Gestión de proyectos: control del tiempo dedicado a sus actividades
Para las empresas de servicios, establecer un sistema de control del tiempo (como una hoja de horas) es esencial.
Necesita saber cuánto tiempo dedican sus empleados a cada proyecto o tarea, tanto si factura por tiempo empleado como si lo hace sobre una base fija.
Rellenar hojas de Excel para el seguimiento semanal es tedioso y lleva mucho tiempo. Por eso ahora existen programas informáticos diseñados para este fin. Veamos las numerosas ventajas que la solución Evizience puede aportar a su empresa en el día a día.
Controle el progreso de sus proyectos en tiempo real
Con una solución de gestión de partes de horas, tendrá una visión general de todos los proyectos en los que usted y su equipo están trabajando. Esto significa que puede detectar inmediatamente los proyectos que están a punto de superar el tiempo presupuestado al principio.
Para ir más lejos, le recomendamos que divida un proyecto complejo en varias tareas distintas. Para cada una de estas actividades, indique el tiempo estimado necesario para completarlas. Esto le permitirá, a medida que avance el proyecto, detectar las actividades que están causando desviaciones, de modo que pueda tomar las decisiones adecuadas en el momento oportuno.
Con un software de gestión de partes de horas como Evizience, usted asigna sus tareas a una persona de referencia: jefe de proyecto, jefe de cliente, etc. También puede fijar una fecha límite para cada actividad. En cualquier momento puede seguir el progreso de su proyecto, tanto por la persona responsable como por la fecha de finalización del proyecto.
Aumente su productividad
Llevar un registro del tiempo dedicado a cada tarea es una etapa crucial en la gestión de su proyecto, tanto para controlarlo si lo realiza internamente como para facturarlo si es una empresa de servicios. Por eso es importante que tu personal participe en el control de este tiempo y comprenda lo que está en juego:
- la conciencia del tiempo realmente necesario para completar una tarea. Si el personal controla el tiempo dedicado a cada cliente, estará más centrado en el caso y será menos probable que cambie de una tarea a otra.
- comprender las implicaciones financieras. Conocer el tiempo estimado necesario para completar una actividad o un proyecto permite visualizar y cuantificar el impacto financiero en la factura del cliente.
- Capacitar a los equipos. La implantación de un sistema de hojas de horas de este tipo es una palanca para una mayor autonomía en la gestión de proyectos.
Al optar por implantar una solución en línea para el seguimiento del tiempo de sus actividades, el proceso de introducción de datos es mucho más sencillo y rápido. Sus empleados registran su tiempo de trabajo sobre la marcha. El tiempo introducido es directamente visible en la interfaz web de la aplicación, en función de las actividades y proyectos que tengan asignados.
Se realiza una revisión diaria para poder realizar cambios o poner en marcha un proceso de validación. Al dejar de introducir datos, el tiempo puede reasignarse a los proyectos que lo necesiten.
Optimice sus presupuestos
Para analizar el rendimiento y el seguimiento de sus proyectos, necesita elaborar cuadros de mando. Con una solución de gestión de seguimiento de proyectos, a diferencia de una hoja de cálculo Excel, dispondrá de un historial de actividades y datos estadísticos por tarea. Por ejemplo, puede obtener el tiempo medio empleado en un determinado tipo de actividad que realice regularmente para sus clientes.
Y para ir un paso más allá, puede ver el coste medio de cada una de las actividades que tiene preconfiguradas en la solución. Esta información se obtiene a partir del coste por hora de todo el personal que trabaja en el proyecto.
A partir de ese momento, dispondrá de muchos de los elementos necesarios para lograr una rentabilidad suficiente. Ahora es el momento de hacer ajustes si está dedicando más tiempo del previsto a determinados proyectos. Puede ajustar sus estimaciones de precios en sus próximos presupuestos o reorganizar sus procesos de trabajo internos para acercarse al objetivo deseado.
Más allá del impacto financiero, estos datos estadísticos le darán tranquilidad a la hora de organizar su trabajo. Podrá planificar su trabajo con mayor precisión y ser más eficiente en su trabajo diario.
Descargue nuestra plantilla de planificación de proyectos:
Por supuesto, puedes seguir controlando el tiempo dedicado a tus actividades en tu hoja de cálculo Excel.
Sin embargo, la solución en línea Evizience, accesible desde cualquier dispositivo, le ayudará a mejorar su productividad: ahorrará tiempo optimizando las tareas diarias recurrentes y mantendrá sus presupuestos bajo control.
El tiempo que ahorre podrá dedicarlo a la gestión de sus expedientes de clientes.
Artículo traducido del francés