permite a los diferentes responsables de las grandes empresas planificar, asignar, facturar y gestionar todos sus recursos, tanto para los proyectos como para las actividades no relacionadas con los proyectos. Planifique los recursos inter-BU o intra-grupo con tasas de ocupación en tiempo real, facture los recursos y controle los gastos asociados. El software le ayuda a generar mayor confianza y eficacia en sus equipos.
- monday.com utiliza una interfaz sencilla, colorida y divertida para ayudar a los gestores de varios proyectos a organizar su planificación de capacidad con una visión completa de los recursos: identifique cuándo está en números rojos. La solución también ofrece un modelo de gestión de recursos listo para usar y personalizable que permite ponerse en marcha rápidamente, así como flujos de trabajo automatizados para ahorrar tiempo a la hora de asignar tareas.
- Project Monitor puede utilizarse para organizar la planificación dinámica de recursos mediante la planificación de capacidades para empresas que hacen malabarismos con un gran número de proyectos. Al cruzar la entrada de actividades, el "trabajo restante" y las habilidades, el gestor de proyectos tiene una visión precisa y en tiempo real de la capacidad de su equipo. El gestor se ve asistido en sus decisiones por una visión consolidada y exhaustiva de las cargas de trabajo de los proyectos. Esto facilita el arbitraje de nuevas solicitudes.
- Triskell es más que un simple PPM, es un auténtico programa informático de gobierno y gestión de empresas. Por tanto, responde a todas las cuestiones de planificación de recursos, tanto si esta planificación está vinculada a proyectos como a la organización de todas las actividades. Triskell gestiona la asignación de recursos genéricos, proporcionando una visión global de las limitaciones vinculadas a estos recursos, así como la planificación detallada a nivel de proyecto. Por último, gracias al desarrollo de diferentes escenarios, podrá hacer frente a los imprevistos.
✔️ Software S&OP (planificación de ventas y operaciones)
Ganacoses un paquete de software de planificación y toma de decisiones flexible y colaborativo que le ayuda a gestionar su proceso S&OP enel día a día. Con una centralización completa de sus datos y una visión de 360° de todos sus recursos, facilita considerablemente la creación y gestión de su planificación de capacidad. ¿Y qué más? Gracias a su módulo de escenarios alternativos "what-if", puede evaluar el impacto de sus decisiones en las ventas futuras .
Obtenga datos fiables en todo momento
La planificación de capacidades es una herramienta que requiere datos fiables y en tiempo real (tiempo de trabajo efectivo, picos de actividad, etc.).
Para reducir al máximo el margen de error, las PMO y los CIO deben dedicar tiempo a introducir regularmente en su software toda la información relativa a los recursos y las necesidades de la empresa, por ejemplo.
Cambiar la mentalidad
Por último, uno de los principales retos de la gestión de la capacidad es la apropiación cultural de estos nuevos procesos por parte de los equipos. En efecto, la declaración de las horas de trabajo, inherente a una buena gestión de la capacidad, puede generar un sentimiento de control mal percibido por los empleados.
Por ello, le aconsejamos que instaure al mismo tiempo una verdadera gestión del cambio, que consistirá en comunicar eficazmente los objetivos de la planificación de capacidades a nivel interno, así como en escuchar activamente las necesidades de sus equipos.
De este modo, podrá asegurarse de que su gestión de la capacidad sea todo un éxito, para que no sólo la empresa, sino también los hombres y mujeres que hacen de ella lo que es, se beneficien plenamente de los efectos positivos de la planificación de la capacidad.
La planificación de la capacidad, un activo estratégico que no debe pasarse por alto
Dominar la planificación de capacidades es una verdadera palanca para mejorar la gestión de los recursos y optimizar la eficacia de su organización. Ya sea para asignar mejor las competencias disponibles, anticipar las necesidades futuras o ajustar sus planes en tiempo real, este enfoque le permite prepararse para lo inesperado al tiempo que apoya el crecimiento de su empresa.
Al integrar prácticas sólidas y herramientas de alto rendimiento, la planificación de capacidades se convierte en un pilar esencial para gestionar con calma sus proyectos y ganar en competitividad.
Artículo traducido del francés