5 pasos para hacer frente a una caída de las ventas gracias a la gestión de recursos
A medida que las empresas de todo el mundo se recuperan, es más importante que nunca que utilicen sus recursos de forma eficiente. Es más, es esencial poder lograr los mismos resultados con presupuestos más ajustados, menos personal y, a veces, menos tiempo, sobre todo ante una caída de las ventas. Aquí es donde entra en juego la gestión de los recursos.
He aquí algunos métodos sencillos de aplicar la gestión de recursos para hacer frente a una caída de las ventas.
1. Evitar el agotamiento con cargas de trabajo más equilibradas
Costes asociados a la recontratación y menor productividad debido al agotamiento del personal existente. Según Forbes, el burnout, que ahora se puede diagnosticar, cuesta a la economía estadounidense entre 125.000 y 190.000 millones de dólares al año. Y las cargas de trabajo desequilibradas pueden ser uno de los principales factores responsables.
¿Cómo afrontar esta situación?
Hay que dar dos pasos: en primer lugar, los directivos deben tener plena visibilidad de las cargas de trabajo de los equipos para evaluar plenamente las capacidades de cada empleado. En segundo lugar, cuando las condiciones cambian (proyectos inesperados, retrasos o cambios en la disponibilidad del personal), se necesita una gestión del trabajo que pueda repriorizar, reprogramar y reasignar rápidamente las tareas en consecuencia, como en el caso de Wrike.
¿Cómo han aprovechado las empresas esta situación?
"La ventaja inicial es que hemos asignado tareas de equipo a los jefes de equipo para que las asignen y agrupen por funciones necesarias. Una mejor visibilidad de la capacidad y disponibilidad de los recursos es esencial para nuestro negocio".
Ryan Okelberr, director de operaciones de House of Design.
2. Utilizar modelos para evaluar los proyectos en riesgo
Una de las muchas ventajas de utilizar un método ágil (el 71% de las organizaciones incorporan regularmente este estilo de gestión en su planificación) es la capacidad de evaluar rápidamente y reaccionar ante proyectos que no van a ser muy beneficiosos. Y con presupuestos y personal limitados, es más importante que nunca utilizar plantillas.
¿Cómo enfocar esta situación?
Lo último que necesita un gestor de proyectos es más papeleo, así que es importante utilizar plantillas predefinidas para dedicar menos tiempo a buscar y obtener información y más a ponerla en práctica. Utilice estas plantillas para comparar el volumen de negocio previsto con el actual y determinar qué proyectos merece la pena seguir adelante y cuáles deben quedar en suspenso.
¿Cómo han aprovechado las empresas esta situación?
"El hecho de poder optimizar el tiempo dedicado a los proyectos [mediante la asignación de recursos] nos permite ahorrar una media de alrededor del 20% por proyecto. Una reducción significativa de los costes si se multiplica por 50 proyectos al año.
Kelly Maier, gestora de proyectos, Arvig.
3. Hacer más productivo el trabajo a distancia
Después de ver cómo la mayoría de las empresas de todo el mundo se pasan al teletrabajo, algunas compañías como Twitter están ofreciendo a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa indefinidamente. Se calcula que alrededor del 40% de los empleados preferiría teletrabajar a tiempo completo. ¿Cuál es la consecuencia? Puede resultar más difícil que nunca controlar la productividad, las horas de trabajo y colaborar eficazmente.
¿Cómo afrontar esta situación?
La clave está en que cada empresa ofrezca una visibilidad total de la carga de trabajo y el progreso. En este caso, los flujos de trabajo personalizados pueden proporcionar una transparencia aún mayor de las distintas fases por las que tienen que pasar los proyectos antes de ser entregados.
¿Cómo han aprovechado las empresas esta situación?
"Mientras West Music se ha ido adaptando al teletrabajo, el equipo de marketing ha estado trabajando a distancia en un horario adaptado, con horas limitadas. Utilizamos Microsoft Teams, integrado con Wrike, para comunicarnos y celebrar reuniones a lo largo del día".
Jessica Danca, especialista en marketing de la empresa, West Music.
4. Reducir costes evitando cuellos de botella y retrasos
Una de las formas más obvias de evitar sobrecostes es asegurarse de que todos los proyectos se terminan a tiempo, siempre. Los retrasos y cuellos de botella en los proyectos hacen que lo que antes era un calendario bien equilibrado de horas y energía repartidas entre los equipos ahora esté desajustado: inevitablemente, los retrasos suelen provocar más retrasos.
¿Cómo afrontar esta situación?
El primer paso, y el más importante, es introducir la gestión de recursos desde el principio. Una vez evaluados los recursos disponibles, los jefes de proyecto pueden utilizar herramientas como los diagramas de Gantt para anotar las dependencias de las tareas. Lo ideal es que se construyan automáticamente y sean fáciles de reajustar cuando se produzcan cambios en la planificación. En segundo lugar, es esencial que las cargas de trabajo de los equipos estén vinculadas a los calendarios, de modo que los cuellos de botella y los conflictos puedan detectarse y resolverse antes de que se produzcan.
¿Cómo han aprovechado las empresas esta situación?
"Una de las grandes ventajas de esta mayor visibilidad es que podemos analizar las eficiencias y ver dónde podemos reducir costes y ahorrar tiempo manteniendo una calidad constante."
Hoon Kim, director creativo de Airbnb.
5. Controle el tiempo y el esfuerzo con informes en tiempo real
La información es la clave del éxito de una empresa. Pero a menudo se necesita mucho tiempo y esfuerzo para recopilarlas. Por eso no es de extrañar que los oficinistas pasen el 23% de su día respondiendo correos electrónicos inútiles, por ejemplo. Para ayudar a sus equipos a crear ideas impresionantes, primero deben tener tiempo para ponerse a trabajar.
¿Cómo afrontar esta situación?
El secreto está en utilizar la automatización para que haga el trabajo pesado por usted. Esto no sólo ayudará a sus equipos a ahorrar tiempo utilizando plantillas de informes ya preparadas, sino que también podrá programar y enviar actualizaciones automáticas. Esto significa que los gestores de proyectos también pueden evaluar lo que está sucediendo en tiempo real, hacer un seguimiento y mejorar el rendimiento mediante el análisis de personal, equipos y proyectos concretos. Los presupuestos pueden reajustarse rápidamente y los gestores de proyectos pueden ver el uso más eficiente del tiempo y los recursos humanos en todas las tareas.
¿Cómo han aprovechado las empresas esta situación?
"Los campos personalizados son esenciales para mis tablas cuando exporto informes. Utilizamos mucho los campos personalizados para hacer un seguimiento de las estimaciones de tiempo, y si el proyecto se ha marcado como trabajo programado o urgente, y cosas por el estilo. Me ayuda a controlar las tareas".
Courtnie McKone, Gestora de proyectos, Brief Media
La gestión de recursos no tiene por qué ser una tarea lenta y poco interesante. Con herramientas flexibles e intuitivas, puede acceder a la información y aplicarla en cuestión de minutos para, en última instancia, minimizar cualquier posible pérdida de ventas.
Artículo traducido del francés