El método ágil para trabajar mejor en equipo
La cuestión de cómo colaboran las empresas sigue de actualidad y ha evolucionado enormemente con el tiempo. El secreto del éxito en la gestión de proyectos consiste ahora en aplicar el método ágil . El objetivo es mejorar los procesos de trabajo y, en última instancia, la productividad.
Métodos tradicionales de gestión de proyectos
Un proceso lineal
El método ágil es lo contrario de los métodos tradicionales. En el pasado, el trabajo en equipo se planteaba de forma lineal, con un orden preciso de etapas sucesivas. Este efecto "túnel", ya sea en forma de ciclos en V o de cascadas, corresponde a un enfoque predictivo y secuencial. En el método Kanban, el objetivo es operar sobre la base del justo a tiempo. Según la rueda de Deming, cada etapa se comprueba antes de la validación. Sin embargo, no hay vuelta atrás. Por tanto, si surge un imprevisto, el proceso se ralentiza o incluso se suspende.
Un protocolo rígido
El punto de partida es un pliego de condiciones exhaustivo. Luego se planifica todo el trabajo de la A a la Z, con los plazos y secuencias de cada etapa. Proceder de este modo es suponer que se conoce el entorno y que ningún imprevisto perturbará el plan. Esto no es nada pragmático, ya que el mercado cambia constantemente. Y las limitaciones e imperativos del propio puesto suelen estar sujetos a cambios.
El riesgo de desajuste
Poco a poco se va creando un desfase entre el plan inicial y el resultado final. Esto no es necesariamente malo en sí mismo. Por otra parte, como el marco de referencia es el mismo que el marco inicial, el proveedor de servicios puede ser criticado por este cambio. Es más prudente reajustar el avance de los trabajos sobre la marcha, en función de las expectativas del cliente, que a su vez pueden cambiar. Los hitos de control también permiten cuestionar ciertas directrices en una fase temprana, evitando la acumulación de frustración y obstáculos cada vez mayores.
Métodos ágiles: más eficacia sin estrés
El punto de partida
El método ágil tiene su origen en el sector informático. En 1994, un estudio del Standish Group descubrió que el 31% de los proyectos informáticos se interrumpían a mitad de camino, el 52% se salían del calendario y del presupuesto. Y sólo el 16% se completaban con éxito. Una realidad alarmante, que ha provocado un cambio de paradigma.
Las primeras aplicaciones
En los años 90 aparecieron varios métodos ágiles: Scrum, el más utilizado, así como XP eXtreme Programming, RAD - Rapid Application Development - y Chrystal Clear. En 2001, diecisiete grandes protagonistas del desarrollo de software se reunieron para redactar un manifiesto que fijaba los criterios del enfoque ágil. Para el desarrollo de software, o el despliegue de procesos ITIL, se han convertido en puntos de referencia, y ahora hay herramientas disponibles en código abierto.
Centrarse en el cliente
El método ágil implica al cliente de principio a fin. Estamos más cerca de la solicitud y de la necesidad asociada. La relación cliente/proveedor se asemeja más a una colaboración. Aumenta la visibilidad y la transparencia. El progreso es más claro para ambas partes: los riesgos y las posibles pistas falsas se detectan antes.
Más agilidad para su empresa
Iteraciones adaptables
El método ágil se basa en un enfoque empírico: pruebas continuas para reajustar constantemente. En el método scrum se habla de sprints: son ciclos de iteraciones incrementales. El propietario del producto es el cliente. Y el scrum master es el miembro del equipo encargado de aplicar el enfoque ágil.
Plazos más cortos
Los métodos ágiles permiten entregar los productos más rápidamente y probarlos en el mercado con mayor rapidez. Esto acorta el plazo de comercialización. Además, el estudio de mercado que hay que hacer antes ya no es tan imprescindible como antes. Es mejor lanzarse a medio camino y observar la respuesta inmediata y tangible del consumidor, en lugar de hacer planes para el futuro y correr el riesgo de perder pie.
El método adecuado para innovar
Mantener este grado de flexibilidad a lo largo del proceso es aún más crucial cuando se trata de innovar en el mercado. Cuando se lanza un nuevo producto o servicio que rompe con lo que se hace en otros lugares, la investigación de mercado es prácticamente imposible. ¿Cómo se puede predecir la reacción de los consumidores ante un producto que no existe? Hace cincuenta años, nadie echaba de menos los smartphones, pero eso no ha impedido que se hayan convertido en indispensables.
Puesta en marcha ágil
Por eso, cuando las start-ups proponen un nuevo concepto, utilizan el enfoque lean. Lanzan su oferta en una versión inicial, a veces beta, y aprenden de la respuesta del público. Los primeros usuarios aportan una oleada de usuarios que permite afinar la siguiente versión. La mejora es un proceso continuo: "se aprende sobre la marcha".
Herramientas de colaboración
En la práctica, ¿cómo inyectar más flexibilidad en una empresa? La respuesta son las herramientas de colaboración. Fomentando la comunicación dentro de los equipos de trabajo, se intensifican los intercambios. Utilice Slack para comunicarse, por ejemplo, o Trello o Asana para gestionar las tareas. Las plataformas colaborativas como Office365, G Suite o Zimbra también tienen un impacto real. Sincronizadas con las funciones de contactos, correo electrónico y agenda, rompen las barreras entre los empleados para que puedan trabajar juntos de forma más eficaz.
Introducción al método QQOQCP
El método QQOQCP es una forma sencilla y eficaz de analizar una situación. Puede verse como un método de organización en su nivel más básico, de gestión de proyectos en ciertos casos o como una herramienta de ventas: análisis de una situación para comprender mejor a tu cliente potencial y abordar sus necesidades de forma pertinente. Ciertamente no es el método más potente, ni el más escalable a escala de una empresa, pero tiene el mérito de poner el pie en el acelerador cuando se trata de agilidad.
Conclusión
Los métodos ágiles han revolucionado la forma de trabajar de las empresas. Centrados en los resultados más que en los proyectos, están lo más cerca posible del mercado - en BtoC (Business to Consumer) - o del cliente - en BtoB (Business to Business).
Artículo traducido del francés