Validar los mejores proyectos con un estudio de viabilidad
¿Por qué precipitarse con su proyecto si puede realizar un estudio de viabilidad?
Un estudio de viabilidad es una herramienta inestimable para comprobar a priori si su proyecto es viable y rentable y, por tanto, merece la pena emprenderlo.
Sin embargo, el estudio de viabilidad sigue asustando a muchos gestores de proyectos, frenados por su aparente complejidad. Aparentemente sí, porque en realidad basta con método y rigor para llevar a cabo el ejercicio sin demasiadas dificultades.
Entonces, ¿cómo realizar fácilmente un estudio de proyecto ? Este artículo le lleva paso a paso a través de 6 etapas.
Pero antes, un breve recordatorio de la definición y los objetivos de un estudio de viabilidad.
¿Qué es un estudio de viabilidad de un proyecto?
Definición de un estudio de viabilidad
Un estudio de viabilidad se define como un planteamiento destinado a comprobar si un proyecto es viable o no, mediante el análisis de diversos factores:
- Factores económicos y financieros. Examina de antemano los recursos que se desplegarán y las posibles ganancias: esto determinará si el proyecto será rentable o no. Como habrás comprobado, ¡es esencial examinar este componente!
- Factores tecnológicos. ¿Qué tecnología utiliza ya la organización? ¿Será necesario adaptarla o adquirir una nueva?
- Factores operativos y organizativos. ¿De qué recursos operativos dispone? ¿Dispone internamente de todas las competencias necesarias o tendrá que contratar personal? ¿Son adecuados la organización general y los procesos?
- Factores jurídicos. Compruebe si tiene que cumplir alguna normativa específica, por ejemplo, sobre protección de datos.
- Factores comerciales. Identifique oportunidades de mercado, desarrollos futuros, clientes y objetivos potenciales, etc. Este enfoque no es muy distinto del estudio de mercado.
En el contexto de la gestión de proyectos, todos estos puntos a analizar deben contraponerse a la necesidad de cumplir los plazos y, por supuesto, a la calidad de los resultados esperados.
Por último, el estudio de viabilidad también incluye elementos relativos a los objetivos del proyecto y su evolución en el tiempo: se convierte en una herramienta sólida en la que apoyarse durante las fases posteriores, como la planificación.
¿Cuándo debe realizarse un estudio de viabilidad?
El objetivo de un estudio de viabilidad es comprobar si un proyecto es viable o no, y debe realizarse durante la fase previa al proyecto.
Por lo tanto, antes de embarcarse en un proyecto, estudie los factores que hemos comentado anteriormente, de lo contrario corre el riesgo de embarcarse en un proyecto condenado al fracaso.
Los 7 objetivos de un estudio de viabilidad
Sea cual sea la naturaleza del proyecto (creación de una empresa, lanzamiento de un nuevo producto al mercado, proyecto de construcción o arquitectura, etc.), los objetivos de un estudio de viabilidad son múltiples:
- determinar las condiciones y los esfuerzos necesarios para garantizar el éxito del proyecto;
- anticipar los riesgos y limitaciones a los que estará sujeto
- identificar los recursos que habrá que movilizar
- calcular el presupuesto necesario y el rendimiento de la inversión que debe alcanzarse, para evaluar la rentabilidad;
- estudiar los distintos escenarios posibles y seleccionar el mejor;
- dar a conocer a las distintas partes interesadas y a los equipos las condiciones y etapas del proyecto;
- garantizar que el proyecto cumpla finalmente sus objetivos.
En resumen, este estudio proporciona un análisis detallado de la viabilidad técnica y organizativa, pero sobre todo financiera, de un proyecto.
Si en esta fase te das cuenta de que el proyecto no es rentable, redefine sus objetivos y su alcance... o incluso posponlo o abandónalo.
Estudio de viabilidad: cuadro de ejemplo
El estudio de viabilidad suele consistir en la elaboración de un expediente. Pero, en función de la naturaleza del proyecto, pueden incluirse ciertos componentes en un cuadro de estudio de viabilidad, en el que se esbozan los distintos escenarios previstos.
He aquí un ejemplo de estudio de viabilidad para un proyecto de cepillo de dientes eléctrico:
¿Cómo se realiza un estudio de viabilidad?
En principio, el estudio de viabilidad se lleva a cabo en varias fases y proporciona un análisis global del proyecto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Análisis DAFO: puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas,
- evaluación del mercado y su entorno
- definición de objetivos
- identificación de todos los escenarios positivos y negativos del proyecto (factores de éxito y de fracaso).
Volvemos sobre esto con más detalle aquí mismo. 👇
¿Cuáles son las 6 etapas de un estudio de viabilidad?
Etapa 1: identificar objetivos precisos
Un estudio de viabilidad solo será eficaz si el objetivo del proyecto y los beneficios concretos que generará para la empresa están perfectamente definidos.
De este modo, podrá identificar los medios que se desplegarán para alcanzar su objetivo.
💡 Para definir con mayor precisión el alcance de tu proyecto, piensa en el método SMART. Gracias a este método, puedes estar seguro de que tus objetivos son sólidos, pertinentes y claros, porque lo son:
- Específicos
- Mensurables
- Aceptables
- Realistas,
- Definidos en el tiempo.
Paso 2: estudiar el entorno del proyecto
El éxito de un proyecto no depende únicamente de factores internos (tus recursos, por ejemplo).
También tendrás que lidiar con influencias externas, tanto positivas como negativas. Por ejemplo
- nuevas oportunidades de mercado
- limitaciones normativas
- innovaciones tecnológicas
- cambios en los hábitos de consumo, etc.
💡 Te aconsejamos que utilices un análisis PESTEL. Examinando el contexto:
- Político,
- Económico,
- Social,
- Tecnológico
- Ecológico
- y Legislativo,
obtendrá una visión general del marco medioambiental en el que se desarrollará su proyecto, para que pueda anticiparse a los riesgos y aprovechar las oportunidades.
Paso 3: Determinar las necesidades y el presupuesto
¿Qué recursos concretos necesitará para alcanzar los objetivos de su proyecto?
Para averiguarlo, haga una lista de todas sus necesidades:
- necesidades materiales:
- equipos informáticos,
- máquinas,
- herramientas, etc,
- requisitos técnicos:
- especificaciones técnicas,
- innovaciones, etc,
- recursos humanos:
- competencias,
- formación,
- subcontratación, etc,
- recursos de producción:
- materias primas,
- existencias de mercancías, etc,
- necesidades de marketing y comunicación:
- campañas de marketing,
- campañas de comunicación, etc.
Una vez enumerados todos estos elementos, es hora de evaluar los costes asociados. Así obtendrá una estimación del presupuesto de su proyecto.
Paso 4: Calcular el ROI del proyecto
De qué sirve embarcarse en un proyecto si no genera suficientes beneficios o, peor aún, si se trabaja con pérdidas.
Así que el estudio de viabilidad implica calcular el ROI (retorno de la inversión).
Gracias a las estimaciones presupuestarias y a la identificación de futuras oportunidades de negocio, podrá saber :
- si el proyecto le beneficiará
- y, en caso afirmativo, en cuánto tiempo.
💡 En función de la naturaleza del proyecto, te aconsejamos que procedas en dos etapas.
- Haz una estimación inicial, a grandes rasgos: así te asegurarás de que dispones de los recursos necesarios para embarcarte en tu proyecto tal y como lo concibes, antes de dedicar demasiado tiempo al estudio de viabilidad.
- A continuación, calcule con más detalle el ROI de cada escenario. Llegaremos a este punto ahora.
Paso 5: Crear varios escenarios
Los expertos recomiendan crear varios escenarios que te ayuden a alcanzar tus objetivos. Por ejemplo
- un escenario optimista
- un escenario pesimista
- un escenario neutral.
⚠️ Cada uno de ellos debe ser rentable, ¡incluso el escenario pesimista!
Estos diferentes planes deben ser lo más detallados posible, incluyendo todos los elementos susceptibles de guiar tu toma de decisiones:
- los cuadros financieros para evaluar el ROI
- los plazos de realización del proyecto
- las distintas etapas del proyecto
- los recursos que se utilizarán
- las estrategias de comunicación y marketing previstas, etc.
💡 Los distintos escenarios pueden construirse utilizando una matriz DAFO ( Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades ). Se utiliza para evaluar :
- los puntos fuertes del proyecto
- sus puntos débiles
- las oportunidades
- y los riesgos que hay que tener en cuenta.
🛠 Como gestor, puedes utilizar un software de gestión de proyectos como monday.com para tener una visión general de tu trabajo, hacer una lista de las necesidades de tu proyecto, construir tus escenarios y tomar las decisiones correctas. Con una herramienta de este tipo, podrás :
- crear y personalizar sus cuadros de mando para esbozar sus futuros proyectos (y comprobar si son viables),
- obtener información importante y una visión global de su trabajo gracias a modelos claros y funcionales ya establecidos,
- determinar el ROI que puede obtener de cada escenario.
Paso 6: Elegir el escenario ideal y pasar a las siguientes etapas
Una vez finalizado el estudio de viabilidad, es hora de elegir el escenario ideal en función de todos los elementos analizados y de las ventajas e inconvenientes de cada uno.
De este modo, estarás preparado para pasar a la siguiente fase, que es la ejecución propiamente dicha del proyecto.
☝️ ¿Qué hago con los escenarios no seleccionados? Pues simplemente guardarlos. Se pueden volver a utilizar para otros proyectos, o para el proyecto actual si es necesario reajustarlo durante su desarrollo.
¡A sus proyectos!
Como puede ver, el estudio de viabilidad es absolutamente esencial para el éxito de su proyecto. Sin él, podría verse abocado al desastre.
Con nuestra guía detallada y nuestros consejos, puede estar seguro de elaborar un estudio completo, ¡y así abrirse camino hacia el éxito!
Artículo traducido del francés