Kanban vs Scrum: ¿Qué metodología ágil es la mejor para una gestión de proyectos óptima?

En el ámbito de la gestión de proyectos, el enfoque ágil se utiliza con mucha frecuencia. Existen varias metodologías que adoptan esta filosofía, entre ellas Kanban y Scrum, las más comunes en el mercado. Ambas permiten gestionar eficazmente todo tipo de proyectos, pero ¿cuál se adapta mejor a tus objetivos?

Te ayudamos a tomar la mejor decisión con definiciones y comparaciones relevantes, y un cuadro comparativo completo para mayor eficacia.

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¿Qué es una metodología ágil?

La metodología ágil se caracteriza por un modo de gestión de proyectos basado en el diálogo entre todas las partes interesadas. Ya sea el cliente, los colaboradores o los socios, la metodología ágil implica a todas las partes, fomentando la colaboración entre los equipos.

Esta metodología se distingue por:

• Ciclos de desarrollo cortos y enfocados,
• Objetivos a corto plazo,
• Un mejor seguimiento del avance del proyecto mediante un trabajo progresivo y colaborativo,
• La posibilidad de desarrollar productos, modificar ofertas o planes según la evolución de las necesidades del cliente.

La metodología Scrum, para una gestión de proyectos ágil

Scrum es una de las metodologías ágiles más utilizadas. Su principal fortaleza radica en sus procesos cortos (llamados sprints) y su adaptación constante a los cambios en las expectativas del cliente. Permite así, una gestión más flexible e inteligente del trabajo, mejorando la eficiencia de los equipos.

💡Scrum significa "melé" en español: Es una metodología basada en el trabajo de un equipo scrum polivalente y táctico, que se reúne para progresar poco a poco y de manera repetitiva.

Su metodología se basa en un sistema de priorización de tareas, que permite una mejor visibilidad del proyecto y su evolución. De esta manera, Scrum estructura el trabajo de los equipos en un ciclo de desarrollo:

• Incremental: Un trabajo progresivo, tarea tras tarea,
• Corto e iterativo: Un enfoque repetido varias veces, desde la idea inicial hasta una versión cada vez más avanzada. De esta forma, el proyecto puede mejorarse a medida que avanza el desarrollo.
• Adaptativo: Un proceso que se ajusta a los cambios en las demandas del cliente,
• Transparente: Un proyecto en el que todas las partes interesadas están involucradas.

Kanban, la metodología que optimiza tus recursos

Kanban es una metodología que funciona con flujo tirado, es decir, es la necesidad del consumidor la que desencadena la producción de bienes y servicios. De este modo, las producciones se realizan en función de la demanda, lo que limita tus inventarios.

💡En japonés, Kanban significa "etiqueta": es una metodología que se basa en un sistema de gestión visual compuesto por etiquetas. Cada una de ellas corresponde a una solicitud del cliente. Así, la cadena de producción se activa en función de la evolución de estas solicitudes, lo que optimiza los recursos a largo plazo.

La metodología Kanban tiene sus orígenes en la organización lean, basada en el principio de "justo a tiempo", que prioriza la demanda sobre la oferta. Así, permite:

• Limitar el número de tareas
• Mejorar el rendimiento de los equipos
• Fomentar una mejor calidad de trabajo

Las tareas se organizan en un tablero Kanban donde se mueven de una columna a otra según su progreso. Las etapas tradicionales son:

• Por hacer
• En progreso
• En revisión
• Bloqueado
• Terminado

💡Puedes personalizar estas columnas según la organización de trabajo de tu empresa y las costumbres de tus equipos y/o clientes.

¿Cuáles son las similitudes entre Kanban y Scrum?

Flexibilidad

Ambas metodologías son flexibles y se adaptan continuamente a las posibles evoluciones de las necesidades del cliente. Sin embargo, Kanban es aún más adaptable que Scrum en este aspecto.

Mejora continua

Scrum y Kanban ponen la mejora continua en el centro de su estrategia. Esto les permite tener procesos en constante mejora, lo que incrementa su rendimiento y fomenta mejores resultados.

Creación de sub-tareas

Los proyectos son menos complejos y las tareas se simplifican. Ambas metodologías reducen la complejidad de un proyecto descomponiendo tareas complejas en sub-tareas más fáciles de gestionar y ejecutar.

Por ejemplo, si deseas crear un sitio web para tu empresa, primero es necesario:

1. definir las necesidades,
2. clarificar el objetivo del proyecto (mejorar la imagen de marca, mejorar la experiencia del usuario, simplificar el proceso de compra, etc.),
3. planificar el proyecto,
4. diseñar el esquema del sitio mediante maquetas,
5. y finalmente, pasar a la producción.

Gestión visual

Tanto Scrum como Kanban permiten a sus usuarios visualizar mejor el avance de su proyecto a través de un tablero donde las tareas están representadas. Esto mejora la fluidez de los procesos y facilita la identificación de posibles problemas.

Concentración de los equipos

Ambas metodologías adoptan el mismo enfoque en cuanto a la calidad del trabajo. Limitan el multitarea al reducir el número de tareas en curso. Esto permite a los equipos concentrarse mejor en las operaciones actuales y ser más productivos.

¿Cuál es la diferencia entre Scrum y Kanban?

Roles

👉 En el enfoque Scrum, los roles están claramente definidos para cada miembro del equipo:

• Un product owner: Representa al cliente, gestiona el backlog y apoya al equipo en sus tareas diarias de desarrollo.
• Un Scrum Master: Su función es garantizar que se respeten los principios y rituales de Scrum dentro del equipo.
• Desarrolladores: Eligen el trabajo a realizar, acordado durante la planificación del Sprint.

Los roles están bien definidos, pero no hay un líder único. Los equipos Scrum son autónomos e iguales en jerarquía, aunque con responsabilidades diferentes. Colaboran y se complementan mutuamente para alcanzar un objetivo común.

👉 En el enfoque Kanban, no es necesario definir roles. Las responsabilidades de cada uno son bastante flexibles y el tablero Kanban está disponible para todo el equipo. A diferencia de Scrum, el funcionamiento global del proyecto y del equipo es responsabilidad de todos.

No obstante, si lo deseas, puedes recurrir a un Coach Ágil, quien se asegurará de que tu equipo respete los fundamentos de la metodología ágil. Este acompaña a la organización sin dirigirla, en su transformación o adaptación a la metodología ágil, tanto a nivel organizacional como humano.

Ritmo

El ritmo en Scrum es mucho más intenso que en Kanban.

👉 En la metodología Scrum, se trabaja por iteración o sprint. Es un enfoque "empírico" que se centra en pequeñas unidades de trabajo, a las que se asignan puntos de complejidad durante un Planning Poker, lo que ayuda a los equipos a comprender mejor al cliente a largo plazo. Así, se añade valor al final de cada sprint, lo que facilita la determinación de las próximas tareas del proyecto.

👉 En la metodología Kanban, el ritmo funciona con flujo continuo, sin iteraciones. A diferencia de Scrum, las tareas no están definidas en un plazo específico; los equipos permanecen ágiles y listos para adaptarse a las evoluciones del proceso. Esto les permite abordar diferentes temas y tener en cuenta nuevos elementos mientras realizan la tarea.

Método de entrega

👉 En la metodología Scrum, generalmente se programa una entrega al final de cada sprint. De hecho, los equipos definen previamente un objetivo para cada iteración y lo aprueban o no para la entrega. Así, en Scrum, se espera un resultado para entregar al final de cada ciclo de desarrollo.

👉 En la metodología Kanban, los entregables se entregan tan pronto como estén listos, sin fechas límite predefinidas o planificación regular. Si la tarea está terminada, puede entregarse sin esperar la etapa de "Entrega" y la aprobación del equipo, como ocurre en Scrum.

Organización y seguimiento de tareas

👉 En la metodología Scrum, la organización de las tareas es muy estructurada. Cada iteración debe ser seguida por cuatro tipos de reuniones, cada una con objetivos específicos:

• Sprint Planning
• Daily Scrum
• Sprint Review
• Sprint Retrospective

👉 En la metodología Kanban, no hay reuniones predefinidas. Sin embargo, los equipos de desarrollo pueden planificar encuentros para seguir las distintas tareas acordadas.

El cambio

👉 En la metodología Scrum, los cambios se evitan al máximo, e incluso se prohíben. Un Sprint debe mantener los objetivos, tareas y sub-tareas que se le han asignado previamente. Si se observan cambios o evoluciones durante la realización del Sprint, se integran en el siguiente Sprint o en un nuevo Sprint.

👉 En la metodología Kanban, los cambios se tienen en cuenta y se pueden modificar en cualquier momento. Nuevas tareas o funcionalidades pueden añadirse al Backlog. Además, si cambia la capacidad del equipo, el tablero Kanban y las tareas pueden ajustarse en consecuencia, lo que no desestabiliza a los equipos.

Scrum vs Kanban: cuadro comparativo para orientarse

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Entonces, ¿qué metodología ágil es la adecuada para ti?

Scrum y Kanban son dos metodologías que te ayudan a gestionar y organizar eficazmente tus proyectos. A pesar de sus diferencias, sus fundamentos, inspirados en el enfoque ágil, son los mismos. Por lo tanto, la respuesta a la pregunta "¿Cuál elegir?" depende de tus necesidades y las de tus equipos en términos de expectativas, gestión y tipo de proyecto.

Puedes elegir Kanban por su flexibilidad o Scrum por su priorización. O puedes combinarlas, ya que, al final, podemos decir que son complementarias. De hecho, si te gusta la adaptabilidad de Kanban y al mismo tiempo deseas trabajar en ciclos cortos y precisos como los de Scrum, puedes hacerlo. Ambas metodologías se complementan y se utilizan juntas con bastante regularidad.

📣 Sin embargo, es importante destacar que el uso de Scrum requiere un dominio perfecto de sus principios, reglas y valores. Una pequeña formación podría ser necesaria si tus equipos presentan algunas dificultades de adaptación.