¿Cómo hacer una lista de tareas en 5 pasos para organizar las tareas de forma realmente eficaz?
La lista de tareas pendientes es una herramienta sencilla y especialmente eficaz para gestionar su lista de tareas pendientes. Organiza, ordena y prioriza tus tareas... ¿Cómo hacer una buena lista de tareas para acabar con la procrastinación y tachar por fin tus tareas de la lista?
Este artículo responde a esa pregunta ofreciéndote sus mejores consejos y una selección de aplicaciones para hacer listas de tareas que te ayudarán a recuperar la tranquilidad. Tómate tu tiempo para leer este artículo y luego tacha esa tarea de tu lista 😉.
Lista de tareas pendientes: 1 definición, 8 ventajas
"To do" significa "hacer" en inglés. Una lista de tareas pendientes es, por tanto, una lista de cosas por hacer. Por extensión, asociamos la lista de tareas pendientes con una gestión de tareas minimalista, que pretende ser sencilla de aplicar y eficaz a la hora de conseguir los resultados esperados.
Hacer listas de cosas por hacer tiene una serie de ventajas, entre ellas :
- Se acabaron los olvidos.
- Saber a qué atenerse en relación con la lista de tareas pendientes y las tareas cotidianas.
- Tener claro lo que hay que hacer.
- Ser eficiente en su organización personal.
- Mantener un registro de lo que se ha hecho para poder informar sobre ello.
- Dividir un trabajo o proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
- Organícese mejor como parte de un equipo asignando tareas.
- Deja de posponer las cosas. Procrastinar es dejar para más tarde lo que se puede hacer hoy.
En un contexto profesional, lo que se busca ante todo es la productividad colectiva y la serenidad.
¿Cómo hacer una lista de tareas eficaz? 5 consejos clave
Consejo 1: Desglosa las tareas de tu lista
Identifica y distingue entre tareas rápidas y trabajo de fondo, y equilibra la carga de trabajo que representan.
Claro que es agradable tachar tareas y la sensación de logro es mucho mayor, pero también tienes que dedicar tiempo a las tareas que requieren más tiempo, ya que son las que te llevan lejos y te dan una visión a largo plazo.
💡 Para mantener el placer de tachar tareas, divide el trabajo en tareas más pequeñas (tachar = placer = motivación para seguir adelante).
Consejo 2: Priorice las tareas importantes
Defina, para cada día, como máximo una tarea prioritaria, varias tareas secundarias y pequeñas tareas de menor importancia.
Ejemplo:
- Tarea prioritaria: hacer las cuentas del mes;
- Tareas secundarias: reponer existencias y cambiar los precios en la página web;
- Pequeñas tareas: vaciar las papeleras, regar las plantas, comprar post-its.
Priorizar las tareas es esencial. Utiliza un método sencillo: coloca las tareas en una matriz con dos ejes: ganancia y esfuerzo. Se recomienda dar prioridad a las tareas en verde y colocar en último lugar las tareas en rojo:
Consejo 3: Evaluar el tiempo y el esfuerzo
En el método de gestión de proyectos Agile Scrum, es aconsejable estimar cuánto tiempo va a dedicar a una tarea. Esto ayuda a priorizar las tareas y a saber lo que es razonablemente posible hacer en un día o una semana.
Por ejemplo, en una jornada laboral de 7 horas, es posible hacer una tarea de 4 horas y 2 tareas de 1,5 horas.
ℹ️ Es aconsejable reservar entre un 10% y un 20% de la jornada para hacer frente a imprevistos, lo que también da más posibilidades de terminar las tareas planificadas.
Consejo 4: Céntrese en tareas factibles
Es contraproducente imponerse tareas que requieren más recursos y tiempo del que se dispone.
Otro error común es poner objetivos en tu lista de tareas en lugar de un plan de acción (to do = cosas por hacer, no objetivos por conseguir).
Por ejemplo: "aprobar mi examen" es un objetivo. Es mejor centrarse en 4 tareas alcanzables como: comprar el libro, leer el libro, practicar, hacer un simulacro de examen.
Consejo 5: Crea una lista de tareas agradable y visual
Preste tanta atención a la forma de su lista de tareas como a su contenido: por ejemplo, los colores son una buena forma de identificar rápidamente la importancia o urgencia de una tarea, o quién es el responsable de una tarea en caso de trabajo en equipo.
El tablero Kanban también permite ver el progreso de las tareas, desde su creación hasta su finalización (de izquierda a derecha).
Por último, puede agrupar tareas que tenga sentido realizar de forma consecutiva para aumentar la productividad.
Ejemplo de lista de tareas descargable gratuitamente (Excel)
Excel te permite hacer listas de tareas de forma ordenada, filtrarlas y buscar una tarea rápidamente. Aquí tienes un ejemplo de lista de tareas en formato Excel para descargar gratis:
Atención: es muy complicado desglosar las tareas sin alterar la legibilidad del archivo. Excel es adecuado para tareas pequeñas, pero enseguida muestra sus limitaciones.
¿Qué aplicación de listas de tareas debe elegir? Selección de 9 programas de gestión de tareas
Si una lista de tareas en papel o en Excel digital ya no es suficiente para ti, te sugerimos algunas aplicaciones de software de listas de tareas para gestionar tus tareas (¡y mucho más!) de forma colaborativa y sobre la marcha.
Asana
- Ventajas de Asana: la versión gratuita es suficiente para la gran mayoría de los usos, Asana es rápida, ergonómica y muy funcional. Asana se integra muy bien con Google Calendar y Gmail y es especialmente adecuada para los equipos que buscan productividad, colaboración y una gestión moderna de los proyectos. La versión de pago ofrece una excelente administración centralizada de la plataforma y plantillas de tareas.
- Desventajas: ninguna
- Usuarios: empresas de nueva creación, autónomos y todos los equipos que busquen mejorar la organización y la productividad.
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Estados Unidos
Azendoo
- Ventajas de Azendoo: importación de listas de tareas, sondeos, mensajes privados, ergonomía perfecta, editor en francés
- Inconvenientes: precio bastante elevado en comparación con la competencia
- Usuarios: VSE, PYME y grandes empresas que buscan mayor productividad y colaboración
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Francia
Beesbusy
- Ventajas de Beesbusy :
- listas de tareas muy sencillas ;
- una vista Kanban personalizable con arrastrar y soltar y filtros;
- un solo clic para crear una tarea
- no requiere configuración;
- creación de cuenta gratuita con tantas tareas, proyectos y usuarios como desee.
- Inconvenientes: para beneficiarse de todas las funciones (como planificación y Gantt), hay que optar por el paquete empresarial, pero a un precio asequible y escalonado.
- Usuarios: desde empresarios a grandes grupos en todos los sectores de actividad; especialmente adecuado para funciones de apoyo corporativo y gestores de proyectos que deseen implicar a equipos diversos (con distintos niveles de gestión de proyectos) en proyectos colaborativos.
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Francia
Google Keep, en el paquete Google WorkSpace
- Ventajas de Google Keep: fácil de usar. Combina la toma de notas y la gestión de listas. Diseñado para anotar una buena idea o cosas importantes sobre la marcha. Se integra con toda la suite Google WorkSpace (Chat, Calendar, Docs, Meet, etc.).
- Contras: demasiado simplista para un uso profesional con un gran número de tareas.
- Usuarios: adecuado para todos
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Estados Unidos
lunes.com
- Ventajas de monday.com: cuadros de mando divertidos, intuitivos y totalmente personalizables que le permiten seguir el progreso de sus tareas y proyectos en tiempo real. Gestión de tareas muy eficaz: defina hitos, prioridades y estados en función de sus necesidades. Asigna tareas, establece plazos y recibe notificaciones automáticas: ¡una lista de tareas flexible y a tu medida!
- Desventajas: Funcionalidad limitada para la suscripción "Básica", riesgo de precio elevado para grandes grupos.
- Usuarios: adaptable a todo tipo de organizaciones (nuevas empresas, PYME y grandes grupos).
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Israel
Todoist
- Ventajas de Todoist: la versión gratuita es suficiente para la gran mayoría de usos: lista de control, notificaciones geolocalizadas, sincronización con iCal, detección automática de información estructurada ("regar las plantas cada semana" se detectará como tarea recurrente).
- Inconvenientes: no es fácil priorizar tareas.
- Usuarios: start-ups, autónomos y todos los equipos que busquen mejorar la organización y la productividad
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Estados Unidos
Trello
- Ventajas de Trello: el precio y el tablero Kanban, muy visual, que sustituye al diagrama de Gantt, poco adecuado para usos colaborativos; la ergonomía es perfecta.
- Inconvenientes: más adecuado para la gestión de proyectos que para una lista de tareas.
- Usuarios: start-ups, empresas muy pequeñas, agencias creativas (diseño web, marketing, etc.)
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Estados Unidos
Wimi
- Ventajas de Wimi: amplia cobertura funcional que incluye gestión de documentos, calendario, chat de audio/vídeo y gestión de proyectos (herramienta de planificación).
- Desventajas: sobredimensionado sólo para listas de tareas, pero excelente para la colaboración en equipo
- Usuarios: VSE, PYME y grandes grupos que buscan eficacia sin renunciar al control de los datos
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Francia
Wunderlist
- Las ventajas de Wunderlist: en primer lugar el precio, porque la versión gratuita es muy completa y la de pago es muy competitiva. Además, el gestor de listas de comprobación Wunderlist tiene una versión descargable para todos los dispositivos, ¡incluso para el Apple Watch!
- Contras: Para un uso profesional, Wunderlist se queda corto.
- Usuarios: start-ups, VSEs, autónomos
- Aplicación móvil: sí
- Origen: Alemania (Wunderlist fue comprada por la empresa estadounidense Microsoft)
Lista de tareas pendientes, por fin
Un último consejo: relea periódicamente su lista de tareas de arriba abajo para actualizarla y reorganizarla si es necesario. Además, tendrá la agradable sensación de controlar su agenda.
Elegir una herramienta eficaz y adaptada a tus limitaciones presupuestarias y a tu nivel de exigencia es especialmente útil para confeccionar tu lista de tareas pendientes.
Bloc de notas virtual o verdadero gestor de tareas en línea, ¡la elección es tuya! ✨
Artículo traducido del francés