Por qué seguir los KPI de tus proyectos + 15 indicadores claves

Cuando una empresa decide embarcarse en un nuevo proyecto, debe ser capaz de medir en todo momento su progreso, sus posibilidades de éxito y la calidad de las acciones emprendidas.

Para ayudar en esta tarea, es muy recomendable, por no decir obligatorio, establecer y seguir KPI relevantes.

Aquí te mostramos los indicadores clave de rendimiento que debes identificar para una gestión de proyectos optimizada 🔍.

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Indicadores de rendimiento en proyectos: todo lo que necesitas saber

Definición de un KPI de proyecto

Un KPI (Indicador Clave de Rendimiento) es, como su nombre indica, un indicador clave de rendimiento. Su función es medir la eficacia de:

• una acción,
• una estrategia,
• o un proyecto a través de métricas precisas.

Su objetivo principal es facilitar la toma de decisiones para lograr un resultado final óptimo.

💡 Para llevar a cabo un proyecto con éxito, es necesario basarse en datos claros. Es decir, poder analizar lo que funciona y lo que se puede mejorar. Aquí es donde entran en juego los indicadores de rendimiento del proyecto.

¿Por qué hacer un seguimiento del proyecto?

Cuando una empresa se propone desarrollar un nuevo proyecto, debe ser capaz de evaluar su progreso en cada etapa. Para ello, necesita datos fiables y precisos.

Establecer un seguimiento del proyecto asegura que este se dirige en la dirección correcta. Por su naturaleza, un proyecto tiende a evolucionar. Implementar un seguimiento ayuda a visualizar mejor estos cambios y a ajustar la estrategia elegida si es necesario 👌.

☝️Además, la gestión de proyectos es la mejor manera de mantener involucrados a todos los colaboradores relacionados con dicho proyecto. Para una empresa, realizar un seguimiento regular es un factor clave para el éxito.

¿Cómo elegir bien los KPI?

Para seleccionar correctamente los KPI que deben integrarse en la gestión de proyectos de la empresa, se recomienda basarse en la metodología SMART. Los indicadores de rendimiento del proyecto deben cumplir con los siguientes criterios:

• específicos,
• medibles,
• alcanzables,
• realistas,
• limitados en el tiempo.

El proceso de selección de los KPI del proyecto también debería realizarse en colaboración con tu equipo. Una vez más, el seguimiento de un proyecto puede extenderse durante varios meses o incluso años en los proyectos más ambiciosos. Cuanto más consigas involucrar a tu equipo, mayores serán tus posibilidades de éxito 😉.

15 KPI clave para evaluar el seguimiento de tu proyecto

En general, hay tres grandes categorías de KPI de proyecto, en las que se agrupan muchos indicadores de rendimiento 👇.

Indicadores de calidad

Los KPI de calidad permiten medir el grado de satisfacción que aporta el proyecto. Pueden referirse tanto a clientes como a colaboradores.

• Satisfacción del cliente: a través de estudios realizados directamente con una muestra de clientes, es posible evaluar en parte la calidad del proyecto de la empresa mediante el grado de satisfacción de los clientes. Cuanto más satisfecho esté un cliente con un producto o servicio, mayor será su lealtad.
• El Net Promoter Score: es un indicador muy útil para determinar la calidad de un producto o servicio. Mide la disposición de un cliente a recomendar una marca y/o lo que esta ofrece a sus conocidos.
• Número de quejas: este KPI puede referirse tanto a clientes como a colaboradores. Si el número de comentarios negativos es elevado, la empresa debe tomar medidas y realizar ajustes, ya sea en el producto en sí o en la forma en que se gestiona el proyecto.
• Número de errores: los errores son un factor determinante en la calidad atribuida al proyecto de la empresa. Un número elevado de errores indica la necesidad de replantear rápidamente la gestión del proyecto.
• Tasa de rotación de empleados: si cada vez más empleados abandonan el proyecto en curso y la empresa se ve obligada a buscar nuevos colaboradores, esto puede indicar un problema profundo. Un entorno de trabajo rígido o una gestión demasiado estricta pueden ser la causa de una alta rotación que perjudica el éxito del proyecto.

Indicadores de plazos

Como dice el refrán, ¡el tiempo es dinero! Para llevar a cabo un proyecto con éxito, es esencial seguir rigurosamente la planificación prevista.

• Tiempo transcurrido: este indicador, que puede parecer obvio, no debe pasarse por alto. Proporciona una visión general necesaria para el buen seguimiento del proyecto y permite determinar si el equipo avanza a tiempo o si acumula retrasos.
• Porcentaje de finalización: para un buen seguimiento del proyecto, es esencial asignar un plazo a cada tarea. Con el porcentaje de finalización dentro de los plazos, es posible evaluar si algunas tareas son más o menos laboriosas de lo previsto y ajustar la planificación en consecuencia.
• Tasa de retraso: una forma muy efectiva de medir el progreso en relación con la planificación inicial.
• Capacidad de recursos: este KPI indica si el número de colaboradores asignados al proyecto es suficiente o no para completarlo en el tiempo establecido.
• Número de días equivalentes a tiempo completo (ETP): este indicador es muy útil para determinar el número exacto de horas trabajadas por todos los colaboradores que participan en el proyecto.

Indicadores de costes

La gestión de proyectos tiene un coste. Para evaluarlo con la mayor precisión posible, la empresa puede apoyarse en KPI específicos.

• Costes no planificados: un proyecto es, por naturaleza, evolutivo. Por lo tanto, es común que se sumen costes no previstos (reemplazo de una herramienta defectuosa, reajustes salariales, etc.).
• Diferencia presupuestaria: se refiere simplemente a la diferencia entre el presupuesto previsto y el presupuesto realmente asignado al proyecto.
• Coste real: aquí se incluye la totalidad de los costes invertidos en el proyecto. Es decir, la suma de todos los gastos, previstos o no.
• ROI (retorno sobre la inversión): para que un proyecto sea rentable, los beneficios financieros deben ser mayores que la inversión inicial. Este KPI permite medir el valor de un proyecto en relación con su coste.
• Valor planificado: este es el presupuesto restante asignado al proyecto. Si ya has gastado el 80% del presupuesto previsto, este indicador te permite saber si es necesario ajustar el presupuesto restante.

¿Cómo hacer un seguimiento de los KPI?

Implementar un seguimiento de los KPI en la gestión de un proyecto no se improvisa de la noche a la mañana. Esto requiere rigor, trabajo colaborativo y herramientas adecuadas 🔧.

1 - Hacer un diagnóstico del proyecto

Lanzarse sin una planificación adecuada rara vez es la mejor manera de implementar una estrategia de proyecto eficiente. Antes de pensar en los KPI a integrar, es esencial realizar un análisis profundo. En otras palabras, hacer un diagnóstico del proyecto en curso.

👉 Este es el momento de tomar perspectiva y destacar los puntos fuertes y las áreas de mejora del trabajo realizado por la empresa.

2 - Determinar los objetivos del proyecto

Por su naturaleza, un proyecto puede tener múltiples objetivos. Para una empresa, por ejemplo, puede tratarse de:

• integrarse en un nuevo mercado,
• desarrollar una gama de productos innovadores,
• o crear un sitio de comercio electrónico.

👉 Solo cuando estos objetivos estén claramente establecidos podrás comenzar a definir los indicadores clave de rendimiento a integrar en el proyecto para alcanzar estos objetivos.

3 - Definir los KPI adecuados

Para seguir correctamente el progreso del proyecto, es necesario definir indicadores de rendimiento relevantes. Para ello, hazte las siguientes preguntas:

• ¿En qué datos basarse para medir la evolución del presupuesto?
• ¿Cómo asegurarse de que cada etapa del plan se respete en el tiempo establecido?
• ¿Están los clientes y colaboradores satisfechos con la dirección tomada y las acciones implementadas?

4 - Usar la herramienta adecuada

Existen muchas soluciones que permiten un seguimiento optimizado de los KPI del proyecto. Estos software de gestión de proyectos deben ser fáciles de usar y, sobre todo, deben ser accesibles para todos los involucrados en el proyecto.

Por lo general, el seguimiento de los KPI se realiza mediante tableros de control totalmente personalizables. Estos deben asegurar una lectura clara y comprensible y resaltar los indicadores más decisivos 🔍.

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El seguimiento de los KPI, en resumen

El seguimiento de los KPI de un proyecto es esencial para su éxito. Permite conocer en todo momento el estado del proyecto y destacar las áreas de mejora que merecen atención especial 🧐.

Existen muchos tipos de KPI, desde indicadores de calidad hasta indicadores de tiempo y costes. Todos ellos tienen una importancia considerable en el éxito de tus proyectos. ¡Identifica los KPI más relevantes para tu proyecto!