Domina el management de proyectos para llevarlos al éxito

La gestión de proyectos (también conocida como management de proyectos) es una actividad que permite a un equipo alcanzar un objetivo profesional. Al mismo tiempo, es un modo eficaz de gestionar el cambio y la transformación de la empresa a través de los proyectos.

La capacidad de gestionar proyectos es relevante para casi todos los sectores, y la buena noticia es que ¡es un tema fascinante!

Este artículo ofrece una definición de la gestión de proyectos y comparte numerosas buenas prácticas útiles para todos. Los comentarios al final del artículo son bienvenidos para enriquecerlo con vuestras experiencias.

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¿Qué es la gestión de proyectos? Definición

El concepto de gestión de proyectos

La gestión de proyectos se define como la actividad que permite combinar la concepción y la ejecución del proyecto para obtener el resultado esperado bajo las tres restricciones:

• de tiempo,
• de alcance,
• y de recursos.

Esta forma de trabajo difiere de la de los "departamentos", que suelen separar la concepción y la ejecución. Sin embargo, este modo de funcionamiento tiende a desaparecer en favor del trabajo en modo proyecto, que es un motor de mayor productividad.

La gestión de proyectos tiene, además, la virtud de gestionar el paradoxo entre el conocimiento del cliente y la capacidad de acción:

1. Al inicio del proyecto, el equipo de proyecto tiene una gran capacidad de acción, pero poco conocimiento.
2. A medida que el proyecto avanza, el conocimiento aumenta, pero la capacidad de acción disminuye.

Por lo tanto, la gestión de proyectos permite reunir el máximo de conocimiento al inicio, cuando se cuenta con una gran capacidad de acción. En otras palabras, es fundamental pensar bien antes de actuar.

Diferencia entre gestión de proyectos y dirección de proyectos

En la mayoría de los casos, la gestión de proyectos no se diferencia de la dirección de proyectos ("management" es la traducción al inglés del término español "gestión").

Sin embargo, algunos especialistas distinguen entre los dos términos:

• La gestión de proyectos se refiere a las metodologías y herramientas necesarias para alcanzar el objetivo establecido.

• La dirección de proyectos, además, incluye una dimensión humana y relacional. Como su nombre indica, implica saber dirigir a los equipos de proyecto para mantener su motivación e implicación en la realización de sus tareas.

De la dirección de proyectos a la dirección por proyectos

Finalmente, de la dirección de proyectos surge la dirección por proyectos, que impacta la estructura general de la empresa.

Según la AFNOR, hay dirección por proyectos cuando "las organizaciones estructuran su funcionamiento y adaptan sus reglas a partir de los proyectos a realizar". Este enfoque implica repensar el funcionamiento de la empresa:

• La agilidad, la responsabilidad y el trabajo colaborativo se convierten en motores de las actividades,
• y se cuestiona la estructura jerárquica piramidal y los silos.

Las 4 fases de la gestión de proyectos

Dependiendo de la metodología, un proyecto puede dividirse en 4, 7 o más de 10 fases.

Vamos a simplificar: estas son las 4 etapas principales de la gestión de proyectos.

1. Analizar las necesidades

Como mencionamos antes, el punto de partida de la planificación de un proyecto es la formalización del resultado esperado (el entregable).

Por lo tanto, la necesidad del cliente debe expresarse de manera clara y completa para que los gestores del proyecto la comprendan y analicen de la misma forma. A partir de esta definición del proyecto se establecen las tres componentes clave del proyecto: tiempo, presupuesto y alcance.

👉 Si el análisis de las necesidades es incorrecto, la planificación del proyecto también lo será, y el proyecto no alcanzará su objetivo.

El equipo del proyecto suele pasar por una etapa de redacción de especificaciones funcionales y técnicas, para que no haya ambigüedades sobre las necesidades.

💡 Para definir adecuadamente el objetivo de un proyecto, es común aplicar el método SMART, que implica que el objetivo sea:

• Específico,
• Medible,
• Alcanzable,
• Realista,
• Temporal.

2. Construir y planificar

Basándose en el pliego de condiciones o en el plan de proyecto, la fase de diseño y ejecución trabajan juntas para evaluar el esfuerzo necesario para entregar el resultado esperado (fase de estimación). Los demás parámetros suelen derivarse de esta evaluación, y el equilibrio entre ellos se logra a través de discusiones y decisiones argumentadas.

Luego, el equipo y el cliente deciden una fecha prevista de lanzamiento.

El desglose del proyecto en misiones y tareas permite decidir el orden de estas en un calendario. Este trabajo suele representarse con un diagrama de Gantt. Además de las tareas, la planificación debe tener en cuenta las fases de reflexión y los tiempos no productivos (reuniones, decisiones, esperas).

La fase 2 generalmente concluye con la elaboración de un cronograma inverso.

💡 ¿Qué es un plan de proyecto?

El plan de proyecto es tanto una reflexión como un documento previo al inicio del proyecto. Su objetivo es servir como una hoja de ruta para todo el equipo y como un soporte de comunicación con el cliente. Por eso, debe ser lo suficientemente completo y contener la siguiente información:

• Los objetivos del proyecto,
• Los entregables esperados,
• Los plazos,
• Los recursos necesarios,
• El presupuesto asignado,
• La planificación del proyecto.

3. Conducir y supervisar

La conducción del proyecto es la fase que requiere más habilidades interpersonales y capacidad de reacción por parte del gestor de proyectos. Este debe asegurarse de que la ejecución se desarrolle sin problemas. Debe identificar:

• Los puntos de fricción,
• Los riesgos,
• Las oportunidades,
• Las desviaciones, etc.

El objetivo es proponer soluciones rápidamente si surgen obstáculos.

La conducción y el seguimiento del proyecto se apoyan en tableros de control (Dashboards) y herramientas de reporting.

4. Cerrar y evaluar

Un proyecto llega a su fase final cuando se alcanza su objetivo. Los informes y tableros de control son indispensables para justificar el logro de un objetivo.

Contrariamente a lo que se podría pensar, aún queda una última etapa después de alcanzar el objetivo: realizar un balance al final del proyecto. Este balance permite que futuros proyectos se beneficien de buenas prácticas y eviten repetir los mismos errores.

El aprendizaje es parte fundamental de la cultura de la gestión de proyectos.

Actividades transversales

En cada etapa de la gestión de proyectos, es esencial:

• Comunicar regularmente con los stakeholders,
• Controlar las desviaciones y anticipar los riesgos,
• Adaptarse (pérdida de una habilidad, llegada de un nuevo colaborador, oportunidad tecnológica),
• Gestionar el factor humano, que es el principal determinante del éxito o fracaso de un proyecto.

👉 No descuides estas actividades transversales. Cuando el tiempo apremia, tendemos a relegarlas a un segundo plano. Sin embargo, son estas actividades las que marcan la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que fracasa.

Métodos de gestión y descomposición de proyectos

Métodos de gestión de proyectos

Existen numerosos métodos de gestión de proyectos, adecuados según el tipo de proyecto, la estructura de la empresa y su cultura. Además de los métodos tradicionales de gestión de proyectos, también se encuentran:

• Agile: El método Agile permite trabajar de manera iterativa, lo que favorece un enfoque táctico; los imprevistos y cambios se manejan con mayor facilidad. Es el método más popular actualmente para proyectos innovadores.
• Scrum: Scrum es un conjunto de buenas prácticas Agile, especialmente eficaz para proyectos creativos. La planificación en "Sprints" cortos es una característica clave de este método.
• PMBoK: El Project Management Body of Knowledge es una guía que busca estructurar y gestionar el conocimiento en torno a un proyecto.
• Prince2: El método PRojects IN Controlled Environments se enfoca en tres aspectos: la organización, la gestión y el control del proyecto. Es un método riguroso utilizado para proyectos de gran envergadura.
• PERT: La técnica de Program Evaluation and Review Technique permite representar la interdependencia de las tareas y calcular los caminos críticos. Es una visualización lógica de un proyecto.
• Método del Camino Crítico (Critical Path Method - CPM): Este método permite desarrollar un plan de gestión de proyectos partiendo de un modelo que incluye la lista de tareas, sus dependencias y la estimación de tiempos, identificando el camino más crítico para alcanzar el objetivo.

Métodos de descomposición de proyectos

El punto común de todos los métodos de gestión de proyectos es dividir el proyecto en actividades, luego en misiones y, finalmente, en tareas. Para ello, aquí hay algunos métodos eficaces:

• PBS (Product Breakdown Structure),
• WBS (Work Breakdown Structure),
• OBS (Organizational Breakdown Structure),
• TBS (Time Breakdown Structure).

7 buenas prácticas en la gestión de proyectos

Tres de cada cuatro proyectos no alcanzan sus objetivos. Para evitarlo, es necesario aplicar sentido común y buenas prácticas.

💡 Consejo extra: Equípate con uno de los mejores softwares de gestión de proyectos y de portafolio de proyectos (PPM).

Estos te permiten tanto organizar y estructurar proyectos como crear valor (colaboración, comunicación, seguimiento en tiempo real) y reducir costos.

1. Estimar todos los riesgos (complejidad técnica, retrasos, problemas de financiación, etc.) antes de que empiece el proyecto: así puedes evitar que se materialicen (desviaciones) al prever un margen de seguridad.
2. Definir el alcance del proyecto de la manera más clara posible: detalla las inclusiones (lo que forma parte del proyecto) y las exclusiones (lo que no forma parte del proyecto) y regístralo en las especificaciones o en tu pliego de condiciones.
3. Dividir el proyecto en subgrupos más pequeños: elige uno de los métodos presentados anteriormente.
4. Listar las competencias y asignar los roles: esto hará que tu equipo sea más equilibrado y eficiente.
5. Establecer una comunicación eficaz durante todo el proyecto: un desequilibrio en la comunicación puede generar frustraciones e incluso el rechazo del proyecto. Facilita la colaboración y el flujo de información utilizando una herramienta adecuada.
6. Confía en el sentido común: aunque sigas todas las metodologías de gestión de proyectos, el sentido común (también conocido como "instinto") puede dar velocidad al proyecto, por ejemplo, para mantener la motivación del equipo a largo plazo, no solo al principio.
7. Comprime al máximo las 3 dimensiones del proyecto: y obtén el MVP (Producto Mínimo Viable). Se trata de reducir el alcance del proyecto al mínimo para disminuir los costos y los plazos.

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Alcanza tus objetivos con la gestión de proyectos

La gestión y conducción de proyectos es una disciplina que permite alcanzar los objetivos de un proyecto dentro de las tres restricciones de tiempo, presupuesto y alcance. Su organización estructurada, basada en un compromiso con los resultados, permite alcanzar altos niveles de productividad, reduciendo costos y/o generando más valor.

Eligiendo las metodologías y herramientas adecuadas para ti, ¡impulsarás tus proyectos y equipos con eficacia!