Metodología de proyectos: 7 pasos para gestionar un proyecto
La metodología de gestión de proyectos estructura las distintas fases de sus proyectos. Favorece una organización óptima y es especialmente necesaria para proyectos complejos y numerosos.
Tranquiliza a todas las partes interesadas , incluido usted como gestor de proyectos, y establece un marco que simplifica innegablemente el lanzamiento de sus proyectos y su éxito.
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La importancia de la metodología de proyectos
Un único método?
En la gestión de proyectos, no existe UNA única metodología de gestión de proyectos, sino varias combinaciones posibles de métodos y herramientas de gestión, que pueden adaptarse en función de :
- el tipo de proyecto (web, técnico, asociativo, etc.),
- sus características
- sus limitaciones
- el contexto
- la experiencia del equipo
- la cultura de la empresa.
¿Cuáles son los retos de una metodología de proyectos?
La metodología de proyectos le permite :
- Encontrar la mejor manera de planificar y ejecutar sus proyectos,
- mejorar la toma de decisiones gracias a unos roles claramente definidos,
- Ahorrar tiempo y dinero reutilizando un método de gestión para otros proyectos,
- gestionar el alcance del proyecto,
- evitar olvidar etapas del proyecto como la gestión de riesgos,
- controlar los gastos del proyecto,
- identificar rápidamente los proyectos problemáticos,
- movilizar un equipo autónomo de alto rendimiento .
Además de los métodos, el proyecto debe pasar por varias fases que permitan estudiar su viabilidad y garantizar la consecución de los objetivos.
Cómo desarrollar una metodología de proyecto: 7 etapas clave
Etapa 1: establecer un diagnóstico completo, una auditoría
👉S e trata de empezar con buen pie:
- Reunirse con todas las partes interesadas en las oficinas o sobre el terreno (el cliente o propietario del proyecto, los ingenieros del equipo de implementación, los empleados de la empresa, los usuarios finales, el scrum master).
- Recopilar y analizar las necesidades, los requisitos y los recursos disponibles para ejecutar el proyecto.
- Estudiar el contexto local (político, económico, etc.).
- Determinar qué acciones son pertinentes y viables, y el nivel de complejidad del proyecto.
- ¿Qué metodología de gestión se utilizó en proyectos anteriores? ¿Cómo trabaja el equipo y qué competencias tiene?
Etapa 2: identificación de la gobernanza del proyecto
👉 Esta es la etapa en la que se identifican y asignan claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo interfuncional del proyecto dentro de la empresa y, en particular, del comité de dirección.
Un buen equipo que sabe adónde va aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.
Fase 3: definición de objetivos, elaboración del pliego de condiciones
👉 Los objetivos de un proyecto los determinan los directivos de la empresa y el equipo del proyecto.
Se desglosan en objetivos intermedios (hitos), cada uno con su propia finalidad y plazo.
Ejemplo: el objetivo del proyecto es lanzar un producto, y uno de los hitos podría ser la apertura de una boutique temporal para dar a conocer el producto.
Los entregables son tanto productos intermedios (documentos de trabajo, presupuestos, etc.) como objetivos del proyecto.
Representan resultados tangibles cuyo éxito puede medirse:
- un modelo
- un producto
- un servicio
- una nueva organización.
El pliego de condiciones es el primer entregable, ya que recopila el trabajo de análisis (diagnóstico, definición del equipo del proyecto, objetivos, etc.) en un documento concreto.
Etapa 4: programación del proyecto
👉 Es cuando el proyecto se descompone en etapas, un conjunto de tareas, cada una de las cuales corresponde a hitos, asociados a su vez a entregables.
Métodos ágiles
Los métodos ágiles son muy populares, sobre todo para proyectos innovadores y de TI, en particular el método del Marco Adaptativo de Proyectos, porque favorecen la segmentación. Cada etapa es un proyecto en sí mismo, con sus propios objetivos. En cualquier momento pueden hacerse adaptaciones y correcciones. El cliente o propietario del proyecto también participa, trabajando en colaboración con todo el equipo del proyecto.
Otro método de programación consiste en dividir el proyecto en multitud de tareas y subtareas, para aumentar las posibilidades de realización y priorizar el trabajo.
El método de la Estructura de Desglose del Trabajo
🔎 El método de la Estructura de Desglose del Trabajo ( EDT) permite :
- Priorizar los entregables por orden de importancia,
- dividir los entregables en subconjuntos,
- definir las tareas necesarias para completar cada entregable y subentregable,
- en caso necesario, dividir estas tareas.
El método PERT
🔎 Una vez desglosado el proyecto en tareas, el método PERT (o diagrama PERT) diagrama la interconexión de las tareas, que pueden ser sucesivas, simultáneas o convergentes.
Cada tarea tiene una duración estimada para determinar el camino crítico.
Etapa 5: planificación, gestión de recursos y gestión de riesgos
👉 El equipo del proyecto puede ahora secuenciar las tareas en un calendario, ya sea cronológicamente o evolucionando en paralelo, teniendo en cuenta un margen de seguridad.
El diagrama de Gantt
🔎 El diagrama de Gantt se utiliza a menudo como complemento del diagrama PERT porque se basa en un calendario y no en la secuencia de tareas. Presenta gráficamente el avance del proyecto.
El camino crítico de un proyecto...
Volvamos al camino crítico. Se trata de la secuencia de tareas de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Cualquier retraso en una tarea repercute directamente en las siguientes y en el plazo del proyecto , y para cada tarea se definen márgenes de seguridad.Una vez situadas en el camino crítico, las tareas tienen un margen cero.
☝️ El método del camino crítico (CPM) identifica el camino más crítico para alcanzar el objetivo. Es un método de gestión de proyectos complementario al PERT, que calcula el camino más corto.
... y sus limitaciones
La limitación del camino crítico, al igual que la del diagrama PERT, es la ausencia de la dimensión "recursos", esencial para una proyección realista.
Los recursos son :
- humanos
- presupuestarios
- materiales
- tecnológicos.
El método de la cadena crítica
🔎 Para comprender mejor las limitaciones y la duración del proyecto, recomendamos utilizar el método de gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM).
Entre otras cosas, permite :
- identificar los factores de riesgo (costes ocultos o imprevistos, retrasos en el suministro, fallos de material, avances tecnológicos, falta de comunicación y coordinación),
- prevenir los conflictos de prioridades entre distintos recursos
- limitar la multitarea y las pérdidas de tiempo,
- liberar al director del proyecto de la supervisión de los detalles.
🎬 Este vídeo repasa todos los conceptos necesarios para una buena comprensión del tema:
Etapa 6: Ejecución y seguimiento del proyecto
👉 El comité de dirección del proyecto busca y despliega soluciones para alcanzar objetivos concretos. La herramienta de gestión que acabamos de mencionar forma parte de ello.
Ahora que el proyecto está en marcha, hay que supervisarlo para :
- anticipar posibles retrasos o falta de recursos,
- controlar :
- el avance de las actividades
- el cumplimiento del calendario
- los gastos,
- los resultados en relación con el plan inicial del proyecto,
- realizar ajustes en caso necesario.
Los cuadros de mando, con indicadores clave de rendimiento, o Key Performance Indicator, ofrecen una visualización de los elementos decisivos (mano de obra, presupuesto, etc.) y tienen la ventaja de favorecer la comunicación entre el jefe de proyecto y las partes interesadas.
🔎 Para el seguimiento, el tablero Kanban es un método visual posible: se trata de una representación del flujo de trabajo, mediante un sistema de notas post-it en un tablero. Cada tarea pasa del estado "programada", al de "en curso" y luego al de "completada".
Etapa 7: Cierre y evaluación de los resultados
👉 Este es el momento de hacer balance, de aprender lecciones sobre lo que funcionó, lo que salió mal y por qué.
Puede organizarse una reunión específica con las partes interesadas, el equipo del proyecto, los usuarios finales, etc., y las observaciones se recogen en un informe de síntesis.
Otros ejemplos de métodos de gestión de proyectos
- Scrum: es el método ágil más utilizado, sobre todo en proyectos creativos. Proporciona un marco: roles, un ritmo iterativo, reuniones precisas y limitadas en el tiempo, planificación de sprints cortos, un gráfico de progreso, etc. Las personas implicadas en el proyecto lo ajustan en función de su experiencia y del contexto.
- 🔎 PMBoK: el Project Management Body of Knowledge es una guía elaborada por el PMI (Project Management Institute) para estructurar los conocimientos esenciales de la gestión de proyectos.
- 🔎 Prince2: el método PRojects IN Controlled Environments se centra en 3 puntos: organización, gestión y control del proyecto. Es un método genérico utilizado para proyectos a gran escala.
- 🔎 Método Waterfall: este método tradicional, utilizado originalmente en industrias como la automoción y la construcción, implica ir paso a paso, utilizando un enfoque lógico y secuencial.
He aquí algunas soluciones que merece la pena conocer
CESAR.TEAM
CESAR.TEAM está diseñado para grandes empresas, permitiéndole gestionar el ciclo de vida del proyecto de principio a fin, con un análisis detallado de presupuestos, costes y riesgos. Realice una cuenta de explotación previsional (P&L) y un seguimiento fluido de la producción financiera. La metodología estructurada de desglose de proyectos cumple los requisitos del Project Management Institute (PMI) y es compatible con los métodos SCRUM, Prince2, Phase-Gate y Pmbok.
Gestiona todos los componentes de un proyecto, como :
- fases
- paquetes de trabajo
- entregables
- tareas
- solicitudes de proyectos
- programas,
- carteras con pantallas intuitivas,
- grandes volúmenes.
monday.com es un software de gestión de proyectos especialmente indicado para el trabajo en grupo. Divertida y colaborativa, la plataforma cuenta con una serie de funciones que facilitarán tus tareas y te ayudarán a alcanzar tus objetivos con rapidez, entre las que se incluyen :
- gestionar varios proyectos desde un único lugar
- automatización de las aprobaciones y tareas de los proyectos
- mejora de la toma de decisiones con una plataforma compartida en la que sus equipos pueden actualizar sus progresos,
- organizar el alcance del proyecto y evitar posibles retrasos gracias a un cuadro de mandos personalizado,
- utilizar plantillas para crear estructuras de proyecto reproducibles.
Sciforma
Sciforma combina la gestión de proyectos y PPM en una única herramienta. Su gran funcionalidad sólo es comparable a su facilidad de despliegue. El software se adapta a los métodos de gestión de proyectos más populares:
- Agile,
- Cadena Crítica,
- Prince 2,
- Phase-gate,
- PMBok, etc.
También puede personalizarse gracias a los plugins disponibles.
En particular, Sciforma optimiza :
- la creación y el seguimiento de diagramas de Gantt
- la gestión y asignación de recursos,
- los problemas de planificación, que ya son cosa del pasado,
- los informes de proyecto, disponibles con un simple clic,
- la comunicación entre las partes interesadas,
- gestión y resolución de riesgos.
SuiteProG
El punto fuerte del editor de SuiteProG, IQar, es que también es consultor PPM y ha diseñado el Sistema de Gestión de la Cartera de Proyectos (SMPP ), un marco de referencia único para la gobernanza de proyectos certificado por Bureau Véritas.
Por lo tanto, el software ha sido desarrollado y mejorado por equipos de expertos en proyectos, para garantizar una experiencia de usuario óptima, de ahí el enfoque pedagógico:
- ayuda sensible al contexto,
- tutoriales en vídeo,
- metodología de proyectos, fichas prácticas
- soporte de notificaciones.
No es necesario ser un experto: el programa es intuitivo y cubre :
- la gestión de proyectos, de la idea al cierre
- el encuadre y la priorización de las solicitudes (gracias a la puntuación),
- la planificación de un número ilimitado de proyectos,
- el seguimiento (cuadros de mando personalizados),
- visualización del calendario, comparado con las previsiones iniciales.
z0 Gravedad
El punto fuerte de z0 Gravity es su modo visual, que proporciona un espacio de trabajo de 360 grados. Este innovador paquete de software proporciona a las empresas métodos y herramientas ágiles para afrontar sus retos de innovación y sus proyectos de transformación.
La visualización aumentada, a la vez global y detallada, ofrece al jefe de proyecto los medios para navegar por todos los componentes del proyecto gracias a un hilo conductor común.
Le permite :
- Gestionar simultáneamente varias carteras de proyectos,
- generar informes personalizables en función de su cargo o sector de actividad,
- crear vínculos entre departamentos, líneas de negocio y divisiones.
Preparados, listos, ¡a dominar todos sus proyectos!
Un poco de filosofía en este mundo tan práctico:
El proyecto es la materialización de una intención autodestructiva.
Joseph Rouzel
Una vez finalizado el proyecto, ¡es hora de pasar al siguiente! Si gestiona varios proyectos al mismo tiempo, tómese su tiempo para elegir los métodos y herramientas de PPM que más le convengan, de modo que pueda hacer malabarismos con las distintas tareas, proyectos y recursos sin perderlos de vista.
Estrategia y operaciones trabajan en tándem productivo, y el retorno de la inversión está a la vista. 💸
Artículo traducido del francés