Etapas de gestion de proyectos: definición y fases fundamentales
Las etapas de gestión de proyectos son un concepto fundamental para la organización en las empresas.
En la vida cotidiana, gestionamos y lidiamos con proyectos tales como: mudanzas, matrimonio, planificación de viajes... Pero también nos vemos obligados a realizar la gestión de proyectos en el ámbito laboral como lo son: el desarrollo e implementación de un software de contabilidad, la organización de una misión humanitaria en África o el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
A pesar de hacer referencia a diferentes temas, estos comparten generalmente las mismas etapas de gestión de proyectos. En este artículo, Appvizer se enfoca en la noción de gestión de proyecto, desglosando las fases de un proyecto.
Etapas de gestión de proyectos
Este video define simple y claramente lo que es la gestión de proyectos. ¡Míralo para entenderlo todo en sólo dos minutos!
Etapa 1: Planificar y realizar el seguimiento de las actividades
A menos que recurramos a Cronos, Dios del tiempo, para poder planificar y realizar nuestro proyecto en el tiempo previsto, ¡la planificación es un trabajo indispensable!
Etapa 2: Dividir las tareas del proyecto
Lo primero que debes hacer es dividir el proyecto en varias etapas. Una etapa corresponde a una acción, es decir que podrás asignar fechas de inicio y de fin a cada etapa. Tener un seguimiento del cliclo de vida del proyecto es esencial para la buena organización del proyecto. De lo contrario deberás comenzar de nuevo, si no tomas en cuenta la interrelación entre las tareas.
Etapa 3: Escalonar las tareas
Una vez realizada esta acción, podrás escalonar las tareas y coordinar para cada equipo de trabajo. Evidentemente en una microempresa, un equipo puede ser sinónimo de una persona, pero la idea sigue siendo la misma para cualquier tipo de empresa. Cada actividad o tarea específica del proyecto es atribuida a cada participante del proyecto en función de su especialidad.
Etapa 4: Administrar las tareas
Gracias a la buena organización y planificación del flujo de trabajo, si la persona organiza bien sus actividades, siempre ahorrará tiempo. Queda hallar la linea de tiempo correcta, para la ejecución del proyecto. Por ejemplo, si eres productor y distribuidor de productos lácteos, no puedes comenzar con la fabricación del envase (botella de leche) si aún no has definido la presentación .
Mediante el seguimiento del planning o cronograma del proyecto, podrás seguir la evolución de todas las acciones, pasadas, en curso y futuras. Esto facilita la gestión de los posibles retrasos en el proyecto.
Etapa 5: Controlar sus costes
Una vez identificadas todas las acciones a realizar, estas son planificadas, atribuidas y supervisadas. Antes de poder controlar los costes del proyecto, es imprescindible realizar una planeación de recursos.
Ejemplo de gestión de proyecto concreto
Retomando el ejemplo de la mudanza, seguramente ya has realizado antes una cotización ya sea para el alquiler de un camión, o para contratar un servicio de mudanza.
En el primer caso, deberás prever a parte del presupuesto del alquiler del camión, un presupuesto para los amigos y familiares que vendrán a ayudarte con la mudanza. Se trata de prever un presupuesto para los recursos materiales y humanos.
En el segundo caso, el presupuesto ya considera la totalidad de la prestación de servicio de mudanza. Todo coste está incluido, ¡no necesitarás más que las llaves de tu nueva casa! El papel y las funciones ya han sido especificados en el proyecto y las tareas atribuidas a cada participante.
Etapa 6: Anticipar los gastos
Por supuesto que el software de Gestión de Proyectos, no reemplaza al pensamiento humano. Eres tú quien debe tomar decisiones respecto a los gastos según los presupuestos previamente definidos.
Sin embargo, dicho software te permite ganar visibilidad sobre el presupuesto, gestionar gastos y así evitar complicaciones financieras gracias a una planeación de recursos efectiva.
Etapa 7: Colaborar y compartir el avance del proyecto
Bienvenidos, al mágico mundo del “Virtual Open-Space”, es decir de las soluciones en línea. Los equipos o colaboradores trabajan todos juntos en una misma plataforma. Todos las fases del proyecto se encuentran centralizadas:
- El plan de trabajo,
- los elementos del proyecto,
- los comentarios relacionados,
- la documentación,
- los correos electrónicos,
- la mensajería instantánea vinculada al proyecto, etc.
Todo está organizado para que cada colaborador pueda trabajar de manera autónoma. Esta acción responsabiliza a cada participante del proyecto, gracias a un plan de trabajo compartido. Así podemos autoevaluarnos según el trabajo realizado, cumpliendo a su vez con la misión del proyecto.
La integración de todos los colaboradores de un proyecto común, en una misma solución, favorece el intercambio de información. Por ejemplo, con la solución Fitnet Manager, el trabajo colaborativo impulsa al intercambio entre individuos para que el proyecto vaya de la mano. La ayuda mutua y colaboración es más fácil, incluso trabajando en escritorios separados. Cada actor participa y contribuye en una misión común. Las numerosas gestiones administrativas y las pérdidas de documentos ya son historia gracias a la plataforma colaborativa conjunta.
7 claves para la gestión de proyectos
La siguiente infografía resume las 7 claves para una gestión de proyectos exitosa.
Etapa final: elegir el mejor software de gestión de proyectos
En resumen, podemos decir que dirigir un proyecto, es planificar, coordinar, gestionar, controlar los costes y respetar el plazo establecido. Existen herramientas en línea para la gestión de proyectos, gratuitas y de pago, adaptadas a las necesidades de tu microempresa o Pyme.
Estudia atentamente las funcionalidades que necesitas, el sector de actividad, el tamaño de tu empresa para elegir la solución diseñada par tu actividad.
Artículo actualizado, publicado inicialmente en julio 2018.