La gobernanza como factor de éxito en tus proyectos
La gobernanza de proyectos no es un concepto que venga de manera espontánea cuando hablamos de gestión de proyectos o de gestión de carteras de proyectos (PPM). Sin embargo, es un componente esencial para garantizar la estructuración, organización y calidad de un proyecto.
Elección de una metodología de gestión de proyectos, organización de los distintos comités (comitología), anticipación de riesgos y apoyo en la toma de decisiones: estos son algunos de los beneficios de la gobernanza de proyectos.
Este artículo te cuenta más y repasa los retos del PPM, antes de ofrecerte una selección de software para gestionar tus proyectos de manera eficaz.
¿Qué es la gobernanza de proyectos?
Definición
El concepto de gobernanza de proyectos abarca un modelo de gestión y organización dentro de una empresa. Permite identificar los roles y responsabilidades de cada parte interesada.
La gobernanza se refiere a la dirección y control de los proyectos dentro de una estructura determinada.
Sus objetivos son múltiples:
- asegurar el correcto desarrollo de las actividades, su continuidad y sostenibilidad,
- facilitar el flujo de información entre los actores,
- agilizar la toma de decisiones,
- organizar la comitología de los proyectos (creación y seguimiento de comités, comunicación entre los distintos órganos, definición de mandatos y partes interesadas, etc.),
- escalar más rápidamente los riesgos relacionados con los proyectos y alertar a los jefes de proyecto.
Esquema de gobernanza
El siguiente esquema sintetiza la gobernanza de proyectos destacando dos tipos de gestión: operativa y estratégica. También muestra los diferentes órganos de gobernanza.
Consejos para una gobernanza eficaz
Definir la gobernanza lo antes posible en el proyecto es una de las claves principales del éxito. Esto permite estructurarlo y definir una organización clara. Además, esta etapa te ayudará a respetar en mayor medida las condiciones de costes, plazos y calidad establecidas al inicio del proyecto.
En segundo lugar, es importante que la gobernanza esté en una dinámica de mejora continua. Puede revisarse durante el transcurso del proyecto para adaptarse de forma más precisa a las necesidades y al contexto del proyecto en un momento determinado.
Por último, la gobernanza debe estar alineada con la estrategia global de tu empresa y debe ponerse a su servicio. Una gobernanza de proyectos eficaz implica proyectos exitosos, clientes satisfechos y, por lo tanto, una empresa financieramente sólida, con equipos motivados para llevar otros proyectos al éxito.
Las ventajas de la gobernanza de proyectos
¿Por qué no se debe tomar a la ligera la gobernanza de los proyectos? ¿Qué puede aportar a tu empresa?
Permite:
- identificar los riesgos y los beneficios asociados a un proyecto,
- prevenir mejor los riesgos y anticiparlos,
- facilitar la toma de decisiones, ya que quienes toman las decisiones tienen una visión más clara de todos los proyectos y pueden reaccionar más rápidamente,
- evitar muchos conflictos o litigios organizativos, al prever la gobernanza y los procesos de gestión de proyectos desde el principio,
- mejorar la circulación de la información: los canales de comunicación son conocidos y probados; los roles de cada uno están definidos, y se sabe a quién dirigir cada tipo de información.
4 factores clave para el éxito en la gobernanza de tus proyectos
¿Cómo lograr el éxito de tus proyectos con una gobernanza de calidad?
N.º 1: Un método adaptado
Es crucial encontrar el método de gestión de proyectos que mejor se adapte a tu empresa y a tus equipos de trabajo. Si aún no has elegido uno, consulta con las diferentes partes interesadas para identificar el más adecuado, basándote en los métodos que conozcan los jefes de proyecto o el tipo de gestión existente en la organización, por ejemplo.
N.º 2: Órganos de gobernanza
Los órganos de gobernanza tienen la función de control: se revisa la gestión del proyecto para tomar decisiones pertinentes.
N.º 3: Un reporting completo
El reporting, mediante cuadros de mando, permite sintetizar la información relacionada con un proyecto y extraer las principales tendencias. Sirve como base para la toma de decisiones, ya que quienes toman las decisiones obtienen una visión global del portafolio de proyectos.
N.º 4: Equipos competentes
Más allá de las competencias en gestión de proyectos requeridas, especialmente para un jefe de proyecto, el saber estar de los equipos es fundamental para el buen desarrollo de un proyecto. Para que los proyectos progresen de la mejor manera, las siguientes habilidades son grandes ventajas para los jefes de proyecto:
- el sentido de la escucha,
- la gestión del equipo,
- una comunicación clara y fluida,
- la organización,
- la autonomía, etc.
Software PPM: ¿qué beneficios aporta?
El software PPM (Project Portfolio Management) es la herramienta ideal para facilitar la gestión de proyectos tarea por tarea, teniendo en cuenta:
- los recursos disponibles,
- los calendarios,
- los presupuestos,
- los plazos,
- los requisitos de calidad.
Esta solución estandariza los procesos de gestión de proyectos, mejorando su seguimiento. La toma de decisiones, la gestión y la gobernanza de los proyectos se ven así reforzadas en eficacia y calidad.
En un contexto de multiplicación de proyectos, el software PPM ofrece mayor visibilidad y fomenta una gobernanza más precisa y adecuada.
Es especialmente adecuado para la gobernanza de proyectos informáticos, ya que los departamentos de sistemas (DSI) fueron los primeros en utilizar herramientas PPM para optimizar la gestión de proyectos de desarrollo, creando un vínculo con las direcciones de proyectos informáticos.
En resumen, los softwares de gestión de carteras de proyectos permiten:
racionalizar las solicitudes,
priorizar los proyectos,
hacer seguimiento de los proyectos mediante cuadros de mando,
gestionar los recursos de manera inteligente,
facilitar la circulación de la información,
anticipar riesgos,
tomar decisiones adecuadas según el contexto de cada proyecto.
Garantiza el éxito de tus proyectos con las mejores herramientas
¿Cómo elegir?
Elige una herramienta adecuada al tamaño de tu empresa y a tu presupuesto.
Consulta a tus equipos: selecciona el software que cuente con el apoyo mayoritario de los miembros del equipo de proyecto, ya que es una herramienta que utilizan a diario. Deben poder usarla de manera autónoma y tras una rápida curva de aprendizaje.
¿Qué herramientas PPM utilizar?
Ya hemos visto que los softwares PPM, o herramientas de gestión de carteras de proyectos, facilitan la centralización y la disponibilidad de la información para los equipos de proyecto. Esta herramienta de apoyo a la decisión proporciona una vista sintética que permite ahorrar tiempo al localizar información, algo crucial para el buen desarrollo de cualquier proyecto.
Los siguientes softwares PPM han demostrado su eficacia. Aquí te presentamos nuestra selección, en orden alfabético:
CESAR.TEAM
- ¿Para quién? Grandes empresas.
- Ventajas de CESAR.TEAM:
- gestión de todos los proyectos y recursos de la empresa,
- cuadros de mando para la toma de decisiones,
- control completo de los presupuestos,
- indicadores clave (KPI) actualizados en tiempo real,
- seguimiento de los gastos.
Cesar Team
Clarizen
- ¿Para quién? Empresas con más de 500 empleados, grandes cuentas y multinacionales.
- Ventajas de Clarizen:
- Integración completa entre el trabajo colaborativo (intercambios, comunicación interna) y la gestión de proyectos múltiples y complejos,
- Una herramienta flexible (custom entities) y eficaz para las tareas de reporting,
- Alta fiabilidad, lo que genera un elevado nivel de satisfacción del cliente.
Clarizen
Planisware Orchestra
- ¿Para quién? Empresas de tamaño medio (ETI) y grandes corporaciones.
- Ventajas de Planisware Orchestra:
- Planisware Orchestra respalda todo tipo de proyectos (I+D, estratégicos, de infraestructura, etc.),
- Su interfaz es cómoda y fácil de usar (hilos de actualizaciones, tableros Kanban, etc.),
- La gestión de recursos es muy avanzada,
- El software facilita la gestión de todo el ciclo de vida de las carteras de proyectos.
Planisware Orchestra
Project Monitor
- ¿Para quién? PYMEs, empresas de tamaño medio (ETI) y grandes corporaciones, especialmente en los sectores de informática, logística, construcción, así como para proyectos comerciales y estratégicos.
- Ventajas de Project Monitor:
- Project Monitor es una herramienta a medida,
- Permite gestionar proyectos complejos y se adapta a diversas metodologías de gestión de proyectos (Agile Scrum, waterfall, Prince 2, etc.),
- Gracias a su alto grado de personalización, cada usuario dispone de los indicadores clave que más le interesan.
Project Monitor
Sciforma
- ¿Para quién? Para todo tipo de empresas a partir de 50 empleados. La solución está dirigida principalmente al PMO (Project Management Office).
- Ventajas de Sciforma:
- Sciforma es una herramienta operativa, que además ofrece una visión global para las decisiones estratégicas,
- Cubre todas las fases y necesidades de la gestión de proyectos (gestión de tiempos, recursos, planificación, etc.),
- Flexible y escalable, el software puede ser fácilmente complementado y personalizado,
- Sciforma es fácil de implementar y de usar.
Sciforma
SuitePro-G
- ¿Para quién? Jefes de proyecto, PMO, responsables de sistemas (DSI), y managers de empresas de cualquier tamaño.
- Ventajas de SuitePro-G:
- Diseñado por expertos sobre la base de un referente para una gobernanza de proyectos óptima, certificado por Bureau Veritas,
- Además de gestionar todos los ciclos de vida de un proyecto, la herramienta ayuda a desarrollar una verdadera cultura de proyecto dentro de la empresa y a cohesionar a los equipos,
- Su ergonomía ha sido completamente rediseñada para que su uso sea intuitivo y agradable,
- Es una de las soluciones más asequibles del mercado.
SuitePro-G
Triskell
- ¿Para quién? Grandes empresas de tamaño medio (ETI) y grandes corporaciones, de cualquier sector de actividad, así como todos los niveles de gestión.
- Ventajas de Triskell:
- La herramienta va más allá del PPM, abarcando toda la cadena de valor de la gestión empresarial, desde la estrategia hasta la ejecución operativa,
- Visión consolidada de todos los proyectos y sus componentes (recursos, presupuestos, etc.) para apoyar los órganos de gobernanza,
- Facilita la comunicación y colaboración entre todas las partes interesadas,
- Cuadros de mando para seguir el rendimiento y facilitar la toma de decisiones.
Triskell Software
Haz que proyecto rime con éxito
Si solo debes recordar una cosa, que sea esta: no dejes la gobernanza de tus proyectos al azar y anticipa. Cuanto antes la planifiques, mejor será la organización de tus proyectos. ¡Así evitarás muchos contratiempos!
Daniela Lorenzo Correa es una dinámica administradora de empresas con un Máster en Marketing Digital y Estrategia Omnicanal de Montpellier Business School. Actualmente, trabaja como Editorial and Social Media Manager en Appvizer, donde continúa desarrollando su experiencia en la gestión de contenidos y estrategias en redes sociales. Su experiencia abarca Google Ads, Photoshop, Canva, Illustrator, SAP, redes sociales y herramientas de inteligencia artificial. Daniela ha liderado campañas de marketing, colaborado con influencers y contribuido significativamente a los esfuerzos de marketing en el mercado estadounidense. Además, tiene experiencia en la gestión de la identidad corporativa, la organización de eventos y la mejora de la eficiencia operativa. Nativa en español, con un nivel avanzado de inglés y francés intermedio, Daniela está lista para aportar sus conocimientos estratégicos e innovadoras estrategias de marketing para el éxito empresarial.