5 errores comunes en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

¿Por qué fracasan los proyectos?

Un proyecto puede fallar por muchas razones. Cada proyecto, grande o pequeño, tiene componentes que pueden armar o desbaratar toda la iniciativa.

Por lo general, no es una calamidad la que hace que un proyecto, antes viable, pierda su rumbo. En muchos casos, pequeños errores o pasos en falso, hacen que los equipos se vean obligados a luchar para que una iniciativa prometedora sea posible.

Entonces, ¿cuáles son los principales errores que cometen los directores de proyectos o project managers (en adelante PM)? Desde la planificación de recursos hasta el alcance del proyecto y la gestión de riesgos, los PM tienen mucho que considerar cuando se trata de planificación y ejecución.

En este artículo, revelamos cinco de los principales errores que pueden surgir en un proyecto y cómo evitarlos.

5 errores comunes en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

1. La mala planificación de los recursos impacta negativamente los resultados

Tus recursos son esenciales y, en su mayoría, limitados. La gestión estratégica de los recursos no solo es crucial para la salud de un proyecto, sino también para la salud de una organización. Las empresas a menudo compiten por los recursos (personas, dinero, equipos, etc.), por lo que los PM deben ser estratégicos al momento de asignarlos.

La planificación deficiente de los recursos ocurre cuando los PM no logran ver el panorama general. Estos son algunos de los problemas con los que podrían tener que lidiar los equipos ante una planificación ineficiente de los recursos:

• Carga de trabajo desequilibrada (es decir, un miembro del equipo está al 95% de su capacidad, mientras que otro está al 30% como resultado de una sobreasignación de tareas. Esto también puede conllevar al síndrome de desgaste profesional (burnout) y a la rotación de personal.
• Indisponibilidad de recursos (los plazos se ven afectados si no se cuenta con la suficiente disponibilidad de recursos).
• Presupuestos inflados (el sobrecosto de las horas extras, contratistas y otros imprevistos pueden acumularse debido a una gestión deficiente de los recursos).

💡 Cómo mejorar la planificación de los recursos:

Encuentra una herramienta que te permita planificar tus recursos a través de funcionalidades como diagramas de Gantt, calendarios de equipo, cuadros de mando y otros. Muchas veces, la mala gestión de los recursos es producto de una escasa visibilidad de la carga de trabajo y la disponibilidad, entre otros.

No se puede planificar lo que no se puede ver, así que visibiliza la carga de trabajo de tus equipos y su alcance, gracias a una herramienta de gestión de proyectos enfocada en los recursos.

2. La inexistencia de un Plan de Gestión de Riesgos es una receta para el desastre

Como lo indica el PMI, cuando se trata del Plan de Gestión de Riesgos, sólo el 27% de las empresas aseguran contar con uno. Si consideramos todo lo que en el día a día puede llegar a salir mal en un proyecto, este porcentaje es muy bajo.

Por ejemplo, si tienes una entrevista de trabajo importante o una presentación a primera hora en la mañana, sería lógico que previeras salir antes de lo normal. El riesgo de que haya un atasco es demasiado alto.

Asimismo, muchas personas cuentan con un seguro que los cubre en caso de pérdida de trabajo o enfermedad. No es que estén esperando que esto pase, pero anticipan un plan para seguir en caso que algo llegue a ocurrir. Este es otro ejemplo de la gestión de riesgos.

Lo mismo es aplicable a la gestión de proyectos. Ten en cuenta la Ley de Murphy y asume que todo lo que puede salir mal lo hará, ¡así que planifícalo!

💡 Cómo crear un Plan de Gestión de Riesgos:

Evalúa el riesgo del proyecto desde el principio. Identifica los riesgos del proyecto y elabora un plan de respuestas. De esa manera, minimizas confusiones de último minuto y costosas modificaciones. En caso de que surjan problemas, hay un protocolo documentado sobre cómo el equipo deberá actuar y trazar un nuevo rumbo.

Una herramienta de gestión de proyectos con una sólida gestión documental, basada en la nube, puede albergar dicha información, constituyendo una "fuente única, centralizada y oficial".

3. La visibilidad limitada del proyecto genera caos

La visibilidad limitada es un asesino de proyectos que impacta casi todos los aspectos de la iniciativa, pues:

• conduce a una mala planificación de los recursos,
• induce la confusión en torno a tareas y responsabilidades,
• evita que los PM determinen la productividad de las personas,
• puede causar falta de alineación con los clientes.

En la gestión de proyectos, la visibilidad se refiere a la accesibilidad de la información. ¿Saben los miembros de tu equipo adónde ir para obtener recursos necesarios para el proyecto? ¿Tú, como PM, cuentas con una herramienta que te permita ver quién está trabajando en qué y cuál es el plazo de entrega?

Estas pueden parecer consideraciones menores, pero la escasa visibilidad del proyecto afecta el flujo de información, la responsabilidad de los miembros del equipo y puede significar el desconocimiento, por parte de los clientes, del estado del proyecto.

💡 Cómo aumentar la visibilidad del proyecto:

Aumenta la visibilidad y mejora la forma en que gestionas todos tus proyectos, desde la fase de planificación de recursos y tareas, hasta la fase de retroalimentación de los clientes.

Wrike ofrece a los equipos una vista “a vuelo de pájaro” de la carga de trabajo y los estados de las tareas, así como actualizaciones en tiempo real, de modo que siempre estés al tanto.

Las actualizaciones de tareas personalizadas y codificadas por colores, significa que tu equipo puede adaptar el estado de las mismas, conforme sus propios flujos de trabajo. Además, Wrike te permite añadir clientes externos a los proyectos, lo que significa ciclos de revisión más cortos (es decir, no menos ciclos de retroalimentación interminables).

4. La corrupción del alcance puede hacer que las fechas límite del proyecto se disparen

La corrupción del alcance o arrastramiento del alcance (scope creep) es una noción que asusta a cualquier director de proyectos. Este fenómeno se debe a que el alcance del proyecto cambia paulatinamente como resultado de las solicitudes de los clientes, los procesos de retroalimentación u otros factores.

Puede ocurrir cuando el alcance del proyecto no está bien definido o cuando el PM es demasiado complaciente y acepta cambios que inicialmente no estaban contemplados dentro del proyecto. Según el PMI, casi el 50% de los proyectos experimentan un arrastramiento del alcance.

💡 Cómo evitar la corrupción del alcance:

En primer lugar, identifica qué puede estar causando este fenómeno. ¿Te estás saltando los pasos iniciales del ciclo de vida del proyecto, durante los cuales se establecen los límites del alcance? ¿Tu proceso de gestión de clientes implica decir que "sí" a todo, sin importar que no esté contemplado en el alcance original?

Para evitar el arrastramiento del alcance, documenta todos los parámetros del proyecto desde el inicio. Informa a tu cliente lo que hace y no hace parte del proyecto y comunícate constantemente con él para evitar una falta de alineación en los objetivos.

5. Los procesos y flujos de trabajo ineficientes son enemigos de la productividad

Reconoce tu carga de trabajo y todo lo que requieres para llevar a cabo el proyecto.

Ahora, piensa en los procesos ineficientes que hacen que tu trabajo te tome el doble del tiempo. Quizás tu equipo tiene un procedimiento de recepción de solicitudes confuso o las mismas llegan a tantas aplicaciones diferentes que tener una buena comunicación es imposible. De pronto, cobras por tu tiempo, pero no logras integrar tu herramienta de control del tiempo con tus demás herramientas de gestión.

Los flujos de trabajo ineficientes pueden impactar el progreso del proyecto, desviar la atención de las tareas clave e involucrar a los miembros del equipo en un trabajo no facturable o que pueda automatizarse.

💡 Cómo evitar la ineficiencia del flujo de trabajo:

Con Wrike, elimina los flujos de trabajo ineficientes. Todo toma menos tiempo: desde el control de los plazos hasta la recepción de las solicitudes, ofreciéndote así la oportunidad de centrarte en la entrega del proyecto. Prioriza tareas importantes en vez de registrar aquellas administrativas e ir detrás de los requisitos de las solicitudes.

Evita el fracaso de los proyectos con una herramienta de gestión de proyectos flexible y fácil de usar

Diversos estudios han demostrado que existe un vínculo estrecho entre los proyectos de alto rendimiento y el uso de herramientas digitales de gestión de proyectos. Wrike es una herramienta de gestión de tareas basada en la nube que permite a los gestores de proyectos ejecutar sus labores de principio a fin.

El fracaso de los proyectos es común, ¡pero no es inevitable! Mediante el uso de herramientas flexibles e intuitivas, tu equipo puede desarrollar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto previsto ¡siempre!

Artículo patrocinado. Los colaboradores expertos son autores independientes a la redacción de appvizer. Sus opiniones y posiciones son de carácter personal.