Gestión de proyectos: definición, características y fases

Gestión de proyectos: definición, características y fases. Todo lo que tienes que saber sobre la planificación de proyectos para gestionar el cambio y transformar la empresa lo consigues aquí.

Estas dos dimensiones de la gestión de proyectos producen efectos extremadamente beneficiosos y son cada vez más comunes en todas las empresas. La planificación de proyectos es un tema que afecta a todos los oficios y departamentos de una empresa. Este artículo tiene como objetivo esbozar todo lo referente al concepto de la gestión del proyecto.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos coordina el diseño y la ejecución para alcanzar objetivos, equilibrando tres restricciones clave:

• tiempo,
• alcance y
• recursos.

A diferencia de la gestión clásica, que separa concepción y ejecución, este enfoque integrador mejora la productividad y fomenta el trabajo colaborativo.

Además, gestiona la paradoja entre el conocimiento y la acción: al inicio, el equipo tiene alta capacidad de acción, pero poco conocimiento; con el avance, aumenta el conocimiento, pero disminuye la capacidad de cambio. Por eso, planificar cuidadosamente al inicio maximiza resultados y asegura decisiones alineadas con los objetivos.

A diferencia de la gestión de proyectos, la "gestión clásica de los profesionales", en su mayoría, suelen separar la concepción y la ejecución. Este modo de operar tiende a desaparecer favorizando el trabajo en modo proyecto, vector de mayor productividad.

La gestión de proyectos también tiene la virtud de gestionar la paradoja entre el conocimiento del cliente y la capacidad de acción: al comienzo del proyecto, el equipo tiene una capacidad de acción importante, pero poco conocimiento. Posteriormente, y a lo largo del proyecto, el conocimiento aumenta y la capacidad de acción disminuye.

💡Debes pensar el proyecto cuidadosamente antes de comenzar!

¿Cuándo es apropiado crear o hablar de un proyecto?

La implementación de un proyecto es relevante si responde positivamente a las siguientes preguntas:

• ¿Es esta una misión puntual y específica?
• ¿Es necesario un entregable?
• ¿Existe una limitación de tiempo, presupuesto o alcance técnico?
• ¿La concepción y la ejecución deberían trabajar juntos?

Más allá de la empresa, el proyecto se convierte, dentro de la compañía, en una figura de la anticipación, la transversalidad y la racionalización de la acción colectiva temporal. Es por eso que la gestión de proyectos se ha democratizado. La expresión "trabajar en modo proyecto" se ha vuelto común en todas las empresas y particularmente en las más innovadoras. Detrás de esta expresión se encuentra la búsqueda de productividad al aumentar el valor creado y / o reducir los costos

Productividad = Valor / Costos

El Director de Proyectos y otros actores

La gestión del proyecto gira en torno a las personas involucradas: el pilar más importante de cualquier proyecto. Son las personas u organizaciones internas y/o externas que participan en al menos una fase del proyecto o en el resultado que se debe lograr. Más concretamente, los actores de la gestión del proyecto pueden ser los siguientes:

• El cliente.
• Los ingenieros del equipo de ejecución.
• Los empleados de la empresa (como usuarios del producto final, por ejemplo).
• El Scrum Master o director de proyectos (persona fundamental en la gestión de proyectos ágiles).
• El jefe de proyectos (también conocido como Project Manager).

Los actores de la gestión de proyectos deben ser considerados desde cuatro aspectos fundamentales:

• Sus habilidades,
• Su personalidad,
• Sus responsabilidades,
• Su influencia.

El talento de un buen jefe de proyecto es saber cómo identificar estos componentes en un individuo que participa en el proyecto. Esto permite, por ejemplo, hacer las combinaciones de competencias correctas o solicitar/informar a las personas adecuadas en el momento correcto.

8 ventajas de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos ofrece numerosos beneficios que impulsan el progreso de las empresas, optimizando recursos, mejorando procesos y fortaleciendo su capacidad de respuesta frente a los desafíos del mercado. Entre sus principales ventajas destacan:

1- Incremento de la eficiencia operativa

Planificar y gestionar proyectos mejora la productividad al organizar tareas y responsabilidades de forma clara. Esto fomenta una mejor comunicación entre áreas, reduce tiempos y costos, y permite a los equipos enfocarse en sus objetivos específicos.

2- Mejor coordinación de recursos

La gestión de proyectos permite optimizar el uso de recursos humanos, financieros y materiales, asegurando que las diferentes áreas trabajen en sintonía, incluso al colaborar con proveedores compartidos.

3- Visión global de la organización

Al integrar a los departamentos, se logra una visión unificada que facilita identificar debilidades, riesgos y áreas prioritarias. Esto no solo mejora la capacidad de respuesta ante problemas, sino que también propicia la transferencia de conocimiento entre equipos.

4- Mayor adaptabilidad a cambios

La flexibilidad inherente a una buena gestión de proyectos permite responder con rapidez a demandas cambiantes del entorno empresarial o de los clientes, manteniendo la calidad y los plazos.

5- Enfoque en el cliente

Los proyectos bien gestionados se orientan hacia la satisfacción del cliente, ajustándose a sus necesidades. Esto fortalece la relación con los consumidores y asegura que los productos o servicios cumplan con las expectativas del mercado.

6- Estandarización y aprendizaje continuo

Gestionar proyectos acumula conocimiento sobre mejores prácticas, facilitando la estandarización de procesos. Esto permite repetir tareas similares de forma más eficiente, rápida y económica en el futuro.

7- Mitigación de riesgos

Una buena planificación y ejecución minimizan errores y fallos que podrían generar sobrecostes o incumplimientos, aumentando las probabilidades de éxito.

8- Mejora de la imagen corporativa

La eficiencia y profesionalismo reflejados en los proyectos impactan positivamente en la percepción de la marca, reforzando su reputación como empresa confiable y competitiva.

4 fases en la gestión de un proyecto

Un proyecto puede dividirse en 4, 7 o más de 10 fases. De manera simplificada, estos son los 4 pasos principales de la gestión de proyectos.

1. Analiza las necesidades

Como hemos visto anteriormente, el punto de partida para la planificación del proyecto es la formalización del resultado esperado. Por lo tanto, la necesidad debe ser expresada de manera clara y precisa para que los implicados en el proyecto puedan responder de manera eficaz a las especificaciones y particularidades del mismo.

A partir de este análisis se definirán los 3 componentes estructurantes del proyecto:

• Tiempo,
• Presupuesto,
• Perímetro.

De hecho, si el análisis de las necesidades es incorrecto, la planificación del proyecto será necesariamente incorrecta y no se lograrán los objetivos. A menudo, el equipo escribe las especificaciones funcionales y técnicas para que no haya ambigüedad en la necesidad.

2. Construye y planifica

Sobre la base de las especificaciones, la concepción y la ejecución trabajarán en conjunto para evaluar el esfuerzo requerido para entregar el resultado esperado (fase de cifrado). Los otros parámetros son resultado de esta planificación, el proyecto suele evolucionar según los intercambios y decisiones sobre la marcha.

Los actores deben decidir en conjunto una fecha de lanzamiento y entrega.

Dividir el proyecto en tareas y misiones permite establecer una secuencia de tareas según un calendario. Este trabajo a menudo se materializa en un diagrama de Gantt. Además de las tareas y misiones, la planificación debe tener en cuenta las fases de reflexión y los tiempos no productivos (reuniones, decisiones, expectativas).

La fase 2 generalmente se traduce en un planning detallado.

3. Seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto es la fase que más requiere de habilidades en las relaciones interpersonales y reactividad. Es necesario monitorear la correcta ejecución de cada una de las tareas. El responsable del proyecto debe ser capaz de identificar los puntos de fricción, los riesgos, las oportunidades, las desviaciones y proponer soluciones rápidamente.

El seguimiento del proyecto es más simple gracias a la utilización de paneles de control (Dashboards) y herramientas para la generación de informes.

El software de gestión de proyectos en línea (SaaS) proporciona información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, ofreciéndote una mayor maniobrabilidad y control. Puesto que la comunicación y la colaboración también son fundamentales para la buena interacción de los equipos de concepción y ejecución, confiar tu gestión a una herramienta como monday.com te ofrece un sinnúmero de ventajas:

• Gestión eficaz de la carga de trabajo de tus equipos.
• Integración con otras herramientas que ya utilizas.
• Generación de cronogramas y flujos de trabajo.
• Generación de informes y diagramas tanto en la versión móvil, como en la de escritorio.

4. Cierre y evaluación

Un proyecto llega a la fase final cuando se alcanza el objetivo. Para conocer esta información, el objetivo definido en el origen del proyecto debe ser SMART (Specific – Específico, Measurable – Medible, Achievable – Alcanzable, Realistic – Realista). Por lo tanto, los informes y los paneles son esenciales para justificar el logro de un objetivo.

Al contrario de lo que podemos creer, todavía queda una última etapa después del logro del objetivo: hacer un informe final del proyecto. Esta evaluación permite que los futuros proyectos se beneficien de las buenas prácticas y eviten cometer los mismos errores. El aprendizaje es parte de la cultura de la gestión de proyectos.

En cada etapa de la gestión de proyectos, es esencial:

• Comunicar regularmente con las partes interesadas.
• Controlar derivas, anticipar riesgos.
• Adaptarse (pérdida de un talento, llegada de un nuevo colaborador, oportunidad tecnológica).
• Gestionar los recursos humanos: este es el principal factor de éxito o fracaso de un proyecto.

Tipos de gestión de proyectos

Existen diversas metodologías de gestión de proyectos, cada una diseñada para adaptarse a diferentes necesidades, características del proyecto y objetivos empresariales. A continuación, se presentan las más destacadas:

• Gestión secuencial tradicional
  Este enfoque se basa en completar las fases del proyecto en orden estricto, sin avanzar a la siguiente hasta que la anterior esté concluida. Es ideal para proyectos con requisitos bien definidos, ya que facilita el control y la verificación del progreso. Sin embargo, su rigidez puede ser un inconveniente, ya que corregir errores implica volver a etapas previas, lo que incrementa los costos y el tiempo.
• Metodología agile
  Es un enfoque flexible que divide el proyecto en tareas pequeñas y entregables incrementales, denominados "sprints". La metodología agile permite adaptarse rápidamente a los cambios y priorizar la entrega continua de valor al cliente. Sus ventajas incluyen mayor velocidad, productividad y compromiso del equipo, aunque puede generar sobrecostes y carecer de documentación exhaustiva.
• Gestión de cambio
  Centrada en la adaptación y manejo de cambios durante el proyecto, esta metodología enfatiza la planificación de riesgos y la gestión proactiva de situaciones imprevistas. Ejemplos incluyen Event Chain Methodology y Extreme Project Management, que ayudan a navegar proyectos en entornos dinámicos o de alta incertidumbre.
• Metodologías basadas en procesos
  Estas metodologías consideran el trabajo como un conjunto de procesos interconectados, con metas específicas para cada uno:
  • Lean Manufacturing: Busca simplificar tareas y reducir desperdicios.
  • Six Sigma: Enfocado en minimizar errores y alcanzar la excelencia operativa.
  • Lean Six Sigma: Combina ambos enfoques para maximizar la eficiencia.
• PMI/PMBOK
  El Project Management Body of Knowledge (PMBOK), desarrollado por el Project Management Institute (PMI), es una de las metodologías más utilizadas. Divide los proyectos en cinco fases:
  • Inicio
  • Planificación
  • Ejecución
  • Monitoreo y control
  • Cierre
    Este enfoque proporciona un marco estructurado y ampliamente reconocido para gestionar proyectos de cualquier tipo.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos ya no es un misterio

La gestión de proyectos puede parecer bastante compleja, pero en realidad, cuando se conocen las características y las fases descritas anteriormente, ¡no hay nada que temer! La organización y el rigor serán tus mejores aliados: manten un tablero actualizado con indicadores relevantes, y tu proyecto será un éxito.

¿Por qué no optar por una herramienta de gestión de proyectos en línea? Automatiza ciertas tareas, simplifica la gestión del proyecto y ahorra un tiempo considerable. Todo lo que tienes que hacer es elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para ti!