Cómo redactar bien tu informe de proyecto para asegurar el éxito de los siguientes

Tu equipo está encantado: ¡el proyecto en el que han trabajado durante varias semanas finalmente ha terminado! Estáis aliviados y listos para enfrentar el próximo desafío.

¡Espera un momento! ¿Y el informe de cierre del proyecto? Esta fase de cierre es fundamental en una buena gestión de proyectos, y es tan importante como las demás etapas para asegurar buenos resultados en futuros proyectos.

Entonces, ¿por qué hacer un informe de proyecto? ¿Cómo redactar tu informe de cierre? Sigue los pasos que te indicamos a continuación y utiliza nuestro modelo descargable.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

¿Por qué redactar un informe de proyecto?

Aunque es tentador comenzar un nuevo proyecto justo después de haber terminado el anterior, es recomendable hacer un informe del proyecto previamente.

¿Por qué? Porque te permite:

• dar credibilidad al proyecto,
• ver si los objetivos establecidos se han alcanzado,
• aprender de los errores y buenas prácticas,
• planificar mejoras,
• dejar un registro de lo que se ha hecho,
• enriquecer el conocimiento de la empresa, etc.

👉 El objetivo principal del informe de proyecto es aprovechar la experiencia obtenida para asegurar el éxito de los proyectos futuros.

¿Cómo redactar un informe de cierre de proyecto?

1. Resumen del proyecto

Esta sección breve sirve para recordar el contexto del proyecto. Alguien que lea el informe sin conocer el proyecto debe poder entender sus aspectos clave en unas pocas líneas.

Puedes incluir información como:

• el objetivo principal del proyecto,
• el alcance,
• el responsable,
• el jefe de proyecto,
• la duración, etc.

Cada empresa y proyecto son diferentes, por lo que tú sabes mejor qué información es más relevante incluir, sin entrar demasiado en detalles.

2. Análisis de desviaciones

Esta parte del informe es especialmente interesante para entender de un vistazo el éxito o fracaso del proyecto en función de varios criterios (presupuesto, plazos, etc.).

El objetivo es ver si los objetivos establecidos han sido:

• alcanzados,
• no logrados,
• o superados.

👉 Estas métricas deben acompañarse de un análisis que explique las razones del éxito o fracaso.

Aquí tienes un ejemplo de tabla que puedes incluir en tu informe:

3. Análisis de la gestión de riesgos

En las etapas anteriores de tu proyecto, probablemente ya habías realizado un análisis de riesgos en el estudio de viabilidad, y lo fuiste ampliando a medida que avanzaba el proyecto durante su seguimiento.

En el informe final del proyecto, puedes hacer lo siguiente:

• Revisar los riesgos anticipados para ver si se materializaron y cómo fueron gestionados,
• evaluar su impacto en el proyecto,
• incluir los riesgos no previstos que surgieron durante el proceso.

Puedes usar una tabla como la siguiente:

4. Bilan técnico

En esta sección, el objetivo es evaluar si las decisiones técnicas tomadas para satisfacer los requisitos del proyecto fueron las más adecuadas.

Podrás evaluar, para cada opción elegida, si:

• permitió alcanzar el objetivo, en cuyo caso, entender por qué y cómo para aplicar estas buenas prácticas en el futuro,
• tuvo un impacto negativo en el proyecto, en cuyo caso, analizar por qué y cómo, y explorar qué otras opciones podrían ser consideradas en el futuro.

En resumen, conserva lo que ha funcionado y encuentra nuevas alternativas para probar en tus próximos proyectos.

💡 Este análisis te ayudará a tomar decisiones técnicas más acertadas en el futuro.

5. Bilan metodológico

Los enfoques metodológicos deben analizarse al igual que las decisiones técnicas. Así, puedes cerrar el proyecto con la certeza de que la organización actual es efectiva o si necesita ajustes, ya sea total o parcialmente.

Recuerda:

• la estructura del proyecto y los diferentes roles,
• el método de gestión utilizado,
• las herramientas de control,
• los documentos utilizados, etc.

6. Satisfacción del cliente

Ya sea un cliente interno o externo, evaluar la satisfacción del cliente ofrece otra perspectiva de evaluación del proyecto. Al fin y al cabo, la satisfacción del solicitante es clave, ¿verdad?

Para evaluarla, puedes elegir el formato. Algunas opciones incluyen:

• invitarle a redactar una opinión general en unas pocas líneas,
• enviarle un cuestionario de evaluación,
• hacerle algunas preguntas abiertas.

✅ Algunas preguntas útiles podrían ser:

• ¿Cumplió el proyecto con el objetivo inicial?
• ¿Se entregó dentro de los plazos establecidos?
• ¿Fue fluida la organización y ejecución del proyecto?
• ¿La comunicación con el equipo fue clara?
• ¿Qué sugerencias tienes para mejorar en el futuro?
• ¿Contarías con este equipo para futuros proyectos?

7. Lecciones aprendidas

Esta parte debe ser un resumen de las lecciones clave obtenidas de los éxitos y fracasos del proyecto.

Incluirá los elementos principales de la evaluación de riesgos, el análisis técnico y metodológico, así como cualquier otro aspecto relevante del proyecto.

Una lista no exhaustiva podría incluir:

8. Síntesis general del jefe de proyecto

El jefe de proyecto ofrece una conclusión en pocas líneas sobre el proyecto.

De esta manera, se puede evaluar rápidamente si:

• el proyecto se entregó correctamente,
• cumplió con las expectativas y requisitos,
• las áreas de mejora clave a tener en cuenta para futuros proyectos.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

El balance de proyecto: un trabajo colectivo

Si bien esta tarea recae en el jefe de proyecto, es ante todo el resultado de un trabajo en equipo. Es mucho más enriquecedor recopilar la retroalimentación de todas las partes involucradas para luego sintetizarla.

Organiza y dirige una reunión de algunas horas dedicada a este tema, donde cada persona pueda compartir algo que no salió bien, algo que funcionó correctamente, y finalmente, algo que podría haberse hecho de otra manera.

Esta sesión permitirá tanto:

• resaltar los éxitos del proyecto,
• intercambiar y compartir experiencias,
• como encontrar soluciones para que los problemas no se repitan en futuros proyectos.

¿Y tú? ¿Sueles dedicar tiempo a redactar un balance de proyecto? ¿Te ha ayudado a mejorar en proyectos posteriores? No dudes en compartir tus experiencias en los comentarios.