Gestión de proyectos: las etapas esenciales
En nuestra vida privada, gestionamos proyectos: mudarnos de casa, casarnos, viajar al extranjero... Algunos tenemos que hacerlo en el trabajo: implantar un programa informático de contabilidad, organizar una misión humanitaria en África, lanzar un nuevo producto... A pesar de todos estos proyectos tan diferentes, hay algunas características comunes. Descubra los siguientes consejos de gestión de proyectos:
Etapa 1: Planificar y supervisar las actividades
A menos que invoques al Dios del Tiempo, Cronos, para completar un proyecto en el plazo previsto, la planificación es esencial.
Empiece por dividir el proyecto en varias etapas. Cada etapa corresponde a una acción, por lo que puedes asignar fechas de inicio y fin a cada fase. Este trabajo es esencial para la correcta organización del proyecto, de lo contrario empezarás de cero sin darte cuenta de que las tareas son interdependientes.
Una vez hecho esto, escalona estas tareas y coordínalas para cada equipo de trabajo. Por supuesto, en tu pequeña empresa, un equipo puede ser sinónimo de una persona, ¡pero la idea está ahí! Cada actividad de este proyecto se asigna a una persona en función de su especialidad.
"Un día vale por tres si lo haces todo a su tiempo". Sólo queda encontrar el calendario adecuado para poner en marcha el proyecto. Una buena organización y planificación siempre te ahorrarán tiempo. Por ejemplo, ¡no vas a empezar por crear el envase de una botella de leche si aún no conoces su forma!
El seguimiento del calendario permite controlar el progreso de todas las acciones pasadas, presentes y futuras. Así será más fácil gestionar los retrasos y los plazos.
Paso 2: Controle sus costes
Ya hemos definido todas las acciones que hay que llevar a cabo, y están planificadas, asignadas y controladas. Pero antes de poder controlar los costes de un proyecto, hay que calcularlos.
Si volvemos al ejemplo de la mudanza, todos habremos elaborado ya un presupuesto, ya sea para el alquiler de un camión o para la contratación de una empresa de mudanzas.
En el primer caso, puede, por ejemplo, presupuestar a los amigos y familiares que vendrán a ayudarle. Podría tratarse del modesto coste de una buena noche de fiesta porque todo sigue en cartón, o de una buena comida para todos. En esta situación, tienes que presupuestar los recursos materiales y los que aquí se consideran recursos humanos.
En el segundo caso, el presupuesto ya incluye todo el servicio. Todo está incluido, así que lo único que tiene que hacer es mudarse a su nuevo hogar. Los roles y funciones ya están especificados en el proyecto y se asignan tareas a cada miembro del personal.
Por supuesto, el software de gestión de proyectos en línea no sustituye el pensamiento humano. Usted decide cuánto quiere gastar, basándose en presupuestos predefinidos. También tienes limitaciones organizativas que guían estas decisiones.
Paso 3: Colaborar y compartir el progreso del proyecto
Bienvenido al maravilloso mundo del "espacio virtual abierto", es decir, ¡las aplicaciones en línea! Los equipos o colaboradores trabajan todos juntos en la misma plataforma. Todo está centralizado: calendarios, elementos del proyecto, comentarios asociados, documentación, correos electrónicos, discusiones instantáneas vinculadas al proyecto... Todo está organizado para que cada colaborador pueda ser autónomo en su trabajo. Esto también da a cada colaborador del proyecto un sentido de la responsabilidad y, gracias a la planificación compartida, puede autoevaluar el trabajo realizado para completar su tarea.
La integración de todos los colaboradores implicados en el proyecto conjunto dentro de la misma aplicación fomentará el intercambio y la puesta en común de información. Como vemos claramente en la aplicación Fitnet Manager, este trabajo colaborativo fomentará los intercambios entre las personas para que el proyecto pueda avanzar conjuntamente. Es más fácil ayudarse mutuamente, aunque se esté en oficinas distintas. Todos contribuyen a la misión común. Los numerosos trámites administrativos y documentos perdidos son cosa del pasado gracias a la plataforma colaborativa compartida.
Encontrará estas etapas en el calendario de proyectos gratuito
Descarga la plantilla de planificación de proyectos para planificar tus tareas según las etapas anteriores:
En resumen, gestionar un proyecto significa planificar, coordinar, controlar los costes y cumplir los plazos. Los versátiles programas informáticos en línea se adaptan a las necesidades de las VSE y las PYME. ¿A qué espera para elegir el suyo?
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Artículo traducido del francés