8 herramientas de gestión esenciales para convertirse en un alto directivo
Existen multitud de herramientas de gestión con distintos objetivos, relacionados con la organización, la comunicación y la colaboración.
Como gestor, es útil conocer estas herramientas, probarlas y luego crear su propia caja de herramientas.
Pero, ¿cómo orientarse en esta jungla de información y desinformación?
No te preocupes, hemos elaborado una breve lista de herramientas de gestión esenciales para ti.
1. El diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una de las herramientas de gestión más conocidas, y más concretamente de gestión de proyectos.
De un vistazo, proporciona una visión clara del progreso de las tareas, indicando la duración, la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea.
Este diagrama muestra :
- las tareas en el eje y de la tabla ;
- las unidades de tiempo (días, semanas, meses) elegidas para secuenciar el proyecto en el eje x.
El diagrama de Gantt surgió como respuesta a diversos problemas de gestión de proyectos. Sus elementos visuales de fácil comprensión lo convierten en una herramienta indispensable para la gestión de proyectos.
He aquí un ejemplo de diagrama de Gantt:
¿Busca una herramienta fácil de usar para crear diagramas de Gantt?
Utilice monday.com para planificar sus proyectos, asignar tareas a sus equipos y seguir su progreso en tiempo real. Su intuitiva interfaz te permite crear diagramas de Gantt en unos pocos clics, facilitando la gestión de plazos y recursos. Además, las funciones de colaboración de monday.com garantizan una comunicación fluida entre los miembros del equipo, lo que mejora la coordinación y la eficacia general del proyecto.
monday.com
2. La agenda compartida
La agenda compartida, o calendario compartido, es una herramienta de colaboración que te permite planificar tus reuniones y ver las de tus compañeros.
Esta agenda será muy útil para :
- reducir el número de correos electrónicos intercambiados
- consultar la disponibilidad de sus colegas
- comprobar y evitar faltar a reuniones
- controlar los horarios de sus empleados;
- en definitiva, ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
La gran mayoría de las empresas utilizan programas gratuitos como Outlook, Google Calendar o Microsoft Teams para planificar sus reuniones.
Nadie puede prescindir de una agenda compartida.
Y no olvides que estas soluciones suelen formar parte de suites de software completas, como Google Workspace, que van más allá de la simple agenda, con mensajería instantánea (Google Chat), una herramienta de videoconferencia (Google Meet), una suite ofimática (Google Docs, Sheets y Slides)... en definitiva, ¡herramientas colaborativas interconectadas para impulsar tu productividad!
3. Mapear a los actores
El mapeo de actores es una buena herramienta para evaluar los pros y los contras dentro de tu equipo. El principio es sencillo: basta con trazar 2 ejes (a favor/en contra, pasivo/activo) y situar a los actores implicados en una situación que quieras analizar.
En general, existen 4 tipos de actores
- Aliados: se integran plenamente en el proyecto. Son sus embajadores.
- Camareros: para que se les motive y anime a trabajar mejor.
- Escépticos: hay que tranquilizarlos para disipar sus dudas.
- Hostiles: reducir su influencia sin dedicarle demasiado tiempo ni energía.
Este es el estilo de mapeo que puedes utilizar:
El objetivo es obtener una visión general del compromiso de cada empleado para que pueda decidir dónde concentrar sus esfuerzos. No tiene sentido tratar de convencer a todos los detractores, mejor apóyate en tus embajadores para conseguir que los escépticos se conviertan en camareros y luego, por qué no, ¡en aliados!
☝ " Un tercio de fuerzas positivas basta para ganarse a la gente ", decía Paul Devaux.
4. La escucha activa
El principio de la escucha activa no es nuevo. Confucio decía : "Si el hombre tiene dos orejas y una boca, es para escuchar el doble de lo que habla ".
Esta cita es la base de la escucha activa, que consiste más precisamente en querer comprender a la otra persona y mostrárselo.
El proceso puede dividirse en 4 etapas:
- Escuchar: deja hablar a la otra persona y escucha atentamente lo que tiene que decir. Crea empatía y demuestra que te importa.
- Aclaración: pide aclaraciones sobre las cosas que parezcan poco claras haciendo preguntas abiertas.
- Investigación: profundiza en las ideas de tu colega para entender realmente el problema.
- Reformulación: reformula lo que está diciendo para asegurarte de que estáis en la misma onda.
¿Te preguntas cuándo utilizar la escucha activa?
No hay una situación única, así que intenta practicar la escucha activa con regularidad, cuando un empleado encuentre una dificultad, en las reuniones, y más aún si eres el director de un equipo de proyecto.
5. El cuadro de mandos
El cuadro de mandos también es una de las herramientas clave que puedes utilizar para supervisar el rendimiento de tu equipo. Es útil para :
- dirigir la actividad de la empresa
- visualizar los resultados
- ayudarle a tomar decisiones y a adoptar medidas correctivas.
En cuanto al contenido, el cuadro de mando debe contener un máximo de 10 a 15 indicadores, para evitar la sobrecarga de información y la contraproductividad.
En cuanto a la forma, lo mejor es utilizar colores y gráficos para facilitar la lectura del cuadro de mando.
☝ Consejo : construye un historial para hacer un seguimiento de situaciones anteriores y poder hacer comparaciones.
6. El método 5, 10, 15, 30
Rémi Juët, fundador del método 5, 10, 15, 30, indica la cantidad de tiempo que debe dedicar a sus colaboradores, es decir, al menos
- 5 minutos al día,
- 10 minutos a la semana
- 15 minutos al mes,
- 30 minutos por trimestre.
El objetivo de este método es animar, apoyar e informar a todos sus empleados.
Dedicar un poco de tiempo a sus empleados puede ser una buena manera de establecer un marco y tranquilizar a sus equipos.
7. El método SMART
El método SMART es una herramienta muy conocida por los directivos para formular y alcanzar objetivos.
Ya sea en gestión, RRHH o marketing, los elementos definidos por los objetivos SMART se aplican de la misma manera.
Una imagen vale más que mil palabras (Confucio de nuevo):
8. La herramienta DISC
La comunicación es esencial para el éxito de la gestión de sus equipos. Algunas herramientas de gestión pueden abordar este aspecto. La herramienta DISC es un buen método para mejorar la comunicación interna.
Su objetivo es adaptar su mensaje al comportamiento de su interlocutor.
La herramienta DISC identifica 4 tipos de comportamiento a tener en cuenta. Cada tipo tiene necesidades y valores psicológicos específicos.
- Dominante: rebosante de energía, centrado en la acción y siempre en movimiento. También son independientes y exigentes. Les motiva el rendimiento y la responsabilidad.
- Influyentes: valoran las buenas relaciones personales y disfrutan en compañía de los demás. También son entusiastas y demostrativos. Sus fuentes de motivación son los retos y la novedad.
- Estables: Valoran la coherencia en sus vidas y pueden luchar por una causa con obstinación. También son solidarios y cooperativos. Les motiva el trabajo en equipo y el diálogo.
- Conformistas: Piensan antes de actuar y pueden ser percibidos como fríos e indiferentes. También son reservados y cautelosos. Sus fuentes de motivación son la experiencia y el conocimiento.
☝ Como directivo, tu papel es distinguir entre estilos, reconocerlos en cada empleado y adaptar tu comunicación al estilo de cada persona.
¿Y si el software pudiera ayudarle a gestionar mejor?
Los programas informáticos también pueden ayudarle en su papel de gestor.
Las herramientas de gestión de proyectos son una buena forma de planificar las misiones y tareas de un proyecto determinado y de organizar los recursos dentro de unos límites de tiempo y presupuesto. Algunas herramientas de software de gestión de proyectos incluyen diagramas de Gantt, cuadros de mando y la agenda compartida antes mencionada.
Teamleader, por ejemplo, te ayuda a completar tus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
La herramienta cuenta con multitud de funciones que te ayudarán a gestionar tus proyectos:
- Plazos y tareas: asignación, notificaciones, plantillas, etc. ;
- Visión global del rendimiento: personas, plazos, presupuesto;
- Seguimiento del tiempo: tarifas horarias, informes, facturas, etc. ;
- Acceso externo: consultores y clientes.
Como gestor, apreciará las múltiples posibilidades que ofrece esta herramienta. Con sus funciones colaborativas y automatizadas, integra plenamente a sus equipos en un calendario compartido.
Teamleader
Las herramientas de gestión en pocas palabras
Existen multitud de herramientas de gestión, ya sea para gestionar mejor los proyectos, mejorar las relaciones con sus equipos u optimizar su organización.
Le presentamos las principales herramientas de gestión, las que necesita para gestionar bien sus equipos.
No tiene por qué utilizarlas todas: ¡le toca a usted crear su propia caja de herramientas de gestión!
Artículo traducido del francés